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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Escuela Superior de Física y Matemáticas

El uso de la estadística y el análisis


como elementos para la mejora del
servicio educativo

“LAS SIETE NUEVAS HERRAMIENTAS DE


LA CALIDAD”

Dr. Miguel Tufiño Velázquez


ESFM - IPN
Grupo ISO/IWA 2

4º Congreso internacional de Calidad Educativa: Cerrando el Círculo Querétaro, Septiembre 2008.


LAS SIETE NUEVAS HERRAMIENTAS
PARA LA CALIDAD

En los años 70, un Comité de la Unión de Científicos e


Ingenieros Japoneses (JUSE) seleccionó de un gran
número de técnicas y herramientas de gestión, siete de
ellas que han comprobado ser eficaces para apoyar
principalmente el proceso de planificación de las
organizaciones, con los siguientes objetivos:
✰ Identificar oportunidades de mejora
✰ Implantar los programas de mejora
✰ Fomentar el involucramiento y compromiso de los
directivos
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CICLO DE DEMING

Planear Hacer

Actuar Verificar

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LAS SIETE NUEVAS HERRAMIENTAS
PARA LA CALIDAD

 Diagrama de Afinidad
 Diagrama de Relaciones
 Diagrama de Árbol
 Matrices de Priorización
 Diagramas Matriciales
 Diagrama del Proceso de Decisión
 Diagrama de Flechas

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USO DE LAS SIETE NUEVAS HERRAMIENTAS

Etapa Objetivo Herramientas


¿Cuál es el problema? Identificar problemas Diagrama de Afinidad

¿Cuáles son las causas Identificar causas raíz Diagrama de Relación


del problema? del problema
¿De qué forma se Identificar todas las Diagrama de Árbol
resuelve el problema? posibles soluciones del
problema
¿Qué opción tomar? Seleccionar la mejor Matrices de Priorización
solución Diagrama Matricial
¿Cuándo y cómo Planificar la puesta en Diagrama de Flechas
actuar? práctica de la mejor Diagrama de Proceso de
solución Decisión

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LAS SIETE NUEVAS HERRAMIENTAS

Diagrama de afinidad Diagrama de relaciones

Creativa Lógica

Diagrama de árbol
Listado de opciones Detalle, exhaustiva Listado universal

Matrices de Priorización Diagrama matricial

Desconocida Conocida

Diagrama de proceso de decisión Diagrama de flechas

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Diagrama de Afinidad (DA)

Objetivo: esta herramienta se emplea para analizar una


gran cantidad de datos e identificar ideas clave inherentes a
los mismos. También se le conoce como el método KJ,
recibiendo el nombre de la persona que lo desarrolló.
Usos:

Cuando los conceptos sean muy amplios, complejos o no


estén claramente definidos
 Cuando sea necesario emplear un nuevo enfoque para el
análisis de datos, rompiendo con los conceptos tradicionales
 Cuando sea necesario el consenso del grupo para tomar
una decisión
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Diagrama de Afinidad (DA)
Construcción:
1. Formar el equipo: generalmente los equipos
constan de cinco a diez miembros, los cuales
deben contar con los conocimientos necesarios
para tratar el problema en cuestión.
2.Realizar una tormenta de ideas sobre el tema.
a) Debe hacerse una pregunta que permita
obtener ideas positivas sobre el tema; ésta debe
ser lo suficientemente vaga o imprecisa para evitar
que se caiga en prejuicios
Ejemplos:
¿Qué acciones realizar para el próximo año?
¿Cómo mejorar el ambiente de trabajo?
¿Cómo enfrentar la resistencia al cambio?
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Diagrama de Afinidad (DA)

Construcción:
b) Realización de la sesión de tormenta de ideas.
En ocasiones, los datos pueden ser obtenidos a
través de encuestas.
3. Registrar las ideas
a) Las ideas expresadas deben anotarse
directamente o transcribirse a tarjetas
b) Asegurar que todo el grupo comprende la idea
de la misma manera
c) Colocar todas las ideas en un lugar visible para
todo el grupo, preferentemente en una superficie
vertical
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Diagrama de Afinidad (DA)

Construcción:
4. Agrupar las tarjetas en grupos con ideas que
se relacionan entre sí. Debe fomentarse la
participación de todo el grupo, y que esta
actividad se desarrolle preferentemente en
silencio, para evitar discusiones
5. Crear tarjetas cabecera: identificar o elaborar
una tarjeta que exprese la idea central que une a
las tarjetas agrupadas. Si un grupo consta de
muchas ideas, se pueden elaborar sub-grupos
con ideas comunes.

