Análisis de la gestión de la información UCC

Dirección de planeación y Efectividad

Descripción del problema

La solicitud de información por parte de las dependencias nacionales,

ha generado duplicidad e incluso doble esfuerzo en el reporte de
información, generando inconformidad desde las dependencias en
campus.
A través de la encuesta “Diagnóstico de requerimientos de
información institucional” se busca verificar este problema.
ANÁLISIS DE RESULTADOS “DIAGNÓSTICO
REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN
INSTITUCIONAL”
Ficha técnica Resultados encuesta

* Se realiza diseño de encuesta en la herramienta Forms de Santa Marta 19

Microsoft Office 365.
Neiva 16

Medellín-Envigado 15
* Se envía encuesta a los jefes de planeación de cada Pereira-Cartago 13
campus con el fin de distribuir la encuesta a las diferentes
Bucaramanga 13
dependencias.
Cali 12

Barrancabermeja 11
* El universo para la realización de la encuesta esta
compuesto por el personal administrativo de los campus Montería 9

que reportan información en diferentes dependencias e Villavicencio 7

instancias.
Bogotá 7

Pasto 5

* El rango de fecha de realización del ejercicio fue el Apartadó 5

4/02/2022 hasta el 11/02/2022.
Popayán 4

Arauca 4

* El número de encuestados fue de 140 personas. 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

Análisis de resultados
• De 140 encuestados, el 55,71% (78) responden que SI conocen MI INFO.
• De los 78 encuestados que conocen MI INFO, el 42,31% (33) cargar información.
• Del 44,29% (62) de los que responden NO conocer MI INFO, el 32,26% (20) reporta información.
• De aquellos que reportan información en MI INFO y adicional reportan a otras dependencias, el
18,06% lo hace a Direcciones Nacionales mientras que el 29,17% lo realiza a la Dirección de Campus.
• Adicional, para aquellos que SI reportan información, pero no en MI INFO, el 39,2% lo hace al jefe de
planeación de campus posiblemente para que este lo cargue en MI INFO y el 18,4% lo hace a
Direcciones Nacionales.
• De aquellas personas que reportan datos a otras dependencias adicional a MI INFO, el 5% lo realiza en
otros formatos.
Recomendaciones

• Comunicar el acuerdo suprior 358 de 2018 y la resolución rectoral 2303 de 2019.

• Dar lineamiento para el uso y aprovechamiento de MI INFO como sitio oficial para el
reporte y visualización de información.
• Identificar los sistemas de información que contribuyen a la alimentación de datos a
cada una de las dimensiones de MI INFO.
• Capacitar sobre el uso de MI INFO para el reporte de información y visualización.
• Involucrar direcciones nacionales y campus para integrar datos a MI INFO.
• Analizar la posibilidad de integrar o incluir a los sistemas de información datos de uso
y captura manual.
MODELO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN – MI INFO
Contextualización

A partir del Acuerdo Superior 358 de 2018 y de la Resolución Rectoral

2303 de 2019, se establecen la política y lineamientos para el manejo
de la información institucional, definiendo de esta manera el modelo
MI INFO como arquetipo para la consolidación de una estructura sólida
de reporte de información.
MARCO NORMATIVO
Acuerdo superior 358 de 2018 Resolución rectoral 2303 de 2019

Por el cual se establece la política de Por medio de la cual se definen lineamientos

gestión de la información de la para la operativización del sistema de gestión
Universidad Cooperativa de Colombia de la información institucional

Este contribuye para dar “vida a los MI INFO permite El artículo segundo
datos” gestionar de forma define el modelo
“confiable, eficaz y como referente
oportuna” el manejo arquetípico y
y transformación de “constituyéndose así,
la información en la fuente oficial
para suministrar la
información que de
él se derive”
Equipo de captura Visualización
Contexto

• MI _ INFO es el modelo que permite identificar y representar gráfica y

conceptualmente los lineamientos, pautas y estándares, necesarios para
interrelacionar de manera efectiva, los elementos que generan la
información Institucional.

