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DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

PARA EL APOYO A LA TOMA DE DECISIONES
GERENCIALES EN EL CENSA
RODRIGO RONDA, ORLANDO SÁNCHEZ
HAYMEÉ CANALES
RESUMEN
Se estructuró e inició la implementación de un Sistema de Información para
favorecer la toma de decisiones gerenciales en el CENSA. Para conocer las
necesidades de información de nuestros directivos, se realizó una encuesta al
75 % de los directores, jefes de temas y de grupo y líderes de proyectos del
centro. A partir de los resultados de frecuencia obtenidos de la misma, se ca-
racterizaron aquellas de mayor interés de los directivos. Se definieron los
Objetivos, Principios y Bases metodológicas del Sistema. El mismo se basa
siempre en la participación de todas las esferas de intereses y fuentes de in-
formación de la organización. Posteriormente, se definieron la forma, vía y
responsabilidad de los administradores de contenido de cada información.
Uno de los principios en el trabajo, fue el de disponer en Bases de Datos (BD)
de todas las informaciones posibles, ya que permiten un mejor manejo de la
información. En este sentido se trabajó en el desarrollo de 18 BD. La mayo-
ría de estas BD, tienen un punto de interrelación a través de la BD de Pro-
yectos Nacionales. Para la administración de la mayoría de estas BD, se creó
un sistema soportado por un servidor SQL Server, que aumenta el nivel de
seguridad, confiabilidad y mantenimiento, además de poseer mecanismos
propios para la salva de información y la recuperación ante desastres.
Se elaboraron las medidas y métodos de Seguridad y Control del SIG y se
definieron los niveles de acceso a la información disponible. Se aplicó una
encuesta inicial de satisfacción en los directivos, observándose que casi la to-
talidad de los encuestados consideran al SIG como una iniciativa positiva y
consecuentemente manifestaron su deseo por publicar información a través
del mismo. Más del 50 % de los encuestados se siente partícipe del Sistema.

ABSTRACT
The implementation of an information system was structured and intro-
duced in order to favor taking management decisions al CENSA. For know-
ing the information necessities of our directives, a survey to 75 % of direc-
tors, topic and project leaders of the Center were carried-out. From the re-
sults obtained, those surveys of greatest interest for the directives were char-
acterized. Objectives, principles and methodological bases of the System
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were defined. This system is based on the participation of all the spheres and
information sources of interest of the organization. The way and responsibil-
ity of the content managers of information were also defined. One of the
principles of the work was having access to all the possible information in
databases. In this sense, we worked in the development of the 18 databases.
The majority of them have an interrelation point through the national pro-
jects database. For managing the majority of them, a system supported by
SQL Server was created. This server increases security, reliability and main-
tenances level, besides having its own mechanism for saving and recovering
information in the case of disasters. Control and security methods and
measures of the management information system (MIS) were elaborated and
the levels of having access to the information available were defined. An ini-
tial satisfaction survey was applied to directives, observing that almost all
surveyed consider the MIS as a positive initiative and consequently manifest
their wish for publishing through it. More of the 50 % of those surveyed
really feels part of this system.

INTRODUCCIÓN
Un Sistema de Información (SI) es un conjunto de componentes interrelacionados
que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir información relevante y
necesaria para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución
(Claudon y Price, 1996).
Los SI de gestión tienen una enorme importancia en el incremento de la capaci-
dad organizacional frente al cambio del entorno y el aumento de su viabilidad.
La voluntad de lograr un sistema de información útil, que permita obtener una
ventaja competitiva, implica la posibilidad de ofrecer múltiples, frecuentes, opor-
tunas y relevantes informaciones (López Galindo, 1999).
Los factores administrativos e institucionales tienen el papel más importante en el
resultado del Sistema, porque la implantación de un SI es parte importante del
proceso de cambio organizacional (Espinosa y Medina, 1999). El principal Im-
pacto de los SI, está en que cambian potencialmente la estructura, cultura, políti-
cas y métodos de trabajo de una institución.
La creación de sistema para la gestión de la información, es un elemento básico,
un pilar de la gestión del conocimiento (Al,Hawamdeh, 2002; Bouthillier y Shea-
rer, 2002), la que conduce a una mayor eficiencia organizacional, a lograr venta-
jas competitivas (Gudiño et al.,1997), a construir organizaciones inteligentes y a
poder manejar su capital intelectual. Es el desarrollo de procesos para la creación
de resultados o productos que se deriven del conocimiento o de la inteligencia
puesta en acción (Eroles, 2000; Bueno, 2002)
 Desarrollo de un sistema de información para el apoyo... 17

