FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y SOCIALES

Derecho Notarial I
Séptimo Ciclo
Licda. Graciana Yasmin de León Girón

Acta de Protocolación

CAPÍTULO IV
SEMANA 6 TERCERA
UNIDAD
ACTA DE PROTOCOLACIÓN
 ACTA DE PROTOCOLACIÓN

En este capítulo habremos de estudiar la forma legalmente establecida

para proceder a incorporar documentos dentro de protocolo.

Joaquín Escriche, en forma sencilla y clara. Define el verbo protocolar o

protocolizar así: Poner o incluir en el protocolo.

Para Guillermo Cabanellas protocolizar es incorporar al protocolo de un

notario o escribano una escritura matriz u otro documento. Y en cuanto al
término de protocolización, este autor expresa que es la incorporación
que al protocolo hace un notario o escribano de las actas y documentos
que autoriza, y de aquellos que los particulares solicitan o por las
autoridades judiciales se dispone.
Con base a los autores citados, tenemos claro hasta el momento que protocolar o
protocolizar consiste en el acto por medio del cual un notario incorpora al
protocolo a su cargo un documento, el cual, puede tener varios orígenes:

a)Un documento autorizado por el mismo notario;

b)Un documento privado, el cual, con base en solicitud de personas interesada, se

pide que lo protocolice el notario; y

c) Un documento cuya protocolización es ordenada por una autoridad judicial o por

la ley.
Ahora bien, ¿de que manera se realiza esta protocolización de un documento? ¿En
donde será incorporado específicamente en el protocolo? La protocolización,
desde el punto de vista material, se realiza mediante el fraccionamiento de un acta
en el protocolo: el acta de protocolización. Sin embargo, esta acta tiene la
particularidad de que, por definición, es un acta protocolar, por lo que debe
cumplir con los requisitos generales de los instrumentos que se autoriza en el
protocolo (número de orden del instrumento y demás formalidades previstas en el
art. 29 del Código de Notariado).
En cuanto a donde se hará la incorporación física, en que lugar del protocolo
quedará el documento a agregar, debe quedar claro que, en el caso de la legislación
guatemalteca, la incorporación del documento se realiza entre las hojas de papel
sellado especial para protocolos inmediatas a aquella en donde se redacta el acta de
protocolaciòn.

Con base a lo anterior es comprensible la definición de Oscar Salas plantea de las

actas de protocolaciòn, según la cual son las que sirven para incorporar al
protocolo uno o más documentos públicos (por ejemplo, actuaciones judiciales, un
testimonio de poder otorgado en el extranjero) o privados, o de una y otra clase a la
vez, bien sea por disposición de la ley, mandamiento judicial o administrativo o
rogación de los particulares.

Así podemos entender que protocolizar es la acción y efecto por medio del cual un
notario, mediante acta que facciona en el protocolo a su cargo, con las
solemnidades de ley, incorpora un documento que tienen una existencia anterior.
 4.2 Documentos que se Protocolizan
El tema de las protocolaciones, se encuentra desarrollados en el Título VIII del Código de
Notariado, Decreto 314 del Congreso de la República, el cual está formado por tres
artículos, a saber: 63, 64, y 65.

En el art. 63 se establece cuáles son los documentos que pueden protocolarse:

Artículo 63. Podrán Protocolarse.

1.Los documentos o diligencias cuya protocolización esté ordenada por la ley o por tribunal
competente;
2. Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas; y
3. Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas.
En los casos previstos en el inciso 1, la protocolaciòn la hará el notario por sí y ante si; en
los casos del inciso 2 bastará la comparecencia de la persona a cuyo favor se suscribió el
documento y en los casos del inciso 3 es indispensable la comparecencia de todos los
asignatarios del documento.
Por tanto, desde el punto de vista legal, existen tres clases de documentos que
pueden protocolizarse en Guatemala y, dependiendo de cuál sea el documento,
deberá cumplirse con determinados formalismos.

