FUNCIONES ADMMINISTRATIVAS

Objetivos de Clase
• Interpretar cada una de las funciones
administrativas
• Interpretar el análisis y toma de
decisiones.
• Identificar los instrumentos que se
utilizan en cada una de las fases de la
administración
Que es la administración

Por que es importante la

• Fayol define el acto de Administración:
administrar como un La administración es
proceso y difunde la importante porque el hombre
importancia de la vive en el seno de sociedades
gerencia para lograr los que se organizan
objetivos. Por otra para buscar y propiciar la
parte, difunde en sus satisfacción de necesidades
conferencias que la humanas. La administración
administración es una es la condición sin la cual no
ciencia puede existir el:
Logro de los objetivos
 Planeación
•  La Planeación es la etapa inicial
del proceso administrativo e
implica utilizar el pensamiento
reflexivo antes de actuar.
• Mediante la planeación se reduce
la actividad dispersa;  es decir,
las acciones aisladas.

• También se eliminan la
duplicidad de funciones y los
movimientos sin un propósito.
 Concepto

• La planeación es un camino
a seguir que tiene su base en
el análisis de un problema
para determinando el orden,
la secuencia de las
actividades y programando
el tiempo necesario para la
solución de dicho problema 

Puede decirse que un plan es:

El detalle del método para llevar a cabo
una actividad en cierto período del futuro.
 Pasos de la planeación

1-Fijar objetivos

2-Investigación

3-Análisis y toma de
decisiones
1-Fijar los objetivos
Los objetivos son los fines hacia
los cuales se encaminan las
actividades específicas en los
planos y se les define también
como:
Enunciados escritos expresados ​en
palabras o números que describen
en forma global los resultados que
se esperan.
Los objetivos en los planos y
programas son importantes
porque:
•Determinar el camino a seguir
para la acción
•Son directrices precisas
•Se analizaron en parámetros de
medición de los alcances
•Se logra el alcalde
aprovechamiento de recursos
• Los objetivos se hacen operativos
cuando se desglosan en metas a
pequeño, mediano y largo plazos. 

• Las metas se definen el tiempo

necesario en forma exacta, que se
requiere para lograr los objetivos en
grados de menor complejidad 
• La diferencia entre metas y
objetivos está determinada
por el tiempo, ya que la
meta establece periodos
razonables en su ejecución. 

• Otra diferencia es que el

objetivo se establecen
forma cualitativa y la meta
en forma cuantitativa
 Ejemplo:
• Objetivo
Realizar acciones preventivas del cáncer
cérvico uterino en las mujeres sexualmente
activas del Cantón Loma Linda.

• Meta
Cubrir un 75% de la cobertura de
citologías del Cantón Loma Linda en una
primera jornada.
Clasificación de los objetivos
 • Largo plazo
Objetivos por Se consideran a largo plazo los
objetivos que han de lograrse
contenido del tiempo en un plazo de tres o más años.
• Medio plazo
Se consideran objetivos a
medio plazo las metas que han
de llevarse a cabo en un
periodo de entre uno y tres
años.
• Corto plazo
Estos son los objetivos que
han de conseguirse en menos
de un año
Por su área de • Objetivos generales
naturaleza Estos objetivos son, como la
palabra indica, metas generales
que la empresa quiere lograr.

• Objetivos específicos
Estos son objetivos más exactos,
expresados en tiempos y
cantidades.
 • Objetivos estratégicos
Por nivel
Estos son los objetivos generales de la empresa, que suelen
directivo ser marcados a largo plazo y formulados por los más altos
directivos de la organización. Están unidos al crecimiento
de la empresa de forma constante y muy alineados con su
visión.

• Objetivos tácticos
Son los objetivos de cada departamento de la organización.
También formulados desde los altos cargos, están
destinados a alcanzar los objetivos estratégicos.

• Objetivos operacionales
Son los objetivos específicos de cada trabajador en
concreto; por tanto, los formula el encargado de cada
departamento. Están destinados a lograr el cumplimiento
de los objetivos tácticos.
 Objetivos Estratégico

A fines del 2022 MINSAL habrá logrado incrementar la

cobertura de atención de atención primaria en salud a
través de formación de recursos humanos comunitarios en
toda la región.

Objetivos Tácticos
Cada regional de Salud deberá de elaborar un plan de capacitación para
El personal multidisciplinario.