Como parte del proceso de perfeccionamiento organizacional que se lleva a cabo

en nuestro centro, y en particular, como soporte informacional de nuestro Modelo
interno de Innovación Tecnológica, se planteó el objetivo de estructurar un Sis-
tema de Información que facilitara la toma de decisiones y sentara las bases para
una real gestión de la información y del conocimiento en nuestra institución.
Identificación de las necesidades de información
Se diseñó y aplicó una encuesta abierta a los directivos y líderes científicos del
centro, agrupada en tres preguntas básicas, dirigidas a conocer la información que
requiere y la que genera. En las mismas se especificaban 30 Aspectos Generales,
los cuales se corresponden con los objetivos centrales. Para la información iden-
tificada se debe definir por el directivo, su nivel de Jerarquización, la Frecuencia
de actualización y el Destino de la misma. La desagregación de cada uno de estos
aspectos es la siguiente:

1. Imprescindible para poder tomar decisiones

Jerarquización 2. Importante conocer para el proceso de toma de decisiones
3. Necesario para información general de los directivos
Se = Semanal Q = Quincenal
Periodicidad M = Mensual T = Trimestral
Sm = Semestral A = Anual
D = Directores T = Jefes de Temas
Destino G = Jefes de Grupos P = Líderes de proyec-
tos

Para el procesamiento de la información, se elaboró una Base de Datos en AC-

CESS y se obtuvieron las frecuencias (Total, Prioridad y Periodicidad), después
de integrar las respuestas semejantes, observándose un total de 113 aspectos divi-
didos según su frecuencia de la siguiente forma:

Frecuencia Cantidad de aspectos Por Ciento

= > 20 16 14
15 – 19 10 9
10 – 14 11 10
5–9 17 15
1–4 59 52
18 Revista Cubana de Educación Superior No 1/ 2005

La información relevante más solicitada por los directivos del centro fue:
Información 1 2 3 Total
Estado y desglose de los ingresos (MN y USD) 23 6 5 34
Estado desglosado de los gastos (MN y USD) 21 6 5 32
Objetivos centrales, cumplimiento de objetivos y criterios de Medida 20 11 1 32
Plan y marcha de los doctorados 7 8 9 24
Plan y estado de las maestrías 5 3 13 21
Relación de proyectos nacionales e internacionales en ejecución 14 6 1 21
Plantilla y situación actualizada 6 1 12 19
Estudiantes vinculados: procedencia, área y proyecto 0 4 15 19
Plan de publicaciones y su cumplimiento 5 11 2 18
Patentes del CENSA presentadas, solicitadas y otorgadas 6 7 4 17
Listado actualizado de logros y premios con autores 1 10 5 16
Análisis financiero de los proyectos 12 4 0 16
Listado de artículos publicados 3 12 0 15
Informes marcha proyectos nacionales e internacionales 9 5 0 14
Normas, procedimientos y documentos de Calidad 3 8 2 13
Necesidades de los clientes 6 5 0 11
Planes de producción y su cumplimiento 5 4 1 10
Materiales bibliográficos que se reciben 6 3 1 10
Relación de fondos bibliográficos en el CENSA 0 3 7 10

Posteriormente se procedió a la caracterización de esta información, a partir de

los siguientes aspectos, tomados de entrevistas a los responsables de cada una de
estas informaciones en el centro:
Existe actualmente Sí o No
Estado de la información Manuscrita, electrónica (en que Sistema) e impresa
Periodicidad de recogida y apari- diaria, semanal, quincenal, mensual, semestral y
ción anual
Fuente primaria. Periodicidad de la fuente primaria,
Fuente de la información forma de los datos, niveles de manejo de la informa-
ción
Quien procesa la información en el Individuo y Dirección
CENSA
 Desarrollo de un sistema de información para el apoyo... 19

Caracterización del Sistema

Se concibió, en una primera fase, estructurar un Sistema para el Soporte de Deci-
siones (Villardefrancos y Villar, 2000), dirigido a la planificación operativa, con
información exacta, confiable y fácil de obtener, fundamentalmente con informa-
ción interna de la organización y con efecto a corto plazo. La idoneidad de la to-
ma de decisiones estará en función de la preparación, experiencia e información
que posea el directivo.
El Sistema tiene como objetivos, el facilitar la toma de decisiones a partir de in-
formaciones necesarias actualizadas, así como ampliar y mejorar el uso de la In-
tranet del centro e incrementar la productividad administrativa.
Se definieron los principios básicos del Sistema, que se resumen en:
• Comunidad de intereses: De todos y para todos
• Carácter sistémico: Interrelación de las informaciones. Integración
• Confidencialidad: Informaciones con diferentes niveles de acceso
• Utilidad: Información relevante para la organización
• Patrocinio del CAG: Apoyo y control
• Responsabilidad individual compartida: Cada uno es responsable de la in-
formación que se introduce al sistema y del uso y divulgación que se dé a la in-
formación disponible en el mismo.
Igualmente, se definen varios aspectos que caracterizan la información a poner a
disposición de los directivos del centro. Entre ellos podemos resaltar los siguien-
tes:
• Actualización sistemática: La necesaria actualización permanente de la in-
formación.
• Capacidad de análisis: Información directa, estudios históricos e indicadores
de comportamiento
• Disponibilidad: Información disponible permanentemente, de forma interac-
tiva y de fácil explotación.
• Seguridad y Protección: Medidas para la seguridad de la información conte-
nida.
• Aseguramiento de la calidad: Garantizar la calidad de la información que se
introduce al Sistema
• Evaluación sistemática del impacto: Conocer el nivel de uso y explotación
del Sistema en los directivos del centro, mediante encuestas de opinión.
La estructura del Sistema desarrollado la catalogamos del tipo de Red, según de-
fine Merino (2003).
20 Revista Cubana de Educación Superior No 1/ 2005