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Diagrama de Afinidad (DA)

Construcción:
6. Transcribir el Diagrama de afinidad (DA). Revisar en grupo el
resultado obtenido y redactar las conclusiones.
Variantes:
a)En ocasiones, es conveniente establecer con flechas las
relaciones entre los diferentes grupos
b)Se pueden valorar los grupos, en orden de importancia

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Diagrama de Afinidad (DA)
Estructura del equipo Administrador de personal Papeles y responsabilidades

Un solo equipo contra Asignación de personal ¿Quién elige al líder de


jerarquía de equipos equipo
Estructura interna del Evaluación del desempeño Programar control y
equipo del equipo responsabilidad
Autoridad interna del Trayectoria de la carrera Delegación de autoridad en
equipo profesional el equipo
Patrocinador o asesor del Evaluación del equipos Rutas de reportajes
equipo

Eliminación de personal Evaluación del equipo

Control de presupuesto Capacitación de equipos


Sistemas
¿Propuso el equipo aportes al Carencia de integración de
¿Quién establece las
presupuesto? sistemas
necesidades de
¿Posee el equipo su propio capacitación?
presupuesto? ¿Quién recibe la Los sistemas actuales no
capacitación? soportan la Ingeniería
¿Quién es responsable del
concurrente
desempeño del ¿Cuándo se capacitará al
presupuesto? equipo? Titularidad del sistema
¿Puede el equipo limitar ¿Quién paga la
los cargos funcionales? capacitación? Lista de sistemas críticos

Capacitar para adaptar los


sistemas para ajustarse al
programa o tares del
equipo

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Diagrama de Afinidad (DA)

Ejemplos de aplicaciones del DA:


 Para el diseño de actividades en la organización
 Para la identificación de necesidades de
clientes, personal, etc.
 Para la elaboración de programas de trabajo
 En el proceso de planeación estratégica, etc.

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Diagrama de Relaciones (DR)

Objetivo: es utilizado con el fin de identificar y explorar las


relaciones causales entre conceptos e ideas relacionados. Se
utiliza por lo general para analizar las relaciones existentes
entre las ideas clave generadas mediante el Diagrama de
Afinidad.
Usos:
 Cuando un tema es complejo y no permite determinar,
clasificar y priorizar con facilidad las interrelaciones entre las
ideas (causas y efectos)
 Cuando es crítica la secuencia correcta de las actividades
para la solución del problema
 Cuando existe la duda de si el problema es sólo un
síntoma

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Diagrama de Relaciones (DR)

Construcción:
1. Formar el equipo.
2. Realizar una descripción del tema de discusión:
a) Cuando el tema o problema ya está claramente
definido, se establece en forma de pregunta
Ejemplo: ¿Cómo se puede lograr la eficacia en el trabajo
en equipo?
b) Si el problema no está definido, se puede definir
mediante un Diagrama de Afinidad

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Diagrama de Relaciones (DR)

3. Generación de ideas
• Si se realizó un Diagrama de afinidad, las ideas
corresponderán a las tarjetas “clave” o “cabecera” de las
agrupaciones
• Si no ha realizado el Diagrama, se generan ideas alrededor
del problema descrito, a través de una tormenta de ideas
Falta de Dinámica de
dirección grupos

Eficacia de
grupos
Selección de los
miembros del Carencia de
equipo objetivos

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Diagrama de Relaciones (DR)

4. Organizar los temas clave y establecer las relaciones de


causalidad
• Las tarjetas se organizan de diferentes formas: con la
idea principal al centro, en filas, estructurada por áreas,
etc.
A B C D