Objetivos Operacional
Brindar capacitación a los directores y supervisoras locales de las diferentes UCSF de Centro
Regional Santa Ana
• La investigación administrativa en la actualidad es
extremadamente variada e incluye diversos métodos,
tanto cualitativos como cuantitativos. 
• La investigación permite prever y al mismo tiempo elegir
el mejor curso de acción.
• Aun con la investigación, es de señalar que los resultados
pueden ser precisos mas no exactos,
de ahí que la flexibilidad como principio de la planificación
es un elemento vital.
La investigación se realiza con el
propósito de establecer el diagnóstico
administrativo.

Cada modelo o enfoque

administrativo tiene su forma de
elaborar dicho diagnóstico.
• En resumen la investigación
comprende:
a. Descripción del problema
b. Planteamiento de hipótesis
(Enunciado que da respuesta
tentativamente al problema)
c. Prueba de hipótesis
d. Resultados.
Los datos obtenidos se utilizarán para
elaborar los diagnósticos administrativos
y las posibles soluciones a la
problemática planteada.
 3-Análisis de Toma de decisiones

La selección de alternativas que se plasman en los

planes requieren de métodos y técnicas especiales,
algunas de las usuales son:

• El análisis marginal

• El análisis de costo beneficio.

• Análisis marginal
Consiste en la comparación de factores diferentes a los costos y a
los ingresos.

Conseguir ganancias por un desembolso extra específico.

Por ejemplo para encontrar la utilización óptima de material de

curación, pueden variarse los insumos y compararlos con su
rendimiento, hasta que el insumo adicional sea igual al
rendimiento efectivo.

En este punto se encuentra la máxima eficiencia del material de

curación ya que se ahorra de estar comprando material a cada
momento que se deteriore.
• Análisis de costo-efectividad
Un progreso o variante del análisis marginal es el análisis
costo-beneficio o costo-efectividad.

Costo-beneficio Costo-efectividad.

Medir la relación entre el

costo de producción de una Costos relativos con los
unidad de servicio y el resultado:
beneficio que obtendrá la Ejemplo:
empresa. Esterilizador de alto
Ejemplo: costo pero con garantía
Beneficio que tiene tener un duradera.
gineco-obstetra en UCSF
Costo-efectividad:

Expresa en términos de
una relación donde el
denominador es una Ejemplo:
ganancia en la salud en -Consejería para
cierta medida (años de prevenir las IVU. ¿Cuál
vida, nacimientos es su costo y su
prematuros evitados, vista- efectividad?
años ganados) y el
numerador es el costo - Detección de una
asociado con el aumento mujer sexualmente
de la salud activa sin su citología
¿Cuál es su costo y su
efectividad?
• Costo-beneficio Un médico puede diseñar una
serie de opciones de
Evaluación de los tratamiento y sus costos, no
costos asociados a sólo en términos monetarios,
sino también en términos de
un tratamiento efectos secundarios,
médico dado en complicaciones potenciales y
contraste con los riesgos
beneficios para el
paciente o la Ejemplo:
sociedad en general. Detección oportuna (o
prevención )de una embarazada
Con signos y síntomas de
preclamsia.
¿En relación a lo anterior como se
evitaría efectos secundarios,
complicaciones potenciales y
riesgos ?
• Las características del análisis costo-efectividad, son su
concentración sobre el producto, con base en su efectividad
para obtener los objetivos deseados y la comparación de
costos de cada alternativa, en términos de su efectividad.
Los pasos son:

1. Resultado esperado
2. Alternativas
3. Medidas de efectividad
4. Estimaciones tradicionales (es el proceso de encontrar una
aproximación sobre una medida)
5. Reducción en el costo
 Principios de la planeación

• Los principios son hechos probados y

comprobados que siguen siendo verdad ante
cualquier circunstancia que se presenten.