Establecimiento del Sistema

Se concibió una primera fase para el establecimiento del Sistema y la estructura-
ción de las informaciones mas solicitadas por los directivos. Se definieron dos
formas de presentación de dichas informaciones, bases de datos y otros formatos
reconocidos.
En este sentido se han confeccionado 21 BD, con las siguientes informaciones:

Artículos publicados en las revistas del CENSA

Fondos bibliográficos en el CENSA
Patentes CENSA otorgadas y solicitadas y objetos protegibles
Proyectos nacionales
Proyectos internacionales
Documentos normativos oficiales del CENSA
Doctores en Ciencia existentes y en desarrollo
Informe económico
Portadores energéticos
Inversiones
Finanzas
Ingresos y egresos
Logros y Premios del CENSA
Maestros en Ciencia existentes y en desarrollo
Estudiantes vinculados
Vigilancia enfermedades exóticas
Boletines para directivos.
Leyes, Resoluciones y Decretos nacionales del sector
Artículos entregados a publicar
Contrapartes

Por otro lado, se estandarizaron varias informaciones en otros formatos, esen-

cialmente en pdf. Entre estas informaciones están:
Objetivos centrales anuales
Materiales bibliográficos que se reciben
Balances anuales del CENSA
Políticas y estrategias del CENSA
Convocatorias de becas, exámenes, proyectos nacionales e internacionales y premios
Ofertas de cursos nacionales y en el extranjero
Guías (Metodologías y guías CITMA)
Códigos servicios contratados
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Se definieron los Administradores de Contenido (Villán, 2000), que son los res-
ponsables de ubicar en la intranet las informaciones identificadas. Con las accio-
nes planificadas se garantiza tener cubiertas en un año, más del 75% de las infor-
maciones solicitadas por nuestros directivos.
Se concibió una segunda fase de desarrollo del Sistema, dirigida a la incorpora-
ción de informaciones estratégicas, es decir, de importancia a mas largo plazo. En
este sentido, ya se trabaja en el completamiento de datos históricos y en la identi-
ficación de la información externa necesaria para iniciar su búsqueda e introduc-
ción al Sistema.

Establecimiento de los métodos de seguridad y control de la calidad de la in-

formación
Se define como el conjunto de procedimientos y tecnologías asociadas a la pro-
tección y seguridad de la información para la Organización, de forma tal que ase-
gure la disponibilidad permanente del Sistema, así como el acceso al mismo. En
este sentido, se identificaron cinco aspectos esenciales:
1. Definición de los sistemas operativos y servidores.
2. Estabilidad, confiabilidad y redundancia en los servidores.
3. Salva en soportes auxiliares de la información.
4. Configuración de usuarios, roles y permisos.
5. Recuperación ante desastres.
Existen una gran cantidad de factores técnicos y culturales que determinan la con-
figuración de los elementos básicos que soportarán el mecanismo de seguridad
del sistema. Los elementos identificados y la configuración seleccionada, son:

Elemento Configuración seleccionada

Sistema operativo del servidor
Servidor de base de datos
Sistema operativo del cliente
Modo de autenticación
Protocolo de comunicación
Tipo de red
Vía de acceso a los datos
Niveles de permisos
Windows NT Server o Windows 2000 Server
SQL Server 7 ó SQL Server 2000
Windows 9x, Windows NT, Windows 2000 ó Windows
XP
Autenticación de NT
TCP/IP
Privada (Intranet)
Vía web. Deshabilitado el acceso vía Internet
En función de los diferentes roles definidos

