IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INFORMACION PARA MONITOREO Y

CONTROL DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS EN LA FUNDACION ANDI

CRISTIAN CAMILO VALENCIA DURAN

DIANA PAÓLA MANJARREZ DAZA
MONICA PUENTES FERNÁNDEZ

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
ESTADISCA Y PROBABILIDAD
BOGOTA D.C. PRIMER SEMESTRE - 2021
 INTRODUCCIÓN

Este proyecto parte de la necesidad de centralizar la información de la Fundación ANDI, ya

que en la actualidad no se cuenta con un proceso estandarizado que haga seguimiento y
monitoreo de procesos de cada una de las áreas de la fundación. La falta de sistematización
de experiencias fue identificada tanto por académicos como por practicantes como uno de
los problemas más comunes en las actividades de desarrollo [CITATION Pin84 \l 2058 ]

La sistematización no es una metodología que se usa como una fórmula fija. Es una serie de
procesos que tienen la intención explícita de generar conocimientos que serán aplicados a
acciones orientadas hacia la satisfacción de las necesidades inmediatas y el
empoderamiento de los sectores más oprimidos de la sociedad. Los principales objetivos de
la sistematización según[ CITATION Cad7a \l 2058 ] son: 1. tomar conciencia, reflexionar y
entender los procesos de un proyecto de desarrollo a fin de mejorarlo, 2. generar nuevos
conocimientos y compartirlos.

Con base a los autores citados la sistematización hace parte del mejoramiento de los
procesos dentro de una organización, ya que facilitan el acceso a la información, disminuye
el riesgo de reproceso y permite la identificación de alertas tempranas dentro de las
intervenciones.
 JUSTIFICACIÓN

Este trabajo se realiza con el fin de aplicar los conocimientos adquiridos de estadística y
probabilidad en el proyecto de implementación un sistema de información para monitoreo y
control de ejecución de proyectos en la Fundación ANDI.

Puesto que mediante los diferentes tipos de estadística podemos determinar una muestra de
la población a la cual se le aplicarán los diferentes métodos estadísticos para la recolección
de datos y facilitar la toma de decisiones y brindando precisión al análisis de la información.
“La estadística es el método que permite organizar, sintetizar, presentar, analizar, cuantificar
e interpretar gran cantidad de datos, de tal forma que se puedan tomar decisiones, realizar
generalizaciones y obtener conclusiones válidas (dar información) acerca de los fenómenos
o líneas de investigación en estudio.”

Tomando en cuenta el marco metodológico definido para el desarrollo del proyecto

implementación un sistema de información para monitoreo y control de ejecución de
proyectos en la Fundación ANDI. lo que implica la necesidad de recolectar los datos de tipo
cuantitativo y cualitativo para la justificación de la implementación del proyecto por medio
de una triangulación de la información. Por otra parte, de acuerdo al grado de manipulación
de las variables, este es identificado como no experimental, pues este se basa
fundamentalmente en la observación. Existen diferentes tipos de seguimiento de las
variables para este caso se implementará el uso de tipo transversal: se enfoca en la
comparación de determinadas características o situaciones en diferentes sujetos en un
momento determinado.
CONTENIDO

Tabla de contenido
¿Qué problema de calidad se abordará?........................................................................................5
¿Cuáles son los datos que deben conocerse para abordar el problema?......................................5
¿Cómo deben recolectarse los datos?..............................................................................................6
¿Qué tipo de análisis debe realizarse en esos datos?......................................................................7
Análisis de datos...........................................................................................................................7
Aplicación de Probabilidad.............................................................................................................9
Conclusiones...................................................................................................................................10
Referencias......................................................................................................................................11
¿Qué problema de calidad se abordará?

Desconocimiento del estado actual de un proyecto de la Fundación ANDI

La fundación ANDI ejerce una labor como aliado estratégico de las empresas que se
preocupan por el progreso social de Colombia, ofreciendo a las empresas el conocimiento
práctico, la asesoría, acompañamiento y las alianzas estratégicas requeridas para resolver
desafíos sociales como parte integral de su modelo de negocio.

En el área de seguimiento y monitoreo de la Fundación, se ha evidenciado que la data de las

empresas aliadas y la información de cada uno de los proyectos no está centralizada, ya que
cada uno de los encargados en el área lleva un control personalizado del proyecto.

La falta de centralización de la información ha generado en el área de seguimiento y

monitoreo una serie de incidentes como: no contar con la información actualizada y el
detalle de avance de los programas, reprocesos en el cálculo de las cifras para generar
indicadores, perdida de la trazabilidad de un proyecto, entre otros y así mismo ha limitado
la capacidad identificar alertas tempranas y la toma de decisiones oportunas en las
diferentes situaciones de los proyectos.

Es importante tener una herramienta de gestión que permita contar con la información
actualizada de un proyecto y sea pública para los miembros del área ya que esto agiliza los
procesos de seguimiento y permite que la dirección de la fundación tenga la visión del
avance de los proyectos en tiempo real.

