DOCUMENTOS DE GESTIÓN

ORGANIZACIONAL
Docente : Dr. Américo Flores Flores
JERARQUÍA DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN
ORGANIZACIONAL

 Ley Orgánica o de creación

 Estatuto
 Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
 Cuadro Para Asignación de Personal (CAP) ; y,
 Manual de Organización y Funciones (MOF).
Definición de Reglamento de Organización y
Funciones (ROF)

 Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la

estructura orgánica de la Entidad.
 Orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos.
 Contiene las funciones generales de la Entidad.
 Funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas., y,
 Establece sus relaciones y responsabilidades.
Elaboración del Reglamento de Organización y
Funciones (ROF)

 La conducción del proceso de elaboración y formulación del ROF de

las Entidades está a cargo del órgano responsable de las funciones de
planeamiento, racionalización o quien haga sus veces, sujetándose a
lineamientos.
Criterios para la elaboración del Reglamento de
Organización y Funciones (ROF)

 Observar las disposiciones sobre creación, organización y funciones contenidas en las normas que regulan el
proceso de modernización y descentralización del Estado.
 Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad que permitan el cumplimiento de los fines
de la Entidad con mayores niveles de eficiencia y una mejor atención a los ciudadanos.
 Observar el principio de especialidad conforme al cual se debe integrar las funciones afines.
 Observar el principio de legalidad de las funciones.
 Cuidar la coherencia entre asignación de competencias y rendición de cuentas.
 NIVELES
NIVELES JERÁRQUICOS
ORGANIZACIONALES

1 Nivel Alta Dirección

Órganos de asesoramiento y
2 Nivel Órganos de línea
órganos de apoyo

Unidades orgánicas de
Unidades orgánicas de
3 Nivel órganos de asesoramiento y
órganos de línea
de apoyo
FUNCIONES POR
NIVEL
JERÁRQUICO
o ALTA DIRECCIÓN: Dirige la
entidad, supervisa sus actividades,
reglamenta y aprueba políticas
públicas en general ejerce las
funciones de dirección política y
administrativa de la entidad.
o ÓRGANOS DE
ASESORAMIENTO: Orienta la
labor d la entidad y de sus distintos
órganos mediante actividades tales
como: planificación, presupuesto,
organización, asesoría jurídica.
 ÓRGANOS DE APOYO: Ejerce las actividades de
administración interna que permiten el desempeño eficaz de
la entidad y sus distintos órganos en el cumplimiento de las
funciones sustantivas. Entre estas funciones pueden incluirse
las de contabilidad, recursos humanos, sistemas de
información y comunicación, gestión financiera, gestión de
medios materiales, servicios auxiliares.
 ÓRGANOS EN LÍNEA: Formular, ejecutar y evaluar
políticas públicas y en general realizar actividades técnicas,
normativas y de ejecución necesarias para cumplir con los
objetivos de la entidad en el marco de las funciones que las
normas sustantivas atribuyen a ésta.
 ÓRGANOS DESCONCENTRADOS: Son órganos de la
entidad con funciones específicas, asignadas en función de un
ámbito territorial determinado. Actúan en representación y
por delegación de ésta dentro del territorio sobre la cual
ejercen jurisdicción.
Los Instrumentos de Gestión vinculados con la parte
organizacional de una Entidad Pública

 Reglamento de Organización y Funciones (ROF)

 Manual de Organización y Funciones (MOF).
 Cuadro para Asignación de Personal (CAP)
Interrelación del ROF con los instrumentos de
gestión organizacionales

 El ROF es el insumo que necesitan los otros documentos para que puedan ser formulados.

 Una vez que se tiene definida la organización interna de la Entidad, es decir, establecidos los
niveles jerárquicos así como asignadas las funciones y responsabilidades entre los órganos y
Unidades Orgánicas.
 A través del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) establecer los cargos necesarios para
llevar a cabo tales funciones.
 Así como mediante el Manual de Organización y Funciones (MOF) , establecer las funciones
particulares de cada cargo.
Interrelación del ROF con los documentos de
Planeamiento

 El ROF es la herramienta que sirve (o debería servir) para identificar que órganos de la Entidad son los
responsables de cumplir con las metas establecidas en los instrumentos de planeamiento.
 El ROF no es un instrumento aislado del proceso de toma de decisiones de una entidad, sino que la
organización y distribución de funciones plasmadas en el ROF, como norma de organización, debe facilitar
también la identificación de responsables sobre el alcance de resultados concretos a cargo de la entidad.
 Si bien en el ROF no se hace referencia a metas ni prioridades de la entidad como lo hacen los instrumentos
de planeamiento, si debe haber una correspondencia entre órganos responsables de cumplir determinadas
funciones y el cumplimiento de metas concreta.
Tengamos en cuenta los siguientes conceptos

