UNIVERSIDAD PÚBLICA DE EL ALTO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA - DAF:

UNIDAD DE PRESUPUESTOS

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS

ELABORADO POR: Ms. C. Lucio Enrique Ponce Moncada

 UNIVERSIDAD PUBLICA DE EL ALTO
MANUAL DE PROCESOS
CÓDIGO: NOMBRE DEL PROCESO:
DAF/UP- 01 CERTIFICACION PRESUPUESTARIA DE FONDOS EN AVANCE

OBJETIVO DEL PROCESO:

Realizar la Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución de Gastos (preventivo), en

partida y fuente de financiamiento según lo programado en el Plan Operativo Anual (POA),
para cubrir las actividades propias de la Universidad.

PROCEDIMIENTOS QUE COMPONEN EL PROCESO:

01. Ingreso de trámite por secretaria de la Unidad de Presupuestos.

02. Elaboración de la Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución de Gastos

(preventivo) para la asignación de Fondos en Avance.

03. Revisión, autorización mediante firma y remisión de la Certificación Presupuestaria-

Registro de Ejecución de Gastos (preventivo) para la asignación de Fondos en Avance.

INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO:

- Ley 1178 Ley Administración y Control Gubernamental (SAFCO).
- Ley N° 2042 de administración presupuestaria, del 21 de diciembre de 1999.
- Ley N° 2137 del 23 de octubre de 2000 que modifica la Ley N° 2042.
- Ley del presupuesto general del Estado que se aprueba en cada gestión.
- Decreto Supremo Nº23318 – A de noviembre de 1992: De Responsabilidad Por La Función
Pública y Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública y Decreto del 29 de
junio de 2001 que lo modifica.
- Decreto Supremo N° 3607 del 27 de junio 2018, modificaciones presupuestarias.
- Las Normas Básicas del Sistema de Presupuestos.
- Directrices y clasificadores presupuestarios aprobados por el Ministerio de Economía y
Finanzas Publicas en cada gestión.
- Resolución Suprema N° 22558 del 1 de diciembre de 2005 de las Normas Básicas del
Sistema de Presupuestos.
- Plan Operativo Anual (POA) aprobado en cada gestión.
- Reglamento Específico del Sistema de Presupuestos.
- Reglamento Específico de Fondos en Avance –F.E.A.
- Requerimiento y justificación de las Unidades Solicitantes.
UNIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:
- Unidad Solicitante
- Rectorado
- Dirección Administrativa Financiera.
- Unidad de Contabilidad
- Unidad de Desarrollo Estratégico y Planificación.
- Unidad de Presupuestos
UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO:
- Unidad de Presupuestos
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS:
- Libro de Correspondencia recibida.
- Hoja de Tramite Rectorado.
- Formulario Único de Tramite (FUT).
- Solicitud de Fondos en avance, mediante nota interna. La solicitud de fondos en avance
para Estudiantes debe contar con el visto bueno de Director de Carrera o inmediato
superior.
- Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución de Gastos (preventivo).
SALIDAS QUE GENERA EL PROCESO:
Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución de Gasto (preventivo).
TIEMPO DE DURACION DEL PROCESO:
13 horas.
Elaborado por: Lugar y fecha de elaboración:
UNIDAD DE PRESUPUESTOS El Alto, enero 2019
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: NOMBRE DEL PROCESO AL QUE PERTENECE:
DAF/UP 1- 01 CERTIFICACION PRESUPUESTARIA DE FONDOS EN AVANCE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Ingreso de trámite por secretaria de la Unidad de Presupuestos.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Mantener un control y seguimiento de la documentación que ingresa a la Unidad de
Presupuestos.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Responsable Unidad de Desarrollo Estratégico y Planificación:

Jefe de la Unidad de Desarrollo Estratégico y Planificación deriva el trámite de solicitud de
fondos en avance a la Unidad de Presupuestos.
Secretaria de la Unidad de Presupuestos
1.1 Recepciona la solicitud de fondos en avance con toda documentación y posteriormente
realiza el registro en el libro de correspondencia recibida, con los siguientes aspectos:
- Sello de la Unidad de Presupuestos
- Fecha y hora de registro
- Folios
- Asignación de numero de trámite de la Unidad de Presupuestos
- Firma de la persona que recepciona.
1.2 Remite la documentación al jefe de la Unidad.