El Primer Caso ocurre cuando la protocolaciòn está ordenada por la ley, o bien, la
orden proviene de un tribunal competente. Así, por ejemplo, la ley ordena que el,
acta de matrimonio y el acta de protesto de un documento mercantil sean
protocolizadas. De esta manera, cuando el notario protocoliza un documento con
base a lo establecido en la ley, hará constar en la respectiva acta que faccione en el
protocolo, y pondrá como antefirma lo siguiente: POR MÍ Y ANTE MÍ. En caso,
los efectos legales del documento protocolizados son plenos.

Ejemplo de cómo un tribunal competente puede ordenar la protocolaciòn de un

documento es el caso que presenta cuando se promueve la división de la cosa
común, en donde debe elaborarse un proyecto de partición, el cual, una vez
aprobado, el Juez ordena que sea protocolizado.
El Segundo Caso de protocolación de documentos, se presenta cuando un
documento privado ha sido oportunamente presentado ante un notario y las firmas
han sido legalizadas (mediante acta de legalización de firmas). Acá la actualización
notarial se sustenta en el requerimiento de una persona particular, pero esta
persona debe ser aquella a cuyo favor fue suscrito el documento. Sin embargo los
efectos legales de la protocolación son diferentes respecto al caso anteriormente
analizado, pues acá únicamente habrá certeza en cuanto a la existencia del
documento original del protocolo, a partir de una determinada fecha y podrán
extenderse inclusive testimonios. El documento original, el cual tenía la calidad de
documento privado con firma(s) legalizada(s), no se convierte, por obra de la
protocolación, en un instrumento público. Sus efectos y calidad original,
documento privado, siguen siendo los mismos.

En el Tercer Caso se prevé que existe un documento privado, el cual carece de

legalización de firmas, pero para cuya protocolación es necesario que concurran
todas las personas que lo hubieran firmado, por lo que la protocolación se realiza
con base en requerimiento del interesado.
En todos los casos previstos anteriormente, en los que la ley acepta la
protocolación de documentos, se provee a los mismos de ciertas características
importantes, como lo son: la conservación y la perdurabilidad. Es decir, el
documento, por obra y gracias a la protocolación, goza de los privilegios y
mecanismos establecidos para que conserven los documentos protocolares y, de
igual manera, que pueda perdurar en el tiempo, inclusive en el caso de que llegara
a destruirse el protocolo original (gracias a la expedición del testimonio especial al
Director del Archivo General de Protocolos).

Es importante tomar en cuenta que el documento, una vez protocolizado, como

resulta obvio suponer, pasa a formar parte del protocolo, por lo que no es posible la
devolución de los documentos originales, ya que estos deben ser resguardados con
el mismo celo con el que se cuidan y conservan los demás instrumentos
protocolares y el notario no puede entregarlos a nadie, sino en los casos previstos
legalmente para la entrega del protocolo. Sin embargo, el notario podrá expedir
copias, es decir, testimonios, en los que se produzcan los documentos que han sido
protocolizados, los cuales probarán legalmente su existencia.
 Requisitos
Los requisitos legales que debe contener el acta de protocolación, están previstos en
el art. 64 del Código de Notariado, Decreto 314 del Congreso de la República, en el
que se lee lo siguiente:

Artículo 64. El acta de protocolaciòn contendrá:

1.El número de orden del instrumento;
2. El lugar y la fecha;
3. Los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del mandato judicial;
4.Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que contiene
y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación, y los números que
correspondan a la primera y última hoja;
5. La firma de los solicitantes, en su caso, y la del notario.
A continuación, conforme el numeral 4 del art. 64, deberá hacerse mención en el
acta del documento o de la diligencia judicial correspondiente, para lo cual se
indicará el número de hojas de que se compone, el lugar que le corresponde ocupar
dentro del protocolo, es decir, los números de folios que le serán asignados
conforme al orden que se lleva en el protocolo.
Es evidente que los documentos que se protocolizan deben quedar insertos entre la hoja que
contiene el acta de protocolaciòn y la inmediata posterior, de manera que la inserción de los
documentos no se realiza en cualquier parte del protocolo, sino a partir de la hoja en donde
consta el acta y la inmediata posterior.