 FUNCIONES GENERALES : Conjunto de acciones que debe realizar la entidad

conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestión administrativa.
 FUNCIONES ESPECÍFICAS: Conjunto de acciones que deben realizar los
órganos y unidades orgánicas que conforman la entidad, acorde con sus funciones
generales y conducente a alcanzar los objetivos y metas de la entidad.
 ESTRUCTURA ORGÁNICA: Constituye el reflejo de la capacidad de una entidad
de organizarse internamente, medinte la división del trabajo y la asignación de
funciones y responsabilidades entre sus órganos y unidades orgánicas así
coordinando su labor.
Tengamos en cuenta los siguientes conceptos

 ORGANO : Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la entidad
(órgano de línea, de apoyo, de asesoramiento, etc.).
 UNIDAD ORGÁNICA : Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos
en la estructura orgánica de la entidad (oficina, gerencias, direcciones, etc.).
 ÁREA : Se refiere a los órganos y unidades orgánicas de la entidad.
 CARGO : Es el elemento básico de una organización. Se deriva de la clasificación prevista en el
CAP de acuerdo con la naturaleza de las funciones y nivel de responsabilidad que ameritan el
cumplimiento de requisitos y calificaciones para su cobertura.
¿Qué es un organigrama ?

 Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la entidad y refleja en

forma esquemática :
 La posición de los ´órganos que lo conforman.
 Los niveles jerárquicos.
 Los canales formales de comunicación.
 Las líneas de autoridad, así como sus respectivas relaciones.
Cuadro para Asignacióm de Personal (CAP)

 Es un documento de gestión institucional que contiene el número de cargos o

puestos de trabajo definidos y aprobados de la entidad, para cada una de las
unidades orgánicas aprobadas en la estructura orgánica vigente prevista en su
Reglamento de Organización y Funciones (ROF).
 La conducción del proceso de elaboración y formulación del CAP de las
Entidades es responsabilidad del órgano encargado de Racionalización o de quien
haga sus veces.
¿Cuáles son las fuentes de información para la
elaboración del CAP?

 Reglamento de Organización y Funciones (ROF).

 Manual de Clasificación de Cargos.
 Información presupuestal.
 Relación detallada delpersonal nombrado y contratado.
¿Qué criterios se deben tener en cuenta para
elaborar el CAP?

 Se formula a partir de la estructura orgánica debidamente aprobada por el ROF de la Entidad.

 Debe observar las disposiciones sobre clasificación de cargos que se encuentren vigentes.
 Se permite incluir cargos previstos (no cubiertos) con un límite del 10% del total de cargos
cubiertos contenidos en el CAP.
 Los cargos correspondientes a los órganos de asesoramiento y de apoyo no deben exceder del 20
% del total de cargos contenidos en el CAP.
¿Qué criterios se deben tener en cuenta para
elaborar el CAP?

 Deberá consignar los cargos de confianza de conformidad con las disposiciones

legales vigentes.
 La clasificación y número de los cargos asignados al Órgano de Control
Institucional son determinados por el titular de la Entidad con opinión de la
Contraloría General de la República.
 Deben incluirse todos los cargos de las sedes u órganos desconcentrados de la
Entidad.
 El CAP debe ser presentado en el formato establecido.
¿Cuál es el procedimiento apara modificar el CAP?

 Cuando la Entidad haya sufrido modificaciones en su ROF que conlleven

cambios en sus funciones o en sus estructura organizacional o por motivo de una
acción de Racionalización o mejoramientos de procesos.
 Por motivos de reestructuración o reorganización aprobadas conforme a la
normativa vigente.
 Por un motivo de reordenamiento de cargos que conlleve a una afectación de su
Presupuesto Analítico de Personal (PAP).
Metodología par la formulación del CAP

 La Oficina de Racionalización Institucional, propiciarán la conformación de

equipos institucionales para la formulación del Anteproyecto del Cuadro para
Asignación de Personal (CAP).
 El Anteproyecto del CAP srá analizado y discutido con los Directores y Jefes de
las Unidades Orgánicas que constituyen o conforman la estructura orgánica en
coordinación con la Oficina de Racionalización Institucional, a fin de establecer
un equilibrio organizacional, justificar las necesidades de cargos y analizar sus
características diferenciales.
Metodología par la formulación del CAP