• El modelo neoclásico de la administración

acepta como principios de la planeación los
siguientes:
• Del propósito.
El propósito y la naturaleza de la planeación es facilitar el
logro de los objetivos de la organización.
• De la eficiencia.
Cuando un plan cumple con los beneficios esperados, en
comparación con los costos, significa que su realización
produjo eficiencia.
• De la primacía.
Todas las funciones empresariales están encaminadas al logro
de los objetivos de la organización. La planeación es la única
que inicia con el establecimiento de los objetivos y además
programa las otras funciones.
• De la previsión. La planeación coordinada y eficaz sólo es
posible mediante la previsión.
• De la inclusión. La estructura de los planes debe incluir
políticas y estrategias claras para hacer una planeación firme.
• De la toma de decisiones. El proceso de la planeación es una
toma de decisiones constante e ininterrumpida, el propósito de
la toma de decisiones es eliminar los factores que impiden la
consecución de los objetivos.
• Del compromiso. Los responsables de la planeación asumen un
compromiso con la organización; cuando los administradores
están comprometidos se produce la fluidez en el proceso. De la
flexibilidad.
• La flexibilidad en los planes impide pérdidas importantes y
permite cambiar su dirección cuando es necesario.
• Del control. Reestructurar los planes cuando así se requiera,
asegura la eficacia de los mismos
 Niveles de la Planeación

• Los niveles de planeación específicos la jerarquía

de los planos propiamente dichos y se determinan
por lo menos tres:

 
1)Los planos estratégicos que
incluye:
Es una planificación que son
bases para el
funcionamiento de la
empresa; ejemplo:

-Misión, visión
-Objetivos
-Análisis interno análisis
externo y estrategias  
 Acciones generales
2)Los planos tácticos por lo especificas
general son:

-Departamentales
-Por áreas
- Por funciones o por as-pectos prácticos. Comúnmente
se desprenden de los planos estratégicos. 
Ejemplo:
Plan táctico de promoción de la salud
Plan táctico para la vacuna de COVID -19
3)Los planes operacionales Son estrategias
para logar los
por lo general son: objetivos

-Son a corto plazo, muy

detallados y su propósito es alcanzar
metas específicas cas.
Instrumentos de la planeación

Para garantizar el
cumplimiento de los
planos se necesitan
algunas herramientas,
métodos o
instrumentos propios
de la administración,
como los siguientes:
 1-Presupuesto

El presupuesto declarado como plan es la expresión de los

resultados esperados en términos numéricos
Concepto
• El presupuesto es un plan de acción expresado en términos
financieros, en función de horas hombre —hombre,
unidades producidas, horas máquina— o de cualquier otro
término numé-rico mensurable.

• Hacer un presupuesto es organizar, al cual se le reconoce

como el instrumento fundamental de la planeación.
• De acuerdo con el concepto se describe al
presupuesto como un plan porque sigue los
mismos pasos de la planeación; es decir; se
orienta a conseguir determinados objetivos, se
elabora con base en un diagnóstico financiero y
se eligen determinadas alternativas para su
ejercicio. Por otra parte, se habla de “términos
financieros” porque se estiman en unidades
monetarias.
Función del presupuesto

• La función del presupuesto es programar la

distribución de ingresos y egresos financieros,
prever el aprovechamiento de recursos y apoyar la
consecución de objetivos.
 2-Politicas

Concepto:
Las políticas son también planes cuando el sentido que se les
asigna como lineamientos a seguir permiten la toma de
decisiones.

Función de las políticas:

Las políticas sirven para guiar las acciones, orientar los
programas, comunicar las decisiones de nivel estratégico,
interpretar los objetivos organizacionales y conocer las líneas
generales a las que deberá orientarse el funcionamiento de la
organización.
 Requisitos al elaborar las políticas

Deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

1. Redacción clara y orientación positiva.
Se refiere a que al elaborarlas es necesario utilizar
términos que todas las personas conozcan.
La orientación positiva es que el propósito a seguir
sea en beneficio de las personas.

2. Ser alcanzables, que se puedan medir, y operables.

3. Poseer un alto grado de permanencia. Al
elaborar una política debe considerarse que
no sea momentánea, sino que tenga un
margen de tiempo considerable, es decir, a
futuro.

4. Anticiparse al futuro.

5. Ser de interés para toda la comunidad. 6.

Ser congruentes con las leyes respectivas.

