UNA SECRETARIA EFICIENTE

¿Qué Implica ser una Secretaria Eficiente?

Si bien siempre se relaciona a la profesión de secretaria con el trabajo de una mujer, lo
cierto es que los hombres también pueden hacerlo sin problemas. En cualquiera de los
casos, es posible ser una secretaria eficiente y cumplir con cada uno de los encargos
del jefe en tiempo y forma.
La palabra “secretaria” deriva del latín “secretarius” y quiere decir: persona que se hace
depositaria de un secreto. Si esto lo aplicamos a la actualidad, podría entonces significar
un individuo que se hace cargo de cosas importantes de otra persona, como ser
llevar un control de las reuniones, tener a disposición teléfonos o correos electrónicos
para comunicarse con colegas y clientes, atender los llamados o mensajes, etc.
Una secretaria es un nexo entre el jefe y todo lo que le ocurre, ya que no sólo se
encarga de cuestiones profesionales (juntas, congresos, reuniones, proveedores,
pagos, etc.) sino también personales (turnos con el médico, reuniones en la escuela de
los niños, etc.). Entonces, como bien decía la palabra en latín, un secretario/a sabe
detalles de la vida del empleador para hacer su trabajo.
"Como parte de los requisitos para ser una secretaria eficiente, se destacan ser
proactiva, seria, generar confianza, tener personalidad, contar con habilidades para
comunicarse y relacionarse con los demás, etc."
¿Cuáles son las tareas de una secretaria?
Las responsabilidades y obligaciones de una secretaria son:
- Recibir, redactar, clasificar y archivar los mensajes o correspondencia del jefe
- Atender llamadas telefónicas, sabiendo manejar sin problemas la tecnología o
sistema utilizado
- Llevar adelante una agenda, administrar y planificar los horarios del jefe
- Custodiar y ordenar los papeles y carpetas de la oficina
- Coordinar pagos
- Informar sobre problemas, reclamos y quejas
- Algunas también se encargan de hacer café y servirlo en una reunión
¿Cómo ser una secretaria eficiente?
Cuando una persona asiste a una entrevista de trabajo para el puesto de secretaria,
además de la experiencia en el puesto, los empleadores suelen buscar otras cualidades.
Como parte de los requisitos para ser una secretaria eficiente, podemos destacar; ser
proactiva, seria, generar confianza, tener buen trato hacia los compañeros y clientes,
tener personalidad, contar con habilidades para comunicarse y relacionarse con los
demás, vestir adecuadamente, poseer una alta autoestima, ser servicial y paciente,
capacitarse continuamente, mantener una actitud positiva, ser ordenada y organizada,
tener disponibilidad horaria y conocer al menos lo básico en herramientas informáticas.
También se pide a una buena secretaria ser dedicada, estar bien enfocada y
concentrada en sus tareas, aprender ciertas cosas de memoria (números de teléfono,
internos, nombres, fechas), contar con una buena gramática y ortografía para redactar
y expresarse bien, entre otras.
4 claves para ser una buena secretaria
Si quieres convertirte en una buena secretaria, cumplir con todas tus tareas y no
olvidarte de nada, no dudes en seguir estos pasos:
1. Llega siempre a tiempo: La secretaria debe ser la primera en llegar (en lo posible)
porque es la que se encarga de ordenar y organizar la jornada. Si vas a llegar tarde,
avisa a tu jefe la razón de tu demora. La idea es que cuando el empleador llegue a la
oficina, tú ya estés en tu puesto trabajando o aguardando sus directivas para el día.
Llegar tarde no es sinónimo de compromiso ni de dedicación.
2. Responde preguntas a tiempo: Así como un boy scout, debes estar siempre lista para
resolver los problemas de tu jefe. En caso de que él te pida información sobre un cliente,
una reunión o una cuestión en particular, debes adelantarte y preparar los datos
correspondientes. Tal vez te conviene armar, aunque sea un “ayuda memoria” de los
clientes o colegas. No olvides mantenerte al tanto de lo que ocurre en la empresa para
saber cómo ayudarlo en cada situación.
3. Conoce los horarios de tu jefe: Si es una persona desorganizada u olvidadiza, es vital
que aprendas a ser una secretaria eficiente, ya que de esta manera depositará toda su
confianza en ti y no puedes fallarle. Para ello, analiza bien la agenda diaria y avísale a
primera hora de todas las tareas que debe hacer, sean dentro de la oficina como fuera
y después de hora (las secretarias también conciertan citas en el médico o hasta
reservan un hotel para que el jefe cene con su esposa).
"Si tu jefe es una persona desorganizada u olvidadiza, es vital que aprendas a ser una
secretaria eficiente, ya que de esta manera depositará toda su confianza en ti."
4. Atiende siempre las llamadas: Otro de los pasos para ser una buena secretaria. Si
alguien muy importante se está comunicando, no puedes hacerlo esperar. Arma un
saludo fijo o estándar para atender. Por ejemplo, Buenos días/tardes, oficina de (nombre
del jefe), habla su secretaria, ¿en qué puedo ayudarle? Mientras estés hablando, no
olvides mantener una buena sonrisa, así tu voz sonará más amena y servicial. Trata de
ser amable y solucionar el problema o tema por el cuál esa persona llamó.
Recuerda que para ser una secretaria eficiente debes cumplir con estos pasos y al
mismo tiempo, tratar de dar un paso más, es decir, estar preparada para lo que puede
ocurrir, eso es algo que los jefes o directivos valoran mucho y se llama proactividad.
Como decirle que no a tu jefe
No todas las ordenes que te da tu jefe deben ser acatadas, también pueden equivocarse
y a veces hay que hacérselos saber. ¿Cómo hacerlo sin terminar despedidos? Aquí
algunas sugerencias
Cuando las órdenes del jefe se exceden
¿Tu jefe te pidió que le compres un regalo a su esposa? ¿No te gusta limpiar el baño
cuando no están los de ordenanza? Estos y otros pedidos pueden resultar exagerados,
pero uno nunca sabe cuándo nuestro jefe se puede volver autoritario o desubicado. Si
crees que no eres el indicado para realizar las tareas que te ordena, puedes elegir
decirle que no sin miedo a perder tu empleo.
Siempre que esto ocurra no olvides ser cordial y respetuoso, ya que es la base para que
toda conversación se mantenga civilizada y nadie pierda más de lo que está dispuesto
a jugar. Por eso debes ser sincero, considerado y cortés, midiendo cada palabra con
cuidado y pensando antes de hablar.
Como decir que no al jefe
Siempre que vayas a indagar sobre estas cuestiones que crees que no son justas, trata
de tener razones verdaderamente justificadas, con argumentos sólidos y firmes ya que
de lo contrario no solo estará en riesgo tu trabajo, sino que tu jefe puede hacer que tus
días en el trabajo sean incómodos. Una buena respuesta podría ser diciendo lo que es
obvio: "¿Ud. quiere que yo haga su trabajo personal?", o bien apelar que te sientes
incómodo en esta situación dándole la ocasión de reconsiderar la propuesta.
Cuando hables con tu jefe procura explorar a fondo la situación, sin dejar puntos
pendientes u opiniones para después ya que perderán validez o quedarán fuera de
contexto. Canaliza tus sentimientos porque solo así el diálogo será constructivo.
"Siempre que tengas que negarte a una orden de tu jefe, no olvides ser cordial y
respetuoso, para que la conversación se mantenga civilizada."
Trata de no confundir la rabia que sientes con la inconformidad por tu sueldo o las
funciones que desempeñas. Busca generar una verdadera conversación con tu jefe,
escuchándolo y preguntando que piensa, para hacerlo sentir como la persona
importante que es. Piensa como le gustaría que un empleado lo abordara para notificarle
de sus errores. Trata de ponerte en su posición y recuerda que los jefes suelen tener
más experiencia que los subalternos, aunque como seres humanos que son también
pueden equivocarse.
Por último, es importante que conozcas tus derechos como empleado. Estos incluyen
un entorno de trabajo seguro, no ser discriminados ni hostigados sexualmente, y el
derecho a hablar libremente con respecto al comportamiento ilegal o inadecuado de tu
patrón.
IMAGEN DE LA SECRETARIA