Convergente en el centro Direccional

Estructurada

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Diagrama de Relaciones (DR)

b) Seleccionar una tarjeta y realizar para cada una de las


demás tarjetas la siguiente pregunta: ¿esta idea (A) es causa
o tiene influencia sobre esta otra idea (B)?
Ejemplo:
La falta de dirección (A) influye en la eficacia de los grupos?
Si la respuesta es SÍ, se traza una flecha de A a B.
Falta de Dinámica de
dirección grupos

Eficacia de
grupos

Selección de los Carencia de


miembros del objetivos
equipo

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Diagrama de Relaciones (DR)

Se repite la pregunta en el sentido inverso: La eficacia de los


grupos (B) influye en la falta de dirección (A)? Si la respuesta
es NO, no se traza ninguna flecha.
Este mecanismo se repite para cada una de las tarjetas,
hasta determinar todas las relaciones entre las ideas
correspondientes a cada tarjeta.
Falta de Dinámica de
dirección grupos

Eficacia de
grupos
Selección de los
miembros del Carencia de
equipo objetivos

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Diagrama de Relaciones (DR)

5. Análisis del DR. Contabilizar el número de flechas que


entran y salen de cada uno de los recuadros (ideas). Esto nos
permitirá determinar aquellos factores que tienen mayor
influencia sobre los demás elementos. En el ejemplo, la falta
de dirección es el aspecto que más influye en la eficacia de
los grupos.
0/4
Falta de Dinámica de
dirección grupos

1/3 Eficacia de
grupos
Selección de los
miembros del Carencia de
equipo objetivos

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Diagrama de Relaciones (DR)
Sistemas de
incentivos

Buen
equipamiento Colaboradores Buen sistema de
motivados información

Tramos cortos
Receptor
claramente
Transporte identificado
Buenos
rápido
conocimientos
del lugar
Burocracia
mínima

Suficientes
conductores
Teléfono
siempre libre
Suficientes
líneas
telefónicas

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Diagrama de Árbol (DAR)

Objetivo: se emplea para determinar el conjunto de


actividades a realizar para alcanzar un objetivo especificado y
para organizar la secuencia de dichas actividades en un plan
de ejecución.
Usos:
 Cuando sea necesario tener un conocimiento completo de
las actividades a realizar (métodos) y de su relación con los
objetivos a alcanzar
 Para traducir las necesidades que no han sido claramente
definidas, en características operativas
 Para explorar todas las causas posibles de un problema
 Para determinar las actividades necesarias para alcanzar un
objetivo

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Diagrama de Árbol (DAR)

Construcción:
1. Definir el asunto, problema u objetivo a abordar.
2. Generar todas las ideas sobre actividades, métodos o causas
posibles relacionados con el tema. Éstas se pueden generar:
a) A través de diagramas de afinidad o de relaciones
b) Mediante tormenta de ideas
Para generar las ideas, se pueden hacer las siguientes
preguntas:
¿Qué debe suceder/existir para conseguir el objetivo X?
¿Qué sucedió/existe que causó el efecto X?

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Diagrama de Árbol (DAR)

3. Valorar todas las ideas, organizándolas en orden de


importancia.
4. Elaborar el Diagrama de Árbol.
a) Colocar el tema del lado izquierdo del Diagrama
b) Del lado derecho, colocar las ideas más importantes que se
generaron, en forma de “árbol”
c) Para cada una de estas ideas, localizar las actividades,
tareas o causas posibles asociadas a cada una de las
“ramas” del árbol
d) Continuar hasta haber organizado todas las ideas; de ser
necesario, se pueden generar más ideas durante su
clasificación
5. Revisar el diagrama, verificando la secuencia lógica de cada
“rama”, empezando por el extremo derecho

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Diagrama de Árbol (DAR)
Optimizar costos
de capacitación
Optimizar costos
de producción Optimizar costos
de inversión
Optimizar costos de
Disminuir
inspección m.p.
costos de
Optimizar costos de
calidad Optimizar costos de
prevención/evaluación
inspección en proceso
Optimizar costos
de inspección p.t.

Disminuir costos
Disminuir costos de garantías
de fallas
Disminuir costos
de reprocesos

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Matrices de Priorización

Objetivo: Tiene como finalidad apoyar en la toma de


decisiones de manera objetiva, mediante la priorización de
actividades, temas o características con base en criterios de
ponderación previamente definidos.