7. Ser congruentes con los objetivos

generales de las organizaciones que
participan.
• 8. Permitir dentro de
ciertos límites la
discrecionalidad. A
pesar de delimitar el
área sobre la cual se
pueden tomar
decisiones, una
política debe permitir
la aplicación del
criterio de quien la
aplicará.
 Clasificación de las políticas
• Políticas generales:
Emanan del nivel estratégico y afectan a toda la organización (Alta
gerencia):
-Política de Salud
-Política de Educación

• Políticas específicas: son departamentales o sectoriales:

-Política de salud Sexual y reproductiva

• Según su área de influencia, pueden ser: de servicio, económicas o sociales

2-Programas

• Concepto
Los programas son
planes específicos de
acción en los que no
sólo se fijan objetivos y
secuencia de
operaciones, sino,
especialmente, el
tiempo requerido para
su ejecución.
Función Los programas:
Son las alternativas de solución que deciden la secuencia en las
actividades, la utilización de recursos y la forma de alcanzar los
objetivos de la organización.

Clasificación Pueden definirse cuatro clasificaciones:

1. Programas generales. Se desprenden de los planes de nivel
estratégico.
Ejemplo:
Programas de estudios
Programas sociales
Programa de economía
Programa de salud
2. Programas específicos. Son departamentales,
sectoriales o de ambos tipos a la vez.
Ejemplo
-Programa de Atención Integral a la Primera Infancia
-Programa de vacunación

3. A largo plazo. Se dividen, a su vez, en distantes y

remotos.
4. A corto plazo. Se clasifican, a su vez, en
inmediatos y mediatos, y varían desde seis meses
hasta un año.
• Aspectos de un programa Los modelos para elaborar
programas pueden ser muy variados; sin embargo, un
buen programa debe contener, por lo menos:

1. Datos generales
2. Introducción
3. Índice de contenido
4. Diagnóstico administrativo
5. Justificación
6. Objetivos
7. Organización
8. Presupuesto
9. Actividades
10. Evaluación
3-Cronogramas
• Los cronogramas son diagramas en los que se describen
acciones o eventos en las filas y en las columnas, los
periodos considerados como estándar.
• La función de los cronogramas es relacionar dos variables:
eventos y tiempo.
• Los cronogramas son importantes como plan y control.
Además de permitir visualizar el inicio y el final de una
actividad o evento, permiten sincronizar en forma sencilla
los diversos tipos de actividades, ubicándolas en espacios
temporales
Diagrama de Gantt

• La gráfica de programación de
actividades ideada por Henry Gantt
permite planear y controlar las acciones.
• En su estructura incluye
primordialmente actividades y tiempos
que se pueden visualizar diariamente,
verificar los avances, marcar tiempos
libres y controlar las acciones
En enfermería es común su uso en la elaboración de planes de
distribución y rotación de personal por los servicios.
Diagramas de flujo

• Son los que representan la secuencia de

operaciones, procedimientos o rutinas previamente
establecidas.

• Los diagramas de flujo son descriptivos y

dinámicos, indican la secuencia y permiten la
visualización del proceso, de tal forma que
favorecen el análisis.
Diagrama de Gantt en actividades de la subjefa
de enfermeras
 Jerarquizar actividades
• El proceso de jerarquizar consiste en establecer prioridades,
para lo cual se sugiere utilizar un formato que concentre los
datos referentes a lo mencionado.
ORGANIZACIÓN
• La organización como función administrativa define la
distribución de funciones y actividades inherentes al plan.

• Como etapa del proceso administrativo es consecuente con

la planeación. Su importancia radica en el hecho de que se
establecen las relaciones funcionales de la dirección, los
niveles de responsabilidad y las funciones de todos los
integrantes de la empresa.
Concepto

El Centro Nacional de la Productividad en México define

organizar como:

“El proceso de determinar las actividades y puestos

necesarios de una empresa, departamento o grupo, y
distribuirlos de acuerdo con las mejores relaciones
funcionales, definiendo claramente la autoridad,
responsabilidad y deberes de cada uno; asignarlos a individuos
de forma que el esfuerzo disponible pueda ser aplicado y
coordinado de una manera sistemática y efectiva”.
Elementos de la organización formal

• División del trabajo.

Implica dejar por escrito
los diferentes niveles de
especialidad.
• Definir funciones y
actividades. Esto es,
cuáles son operativas,
cuáles directivas, cuáles de
administración, cuáles son
fundamentales y cuáles
accesorias, etcétera.
• Establecer jerarquías. Dejar claros los
niveles de dirección y autoridad.

• Determinar el sistema de
organización.
-Indicando si éste es lineal, funcional,
matricial, etcétera.
-Establecer los sistemas de comunicación.
- Determinar normas y reglamentos.