Actas de Protocolización.

Un acta notarial de protocolización consiste en una intervención notarial en la

cual, la persona requirente, aporta al Notario unos documentos que se hallan
en su poder, ya sean estos públicos (como por ejemplo una sentencia) o
privados (como por ejemplo un contrato de compraventa de una finca rústica),
a los efectos de dichos documentos sean incorporados al protocolo de ese
Notario.

Así pues, por ejemplo, si el señor Juan compró hace cincuenta años una finca
rústica mediante un contrato privado, y a la vista de su edad avanzada, teme
que dicho documento se pueda extraviar en su vivienda, para evitar que ello
suceda y asegurar que puede conservar su título de propiedad en todo caso,
puede recurrir al instrumento del acta de protocolización, mediante el cual,
conseguirá incorporar ese documento al protocolo de un Notario, el cual está
obligado a su conservación a perpetuidad, con lo cual, conseguirá conservar en
todo caso dicho contrato, a los efectos que correspondan.

Así pues, mediante el acta de protocolización, el interesado entrega al Notario

elegido unos documentos, a los efectos de que dicho Notario los incorpore a su
protocolo y los custodie, consiguiéndose así la conservación de ese documento
a perpetuidad.

¿Para qué sirve un acta de protocolización?.

Como se acaba de indicar, las actas notariales de protocolización son un

instrumento que permite incorporar un documento que se halle en poder del
requirente, al protocolo de un Notario, consiguiendo así que dicho documento
quede conservado en todo caso.

En este sentido, es necesario tener en cuenta que los Notarios son funcionarios
públicos, los cuales autorizan instrumentos públicos (principalmente escrituras
y actas). Estos documentos públicos se incorporan al protocolo notarial, el cual,
de conformidad con la Ley, es propiedad del Estado, y respecto del cual los
Notarios tienen la obligación de conservarlo, como archiveros de los mismos,
bajo su responsabilidad. 

Así pues, cuando cualquier persona otorga una escritura o acta, debe saber
que ese documento original queda incorporado al protocolo notarial, el cual se
conservará por ese Notario de forma ininterrumpida mientras el mismo siga
como titular de esa plaza, mientras que, para el caso de que abandone dicho
destino (porque por ejemplo, se jubila o se le asigna otra plaza en un lugar
distinto), su sucesor continuará con la labor de conservación y custodia de ese
protocolo, hasta que, transcurridos 25 años, el mismo será remitido al Colegio
Notarial correspondiente para su conservación, en principio, a perpetuidad.
A la vista de lo indicado, como se puede apreciar, si cualquier persona otorga
un acta de protocolización, lo que consigue es que dicho documento, que se
incorpora al Notario, quede a salvo, de modo que, siempre que se necesite, se
pueda obtener una copia del mismo, solicitando en su caso una copia simple o
auténtica de dicha acta notarial.

Así pues, si cualquier ciudadano posee un documento que tiene

importancia o relevancia para su persona o intereses, y por los motivos
que fuere (por ejemplo, por su estado de conservación, por el temor a la
destrucción del documento por terceras personas, etc.) quiere asegurar
la integridad del mismo, optando por el acta de protocolización
conseguirá su objetivo, pues una vez que dicho documento conste
incorporado al protocolo notarial, este quedará a salvo y se conservará a
perpetuidad, pudiéndose obtener siempre que se desee una copia del
mismo, solicitando a tal efecto una copia simple o auténtica de dicha ata.

¿Qué otras utilidades puede tener un acta de protocolización?.

Además de la utilidad antes indicada, esto es, la posibilidad de conservar a
perpetuidad un documento mediante su incorporación al protocolo notarial, el
recurso al acta de protocolización también puede ser muy útil para los
interesados, puesto que nos permitirán:
Asegurar su respectiva seguridad: Es decir, asegurar que una determinada
persona posee unos documentos concretos, con un contenido determinado, y
que a tal efecto es dicha persona la que los aporta directamente en la oficina
notarial.
Asegurar su existencia frente a terceros en una fecha concreta, esto es, el día
de protocolización del acta: Con ello conseguimos demostrar que un
determinado documento existía, al menos, en una fecha determinada, lo que
puede ser muy útil a efectos probatorios en determinados supuestos
contenciosos

Requisitos.
Art. 64 del Código Notariado.
El acta de Protocolización contendrá:
1. El número de orden del instrumento.
2. El lugar y la fecha.
3. Los nombres de los solicitantes, o trascripción den su caso, del mandato
judicial.
4. Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que
contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación, y los números
que correspondan a la primera y última hojas.
5. La firma de los solicitantes, en su caso, y la del notario.
Cuando el mismo Notario es el otorgante, su firma debe ir precedida de las
palabras POR MI Y ANTE MI y si firmaren los otorgantes y el notario,
únicamente las palabras ANTE MI.