En el numeral 5 del artículo que comentamos está previsto que los solicitantes firmarán en
el caso en el que debe mediar su solicitud, es decir, cuando se trate de un documento con
firma legalizada, por lo que firmará la persona a cuyo favor se extendió el documento, o
bien, cuando el documento privado ha sido suscrito por una o varias personas, el cual no
tiene firma o firmas legalizadas, y entonces deberán comparecer todos los signatarios. En
estos casos, es decir, cuando existe requerimiento de una persona para que se protocolice
un documento, debe firmar el o los solicitantes, por lo que las palabras que corresponden a
la antefirma del notario son las de ante mí.
Como obligaciones posteriores al
faccionamiento del acta de protocolación de
un instrumento, cabe mencionar las
siguientes:
a)Se extenderá testimonio,
b) Se remitirá testimonio especial al Director del Archivo General de
Protocolos. Debe tenerse presente que en los testimonios especiales debe
satisfacerse el impuesto del timbre notarial, el cual es de Q.10.00,
conforme lo establecido en literal b) del art. 3, de la Ley del Timbre
Forense y Notarial, Decreto número 82-96 del Congreso de la República.
 Protocolación de un documento mediante cláusula (de
protocolación) en una escritura
Otra forma de proceder a la protocolación de un documento consiste en la inclusión
de una cláusula especial, llamada cláusula de protocolación, cuando se esté
faccionando una escritura matriz y las partes decidan protocolizar un documento
que se relaciona directamente con el negocio jurídico contenido en la escritura.
Por ejemplo: Si se está autorizando un documento que verse sobre un contrato de
obra o de empresa, es posible que se acuerde la protocolación de los planos que se
refieren a la obra civil.
Esto puede hacerse, mediante una cláusula especial, en la que se menciona que los
planos se protocolizan y se considera parte constitutiva del contrato de obra. Puede
utilizarse en relación a diseños, modelos , planos y diferentes documentos que
presenten ya sea figuras bidimensionales o cuerpos tridimensionales, o inclusive
productos que deban ser fabricados conforme determinadas especificas técnicas
(maquinaria, piezas, etc.). De igual manera, puede protocolizarse el inventario de
bienes no dinerarios que se aporten a una sociedad, de acuerdo con lo establecido
en el art. 27 del Código de Comercio, Decreto número 2-70 del Congreso de la
República.
 4.4 Protocolación de Documento Proveniente del Extranjero
4.4.1Caso que se refiere a documentos públicos
Los tres casos de protocolización de documentos que hemos visto con anterioridad, bien
puede afirmarse, se refieren a los que se presentan y tienen origen normalmente dentro
del ámbito nacional. Sin embargo, en la practica, es posible que se presenten casos en
los cuales el documento, sea este público o privado, no tiene un origen nacional, sino
que proviene de actuaciones que se han realizado en el extranjero y sus efectos se prevé
que se extienda al ámbito de la República de Guatemala.
En principio todo documento que provenga del extranjero debe cumplir con los
requisitos establecidos en el art. 37 de la Ley del Organismo Judicial, Decreto número
2-89 del Congreso de la República, en el se establece lo siguiente:
ARTICULO 37. Requisitos de documentos extranjeros. Para que sean admisibles los
documentos provenientes del extranjero que deban surtir efectos en Guatemala, deben
ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Si los documentos están
redactados en idioma extranjero deben ser vertidos al español bajo juramento por
traductor autorizado en la República; de no haberlo para determinado idioma, serán
traducidos bajo juramento por dos personas que hablen y escriban ambos idiomas con
legalización notarial de sus firmas.
En el primer párrafo del art. 37, se parte del supuesto de que el documento a
admitir en el ámbito nacional para que surta efectos, que tiene origen extranjero, es
un documento autorizado por un notario de otro país, o bien alguna autoridad
extranjera. En estos casos, deberá cumplirse con los llamados pases de la ley o
pases legales.

