Problemas de la información

Integrantes:
• Marcelo Alarcón.
• Nicolás Dávila.
• Eduardo Mardones.
• Ximena Valenzuela.
Empresa: Dipromet --> Distribuidora de productos Metalúrgicos
◦ Es una empresa familiar.
◦ Con 38 años de experiencia en fundición.
◦ Se dedica a la venta consultiva.
◦ El equipo técnico (área de venta) es un grupo de ingenieros metalúrgicos de la USACH.
◦ Atienden tanto a las fundiciones, como también al sector minero.
◦ Ofrece una gran variedad de productos y equipamientos.
◦ Sus representadas son de diferentes partes del mundo: Brasil, Italia, China, Inglaterra, Entre otros.
Problema de Información

◦ La no entrega del material solicitado, producto de los

descuadres de stock en el sistema.

11/07/2022
11/07/2022
11/07/2022
 REQUERIMIENTO

1.Objetivo General: Mejorar la comunicación interdepartamental.

 Solución General: Desarrollar un sistema de comunicación directa interdepartamental.

1.Objetivo Específico: Mejorar sistemas asociados a la venta de productos.

Solución Específica: Implementar un sistema transaccional con envío de reportes para el área de
bodega.

2.Objetivo Específico: Mejorar el proceso de inventariado y cuadratura de stock.

Solución Específica: Implementar un programa de inventariado automático con pistola tipo scanner para
los productos.

11/07/2022
 Rediseño – Agentes Tecnológicos
ACTOR AGENTE TECNOLÓGICO DESCRIPCIÓN
desarrollar sistema de comunicación
Administrador del sistema de directa interdepartamental
Recursos humanos
información DEBE RECORRER EL BPMN
COMPLETO

visualiza las existencias de los

depto. cotización visualiza la solicitud del cliente 
productos en bodega 

Al ingresar la cotización del cliente, se

depto. cotización ingresa la cotización del cliente  detallan las cantidades y cual es el 
item a cotizar 

depto. cotización ingresa la orden de compra Envía a bodega la orden de compra

visualiza el stock de los productos /

depto. bodega  visualiza el stock  compara los productos existentes vs
los solicitados. 

A través de la pistola scanner, ingresa

depto. bodega Ingresa nuevo stock
el nuevo stock en bodega
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 Rediseño – Nueva Situación
Nuevos Roles:
Actor Rol

Actor involucrado en la implementación de un

sistema de comunicación directa
Jefe de RRHH interdepartamental. Interactúa con los jefes de
Cotización y Bodega como mediador constante
en la comunicación de ambas áreas

Actor que continúa con la mejora del sistema

involucrado a la venta de los productos, en
dónde debe trabajar en el desarrollo de reportes
Jefe de Cotización
que notifique al departamento de bodega sobre
la solicitud del cliente y verifiquen las existencias
de los productos solicitados por el cliente. 

Actor que da visibilidad a los jefes de las áreas

antes mencionadas de los niveles de stock
Jefe de Bodega existentes y los requerimientos de productos con
stock críticos. Participa actualizando el nuevo
stock en su área.