 Para seleccionar de entre una serie opciones


 Cuando existe desacuerdo respecto a la importancia relativa
de los criterios de selección elegidos
 Cuando los recursos disponibles son limitados para la puesta
en práctica del programa de mejora
 Cuando existe una inter-relación muy fuerte entre las
opciones generadas

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Matrices de Priorización

Construcción: Existen dos alternativas:


a) Método del Criterio Analítico Completo: es el método más
complejo, riguroso y costoso. Se emplea cuando la decisión es
crítica para la organización.
Este método se puede resumir en tres etapas básicas:
 Establecer prioridades y asignar pesos a los diferentes
criterios
 Establecer prioridades entre los temas/opciones con base en
cada criterio en particular
 Establecer prioridades y seleccionar los mejores
temas/opciones con base en todos los criterios

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Ejemplo: Matriz de Priorización
Criterios Impacto en la Impacto en otros Costo de Rapidez de Total Fila
satisfacción del aspectos del implantación implantación % Total
cliente negocio Global
Impacto en la
satisfacción del 5 2 2 9 (52 %)
cliente
Impacto en
otros aspectos 1/5 1/2 1/2 1.2 (8 %)
del negocio

Costo de
implantación 1/2 2 1 3.5 (20 %)

Rapidez de
implantación 1/2 2 1 3.5 (20 %)

Total Columna
1.5 9 3.5 3.5

5 = Significativamente más importante 2 = Más importante 1 = Igualmente importante

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Ejemplo: Matriz de Priorización
Criterio: Total Fila
Impacto en la A B C D E % Total Global
satisfacción del
cliente
A. Disminuir 5 2 2 1 10 (39 %)
espera al maitre
B. Disminuir 1/5 2 2 1 5.2 (20 %)
espera de mesa
C. Disminuir 1/2 1/2 1 1 3 (11 %)
espera de carta
D. Disminuir 1/2 1/2 1 2 4 (16 %)
espera de comida
E. Disminuir 1 1 1 1/2 3.5 (14 %)
espera de cuenta
Total de columna 2.2 7 6 5.5 5 25.7

5 = Significativamente más importante 2 = Más importante 1 = Igualmente importante

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Ejemplo: Matriz de Priorización

Opción/Criterio: Impacto en la Impacto en Costo de Rapidez de Total Fila


satisfacción del otros aspectos implantación implantación % Total
cliente del negocio Global
A. Disminuir 0.20 0.03 0.08 0.02 0.33
espera al maitre
B. Disminuir 0.10 0.01 0.04 0.02 0.17
espera de mesa
C. Disminuir 0.06 0.01 0.02 0.02 0.11
espera de carta
D. Disminuir 0.08 0.01 0.03 0.11 0.23
espera de comida
E. Disminuir 0.07 0.02 0.03 0.04 0.16
espera de cuenta
Total de columna 0.52 0.08 0.20 0.20 1.00

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Matrices de Priorización

Construcción:
b) Método del consenso de criterios (o de calificación de
criterios):
1. Construir una Matriz L, combinando opciones y criterios
(obtenidos a partir de otras herramientas como un
diagrama de afinidad en combinación con el diagrama de
árbol)
2. Establecer las prioridades para cada criterio. Determinar
la importancia de cada criterio con relación a los
demás. Se debe hacer por consenso de todo el grupo,
por lo que cada integrante pondera de manera individual
y se obtiene el promedio del grupo. También se puede
aplicar la “Técnica de Grupo Nominal”. La suma total debe
corresponder al 100 %.
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Ejemplo: Matriz de Priorización

Criterio/Opción Ponderación HP IBM Compaq


%
Compatibilidad 30

Velocidad 15

Memoria 15

Confiabilidad 10

Precio 30

Total 100

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Matrices de Priorización

Construcción:
3. Establecer una escala de puntuación y asignar una
calificación a cada opción.
Ejemplo: 1 = más bajo; 10 = más alto
4. Calcular la ponderación final:
● Multiplicar la valoración del criterio por la calificación de cada
opción y escribir el resultado en la celda correspondiente de la
matriz (en paréntesis)
● Sumar las cifras entre paréntesis para cada opción y escriba
los totales en las celdas correspondientes

