SERVICIO NACIONAL

APRENDIZAJE
SENA
PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

ELABORADO POR: DIANA MARCELA CAÑÓN

 Clases de documentos Diferencias Usos
     
  Material conservado en un soporte Constata la comprobación del
DOCUMENTO
 
físico determinado por el lugar donde
se encuentre toda la información
desarrollo de una actuación
administrativa.
producida por una entidad pública o
DE ARCHIVO
 
privada. Su valor probatorio se mide  
  por las características de
Permite la comunicación a otros
autenticidad, entre ellas la firma.
órganos administrativos o a
 
  terceros interesados.
 
   
 
   
 
   

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS  

 
   

   
 
   
 
Toda la información generada,  
  enviada, recibida, almacenada, o
Permite fácil acceso a la
acumulada por medio electrónico, su
  información.
contenido puede ser separado de su
DOCUMENTO
 
soporte original, para ser transferido  
a otros, su autenticidad depende del
ELECTRONICO
  hardware y software en el cual fue Controla el exceso a  la información
creado, y este solo se podrá por niveles de seguridad y
  mantener si se conserva en su conservación a largo plazo.
estructura original.
 
También se encuentran
documentos electrónicos de
archivo que cumplen su acción
durante todo el ciclo vital
documental, como son los archivos:
de gestión, central e histórico.​
  SERIES Y TIPOS VALORACION DISPOSICION FINAL
DOCUMENTALES
DOCUMENTAL
ESTAS SE CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION CONSERVAN
TIPO POR QUE ALLI
ACTAS
Conservación
SE PLASMAN X X total,
LAS microfilmación o
PRINCIPALES digitalización
DECISIONES
QUE CAMBIAN
EL RUMBO DE
LA EMPRESA.
POR ESO
TIENE VALOR
ADM, FISCAL,
LEGAL Y
CONTABLE

EJEMPLOS DE TIPOS DOCUMENTALES Y SU COMERCIAL TIPO SE

CT E M/D S PROCEDIMIENTOS

FACTURAS
DISPOSICION FINAL RECIBIDAS CONSERVAN Se digitalizan
EN ARCHIVO X X o escanean y
DE GESTIÓN se elimina el
POR UN AÑO soporte de
Y DESPUÉS A papel
ARCHIVO
CENTRAL POR
5 AÑOS
CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
TIENEN VALOR
El código de
CONTABLE,
ADMINISTRATIVO,
comercio
LIBROS CONTABLES TÉCNICO, LEGAL X dispone que los
Y FISCAL, SE empresarios
CONSERVAN deben
PORQUE SON UN conservar
REQUERIMIENTO estos libros
DE LAS durante 6 años
ENTIDADES DE .
CONTROL.
Convenciones: M/D: Microfilmación o digitalización
CT: conservación total S: selección
E: Eliminación
  SERIES Y TIPOS VALORACION DISPOSICION FINAL
DOCUMENTALES
DOCUMENTAL
SON UNIDADES CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTALES
HISTORIAS COMPLEJAS, EN luego de su
LABORALES SU INTERIOR HAY última consulta
AFILICACIONES A X se pueden
SEGURIDAD
conservar hasta
SOCIAL,
MEMORANDOS por noventa
CONTRATOS años.
ASCENSOS ENTRE
OTROS, POR ELLO
TIENE VALORES DE
TODO TIPO ADM,
EJEMPLOS DE TIPOS DOCUMENTALES Y SU FISCALES,
LEGALES, ETC.
DISPOSICION FINAL
CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
CONTIENE Una vez cumplido
INFORMES INFORMACION, el tiempo de
DE VALOR X retención, se
ADMINISTRATIVO, transfiere al
JURIDICO LEGAL, archivo histórico.
FISCAL Y
CONTABLE, POR
CUANTO
INFORMAN LOS
ESTADOS DE LA
EMPRESA.
Convenciones: M/D: Microfilmación o digitalización
CT: conservación total S: selección
E: Eliminación
  SERIES Y TIPOS VALORACION DISPOSICION FINAL
DOCUMENTALES
DOCUMENTAL
SE CT E M/D S PROCEDIMIENTOS
CONSERVAN Solo se
SERIE EN ARCHIVO conservan las
COMERCIAL TIPO DE GESTIÓN X X ofertas
OFERTAS POR 6 MESES aceptadas, el
EJEMPLOS DE TIPOS DOCUMENTALES Y SU Y SE DIRIGEN resto se
A ARCHIVO eliminan.
DISPOSICION FINAL CENTRAL POR
DOS AÑOS Y
SOLO SE
SOPORTA EN
MEDIO
MAGNÉTICO.
Convenciones: M/D: Microfilmación o digitalización
CT: conservación total S: selección
E: Eliminación