• Objetivo: Ordenar los elementos del sistema de gestión de la

información para la toma de decisiones institucionales y el
aseguramiento de la calidad, permitiendo reaccionar a los cambios del
entorno de forma oportuna, confiable y eficaz.
Ventajas del modelo

 Unificación de fuentes y utilización plena de los sistemas informáticos como soporte para la
obtención de datos, lo que disminuirá errores; garantizando una información oportuna, completa y
confiable.
 Posibilidad de automatizar registros para incrementar capacidades.
 Generación de indicadores, lo que posibilitará el control y medición efectiva de la gestión
institucional, permitiendo la comparación de resultados y la toma de decisiones estratégicas.
 Propicia la gestión de la información con valor agregado y analítica de datos como insumo de
la inteligencia institucional en la toma de decisiones oportunas, preventivas y predictivas.
Dimensiones de análisis
No DIMENSIONES GENERALES

1 Información normativa
2 Información programas
3 Estudiantes De cada dimensión general,

4 Profesores se derivan una serie de

5 Investigación dimensiones específicas que
6 Convenios académicos permiten puntualizar la
7 Bienestar institucional captura y análisis de
8 Impacto y seguimiento a egresados información
9 Extensión y proyección social
10 Sistema institucional evaluación de competencias
11 Recursos de aprendizaje
Sistemas de información
institucional

La Universidad Cooperativa de Colombia, viene trabajando en la

consolidación de sistemas de información que permitan la captura y
almacenamiento de información de manera centralizada y segura, sin
embargo, no todos los frentes generadores de información están cubiertos.
  Oracle People Soft Campus Solution – OPS-CS
 PeopleSoft Enterprise Financial Management Solution – ERP
 Hyp
 PeopleSoft Enterprise Human Capital Management – HCM
Algunos de los  OIM
sistemas más  LDAP
utilizados son:
 Web Center Content – WCC
 Panacea – HCE
 Sistema de Información para la Autoevaluación y Acreditación
– SIAA
 Entre otros
DIMENSIÓN GENERAL DIMENSIÓN ESPECÍFICA PROCESO SISTEMA DE INFORMACIÓN
Información Normativa Institucional Gestión de la Estrategia Manual
Información Programas Oferta Académica Enseñanza OPS
Inscritos, admitidos, matriculados, Gestión del Servicio OPS
reingresos y transferencias

Egresados, graduados Gestión del Servicio OPS

Tasa de graduación acumulada No aplica SPADIES –OPS, SOLO LOS
ÚLTIMOS AÑOS

Tasa de deserción SPADIES No aplica SPADIES –

Estudiantes

Movilidad nacional y multicampus Vinculación con Contextos Nacionales OPS

e Internacionales

Movilidad internacional Vinculación con Contextos Nacionales OPS

e Internacionales

Saber – Pro Enseñanza OPS (Requisito para la

graduación)
DIMENSIÓN GENERAL DIMENSIÓN ESPECÍFICA PROCESO SISTEMA DE INFORMACIÓN
Dedicación y nivel de formación Gestión Administrativa HCM

Escalafón y contratación Gestión Administrativa HCM

Permanencia Gestión Administrativa HCM

Plan de trabajo Gestión Administrativa OPS

Movilidad profesores Vinculación con Contextos Nacionales ERP

e Internacionales
Profesores

Visitantes nacionales Vinculación con Contextos Nacionales HCM – No se sabe si se están

e Internacionales identificando allí

Relación profesor estudiante Gestión Administrativa – Gestión del OPS - HCM

Servicio
Evaluación profesores Gestión Administrativa HCM

Proyectos Investigación, innovación y creatividad SINFONI

Productos Investigación, innovación y creatividad Manual

Investigación
Semilleros Investigación, innovación y creatividad SINFONI

Categoría investigadores Investigación, innovación y creatividad Manual

DIMENSIÓN GENERAL DIMENSIÓN ESPECÍFICA PROCESO SISTEMA DE INFORMACIÓN
Convenios nacionales Vinculación con Contextos Nacionales Manual
e Internacionales

Convenios nacionales (docencia Enseñanza Manual

Convenios Académicos servicio)
Convenios internacionales Vinculación con Contextos Nacionales Manual
e Internacionales

Participación actividades de bienestar Gestión del Servicio Manual

Estímulos Gestión del Servicio OPS
Bienestar Institucional Recursos humanos, financieros y Gestión del Servicio Manual
físicos para bienestar  

Egresados exaltados Vinculación con Contextos Nacionales Manual

e Internacionales
 

Seguimiento a egresados Vinculación con Contextos Nacionales Manual

Impacto y Seguimiento a e Internacionales
 
Egresados

Diáspora Vinculación con Contextos Nacionales Manual

e Internacionales
 
DIMENSIÓN GENERAL DIMENSIÓN ESPECÍFICA PROCESO SISTEMA DE INFORMACIÓN
Extensión y Proyección Social Programas o proyectos de extensión Vinculación con Contextos Nacionales OPS
e Internacionales

Sistema Institucional Evaluación SIEC Enseñanza OPS

de Competencias

Campus virtual Enseñanza Bright Space

Uso bases de datos biblioteca Enseñanza Sistema de Información

Biblioteca

Recursos de Aprendizaje
Sesiones en línea, capacitaciones Enseñanza Sistema de Información
biblioteca Biblioteca

APA Enseñanza Manual

Gracias