ANEXO I.

A “PROCESOS ADMINISTRATIVOS “

1. PROCESO DE ESTIMACIONES.

a. EL PROVEEDOR entrega estimación a Gerencia Externa (Cushman) para revisión y

validación de esta.
i. Solo se aprobarán estimaciones de Contrato y/o Convenio Modificatorio, previamente
aprobado.
ii. La entrega de estimaciones serán los lunes de cada semana de manera física y
digital enviada a los correos de la Gerencia Externa.
iii. Se tendrá un tiempo de 5 a 7 días naturales para revisión y comentarios.
iv. En caso de que la estimación tenga comentarios deberá ser atendida y ser entregada
de nueva cuenta el lunes de cada semana.
b. Una vez aprobada la estimación por Gerencia Externa (Cushman), el proveedor deberá enviar
la estimación aprobada escaneada con el archivo en formato Excel por correo antes del lunes
siguiente de cada semana posterior a su aprobación.
c. La estimación será compartida al Coordinador Sr Administrador de Proyectos de UDEM, para
su aprobación.
d. Una vez que la estimación sea aprobada por el Coordinador Sr de UDEM, se deberá generar
la factura correspondiente y enviarla los miércoles de cada semana para su programación.
i. La facturación aplica solo para estimaciones aprobadas de acuerdo con Contrato y/o
Convenio Modificatorio, previamente aprobado.
ii. En el correo se deberá anexar la documentación solicitada en Contrato, Clausula 3,
sección 3.08
e. Con la documentación revisada y aprobada por parte de la Gerencia Externa (Cushman) se
enviarán las estimaciones, facturas y documentación aprobada vía correo electrónico a
Control Documental / DICO (UDEM) únicamente los viernes, para su programación de Pago.
i. El proveedor deberá cargar la información correspondiente en la plataforma de
ALLIAX, los viernes, posterior a cualquier aprobación, en caso de no cargar la
información esto demorará la fecha de pago de su factura.
f. Control Documental / DICO (UDEM) dará tramite en Dpto. de Finanzas de UDEM para
programación de pago el lunes siguiente a la recepción del paquete de estimación, factura y
documentación.
i. El tiempo estimado de pago a partir de la recepción del paquete por Control
Documental / DICO puede ser de hasta 30 días posterior a la emisión de la factura,
de acuerdo con la Cláusula Tercera, Sección 3.07.

2. PLATAFORMA ALLIAX

Cada proveedor deberá estar dado de alta en la plataforma, subiendo la documentación mencionada en la
imagen anexa;
 • Cada proveedor tendrá diferentes contratos asignados, en cada contrato se debe registrar la
documentación solicitada.
• Una vez registrada la documentación es necesario notificar a Control de Documentos / DICO para
su validación.
• la plataforma se utilizará únicamente para contratos con personal activo en obra.
• La plataforma no aplica para consultorías.
• La estimación debe estar actualizada a pesar de no emitir factura, de lo contrario no se libera
pago.

3. ORDEN DE CAMBIO.
a. Reunión con proveedores o involucrados para la conciliación de cambio, que puede aplicar
por parte de:
i. Cliente.
ii. Proveedor.
iii. Gerencia Externa.
b. Conciliación de alcances, una vez autorizados, el proveedor enviará TPU y Presupuesto a
Gerencia Externa (Cushman) para revisión.
c. Gerencia Externa (Cushman) envía TPU y Presupuesto al departamento Dirección de
Construcción / DICO para su aprobación, en caso de haber comentarios se harán las
modificaciones necesarias hasta tener el Vo.Bo. por parte de UDEM.
d. Formato solicitud de cambio, debe ser llenado y enviado a Dirección de Construcción / DICO,
se tendrá un tiempo estimado para comentario y firmas de 5 días hábiles, Las firmas a
considerar son por parte de:
i. Proveedor,
ii. Solicitante (Gerencia Externa,
iii. Gerente de Remodelaciones y Adecuaciones Campus /GRAC,
iv. Coordinador Sr. Admón. de Proyectos.
e. Una vez completadas las firmas por parte de Dirección de Construcción / DICO, se da Vo.Bo.
de borrador de firmas para enviar a jurídico y los representantes legales de CLIENTE y
PROVEEDOR.
f. No se puede facturar ningún concepto que no tenga el total de las firmas completo.