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Ejemplo: Matriz de Priorización

Criterio/Opción Ponderación HP IBM Compaq


%
Compatibilidad 30 8 x .3 7 x .3 8 x 0.3
(2.4) (2.1) (2.4)
Velocidad 15 6 x .15 6 x .15 5 x .15
(0.9) (0.9) (0.75)
Memoria 15 7 x .15 7 x .15 6
(1.05) (1.05) (0.9)
Confiabilidad 10 8 x .1 7 x .1 7 x .1
(0.8) (0.7) (0.7)
Precio 30 8 x .3 9 x .3 9 x .3
(2.4) (2.7) (2.7)
Total 100 7.55 7.45 7.45

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Diagrama Matricial

Objetivo: Sirve para ordenar grandes grupos de


características, funciones y actividades, de tal forma que se
pueden representar gráficamente las relaciones existentes
entre ellos, así como la importancia relativa de cada relación
con respecto a las demás correlaciones.
Usos:
 Relacionar tareas o funciones con las personas,
departamentos o áreas de una organización (Matriz de
responsabilidades)
 Analizar la incidencia de un conjunto de factores en el
funcionamiento de un producto/servicio
 Relacionar las expectativas de los clientes con las
características de diseño de un producto/servicio

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Diagrama Matricial

Construcción:
1. Definir los conjuntos de factores a comparar
2. Determinar el formato de la Matriz
3. Situar los conjuntos en los ejes de la matriz (filas,
columnas)
4. Seleccionar los símbolos a utilizar para definir las
relaciones y su importancia
5. Registrar las relaciones en la matriz
6. Analizar los resultados obtenidos

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Diagrama Matricial
Matriz en forma de L
Tipos de Matrices:
1a 1b 1c Variable 1
 Matriz L: es el formato básico y 2a
el más utilizado, que representa las 2b
relaciones existentes entre dos 2c
conjuntos de factores A y B (1 y 2) Variable 2

Matriz en forma de T
 Matriz T: resulta de la combinación Variable 3
de dos matrices L, y se utiliza para 3a
3b
representar las relaciones existentes
3c
entre los conjuntos A y B con un
1a 1b 1c Variable 1
tercer conjunto C (1,2 y 3). 2a
2b
2c
Variable 2
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Diagrama Matricial
Tipos de Matrices:
 Matriz X: se utiliza para mostrar relaciones existentes
entre cuatro conjuntos A, B, C y D, en pares AB, AD, CD y
BC.
Matriz en forma de X
Variable 3
3c
3b
3a
Variable 4 4c 4b 4a 1a 1b 1c Variable 1
2a
2b
2c
Variable 2

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Diagrama Matricial

Tipos de Matrices:
 Matriz A: Se utiliza para representar las relaciones
existentes entre los elementos de un único conjunto de
factores (Conjunto A).

A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7

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Diagrama Matricial

Símbolos utilizados en Diagramas Matriciales

Símbolos

Análisis tipo
  △ X ✽

Relación Fuerte Moderada Débil

Relación con Fuerte Débil Débil Fuerte


signo Positiva Positiva Negativa Negativa
Responsabilidad Principal Secundaria Informado

Criticidad El más Más crítico Crítico


crítico
Proceso de En Planificado Posible
ensayo proceso

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Organización de la Fiesta de Fin de Año

Responsable Jorge Liza Miguel Eduardo Claudio Paty Blanca Yolo


Tarea
Música
  
Comida
  
Mobiliario,   
Invitaciones
  
Bebida
  
Finanzas
  
Intercambio de
regalos   
Rifa de premios
 
 Responsable directo  Apoya  Verifica
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La Casa de la Calidad

Es uno de los diagramas matriciales más


difundido y utilizado, en particular para la
planificación del diseño y desarrollo de productos
y servicios

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Diagrama de Proceso de Decisión

Objetivo: Identificar y representar todos los acontecimientos


y contingencias posibles de suceder durante el proceso de
solución de un problema. Permite determinar las acciones a
tomar cuando se presenten dificultades. Esta herramienta se
basa en el ciclo de Deming (PDCA).

