Tecnología Aplicada

a Hotelería
LOS POS EN LOS HOTELES O
RESTAURANTES
 Que son los POS
(Point of Sales)
Los Puntos de Ventas, también conocidos por sus siglas
P.O.S. provenientes del inglés "Point of Sale", son la
evolución natural de la tradicional caja registradora, de
funciones básicamente aritméticas.
 LOS POS
Las primeras cajas registradoras fueron mecánicas pero con el
avance de la tecnología aparecieron también las cajas
registradoras eléctricas. La era digital las hizo evolucionar a
cajas registradoras electrónicas (ECR o Electronic Cash Register)
que incorporan además funciones de control, memorias para
acumuladores e identificación de un grupo limitado de artículos.
 Los POS permiten automatizar
Los puntos de ventas son verdaderos sistemas especializados
que además de realizar las funciones clásicas de las cajas
registradoras (eléctricas o electrónicas) incluyen el manejo de la
base de datos de los ítems que están siendo vendidos, el registro
pormenorizado de las operaciones realizadas y las posibilidades
de interconexión con otros sistemas (inventario, cuentas por
cobrar, PMS, validación de tarjetas de crédito, etc.).
 Division de los POS
La característica más notable que diferencia un POS de la caja
registradora, es que en los POS lo que importa es identificar el
artículo. Una vez identificado el artículo, el software del POS
buscará el precio correcto para esa fecha, hora y cliente en
particular (ideal para manejar promociones, descuentos,
inventarios, devoluciones, etc.).
 Clasificación de los Puntos de Ventas
De acuerdo al tipo del negocio o naturaleza del
negocio:
Podemos diferenciar dos tipos principales de POS: los de
menudeo o detalle ("retail") y los de A & B u
hospitalidad (despacho de ítems de alimentación y
bebidas). Existen otras variedades especializadas por
negocio (alquiler de videos, lavanderías, etc.)
 Los puntos de ventas de retail se
caracterizan porque:
• La base de datos generalmente es grande, usualmente
un mismo artículo puede tener diferentes presentaciones
(colores, diferentes tamaños o tallas, ej. camisas, discos,
libros, etc.) la identificación del artículo se vuelve en
parte neurálgica de la instalación. Esto obliga a que
generalmente deba utilizarse códigos de barra para
identificar los productos.

• Generalmente poseen cierta flexibilidad de precios (ej.