Dar una buena imagen es primordial para toda persona ya que es nuestra tarjeta de
presentación, y muchas veces la única porque lo que el otro ve determinará lo que
piense y una vez formada esta percepción, será muy difícil de cambiar.
Esta es una pieza clave en su profesión ya que no solo pone en juego su propia imagen
sino también la de la empresa y sus superiores.
LA IMAGEN DE LA SECRETARIA ESTA COMPUESTA POR VARIOS ASPECTOS:
Apariencia física:
Implica la vestimenta, los complementos, accesorios, maquillaje, etc. Una secretaria
siempre tiene que estar aseada y pulcra, cuidando hasta el más mínimo detalle de su
aspecto externo.
Comunicación no verbal:
El tono de vos, los gestos, el lenguaje corporal, la postura… todos estos elementos
hacen a la imagen a la vez que refuerzan o contradicen lo que se dice, pudiendo dar
mayor información de lo que dan las palabras.
Indumentaria:
La forma de vestir, el buen gusto en la combinación de las prendas, la correcta elección
del vestuario dependiendo la ocasión. Éstos aspectos dicen mucho de una persona y
por ello es importante controlar todos los detalles
IMPORTANCIA DE LA IMAGEN EJECUTIVA
En el ámbito laboral, la imagen juega un papel de gran relevancia ya que lo que
proyectamos a simple vista comunica mucho más de lo que imaginamos, refleja el grado
de autoestima de la persona, el profesionalismo, si es exitosa o no, incluso el nivel
cultural y social.
El cuidado de la imagen ejecutiva es fundamental porque estamos representando una
firma, con clientes y proveedores tanto internos como externos. El aspecto exterior debe
proporcionar sensación de agrado y bienestar mostrando una imagen femenina con alto
grado profesional acompañada de elegancia y seguridad.

