Gestión de Proyectos

Gestión de las
Comunicaciones y RRHH

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 Contenido

Liderando un Proyecto

Manejar las comunicaciones del proyecto

Manejo de Expectativas de InteresadosS

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Resolución de Conflictos

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 Liderazgo en el Proyecto

Conocimiento Técnico

Habilidades de Liderazgo Fundamentos

Conocimiento
Oppurtunity
de
del Negocio
Administración
de Proyectos

Threats
Habilidades de Comunicación
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Ejecutar un proyecto es mas que administrarlo, se requiere
liderarlo, algunos puntos importantes de un gerente de
proyectos:
Planeador: el director de proyecto asegura que el proyecto este planeado, los interesados comprometidos y todos
los trabajos asignados para su correcta ejecución.

Facilitador y Punto de Contacto: el director de proyecto es el punto de contacto para todas las
comunicaciones, así mismo maneja a los interesados para que todos trabajen en equipo hacia el
cumplimiento de objetivos.

Solucionador de Problemas y Mentor: el director de proyectos utiliza sus conocimientos técnicos,

análisis causa-raiz para solucionar problemas. Funciona como un mentor fomentando la importancia
del recurso humano, proporcionando entrenamientos y incentivos para su equipo de trabajo.

Responsable: el director de proyecto asume la responsabilidad de sus acciones y el éxito o fracaso del
proyecto.

Orientado a Personas: el director de proyectos protege a su equipo y sabe que el recurso humanos es lo
mas importante que tiene.

Fuerte enfoque hacia clientes: el director de proyectos esta orientado hacia el servicio al cliente, tiene
habilidades de facilitador y comunicador, así como capacidad de escuchar a las personas.

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Claves para ser un mejor líder de
proyecto:
Enfocarse en las personas

Recordemos que el proyecto depende de los interesados y del equipo

del proyecto, sin ellos no se completa el proyecto.

Habilidad de visualizar la meta

El director de proyecto debe de poder transmitir a su equipo la meta

global del proyecto.

Ver con los ojos de las personas

Ponerse en la posición de los interesados para visualizar sus
peticiones.

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Ganar su confianza

Si buscamos escenarios ganar-ganar y tenemos la confianza de la

dirección superior e interesados, la ejecución se facilitara.

Respeto

Cumplir con el respeto a los demás, ser realista, justo y consistente.

Demostrar responsabilidad
Ser responsable por sus actos hará que la gente actué de la misma
manera.

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 Liderando un Proyecto

Manejar las Comunicaciones del Proyecto

Manejo de Expectativas de Interesados

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Resolución de Conflictos

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 Qué son las Comunicaciones del Proyecto?
1. Reportes de Status
2. Reuniones de revisión
3. Reuniones de Inicio
4. Reportes Ejecutivos
5. Presentaciones
6. Reportes Financieros
7. Registros de Incidentes
8. Registros de Riesgos
9. Matriz de roles y responsabilidades
10. Organigrama del proyecto
11. Portales de Colaboración del proyecto
También incluyen las comunicaciones de Gestión del Cambio, como ser:
1. Rótulos del proyecto
2. Website del proyecto
3. Plan organizacional de manejo de cambios
4. Avisos de relaciones publicas
5. Campañas de concientización

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 Importancia de las Comunicaciones

 Ayuda a Manejar las Expectativas de los Interesados: la calidad y

efectividad de las comunicaciones tendrán gran impacto en la
satisfacción de los interesados.

 Ayuda a Manejar el equipo del proyecto: tu habilidad de comunicación

con el equipo dictara que tan bien lideras el equipo.

 Reduce los conflictos: una correcta comunicación evita conflictos de

interesados no enterados de situaciones del proyecto.

 Comunicación, habilidad mas importante: la comunicación correcta en

un proyecto puede salvar el rendimiento del director del proyecto,
considerando que este tenga deficiencias en otras áreas.