 Hechas las modificaciones que haya lugar en el Anteproyecto, se formulará el

Proyecto del CAP, con V°B° de la Oficina de Racionalización Institucional serán
elevadas al Titular del Pliego para su correspondiente aprobación.
 El Proyecto del Cuadro para Asignación de Personal (CAP) deberá estar
acompañado con un informe técnico donde especifiquen y justifiquen el total de
cargos y sus niveles jerárquicos por cada Órgano de la Entidad; así como los
puntajes asignados por Remuneraciones Complementarias al cargo.
Modificación del Cuadro para Asignación de Personal
(CAP)

 Cuando la Entidad haya sufrido modificaciones en su ROF que conlleven

cambios en sus funciones o en su estructura organizacional o por motivo de una
acción de racionalización o mejoramiento de procesos.
 Por motivos de reestructuración o reorganización aprobadas conforme a la
normativa vigente.
 Por motivo de un reordenamiento de cargos que conlleve a una afectación de su
Presupuesto Analítico de Personal (PAP).
Manual de Organización y Funciones (MOF)

 El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento normativo que

describe las funciones específicas a nivel de cargo o puestos de trabajo,
desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales
establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF),así como en
base a los requerimientos de cargos, considerados en el Cuadro Para Asignación
de Personal (CAP).
Importancia del Manual de Organización y
Funciones (MOF).

 Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la
estructura orgánica de cada órgano.
 Proporciona a funcionarios y servidores sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización,
así como de las interrelaciones formales que corresponda.
 Ayuda a institucionalizar la simplificación administrativa proporcionando información sobre las funciones que le
corresponden desempeñar al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de
procedimientos.
 Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el adiestramiento y orientación del personal en servicio,
permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados así como aplicar
programas de capacitación.
¿El MOF puede ser empleado para crear nuevas
Unidades?

 El MOF no puede ser empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a
las contenidas en el ROF.
 Tampoco se podrá utilizar para crear cargos al margen de los establecidos en el
CAP.
Actualización del MOF

 El MOF se evaluará y revisará por lo menos un vez al año. También podrá ser actualizado en los
siguientes casos:
 Por decisión de la Alta Dirección.
 A solicitud del Director o Jefe del órgano interesado.
 A solicitud de la Oficina de Racionalización o quien haga sus veces.
 Cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte las funciones generales y atribuciones
de la unidad orgánica respectiva.
Perfiles de Competencia de SERVIR:
1. Objetivos de los perfiles de competencias

 Ser utilizados en los procesos de gestión y desarrollo del potencial humano.

 Orientados a los procesos de selección de personal, los programas de capacitación y desarrollo, así como los
procesos de evaluación de desempeño.
Perfiles de Competencia de SERVIR:
2. Diccionario de Competencias

 2.1. COMPETENCIAS GENÉRICAS (Todo el Personal)

1. Compromiso.
2. Comunicación.
3. Integridad.
4. Organización y planificación.
5. Orientación a los resultados.
6. Orientación al cliente interno y externo.
7. Trabajo en equipo.
Perfiles de Competencia de SERVIR:
2. Diccionario de Competencias

 2.2. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS:

2.2.1. PARA LOS GERENTES Y JEFES
1. Desarrollo de su equipo.
2. Negociación.
3. Habilidad analítica.
4. Liderazgo.
5. Pensamiento estratégico
Perfiles de Competencia de SERVIR:
2. Diccionario de Competencias

2.2. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

2.2.2. PARA PROFESIONALES
1. Credibilidad técnica.
2. Flexibilidad y Adaptabilidad.
3. Habilidad Analítica.
4. Iniciativa.
5. Negociación.
6. Tolerancia a la Presión.
7. Aprendizaje continuo.
Perfiles de Competencia de SERVIR:
2. Diccionario de Competencias

2.2. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

2.2.3. PARA EL PERSONAL TÉCNICO Y DE APOYO
1. Confianza en si mismo.
2. Credibilidad técnica.
3. Flexibilidad y Adaptabilidad.
4. Iniciativa.
5. Tolerancia a la presión.
GRADOS DE LA COMPETENCIA

 A. Competencia desarrollada en el máximo nivel (100%). Implica ser un referente cuya conducta tiene un
impacto relevante en la institución. Y en los equipos de trabajo.
 B. Competencia desarrollada en el nivel alto (75%) . Implica mostrar la competencia con gran dominio en el
desempeño cotidiano.
 C. Competencia desarrollada en nivel intermedio (50%). La competencia se evidencia con claridad, pero con
dominio moderado.
 D. Competencia desarrollada en el nivel mínimo (25%). La competencia se evidencia en su grado mínimo,
como una característica apenas notoria y poco consistente.
 N. Competencia NO desarrollada (0%). Describe las conductas que muestran la ausencia de la competencias.