¿Cuáles son los datos que deben conocerse para abordar el problema?
  Cantidad de área de la fundación que trabajan con proyectos. Para incluirlas dentro
del sistema de seguimiento y control
 Cantidad de proyectos por área de la fundación
 Cantidad de actividades para el cumplimiento de objetivos de los proyectos
 Cantidad de recursos para la ejecución de actividades de los proyectos
 Cantidad de involucrados en cada uno de los proyectos
 Causalidad de que no haya centralización de la información
 Perspectiva de las áreas para la construcción de la herramienta
 Nivel de interés de las áreas para el uso de la herramienta

¿Cómo deben recolectarse los datos?

“Esta es la etapa de mayor importancia en un trabajo de investigación, ya que una buena

recolección de datos da por resultado una gran confianza en los mismos. Una excelente
recolección de datos se logra al aplicar reglas estrictas en su obtención.

Para la recolección de información de este proyecto, aplicaremos herramientas de tipo

cuantitativo (asociado con características numéricas) y cualitativo (Resultados de una
observación) para realizar la respectiva triangulación de la información. Ya que una se
complementa con la otra y nos brinda exactitud y fiabilidad en la información recolectada.
Verificado por [ CITATION Cis05 \l 2058 ] en su artículo :“Cuando se ha realizado esta
integración de toda la información triangulada es posible sostener entonces que se cuenta
con un corpus coherente, que refleja de modo orgánico aquello que denominamos
“resultados de la investigación””.

Dentro de la recolección cualitativa utilizaremos los grupos focales, donde los miembros de
la fundación aportaran sus ideas para analizarlas y se determine la problemática central y
sus respectivas causas [ CITATION Kor \l 2058 ] define un grupo focal como: "una
reunión de un grupo de individuos seleccionados por los investigadores para discutir
y elaborar, desde la experiencia personal, una temática o hecho social que es objeto de
investigación". Esto con el fin de identificar la verdadera necesidad de la fundación
teniendo en cuenta la percepción de quienes la integran y tienen la experiencia de su
desarrollo.
Teniendo en cuenta la recolección de información cuantitativa se realizará un cuestionario
que indague sobre la problemática actual y la necesidad de una implementación de un
sistema, con el fin de obtener información complementaria para los datos cualitativos
obtenidos. Como lo menciona[ CITATION Apa \l 2058 ] “El objetivo del cuestionario es
traducir las variables de la investigación en preguntas concretas que nos proporcionen
información viable o susceptible de ser cuantificada.”

De esta forma la recolección de la información será triangulada y se complementará una a

la otra fortaleciendo cada una de las respuestas obtenidas y teniendo como resultado
veracidad en la recolección de datos. Según [ CITATION Pat02 \l 2058 ] , para realizar la
triangulación de datos es necesario que los métodos utilizados durante la observación o
interpretación del fenómeno sean de corte cualitativo para que éstos sean equiparables. Esta
triangulación consiste en la verificación y comparación de la información obtenida en
diferentes momentos mediante los diferentes métodos”

¿Qué tipo de análisis debe realizarse en esos datos?

El tipo de análisis que se realizará será de tipo descriptivo, tomando como fuente de datos
la información de la organización. Para que estos sean útiles deben ser simplificados y
resumidos para el entendimiento de los interesados. Estos datos tendrán una utilidad más
optima por medio de la aplicación de un software que permita tabular la información según
la necesidad de las áreas de la fundación y de esta manera expresar de una forma
compresible los hitos de los proyectos, facilitando así la toma de decisiones orientada al
cumplimiento de los objetivos.

Este tipo de análisis se realizará con el fin de describir un conjunto de datos que permita
conocer la casuística de error más común de operación en la ejecución de los proyectos de
la fundación y de esta manera justificar la implementación de un software que solucione las
problemáticas en la perdida de información de los proyectos.

Análisis de datos
Se tomó como referencia los proyectos ejecutados de las diferentes áreas de las Fundación,
desde febrero 2020 hasta marzo 2021, con el fin de tomarlos como información base para
tabular y realizar los análisis correspondientes, que permitan identificar la cantidad de
proyectos ejecutados en las áreas de la fundación y determinar la capacidad de
almacenamiento que debe tener el servidor que almacenara la información del Software y el
consumo de espacio que ocupara cada área.