Jefe de la Unidad de Presupuestos:

1.1 Recepciona la documentación de secretaria de la Unidad
1.2 Revisa la documentación y deriva el trámite al Técnico asignado de la Unidad de
Presupuestos.
1.3 Devuelve la documentación a secretaria de la Unidad para entregar la misma al Técnico
encargado del proceso.
INSUMOS (REQUISITOS) QUE ALIMENTAN EL PROCEDIMIENTO:
- Hoja de Tramite Rectorado.
- Formulario Único de Tramite (FUT).
- Solicitud de Fondos en avance, mediante nota interna. La solicitud de fondos en avance
para Estudiantes debe contar con el visto bueno de Director de Carrera o inmediato
superior.
- Informe técnico de justificación del objeto del gasto de fondos en avance, incluir cuadro de
las partidas de gasto a utilizar y cronograma de actividades.
- Orden de pago, con las firmar autorizadas.
- Memorándum de Responsable de Fondos en Avance.
- Fotocopia de Cedula de Identidad.
- Fotocopia de matrícula universitaria vigente (estudiantes).
- Acreditación de ser miembro del Centro de estudiantes.
- Formulario de registro de beneficiario SIGEP.
- Resolución de la instancia correspondiente que autorice la actividad.
UNIDAD RESPONSABLE DEL CARGO DEL RESPONSABLE DEL
PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO:
Unidad de Presupuestos Secretaria de la Unidad
Jefe (a) de Unidad la Unidad
RESULTADOS QUE GENERA EL PROCEDIMIENTO:
- Recepción de documentación para registro en la Unidad de Presupuestos.
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1 hora.
Elaborado por: Lugar y fecha de elaboración:
UNIDAD DE PRESUPUESTOS El Alto, enero 2019
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: NOMBRE DEL PROCESO AL QUE PERTENECE:
DAF/UP 01- 02 CERTIFICACION PRESUPUESTARIA DE FONDOS EN AVANCE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Elaboración de la Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución de Gastos (preventivo)
para la asignación de Fondos en Avance.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Registrar en el Sistema de Gestión Publica SIGEP.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Técnico de Presupuestos:
2.1 Recepciona el trámite de secretaria de la Unidad de Presupuestos.
2.2 Revisa instrucciones en hoja de ruta.
2.3 Revisa documentación de respaldo.
2.4 Verificar la existencia de presupuesto programado en el Plan Operativo Anual POA.
2.5 Revisar la adecuada apropiación de las partidas presupuestarias de gasto y otros propios del
trámite.
2.6 Si existe observaciones, se devuelve el trámite a la Unidad que ha omitido algún
procedimiento, de lo contrario se da curso al proceso administrativo.
2.7 Elabora e imprime (dos ejemplares) la Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución
de Gastos (preventivo) en estado verificado.
2.8 Firma de la Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución de Gastos (preventivo).
2.9 Identifica documentación relevante para fotocopiar.
2.10 Deriva al Jefe de la Unidad de Presupuestos los documentos incluyendo Certificación
Presupuestaria-Registro de Ejecución de Gastos (preventivo) para su consideración y
autorización mediante firma.

INSUMOS Y/O REQUISITOS PARA LLEVAR A CABO EL PROCEDIMIENTO:

- Hoja de Tramite Rectorado.
- Formulario Único de Tramite (FUT).
- Solicitud de Fondos en avance, mediante nota interna. La solicitud de fondos en avance
para Estudiantes debe contar con el visto bueno de Director de Carrera o inmediato
superior.
- Informe técnico de justificación del objeto del gasto de fondos en avance, incluir cuadro de
las partidas de gasto a utilizar y cronograma de actividades.
- Orden de pago, con las firmar autorizadas.
- Memorándum de Responsable de Fondos en Avance.
- Fotocopia de Cedula de Identidad.
- Fotocopia de matrícula universitaria vigente (estudiantes).
- Acreditación de ser miembro del Centro de estudiantes.
- Formulario de registro de beneficiario SIGEP.
- Resolución de la instancia correspondiente que autorice la actividad.
UNIDAD RESPONSABLE DEL CARGO DEL RESPONSABLE DEL
PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO:
Unidad de Presupuestos Técnico de Presupuestos
RESULTADOS QUE GENERA EL PROCEDIMIENTO:
Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución de Gasto (preventivo).

TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

4 horas.

Elaborado por: Lugar y fecha de elaboración:

UNIDAD DE PRESUPUESTOS El Alto, Enero 2019
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: NOMBRE DEL PROCESO AL QUE PERTENECE:
DAF/UP 1- 03 CERTIFICACION PRESUPUESTARIA DE FONDOS EN AVANCE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Revisión, autorización mediante firma y remisión de la Certificación Presupuestaria-Registro
de Ejecución de Gastos (preventivo) para la asignación de Fondos en Avance.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Revisa, autoriza mediante firma y remite la Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución
de Gastos (preventivo)

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

Jefe (a) de la Unidad de Presupuestos:
3.3 Si existe observaciones, recepciona la documentación y devuelve a la Unidad que ha
omitido algún procedimiento.
3.4 Recepciona la documentación adjunto la Certificación Presupuestaria-Registro de
Ejecución de Gastos (preventivo).
3.3 Revisa:
3.3.1 Que la Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución de Gastos (preventivo) este
bien elaborado.
3.4.2 Que la apropiación de partidas este correcta.
3.4.3 Que los documentos tengan el respaldo suficiente y competente.
3.5 Si existiese alguna observación, devuelve los documentos al Técnico de Presupuestos para
su corrección.
3.6 Firma de la Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución de Gastos (preventivo)
como constancia de revisión.
3.7 Deriva toda la documentación a la Secretaria para su remisión a la Unidad de
Contabilidad.
Secretaria de la Unidad de Presupuestos:
3.8 Registra la documentación en libro de correspondencia recibida.
3.9 Fotocopia la documentación de respaldo, según identificación de fojas por el Técnico
3.10 Remite la documentación a la Unidad de Contabilidad con sello de recepción en el libro
de correspondencia recibida, para descargo.
3.11 Si existe observaciones, remite la documentación y devuelve a la Unidad y/o Dirección
correspondiente con sello de recepción en el libro de correspondencia recibida, para
descargo.

INSUMOS Y/O REQUISITOS PARA LLEVAR A CABO EL PROCEDIMIENTO:

- Hoja de Tramite Rectorado.
- Formulario Único de Tramite (FUT).
- Solicitud de Fondos en avance, mediante nota interna. La solicitud de fondos en avance
para Estudiantes debe contar con el visto bueno de Director de Carrera o inmediato
 superior.
- Informe técnico de justificación del objeto del gasto de fondos en avance, incluir cuadro de
las partidas de gasto a utilizar y cronograma de actividades.
- Orden de pago, con las firmar autorizadas.
- Memorándum de Responsable de Fondos en Avance.
- Fotocopia de Cedula de Identidad.
- Fotocopia de matrícula universitaria vigente (estudiantes).
- Acreditación de ser miembro del Centro de estudiantes.
- Formulario de registro de beneficiario SIGEP.
- Resolución de la instancia correspondiente que autorice la actividad.
- Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución de Gastos (preventivo).
UNIDAD RESPONSABLE DEL CARGO DEL RESPONSABLE DEL
PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO:
Unidad de Presupuestos Jefe (a) de Unidad
Secretaria de la Unidad de
Presupuestos
RESULTADOS QUE GENERA EL PROCEDIMIENTO:
Autorización mediante firma de la Certificación Presupuestaria-Registro de Ejecución de
Gastos (preventivo)
TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
8 horas
Elaborado por: Lugar y fecha de elaboración:
UNIDAD DE PRESUPUESTOS El Alto, enero 2019