El sistema cuenta con dos tipos de información una textual y la otra estructurada
en un sistema de base de datos gestionada a través de un servidor. Para la salva de
la información estructurada en base de datos y la información textual se definen
cuatro tipos de salvas: completa y diferencial de la base de datos, la del archivo
de transacciones y la de un archivo o grupo de ellos. Con la salva completa se co-
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pian todas las páginas de la base de datos junto con cualquier parte del archivo de
transacción necesario para hacer el proceso consistente. Por otra parte, la salva di-
ferencial es mucho más rápida porque solo unas pocas páginas deben ser copiada.
El servidor copiará todas las páginas que han cambiado desde la última salva
completa. En la salva del archivo de transacción de copian todas las transacciones
registradas hasta el momento. En la salva de un archivo o grupo de ellos se co-
pian todas las páginas que los comprenden.
En cualquier sistema de seguridad, es generalmente más fácil y por lo tanto re-
comendable, asignar permisos a grupos de usuarios en lugar de a usuarios indivi-
duales. De esta forma solo hay que preocuparse por los derechos del grupo. Si un
nuevo usuario ingresa al sistema solo debe ubicarse en todos los grupos corres-
pondientes a sus roles. El Administrador del SIG asociará al sistema todos los
grupos del dominio de Windows que le sean necesario para su funcionamiento y
configurará los permisos de cada grupo sobre cada base de datos y cada uno de
sus objetos. El Administrador de Contenido será el encargado de definir quienes
accederán a la base de datos creada y cuales serán sus privilegios. En estos mo-
mentos, se definieron 8 grupos de usuarios, desde Usuarios externos hasta Conse-
jo de Alta Gerencia, los que están actualmente en correspondencia con la infor-
mación disponible hoy en el SIG.
Un momento importante de la protección de la información es la recuperación an-
te desastres, el cual estará en función de cómo se haya ejecutado el procedimiento
de salva y configuración de usuarios. Las contingencias para un sistema de in-
formación particular deben siempre corresponder a las previstas para todo el sis-
tema informático de la institución y por lo tanto deben encontrarse recogidas en el
Plan de Contingencia elaborado a tal propósito, pero de carácter limitado.

Evaluación del impacto inicial del Sistema en los directivos

Se aplicaron 55 encuestas a directivos de los diferentes niveles de dirección del
centro. Casi la totalidad de los encuestados consideran al SIG como una iniciativa
positiva y consecuentemente manifestaron su deseo por publicar información a
través del sistema. Más del 50% se sienten partícipe del mismo. Contradictoria-
mente, muy pocos consideran la necesidad de priorizarlo. Por otra parte, la mayo-
ría de los encuestados no pudieron determinar con que frecuencia reciben o de-
sean recibir las informaciones relevantes evidenciándose la inexistencia del me-
canismo de control del flujo de información. Se exceptúan los objetivos estratégi-
cos, gastos e ingresos y calendario de eventos. Por último, la mayoría de los en-
cuestados consideran que de manera general la información se encuentra disponi-
ble pero no en el grado necesario con la excepción de los objetivos estratégicos y
la documentación de calidad.
 Desarrollo de un sistema de información para el apoyo... 23

Podemos señalar como aspectos positivos del trabajo desarrollado, los siguientes:
• La definición de los “administradores de contenido”, que son los encargados
de ubicar la información en el sistema
• Haber vinculado a un gran número de profesionales de diversas especialida-
des y haber logrado un buen trabajo en equipo, dotándosele de habilidades espe-
cificas para el manejo de la información y la informatización en sí
• Haber concebido y logrado, desde el inicio, el apoyo de la Alta Gerencia del
centro
• Haber tenido en cuenta siempre, la capacidad tecnológica disponible
• La existencia de un núcleo central, compuesto por especialistas en gestión,
informatización e información, como impulsadores y coordinadores del trabajo
Los principales problemas afrontados han sido:
• Vencer el considerable cambio de cultura que resulta de la disposición per-
manente y el uso de la información, por nuestros directivos
• Poca motivación de algunos administradores de contenido
• La falta de un mecanismo de retroalimentación de los directivos, en el uso de
la información disponible

CONCLUSIONES
• La estructuración y caracterización del Sistema se realizaron a partir de co-
nocer las demandas de información de nuestros directivos.
• Tanto para la estructuración como para la implementación del Sistema se ga-
rantizó la participación de todos los actores involucrados en el mismo. Fue esen-
cial para el trabajo el haber logrado la integración de un equipo con más 20 profe-
sionales, de más de 8 especialidades, lo que favoreció su implementación y desa-
rrollo.
• Se concibió el desarrollo del Sistema en una primera fase de implementación
y otra de ampliación y profundización del mismo.
• La encuesta inicial de satisfacción de los directivos arrojó positivas valora-
ciones del Sistema, pero no claridad aún en la ubicación de la información ya dis-
ponible. No obstante, ya se observa en la mayoría de nuestros directivos una for-
ma diferente de pensar con respecto a la necesidad de información a la hora de
tomar decisiones.

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