11/07/2022
Nombre del Agente: Jefe de bodega.
Objetivo general: Mejorar el proceso de inventariado y
cuadratura de stock, solicitando y abasteciendo el stock de los
mismos para mantener un flujo constante dentro de la bodega.
Objetivo específico: Apoyar a las ventas de los productos
entregando información actualizada de los productos existentes.
Objetivo específico:  Mejorar la experiencia de compra  en donde ingresa los productos a consultar y otra columna
Objetivo específico: otorgar un acceso fácil a la
información al departamento de cotización.  consulta realizada a bodega por medio de una alerta en
Descripción General:  Mediante el uso de una pistola tipo
scanner ingresar los productos que salen de la bodega para que
sean descontados automáticamente de las existencias para
mantener el stock actualizado.
ESCRIBIRLO COMO SE VISUALIZARÍA EN LA
PANTALLA. NO CASARNOS CON UNA SOLUCIÓN A LA
PRIMERA. DETALLAR Y SER CLAROS EL PASO A PASO (LA
NAVEGACIÓN)
Nombre del Agente: Jefe de Cotización.
Objetivo General: Desarrollar sistema transaccional con
envío de reportes
Objetivo Específico: Mejorar calidad de ventas al tener
más información del stock en bodega
El jefe de cotización debe ingresar a la plataforma
transaccional con su usuario y clave asignada. Luego de
ingresar el usuario y clave a la plataforma, observa una
planilla tipo Excel con una columna denominada “Productos”
denominada “Unidades” en donde ingresa las unidades a
consultar. Luego en la sección inferior derecha presiona el
botón “enviar”. Posteriormente, recibe la respuesta de la
amarillo que debe clickear.
Luego, se habilita una segunda pestaña en la planilla con la
orden de cotización en donde debe ingresar la cantidad de
stock presente y luego rellenar la información del cliente.
Finalmente, presiona el botón “enviar” para hacer envío de la
solicitud de cotización al cliente.
Al momento de recibir la respuesta de parte de cliente, se
habilita una nueva pestaña con la confirmación y en caso de
ser aprobada, aparece una alerta en verde, luego debe
presionar el botón verde el cual envía la cotización al
departamento de finanzas para el proceso de facturación. En
caso contrario presiona el botón rojo y espera el cierre de la
cotización.
 Análisis de Sustantivos – Jefe de Cotización

SUSTANTIVO VALIDEZ CRITERIO

Jefe de Cotización Válido Se administra
Plataforma Válido Se administra
Usuario y Clave Válido Se administra
Columna Productos Válido Se administra
Columna Unidades Válido Se administra
Botón Válido Se administra
Respuesta Válido Se administra
Bodega No Válido No se administra
Alerta Válido Se administra
Cantidad Válido Se administra
Información de cliente Válido Se administra
Habilita pestaña No Válido No se administra
Respuesta No Válido No se administra
 Análisis de Adjetivos – Jefe de Cotización

ATRIBUTO VALIDEZ CRITERIO

Transaccional Válido Centro de información
Excel No Válido No interesa
Enviar Válido Identificador
Amarillo Válido Identificador
Verde Válido Identificador
Rojo Válido Identificador
 Análisis de Verbos – Jefe de Cotización

ENTIDAD RELACIÓN ENTIDAD VALIDEZ CRITERIO

Jefe de cotización Ingresa Plataforma Válido Interesa el uso
Jefe de cotización Observa Planilla No válido No interesa
Jefe de cotización Ingresa Productos Válido Interesa el uso
Jefe de cotización Ingresa Unidades Válido Interesa el uso
Jefe de cotización Presiona Botón Válido Mecanismo de acción
Jefe de cotización Recibe Respuesta No Válido No se controla
Jefe de cotización Clickea Alerta Válido Mecanismo de acción
Planilla Habilita Pestaña No Válido No se controla
Jefe de cotización Ingresa Cantidad Válido Interesa el uso
Jefe de cotización Rellena Información cliente Válido Interesa el uso
Planilla Aparece Alerta No Válido No se controla
Jefe de cotización Espera Cierre plataforma Válido Se administra
Nombre del Agente: Jefe de RRHH

Objetivo General: Desarrollar sistema de comunicación directa interdepartamental

Objetivo Específico: Mejorar la calidad de venta al tener mayor información de los productos en stock

Objetivo Específico: Incrementar el porcentaje de conversión asociado a las ventas de productos

Descripción General: Se implementará un sistema de comunicación en tiempo real interdepartamental, para mantener
alineadas las áreas relacionadas con stock de productos. Se limita su uso para las áreas de bodega y cotización. Sólo opera como
mediador y no administrador de áreas externas.