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 Buenas Practicas en las Comunicaciones
 Como un emisor, es necesario asegurarse que el mensaje se recibió en
forma correcta, no se debe de asumir.
 Como un receptor del mensaje, se debe de reconocer los factores que
pueden influenciar como se entiende (escucha) lo que el emisor esta
tratando de comunicar.
 Se debe de preguntar cuando no se entiende algo, la mayoría de veces
por cuidar nuestro ego, omitimos hacer preguntas, en necesario estar
claros del mensaje para poder mejorar la comunicación.
 Asignar un punto de contacto para las comunicaciones, generalmente
es el director de proyectos pero en proyectos grandes puede ser
delegado a un miembro del equipo.
 Utilizar el registro de interesados para extraer que tipo de información
desea el interesado.
 Usar el método “Push and Pull” , enviar el mensaje (push) y hacerlo
disponible (pull). Esto se obtiene mediante una plataforma de
colaboración (Sharepoint por ejemplo)

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 Buenas Practicas en las Comunicaciones
 Hacer la comunicación sencilla, la mayoría de interesados están
ocupados y aprecian una comunicación directa y concreta
 Hacer que la información fluya de un grupo a otro, es esencial que
todos tengamos la información necesaria y que identifiquemos los
cuellos de botella en el flujo de la comunicación.
 Dar la importancia necesaria a las comunicaciones, es decir, escoger el
tipo correcto de comunicación y medio para la situación particular
 Verificar que la tecnología utilizada para las comunicaciones este en
perfecto funcionamiento.

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 El Proceso Para La distribución de La
Información
• El proceso de entregar la información correcta a las
personas correctas en el tiempo correcto.

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 Herramientas a Utilizar:

• Matriz de comunicación
• Calendario de eventos
• Estatus o reporte semanal
• Reporte mensual

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 Ejecución de Proyectos

Liderando un Proyecto

Manejar las Comunicaciones del Proyecto

Manejo de Expectativas de Interesados

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Resolución de Conflictos

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 Aspectos Críticos de las Expectativas de Los
Interesados

 Balancear la realidad y la percepción: en un proyecto ideal

ambas la realidad y la percepción son parte de los objetivos,
estos se alinean durante la etapa de planeación. Sin embargo
durante la ejecución el director de proyecto debe de balancear la
percepción de cada interesado y al mismo tiempo manejar los
resultados reales del proyecto. Este es un trabajo dinámico, que
concluye hasta el cierre del proyecto.
 No solo se considera el alcance: manejar el alcance es parte
importante de manejar las expectativas de los interesados, pero
no es todo, se deben de considerar también los siguientes
factores:

1. Factores Críticos de Éxito: medir el presupuesto, cronograma,

alcance e los criterios de aceptación.
2. Impacto del Proyecto: preparar a los interesados para los
cambios.
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Principios Claves para el Manejo de Expectativas

Adquirir la confianza de los interesados

Cuidar el negocio
Transmitir el objetivo global del proyecto
Saber escuchar y estar alerta
Adoptar la perspectiva del interesado
Nunca asumir, tener soluciones concretas y entendibles
Saber tener prioridades

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Tabla de Elementos Esenciales para Manejo de Expectativas

Elemento Impacto en Expectativa

Reuniones de Inicio Informa del inicio del proyecto

Reportes de Status Informa a los interesados del rendimiento del

proyecto

Control de Cambios Informa a interesados de cambios en alcance, costo y

tiempo

Control de Calidad Se enfoca en satisfacer los criterios de aceptación

Administración de Riesgos Anticipa riesgos y evita que impacto los factores de

éxito

Resolución de Conflictos Comunica los conflictos a las personas correctas

Manejo de Requisitos Maneja las expectativas a través de los requisitos del

producto

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 Tabla de Elementos Esenciales para Manejo de Expectativas
Elemento Impacto en Expectativa