Los pases de ley o pases legales representan la serie de legalizaciones de las firmas
de los funcionarios o autoridades que aparecen en el documento a los signatarios
que ocupan dichos cargos. La penúltima legalización de firma que aparece en un
documento proveniente del extranjero sometido a los pases de ley la realiza el
Cónsul guatemalteco en el extranjero; y la última consiste en la legalización de la
firma Cónsul, que se realiza ya en el territorio guatemalteco, por parte del
Ministerio de Relaciones Exteriores, con lo cual concluye la serie de legalizaciones
de las firmas de los funcionarios y/o autoridades que aparecen en el documento.
Otro aspecto a considerar, consiste en la posibilidad de que el documento haya sido
redactado originalmente en idioma extranjero, en cuyo caso, conforme lo previsto en
el segundo párrafo del artículo que se comenta, deberá de manera previa, convertirse al
español, es decir, traducirse al idioma español.

La traducción, de manera preferente, deberá realizarla un traductor jurado, a quién se

le reconoce fe pública en cuanto a las traducciones que realice, pues es un funcionario
autorizado para realizar este tipo de trabajo. De lo contrario, es decir, si no existiere
persona reconocida como traductora jurada para ese idioma, la traducción podrán
realizarla dos personas que hablen y escriban los dos idiomas. La traducción en este
caso la realizarán dos personas bajo juramento y las firmas de ellos que aparecen en el
documento que contiene la traducción deberán ser legalizadas por Notario.
Cumplido todo lo anterior, este debe ser protocolizado. ¿Cuáles son los documentos
provenientes del extranjero que deben protocolizarse de manera obligatoria? La
respuesta a esta interrogante la proporciona el art. 38 de lo Ley del Organismo
Judicial, Decreto número 2-89 del Congreso d la República así:
ARTICULO 38. Protocolización. Además de los requisitos indicados en el
artículo anterior, los poderes o mandatos, así como los documentos que proceda
inscribir en los registros públicos, deberán ser protocolizados ante notario y las
autoridades actuarán con base en los respectivos testimonios, los cuales serán
extendidos en papel sellado del menor valor, dando fe el notario de que el
impuesto respectivo ha sido pagado en el documento original. Al revisar los
protocolos notariales el director del archivo general de protocolos hará constar en
el acta respectiva si en los documentos protocolizados se han cubierto los
impuestos legales correspondientes. En caso que no hayan sido cubiertos, dará
aviso a las oficinas fiscales para los efectos legales consiguientes.

Por tanto a lo establecido en la ley, la protocolización obligatoria de documentos

provenientes del extranjero corresponde realizarla cuando el documento se
refiere a: poderes o mandatos, o bien, a documentos que proceda inscribir en los
registros (como por ejemplo un contrato, un testamento o una donación).
En el primer párrafo del art. 38 se establecen ciertas
obligaciones importantes que deben ser consideradas
detenidamente, a saber:
a)Respecto a los documentos que sean protocolizados ante notario, las autoridades
guatemaltecas deberán actuar con base en los testimonios que para el efecto expida el
profesional; y
b)El notario, al expedir el testimonio, dará fe de que el impuesto al cual se encontrare
afecto el acto o contrato protocolizado, ha sido satisfecho en el documento original,
es decir, en el que permanece en el protocolo y, como resulta lógico suponer, ello se
ha hecho de manera previa a expedir el testimonio.
En relación a la satisfacción del impuesto en el documento original que se
protocoliza, cabe comentar que este es el único en el cual la constancia del pago de
los impuestos a que estuviere afecto el acto o contrato no se realiza en el (primer)
testimonio (si se satisfizo el impuesto mediante timbres fiscales), o bien, no se le
acompaña de la constancia del pago de los mismos (si se utilizó del correspondiente
recibo de pago de la Superintendencia de Administración Tributaria-SAT_).
Por tanto, el testimonio, o primer testimonio, que se extiende para efectos
registrales al cliente, será operado en el registro con base en el hecho de que el
notario hace constar en el testimonio, ejercitando la fe púbica que se le reconoce,
que los impuestos correspondientes fueron cubiertos en el documento original,
como lo manda la ley.