Porque nunca existirá una segunda oportunidad para dar una primera buena impresión”
CUIDA TU IMAGEN EJECUTIVA
Conoce algunos secretos de una imagen ejecutiva exitosa:
Usa máximo 3 colores a la vez. Los colores más recomendados para proyectar autoridad
y liderazgo son el azul marino y el gris oscuro. Los colores claros proyectan ser más
accesible.
Si eres mujer, usa máximo 3 accesorios. Si eres hombre evita usar cadenas, esclavas,
anillos de graduación, pulseras de tela de tu equipo favorito de futbol.
Cuida mucho tu higiene en cabello, manos y aliento. Nunca olvides el uso de perfume o
loción.
Nunca uses una prenda arrugada.
Usa siempre unos zapatos boleados. Si eres mujer evita usar zapatillas de tacón
delgado y mayor a los 5cm.
En el caso de los hombres, combina siempre el color de los calcetines con el color del
pantalón.
En el caso de las mujeres, combina el color de las medias con el color de la falda. Cuida
que la falda llegue máximo dos dedos debajo de la rodilla.
Cuida que la corbata llegue a la altura de la hebilla del cinturón. Evita los diseños
caricaturescos.
Usa un maquillaje discreto sin abusar del color y cuida que sea armónico con tu atuendo.
Evita el uso de la mezclilla, pues es una tela para eventos informales.
CONCLUSIÓN

En conclusión, una secretaria es la cara visible de la empresa y embajadora de su jefe

frente al resto de los empleados como clientes, es por esto que tiene que cuidar su
imagen y todos los aspectos que la componen, de este modo siempre conseguirá dar
una buena impresión al entorno.
LA SECRETARIA EJECUTIVA DEL SIGLO XXI

Hay quienes afirman que una buena SECRETARIA nace, no se hace: otros, por el
contrario, estiman que cualquier chica perseverante y con ánimo de superación puede
alcanzar este nivel.

EL PERFIL DE LA NUEVA SECRETARIA EJECUTIVA

Una buena secretaria es un activo muy valioso y global para un alto ejecutivo. En un
ambiente de negocios dinámico y global, las organizaciones interactúan con nuevas
herramientas tecnológicas y clientes de diversas nacionalidades entiempo real. Así, los
ejecutivos han debido adaptarse al nuevo entorno; y, desde luego, también sus
secretarias
Hoy en día la Secretaria Ejecutiva constituye un determinante punto de apoyo para la
gerencia, compenetrándose en aquellas acciones que son fundamentales en el
desempeño exitoso de su diario actuar.

¿CUÁL ES, ENTONCES, EL PERFIL DE LA SECRETARIA IDEAL DEL SIGLO XXI?

Al iniciar una búsqueda para una secretaria ejecutiva, es necesario valorar una serie
de condiciones tanto profesionales como actitudinales:

FORMACIÓN PROFESIONAL:

•Informática
•Idiomas
•Capacidad de Organización
•Cultura

CONDICIONES ACTITUDINALES:

•Confidencialidad
•Firmeza y seguridad en las relaciones interpersonales
•Paciencia
•Dinamismo y proactividad
Las secretarias del presente dan forma a la imagen social de la secretaria y les toca
también construir su propio puesto, como quien dice, modelarlo y animarlo. Si la gran
mayoría de las secretarias se desempeñan con inteligencia y con responsabilidad,
ellas mismas habrán dado categoría social a su puesto.

CONCLUSIÓN:

La secretaria ejecutiva debe dar paso a su creatividad, manejar adecuadamente las

herramientas modernas de la telemática, facilitar la operatividad de su jefe, dominar el
inglés; así como también establecer efectivas relaciones con el entorno interno y
externo de la empresa.