descuentos, rebajas, especiales).
 Los puntos de ventas de retail se
caracterizan porque:
• Sus dispositivos típicos son las pantallas de cliente (pole
display), los scanner o lectores de códigos de barra, los
verificadores de precios.
• Este tipo de POS lo podemos encontrar dentro de los
hoteles en los gift shop (tiendas de regalos), boutiques,
pequeños supermercados (caso de apartahoteles y
resorts), joyerías, tabaquerías, tiendas de discos, etc.
 Los puntos de ventas de A & B o de
hospitalidad se caracterizan porque:
• Tienen una base de datos limitada, generalmente de
decenas de artículos y pocas veces de centenas de
artículos. Recordemos que los artículos que van a ser
vendidos deberán ser "preparados" para la venta lo que
es un factor limitante.
 Los puntos de ventas de A & B o de
hospitalidad se caracterizan porque:
• La operación tiende a ser más lenta que en retail (o al
menudeo) ya que la cuenta o factura del cliente se forma
por "rondas" y el cliente es el que indica el momento de
producir el pago. Esto último carece de validez cuando el
POS se opera bajo la modalidad de "fast food" o "fast
transaction" (estilo cafeterías de despacho de
hamburguesas, o algunas modalidades de despacho de
bebidas en bares y fiestas en que a cada servicio debe
producirse un pago).
 Los puntos de ventas de A & B o de
hospitalidad se caracterizan porque:
• Generalmente se trabaja sobre precios fijos y una
variedad limitada de descuentos (por ej. descuentos de
empleados, happy hour, etc.).
• Los dispositivos típicos son las impresoras de comanda,
los videos de comanda y los teclados programables que
incluyen gran cantidad de artículos.
 Los puntos de ventas especializados
• Se distinguen sobre todo porque el software utilizado
incluye módulos programados para el tipo de negocios
de que se trate (base de datos de clientes, manejo de
membresías, artículos en alquiler o préstamo, etc.).
 De acuerdo a la topología, los POS pueden
ser
• Stand-alone o autónomo. Punto de ventas
independiente, de ambiente individual. Contiene todos
los elementos necesarios para la operación. No está
conectado a ningún otro punto de venta.
 De acuerdo a la topología, los POS pueden
ser
• Red. Varias puntos de ventas compartiendo recursos. La
red puede ser de estrella: existe un CPU central con la
base de datos de los artículos que se venden así como
con los programas que manejan los datos; un grupo de
POS están conectados a este centro (llamado "server" o
servidor).
 De acuerdo al tipo de hardware
• Genéricos o POS abiertos: basados en una PC a la que se
le han adaptado componentes propios de POS (como
scanner, gaveta de efectivo, pantalla más pequeña, pole
display, etc.)
 De acuerdo al tipo de hardware
• Específicos o POS cerrados: especialmente diseñado para
las funciones del POS como el IBM 4680, el NCR 2160, el
PCPOS 2000, el MICROS (4700, 8700), el REMANCO, el
EPSON, etc.
Componentes de software de los Puntos de
Ventas
• Software. Sistema operativo de acuerdo al tipo de
configuración (individuales o redes) y paquetes
especializados para el manejo de la base de datos de
artículos. Imprescindibles para el funcionamiento. La
mayoría de los fabricantes de POS específicos también
han desarrollado su software exclusivo. Para POS
genéricos existen muchos paquetes y de considerable
calidad.
 Modo de Operación de los
Puntos de Ventas
• Identificarse el cajero en el computador para iniciar sus
operaciones.
• Al recibir comandas (órdenes de preparación) de
camarero en las cuales los clientes solicitan alguna
bebida o comida: abrir esa mesa (si es la primera vez que
piden en esa mesa), o sino llamar al ticket de la mesa (si
no es la primera vez que piden).
 Modo de Operación de los
Puntos de Ventas
• Postearle las bebidas o comidas solicitadas: presionando
una tecla específica exclusiva del ítem (ej. tecla "Bloody
Mary"); o digitando un código de identificación del ítem
(ej. bebida # 34); o llamando una lista para escoger lo
solicitado (ej. tecla "Lista de cócteles" y escoger el
número que corresponda en la lista a la bebida
solicitada, ej. # 4).
 Modo de Operación de los
Puntos de Ventas
• Imprimir tickets de los clientes que pidan la cuenta.
• Postear la forma de pago (efectivo, tarjeta, cheque, a
crédito, con cargo a una habitación, etc. o combinaciones
de formas de pagos).
 Modo de Operación de los
Puntos de Ventas
• Al finalizar su turno imprimir reporte de cuadre que
indica el contenido de la caja (total de efectivo, de
vouchers de cada una de las tarjetas, etc.) Así como
cualquier otro reporte que le haya sido configurado (total
de ventas, total de tickets, total de personas atendidas,
etc.)
 Ventajas de los Puntos de Ventas
• Mayor control de las operaciones. V.gr. registro de todas
las operaciones, cuadres parciales y totales de caja,
registros de errores cometidos, comandas por impresora,
manejo de varias cuentas en una misma mesa,
transferencia de cuentas de una mesa a otra o de un área
a otra.
• Tickets legibles, bien sumados, con el cálculo correcto de
impuestos, propinas y descuentos.
 Ventajas de los Puntos de Ventas
• Tickets legibles, bien sumados, con el cálculo correcto de
impuestos, propinas y descuentos.
• No hay equivocaciones en los precios de los artículos.
• Cuadres de cajeros ágiles y precisos, con totales por cada
forma de pago.
 Ventajas de los Puntos de Ventas
• Provee estadísticas relativas a los artículos: cantidad de
ítems vendidos (por día, por período, por mes), ítem más
vendido, ítems a punto de agotarse, ítem devuelto, etc.
Datos que permiten mejores tomas de decisiones (para
hacer compra de materiales o ingredientes, para sustituir
platos de menú, para cambiar precios, etc.)
 Ventajas de los Puntos de Ventas
• Provee estadísticas relativas a las ventas: pudiendo
conocer el total de ingresos, clasificado de la manera que
más pueda interesar (por áreas, por tipo de artículo, por
forma de pago, por cajero, por camarero o vendedor,
etc.).
• Provee estadísticas relativas a la operación: número de
covers, consumo promedio por persona, cantidad de
veces que se utilizan las mesas, promedio de covers por
mesa, etc.
 Ventajas de los Puntos de Ventas
• Los tickets conservan la hora de apertura y de cierre. Lo
que no sólo brinda control sino también estadística de
tiempo y eficiencia en la atención al cliente.
• Manejo de ofertas especiales por ej.: compre 3 y pague
2; descuentos sólo por el día de hoy; a los primeros 100
compradores; etc. Casos que manualmente serían de
difícil manejo y control.
 Ventajas de los Puntos de Ventas
• Facilidades de recuperación de errores. En caso de
terminación anormal de algún proceso (caída de
corriente eléctrica por ej.) existen protecciones tales
como baterías integradas para acumular datos esenciales
y archivos automáticos de backup. Amén de las
protecciones eléctricas que puedan colocarse adicionales
al POS o de un programa regular de backup.
Algunos Puntos de Ventas
 Practica Individual
• Lea el articulo completo de los POS:
• Haga una cronología histórica desde la
evolución de los POS hasta la fecha. Además
haga un resumen de cuales son los aspectos
importantes al adquirir un POS.