Usos: Esta herramienta permite:


 Anticiparse a las desviaciones, previniendo que ocurran
 Desarrollar controles y acciones correctivas a realizar en
caso de que ocurra una desviación

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Diagrama de Proceso de Decisión
Construcción:
1. Definir el tema, a través de alguna otra herramienta,
por ejemplo el Diagrama de Árbol
2. Para cada opción determinada, identificar los posibles
obstáculos, respondiendo a las siguientes preguntas:
- ¿Qué puede salir mal en este paso?
- ¿Qué otro camino podría tomar este paso?
3. Utilizando el Diagrama de árbol, registrar en el extremo
derecho los posibles obstáculos
4. Al lado de cada obstáculo, registrar las acciones a tomar
para evitarlo o corregirlo

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Diagrama de Proceso de Decisión

Construcción:

5. Opcionalmente, se pueden clasificar las medidas a


tomar (X = imposible; O = Opción seleccionada).
6. Continuar el mismo proceso hasta agotar las
posibilidades.

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Diagrama de Proceso de Decisión

No existencia
de manuales

Falta de
tiempo
Satisfacer al
cliente Formar a los operarios
del cliente en el uso del
Formación O
equipo
tardía
Mejorar la
Dirección

Apatía de los
operarios
Mayores
incentivos

X
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DPD para un proceso de implantación

Objetivo

ó Opciones de
ó
implantación

+
Secuencia de
+
pasos de
implantación
Problemas que
pueden aparecer

Contramedidas

Clasificación de las
Contramedidas O X

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Diagrama de Redes o Flechas

Objetivo: Planificar y controlar de manera eficaz el desarrollo


y progreso de una actividad. En este tipo de diagramas se
muestra el tiempo para implantar la tarea global y vigila los
avances en tiempo y costo para cada sub-tarea. Un diagrama
de redes es una combinación de la Técnica de Revisión y
Evaluación de programas (PERT) y el método de la Ruta Crítica
(CMP).
Usos: Esta herramienta permite:
 Desarrollo de nuevos productos
 Proyectos de construcción
 Planes de Marketing
 Negociaciones complejas

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Diagrama de Redes o Flechas

Requisitos:

Para utilizar el Diagrama de Flechas o de Redes, es


necesario:
1. Conocer perfectamente las tareas o actividades
2. Su secuencia, y
3. Su duración

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Diagrama de Redes o Flechas
Términos relacionados
Actividad: parte de un proyecto que consume tiempo y/o
recursos y dispone de un inicio y final claramente definidos
Representación gráfica: flecha continua

Actividad imaginaria: representación gráfica de la


dependencia lógica entre dos actividades (la actividad 2 no
puede iniciar sin haber concluido la actividad 1).
Representación gráfica: flecha discontinua
Hito o evento: representación del inicio y fin de una
actividad. También se les denomina como nodos o
conectores.
Representación gráfica: círculo pequeño
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Diagrama de Redes o Flechas

Diagrama de flechas: representación gráfica en forma


de red de la planificación de un proyecto, mostrando las
relaciones existentes entre las distintas actividades.

Holgura: diferencia entre el tiempo máximo permisible y


el tiempo más breve de inicio de una actividad. Representa
la cantidad de tiempo que puede excederse la realización
de una actividad sin afectar la conclusión del proyecto en
el tiempo planeado.
Camino crítico: es el camino que tiene asociada la
holgura mínima.

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Diagrama de Redes o Flechas

Construcción:
1. Identificar las actividades necesarias para la realización
del proyecto (fase de planificación)
2. Determinar la relación existente entre las distintas
actividades
3. Agrupar las actividades, tomando como base el
“camino” más largo
4. Agregar los eventos, numerarlos y unir las actividades
con flechas
5. Determinar el tiempo necesario para la realización de
cada actividad
6. Determinar los tiempos mínimos posibles y máximos
permisibles
7. Identificar el camino crítico
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Diagrama de Redes o Flechas

1 2 5
Instalar máquina Inspeccionar máquina

3 4 6
Contratar operario Formar operario

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Informar a
los correos

Establecer
la flecha

Reservar
las salas

Hacer el
seminario
Inicio

Elegir el Hacer la
entrenador Prueba
general

Establecer el Preparar los


contenido documentos

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