Criterio de Aceptación Publica la entrega del entregable y confirma las

expectativas

Firma de Aceptación Documenta la aceptación del producto

Revisiones Revisiones periódicas para detectar problemas en la

ejecución

Hitos y Puntos de Revisión Valida las expectativas en puntos intermedios del

proyecto

Matriz de Trazabilidad de Requisitos Deja una visibilidad establecida del requisito a lo largo
del proyecto

Charter del Equipo del Proyecto Comunica las reglas del equipo y procedimientos

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 Ejecución de Proyectos

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Manejo de Expectativas de Interesados

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Resolución de Conflictos

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 Características de Equipos de Alto Rendimiento

Claridad en lo que hacen, saben que están haciendo, porque lo

están haciendo y hacia adonde van

Compromiso para ejecutar el trabajo

Actitud profesional, individuos tomas responsabilidad

por la calidad de sus trabajos.

Sinergia, sentimiento de trabajo en equipo y no individualista

Confianza en los compañeros del equipo

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Principios Básicos para Conseguir un Equipo de Alto
Rendimiento

Ser flexible al tipo de administración, es decir tener un estilo

flexible y de acuerdo a las etapas del proyecto

Involucrarse en la selección de los miembros de

equipo, se estima que un 80% del éxito es tener al
personal correcto.
Mantener al equipo enfocado, como director de
proyecto se debe de proteger al equipo de
contaminación y ruidos.
Establecer las expectativas claras, cada miembro de equipo
debe de saber que se espera del.
Fomentar la productividad, el director del proyecto debe de
hacer todo lo que este a su alcance para ayudar a sus
miembros del equipo a ser productivos.

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Principios Básicos para Conseguir un Equipo de Alto
Rendimiento

Fomentar un plan de carrera a los miembros del equipo

Entender las destrezas y debilidades de todos los

miembros, reconocer lo que los motiva, esto es
importante a la hora de premiar un buen trabajo.

Establecer un sistema de premios y celebraciones.

Reconocer el desempeño hacia los departamentos de
la organización.

Hacer pequeñas reuniones de inicio en cada fase del

proyecto, no solo en el inicio del proyecto completo.

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El Proceso Para La Adquisición Del Equipo
Para El Proyecto
o Implica la identificación de la disponibilidad de los recursos para
el proyecto.

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El Proceso Para Desarrollar Al Equipo Del
Proyecto
• Un esfuerzo continuo para construir un equipo
cohesionado beneficiado por una buena comunicación y
una base de confianza.

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 El Proceso Para Administrar Al Equipo Del
Proyecto
• Monitorear el desempeño individual, obtener
retroalimentación, solución de problemas y organizar los
cambios para mejorar el desempeño del proyecto.

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 Introducción a La Administración de Proyectos

Liderando un Proyecto

Manejar las Comunicaciones del Proyecto

Manejo de Expectativas de Interesados

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Resolución de Conflictos

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 La Causa de Los Conflictos
• Surge en la mayoría de los grupos y situaciones de trabajo.
• Las causas de los conflictos incluye:
• Competencia.
• Diferencias en los objetivos, valores y percepciones.
• Los desacuerdos sobre requisitos del rol, el trabajo de las actividades
y los enfoques individuales.

• Fallas de comunicación.
Otras Causas:
Distintas Ubicaciones Aspectos Culturales

Aspectos de Negocio Diferencias Personales

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 Enfoques Para El Manejo de Los
Conflictos
 Confrontar/resolver el problema

 Comprometer

 Suavizar/Acomodar

 Obligar

 Colaborar

 Retirar/Evitar

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 GESTIÓN DE LOS RRHH EN LOS
PROYECTOS

• ¿Cual es el Objetivo de gestionar los recursos humanos en

los proyectos?

Lograr el mejor desempeño de los participantes en el

proyecto

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 Herramientas para la planeación de los RRHH

• Diagrama Organizacional del Proyecto

Organigrama

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• Matriz de Roles y Funciones
¿Quien hace que? y ¿quien decide que hacer?

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