Áreas de la fundación # de
ANDI proyectos
Gestión del conocimiento 15
Compras 16
Voluntariado corporativo 18
Encadenamientos 21
Fortalecimiento 21
Competitividad Inclusiva 25
Cultura IN 26
Empleo 30
Total 172

Una vez identificada la cantidad de proyectos ejecutados por área de la Fundación, se

procede a realizar los cálculos correspondientes para determinar los siguientes datos.
Media 21,5
Mediana 21
Moda 21
Rango 15
Medio Rango 22,5
27,1428
Varianza
6
5,20988
Desviación
1
Rango para la
7,5
frecuencia
TABLA DE FRECUENCIAS
Rango Cantidad Frecuencia Frecuencia
Frecuenci
(nro. de Absoluta Relativa
a Relativa
proyectos) proyectos Acumulada Acumulada
1 a 7,5 0 0 0 0
7,5 a 15 1 1 0,125 0,125
15 a 22,5 4 5 0,5 0,625
22,5 a 30 3 8 0,375 1
Total 8 1
 HISTOGRAMA
4.5 4
4
3.5 3
3
Frecuencia
2.5
2
1.5 1
1
0.5 0
0
1 a 7,5 7,5 a 15 15 a 22,5 22,5 a 30
Intervalos

Aplicación de Probabilidad.
Con base a los datos de los proyectos ejecutados en las diferentes áreas de la fundación
ANDI, se identificó que, de los 172 proyectos ejecutados, 132 presentaron inconvenientes
con la centralización de la información, lo cual significa que la probabilidad de que los
proyectos que se ejecuten con la metodología actual presenten errores es de 76,74%.

S 132
P(A )= = ∗100 %=76 ,7 4 %
N 172
De acuerdo a la encuesta realizada a varias empresas que constantemente están ejecutando
proyectos, se identificó lo siguiente

Control con
Control con
herramientas Sin Control
Software
Ofimáticas
Exitoso 58 35 5
No Exitoso 13 46 21

Por lo que se determina que, si se elige al azar uno de los proyectos ejecutados, con el fin
de adaptar la metodología implementada, la probabilidad de que sea con un Software es
71
P(Software)= ∗100 %=39.89 , %
178

La probabilidad de que el proyecto elegido tenga una ejecución exitosa

98
P(Exitoso)= ∗100 %=55 , 06 %
178
La probabilidad de que el proyecto elegido no sea exitoso es
80
P(No Exitoso)= ∗100 %=44 , 94 %
178
Se procedió a realizar un análisis del nivel educativo del personal de la fundación ANDI y
se identificó lo siguiente.

  Bachiller Técnico Profesional Especialista

Hombres 6 23 25 5
Mujeres 3 34 35 7
Con base a los identificado se determina que la probabilidad de conformar un equipo de 1
Bachiller, 1 Técnico y 1 Especialista es de:

9
P(Bachiller)= ∗100 %=6 ,5 2 %
13 8
57
P(Tecnico) = ∗100 %=41 ,30 %
138
60
P(Profesional)= ∗100 %=4 3 , 48 %
138
12
P(Especialista)= ∗100 %=8 , 70 %
138
9 57 12
P(BTE) = + +
138 138 138
P(BTE) =5 6 ,52 %

La probabilidad de conformar un equipo de profesionales y especialistas es de

60 12
P(P E )= +
138 138
P(PE)=52 , 17 %

Conclusiones.

- Se concluye que en promedio en las áreas de la fundación ANDI ejecutan 21

proyectos anuales
 - El rango de espacio que se debe destinar para cada área, tendrá que soportar el
almacenamiento de datos de mínimo, 21 proyectos al año.
- Se observa que el área de empleo es la que más ejecuta proyectos en la fundación,
lo cual indica, que a esta área se le debe destinar mayor atención para el
mantenimiento de datos en el servidor.
- Si un proyecto adapta las metodologías implementadas en los proyectos anteriores
es probable que tenga dificultades con la centralización de la información
- Existe una alta probabilidad de que un proyecto sea exitoso si se controla mediante
un Software
- Existe alto porcentaje de probabilidad para conformar un equipo de trabajo entre
profesionales y Especialistas con el personal de la fundación

Referencias

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http://www.rinace.net/javier.murillo/Met_Inves_Avan/Presentaciones/Cuestionario_
(trab).pdf
Arias, F. (2016). El proyecto de investigación. Caracas: Pananco.
Cadena, F. (1987a). La Sistematización como Creación de Saber de Liberación. Educación
Popular. CEEAL.
Cisterna Cabrera, F. (2005). CATEGORIZACIÓN Y TRIANGULACIÓN COMO
PROCESOS DE VALIDACIÓN DEL CONOCIMIENTO EN INVESTIGACIÓN
CUALITATIVA. Chillán, Chile: Universidad del Bío Bío. Obtenido de
https://www.redalyc.org/pdf/299/29900107.pdf
Korman. (1986). The Focus Group Sensign. Dept. Of Sociology, SUNY at Stony Brook.
New york.
Patton , m. (2002). Qualitative research and evaluation methods. 3rd ed. Thousand Oaks.
Obtenido de https://www.redalyc.org/pdf/806/80628403009.pdf
Pino, E. (1984). Como se plantea el problema de la sistematizacion en Equipos de
educacion popular y de accion social. Obtenido de
https://d1wqtxts1xzle7.cloudfront.net/38500477/METODO_DE_SITEMATIZACI
ON_TERESA_QUIROZ_M.pdf?1439860951=&response-content-
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