Los Documentos Notariales son, en principio, protocolares o extraprotocolares, según sus

originales se extiendan en el protocolo o fuera de él. Los primeros consisten en escrituras

públicas y actas notariales o protocolozaciones consignadas en el protocolo del notario. Los
segundos son las reproducciones de Instrumentos Públicos, certificaciones de documentos,
piezas de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que
el Notario público, autorizado por ley, extiende fuera del protocolo.

Vamos a referirnos ahora a las Escrituras Públicas para proceder después y en mayor detalle
con las Actas Notariales.

Las Escrituras Públicas no son sino declaraciones de voluntad de los otorgantes y del Notario
en los actos jurídicos que impliquen la prestación de consentimiento y en los contratos de
todas clases.

Se considerarán Escrituras Públicas, además de la escritura matriz (que no es más que el

documento original que se queda en la notaría y se anexa al protocolo), las copias de ésta,
expedidas con ciertas formalidades. Así pues, las copias se encabezarán con el número que en
el protocolo tenga la matriz, siendo una reproducción literal de la misma, una vez hechas las
correcciones. Sólo el Notario en cuyo poder se halle el protocolo está facultado para expedir
primeras y posteriores copias, pudiéndose interponer recurso de queja ante la Dirección
General de los Registros y del Notariado contra la negativa del notario a expedir una copia.

Tienen derecho a obtener una copia, además de cada uno de los otorgantes, todas aquellas
personas a cuyo favor resulte de la Escritura algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido
por acto distinto de ella, así como quienes acrediten, a juicio del Notario, tener interés legítimo
en el documento. Las copias deberán ser libradas por los notarios en el plazo más breve
posible, dando preferencia a las más urgentes.

En todo caso, deberá quedar a disposición del adquirente, dentro de los 5 días hábiles
siguientes al otorgamiento, copia autorizada de cualquier escritura que contenga actos
susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad.

El Notario, por su propia voluntad o cuando así lo solicite el interesado, remitirá el mismo día
del otorgamiento, por telefax o por cualquier otro medio, al Registro de la Propiedad
competente, comunicación, suscrita y sellada, de haber autorizado escritura susceptible de ser
inscrita, lo que dará lugar al correspondiente asiento de presentación, en el que constarán, al
menos, los siguientes datos:

- La fecha de la Escritura matriz y su número de protocolo.

- La identidad de los otorgantes y el concepto en el que intervienen.

- El derecho a que se refiera el título que se pretende inscribir.

- La reseña identificadora del inmueble, salvo en los supuestos de inmatriculación y los datos
registrales.

Con este trámite se consigue evitar que no se introduzca ningún otro derecho o carga sobre el
inmueble cuya inscripción se pretende. Por tanto, con posterioridad a la fecha de
otorgamiento de la Escritura Pública ante Notario no existirá nadie con mejor derecho sobre el
inmueble.

¿Qué son las actas notariales?

Las Actas Notariales son Instrumentos Públicos cuyas finalidades principales son comprobar,
por medio de Notario y a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le
consten u ocurran en su presencia, dándoles carácter de auténticos, o bien, haciendo constar
notificaciones, prevenciones o intimaciones conforme a Ley. Afectan, por tanto y con carácter
general, a hechos jurídicos que por su peculiar naturaleza no pueden calificarse de actos o
contratos.

De esta manera el Notario, a instancia de parte, extenderá y autorizará Actas en que se

consignen los hechos que presencie o le consten, y que por su naturaleza no sean materia de
contrato. Estas Actas se firmarán por los interesados y se signaran y rubricarán por el Notario,
salvo que alguno de ellos no pudiere, no supiere o no quisiere firmar, en cuyo caso se hará
constar así. Los Notarios sólo podrán consignar en Acta las manifestaciones que se hagan por
personas a las que previamente les haya informado de su condición de fedatario público.

En la comparecencia no hará falta afirmar la capacidad de los requirentes, ni se precisará otro

requisito que el interés legítimo de la parte requirente y la licitud de la actuación notarial. No
se precisará la intervención de testigos, salvo en los casos concretos en que así se establezca
por la Legislación o Derecho vigente.

Las Actas Notariales no requieren unidad de acto ni de contexto, pudiendo ser extendidas en el
momento del acto mismo o, incluso, después. En este caso, cada parte del Acta se consignará
como diligencia diferente, con expresión de la hora y sitio, y con cláusula de suscripción
especial y separada. Las diligencias, salvo que las personas con quien se entiendan pidan que
se redacten en el lugar, existiendo medios para ello, podrán ser extendidas por el Notario con
posterioridad, con referencia y sobre la base de las notas tomadas sobre el terreno, haciéndolo
constar expresamente.

La persona con quien se hubiere entendido la diligencia podrá comparecer en la notaría para
enterarse del contenido de la misma. Cuando, por el contrario, la diligencia se extienda en el
lugar en el que se practique, el Notario invitará a que la suscriban los que en ella tengan
interés, así como cualquier otra persona que esté presente en el acto.