11/07/2022
 Descripción Detallada
◦ Jefe de RRHH:
El jefe de RRHH deberá ingresar a la plataforma de
comunicación con sus credenciales de área. En esta
plataforma se muestra una pantalla con las solicitudes
emitidas por el área de cotización, hacia cliente y hacia
bodega. Debe abrir el enlace cotizacion - bodega, en
donde se expandirá dicho menu mostrando en verde las
solicitudes confirmadas y en rojo las solicitudes
denegadas.
Deberá inspeccionar que no existan solicitudes en
pendiente (marcadas sin color). Al lado de esas solicitudes
aparece un símbolo de alera, en donde se enviará una
alerta a la plataforma de bodega para que den respuesta a
las solicitudes enviadas por cotización.
◦ Jefe de Cotizaciones:
El jefe de Cotización, al recibir la solicitud de cotización, ingresará las unidades
de productos en la casilla disponible en la plataforma transaccional, luego
presionará envíar y automáticamente se enviará una solicitud de stock por la
cantidad definida al área de bodega. Posteriormente recibirá la respuesta de la
cantidad de stock solicitado por parte de bodega. 
Luego, se habilitará una segunda pantalla con la orden de cotización en donde
debe ingresar la cantidad de stock presente y luego rellenar la información del
cliente.
Finalmente, presiona enviar para hacer envío de la solicitud de cotización.
Al momento de recibir la respuesta de parte de cliente, se habilitará una nueva
pestaña con la confirmación y en caso de ser aprobada, se selecciona el botón
verde el cual enviará la cotización al departamento de finanzas para el proceso
de facturación.
11/07/2022
◦Jefe de Bodega:
En primer lugar, el jefe de bodega deberá encargarse de agrupar los productos por nombre y tamaño, luego ingresar a la plataforma de inventario, seleccionar
la opción inventario y ingresar en la planilla los grupos de stock en la columna 1, luego el producto específico en la columna 2, luego las cantidades en la
columna 3. Finalizado esto debe presionar confirmar. Automáticamente se procederán a imprimir las etiquetas rotuladoras con código qr y abajo el grupo y
producto de stock.
Luego el jefe de bodega debe presionar el bóton continuar. Se habilitará una segunda pestaña con la etapa de rotulación, al mismo tiempo se prenderá la luz
roja de la pistola escanner indicando que se encuentra operativa para funcionar. 
Luego el jefe de bodega debe pegar dichas etiquetas sobre los productos y confirmar con el escanner. En caso que la etiqueta ingresada corresponda con la
del sistema se prenderá una luz verde en la pistola. En caso que la etiqueta ingresada no corresponda con el sistema, se prenderá una luz roja continua y
sonará una alerta de problema. El jefe deberá ocupar la etiqueta correcta y reverificar con la pistola para que desaparezca esta alerta y pueda continuar con el
proceso.
Cuando el jefe de bodega termine de verificar los productos, el sistema al tener todo cuadrado levantará una alerta indicando el término de esta etapa. Como
etapa continua, el jefe de bodega deberá seleccionar la casilla cotizaciones, en donde se desplegará una segunda pestaña indicando las solicitudes recibidas
por el área de cotización. Deberá seleccionar el botón responder y el sistema enviará una respuesta al área de cotizaciones sobre las cantidades solicitadas
de un producto. 
Luego cuando la solicitud sea aprobada se marcará en verde y al seleccionar esta solicitud, se abrirar una casilla con la etapa de checkout. Se prenderá la luz
roja de la pistola escanner indicando que se encuentra operativo. El jefe de bodega deberá marcar con la pistola los productos indicados (en caso de error de
producto se bloquea la pistola y se alerta del error). Al terminar el marcado de productos se bloqueará el sistema y se indicará con una luz verde en la pistola
que ha terminado la etapa. El sistema automáticamente hace el descuento del stock de los productos solicitados.
En caso de llegar nuevos productos, el jefe de bodega deberá seleccionar la casilla agregar stock. se habilitará una segunda pestaña indicando el diccionario
de productos. Deberá buscar en la lupa el grupo de productos, luego seleccionar el producto dadas sus características he ingresar las cantidades en la casilla
de la derecha. Terminado esto, deberá seleccionar continuar y se imprimirán las etiquetas rotuladoras. Continúa con la etapa rotulación.

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