No obstante lo anterior, a partir de 2016, con la aprobación del Decreto Número

1-2016 del Congreso de la República, que aprueba el Convenio Suprimiendo la
Exigencia de Legalización de los Documentos públicos Extranjeros, hecho en La
Haya el 5 de octubre de 1965, Guatemala reconoce la validez de los documentos
autorizados en el extranjero provenientes de todos los países que han firmado
dicho Convenio. Asimismo, se hará lo propio con los documentos autorizados en
Guatemala que deban surtir efectos en esos países. ¿Qué significa esto en
términos de las protocolaciones de documentos provenientes del extranjero para la
función notarial?
 Actuación Notarial en el Extranjero
Este ejercicio del notariado en el extranjero por parte de notarios guatemaltecos está
previsto en dos cuerpos legales:
. El primero, es el Código de Notariado, específicamente en el art. 6, el cual establecen
que pueden también ejercer el notariado: 2. Los cónsules o los agentes diplomáticos de
la República, acreditados y residentes en el exterior, que sean notarios hábiles conforme
esta ley;
El segundo, es la Ley del Organismo Judicial, Decreto número 2-89 del Congreso de la
República, conforme lo previsto en el art. 43. que literalmente establece: Actuación
notarial en el extranjero. Los funcionarios diplomáticos y consulares guatemaltecos,
cuando sean notarios, están facultados para hacer constar hechos que presencien y
circunstancias que les consten y autorizar actos y contratos en el extranjero que hayan
de surtir efectos en Guatemala. Asimismo podrán autorizarlos los notarios
guatemaltecos y todos lo harán en papel simple surtiendo sus efectos legales como acto
notarial a partir de la fecha en que fueron protocolizados en Guatemala. La
protocolización se hará en la forma que establece el artículo 38 de esta ley.
En lo que respecta a que los instrumentos que refieran a actos o contratos autorizados por
notario deben quedar contenidos dentro de un protocolo, la dificultad se salva al
establecerse la obligación en este artículo de que los documentos provenientes del
extranjero y autorizados por notario guatemalteco solo surtirán sus efectos a partir del día
de la protocolación. Así, si no se cumpliere con la protocolación del documento, el mismo
no existe legalmente y, por ende, no puede cumplir sus efectos en el país.

En relación a este tema bien podría preguntarse el estudiante ¿Qué sucede con el deber de
residencia que, como requisito habilitante para el notario, establece el numeral 1 del art. 2
del Código de Notariado? La salvedad que se establece en este numeral, se refiere a
cónsules o lo agentes diplomáticos de la República, acreditados y residentes en el exterior,
que sean notarios hábiles conforme esta ley. ¿Entonces cómo puede ejercer un notario en
los Estados Unidos y cumplir con el deber de residencia?
La solución legal se encuentra en dos artículos del Código Civil,
Decreto Ley 106, a saber:
Artículo 32. El domicilio se constituye voluntariamente por la residencia en
un lugar con ánimo de permanecer en él.

Artículo 33. Se presume ánimo de permanecer, por la residencia continua

durante un año en el lugar. Cesará la presunción anterior si se comprobare que
la residencia es accidental o que se tiene en otra parte.

De esta forma, los Notarios guatemaltecos en Estados Unidos mantienen su

domicilio voluntario, pues residen en Guatemala y se mantiene su ánimo de
permanencia en la República.
 4.4.2 Caso que se refiere a la Protocolización de otros
documentos (incluidos los privados)
A parte de los casos específicamente previstos en el art. 38 de la Ley del Organismo
Judicial, Decreto número 2-89 del Congreso de la República, este cuerpo legal admite la
posibilidad de que las personas, en forma potestativa, puedan solicitar que se
protocolicen otros documentos. El artículo 39 es el que regula estos casos de la manera
siguiente:

Artículo 39. Devolución de documentos protocolizados. En los casos no previstos en

el artículo anterior, la protocolización será optativa para el interesado, pero los
documentos no podrán ser retirados del expediente en que sean presentados los
originales, aún después de fenecido, salvo que, a juicio de la autoridad correspondiente,
no hayan sido determinantes para resolver, lo que hará constar bajo su responsabilidad
en el expediente de que se trate y se dejará copia certificada en los autos.
Sin embargo, tales documentos podrán ser retirados de diligencias voluntarias en
trámite, mediante razón circunstanciada, pero en tal caso, el expediente quedará en
suspenso hasta que sea presentado de nuevo el documento en debida forma o el
testimonio de su protocolización. En ningún caso se devolverán documentos que tengan
indicios de falsedad.
 4.5 Obligación Posteriores a la Protocolización de Documento
proveniente del Extranjero
Según lo previsto en el art. 40 de la Ley del Organismo Judicial, de cada
protocolación que realice un notario de conformidad con los casos previstos en
esa ley, deberá darse aviso al Archivo General de Protocolos dentro de los 10 días
posteriores. El incumplimiento en la remisión del aviso, dará lugar a que se le
imponga al profesional una multa de Q.25.00 por parte del Director del Archivo
General de Protocolos.

La información que debe contener el aviso es la siguiente:

•Fecha y lugar en que fue expedido el documento protocolizado:

•Funcionario que lo autorizó,
•Objeto del acto,
•Nombres apellidos de los otorgantes o personas a que se refiera,
•Impuestos pagados.
 Efectos Jurídicos
Una de las consecuencias que pueden darse como resultado de la protocolización
de un documento, es creer que este solo hecho le proporciona y prevee de plena
validez al documento protocolizado y, a causa de ello, este se constituirá en plena
prueba y gozará de la presunción de veracidad que corresponde a los instrumentos
notariales.
Bernardo Pérez Fernández del Castillo, en cuanto a que, como lo refiere este autor
para el caso mexicano, las personas creen que si, por ejemplo, se protocoliza un
documento privado que contiene un contrato de compraventa se le está dando la
forma de escritura.
La doctrina es prácticamente unánime en este sentido actualmente, al establecer
que el documento protocolizado mantiene su misma naturaleza, y que el acto de
protocolización no le asigna una connotación diferente en términos probatorios
del negocio jurídico que le sirvió de motivo. En todo caso, la protocolación
coadyuva a la conservación del documento, le prevee de certeza en cuanto a la
fecha en que se procedió a incorporarlo al protocolo y posibilita la reproducción
del mismo mediante la expedición de testimonios.
Puede afirmarse que la protocolación de documentos que tiene por sustento lo
ordenado por la ley o por órganos jurisdiccionales, sus efectos legales y
probatorios son plenos. Esto sucede, por ejemplo, al protocolizarse un acta
notarial de matrimonio o el acta que contiene el protesto de un cheque, las cuales
han sido autorizadas por el mismo notario. De igual manera, si se trata de la
protocolización del proyecto de partición de una bien inmueble, realizado con
base en lo ordenado por juez competente; o bien, la protocolización de un
mandato proveniente del extranjero, conforme lo establecido en la Ley del
Organismo Judicial, Decreto número 2-89 del Congreso de la República.

Si el documento protocolizado es privado, ya sea con firma legalizada y

comparece la persona o cuyo favor se extendió, o bien, si el documento no posee
firmas legalizadas, pero comparecen los
signatarios, la calidad del documento continua siendo la misma, es decir, se
mantiene como un documento privado, ya sea con firma legalizada o no. El único
efecto sería proveer de certeza en cuanto a la fecha de la protocolización, asegurar
su conservación y permitir su reproducción a través de la expedición de
testimonios.