GESTION DE PROYECTOS

MAYO 2020

©EADE Negocios y Liderazgo Empresarial

Definición de proyecto

¿Qué es un Proyecto?

Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y

controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr
un objetivo conforme a requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de
tiempo, costes y recursos.

Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para la calidad

en la gestión de proyectos”
 Gestión de Proyectos

¿CONTROLAR PRESUPUESTOS?
¿GESTIONAR MATERIALES?
¿CONSEGUIR PERSONAS?
¿CREAR CRONOGRAMAS?

 Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos los

aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquellos que están
involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto.
 Gestión de Proyectos
PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las
necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del
proyecto, equilibrando:
CALIDAD
Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad
Requisitos Objetivo
Las necesidades o requisitos identificados
Los intereses de las partes implicadas ALCANCE

COSTE Gestión de TIEMPO

riesgos
 El riesgo

¿ A qué llamamos riesgo?

 Cualquier contingencia que puede

ocurrir, que provoque que el resultado
real de una actividad se desvíe
significativamente del resultado
esperado.

 Esa desviación puede ser tanto
positiva como negativa.
Efectos positivos  oportunidades
Efectos negativos  amenazas
E.mail: me he dado cuenta de que
cada vez que resolvemos un problema,
creamos dos más. Desde ahora queda
prohibido resolver problemas.
Tipos de riesgos

 Aceptables y no aceptables
 Evitables e inevitables
 A corto y largo plazo
 Positivos y negativos
 Gestionables y no gestionables
 Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles o
previsibles)
PERSONAL   COSTES CALENDARIO
Coste externos no
Personal desmotivado Inadecuada planificación
planificados
Responsabilidad toma de Mayores costes
Retraso en financiación
decisiones indefinida subcontratas
 Equipos de trabajo

Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por

razón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento de pertenencia al equipo y
conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo.

Implica que los participantes basen sus relaciones en,

la confianza,
la identificación con los objetivos de la asociación,
 
una metodología activa para resolver los problemas
de una manera creativa.
Planificación temporal: elaboración del cronograma

Planificación requerida para asegurar la

conclusión del proyecto en los plazos previstos:
 Definición de actividades
 Secuenciación de las actividades: identificar y
definir las interrelaciones.
 Estimación de la duración
 Desarrollo del cronograma
 Control del cronograma
 

Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado

respecto a la planificación y por debajo del
presupuesto, No está mal para la primera hora!!!!
 Planificación temporal: elaboración del cronograma

1er paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: la

complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.
2º paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.
3º paso: Plasmar esta información en un cronograma (tabla Excel, Project,..)
TAREAS DEL PROYECTO

TIEMPO DE EJECUCIÓN
 Planificación del aprovisionamiento

Procesos necesarios para adquirir bienes y

servicios, de otras organizaciones, con el fin de
alcanzar los objetivos del proyecto;

 Planificar las adquisiciones: qué, cuándo

 Búsqueda y selección de proveedores
Comparativa de proveedores y servicios
 Contratos y gestión de la relación con el
proveedor
 Evaluación del servicio prestado
 Gestión de costes

 Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro del

Presupuesto aprobado.
1. Planificación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos
2. Estimación de costes
3. Presupuesto Planificación del Aprovisionamiento

4. Planificación tesorería
5. Control del presupuesto y tesorería

Riesgos
Costes subvencionables
Costes financieros (Tesorería)
Costes no subvencionables
Provisiones contingencias

“Planificación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones”

 Elaboración del presupuesto
 Presupuesto del proyecto + reserva de gestión = coste
objetivo del Proyecto
COSTES PROVISIONES CONTINGENCIAS
FINANCIEROS RIESGOS

COSTES DIRECTOS O
INDIRECTOS
COSTES
SUBVENIONABLES O NO COSTE FINAL
SUBVENCIONABLES PRESUP. DE COSTE OBJETIVO
PROYECTO PROYECTO PROYECTO
PROVISIONES
CONTINGENCIAS Y
CRONOGRAMA

Presupuesto interno : dedicación del personal

Presupuesto externo : servicios externos contratados
 Cierre del proyecto

El cierre del proyecto tiene como objeto principal:

 Analizar económicamente el resultado del Proyecto

  Recursos iniciales –Recursos consumidos

 Diagnosticar la actividad desarrollada
Identificar desviaciones y las causas
 Corregir las actuaciones inadecuadas

OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y

procurar una mejora continua
 Difusión y comunicación

Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la difusión, recopilación,

archivo, etc. de la información del proyecto:

 Planificación de las comunicaciones:

 QUIÉN necesita la información

 QUÉ tipo de información
 CUÁNDO la va a necesitar
 CÓMO le será enviada

 Distribución – difusión: ¡en el momento preciso!

La caseta de mi perro
 Sólo hace falta
una persona
 No requiere un
análisis previo,
presupuestos,
documentación,
etc.
Un edificio
 Son necesarios
varios equipos de
trabajo
 Es necesario una
especificación
requisitos, un
análisis, una
planificación... esto
es un proyecto
 Estrategia
Modelo 5 fuerzas de M.Porter

Nuevos Competidores

Amenaza

Proveedores Competen Clientes

Poder de Poder de
Negociación
cia Negociación
Mercado

Amenaza

Sustitutos
 Gestión de Proyectos
•Lealtad Usuarios
Aceptación •Atraer nuevos adeptos
•Desalentar métodos paralelo
Organización
•mostrar beneficios
•mostrar costos

Integración •Integrar procesos actuales

Actualización Procesos •Integrar nuevos procesos
Oportunidades
Metodología
Mejora
Gestión
•Industrias similares
Benchmarking •Industrias no similares
•nuevas ideas
•nuevas aplicaciones

•Actualización Interna
Mejora
•Adquisición
Software
 Formas de generar ideas

• El crecimiento de una empresa e incluso su

capacidad de seguir en el mercado depende

del flujo de ideas para el desarrollo de

proyectos de inversión.

08/06/20 20
 ENFOQUE
MULTIDIMENSIONAL
INVERSIONES:
Un inversor con recursos o con la
posibilidad de obtenerlos desea
invertirlos del mejor modo posible y
alcanzar un rendimiento óptimo
deseado. Por lo que busca crear una
estructura de inversiones posibles para
que éstas sean más productivas y obtener
mayor rendimiento con el menor riesgo.
Debiendo para ello poder analizar todos
los puntos de vista posibles.
 ENFOQUE
MULTIDIMENSIONAL
CONCEPTO DE INVERSIÓN:
Podemos definir el concepto inversión como la
adquisición de activos tales como edificios,
construcciones, maquinaria, equipos de transporte,
muebles, equipos de laboratorio, etc., con el objetivo de
que proporcionen beneficios durante un periodo de
tiempo. La decisión de invertir afecta los recursos del
inversor y los compromete por periodos de tiempo
prolongados, lo cual obliga a realizar
previamente los estudios y análisis
de rentabilidad necesarios para
reducir el riesgo.
 ENFOQUE
MULTIDIMENSIONAL
Proyectos de inversión:
La adopción de un proyecto de inversión
implica el compromiso de recursos los
cuales pueden ser limitados o ilimitados, de
tal cuenta Lawrence Gitman & Chad Zutter
(2012), clasifican los proyectos de la manera
siguiente: Proyectos Independientes,
Proyectos Mutuamente Excluyentes, Fondos
Ilimitados contra Racionamiento de Capital.
 ENFOQUE
MULTIDIMENSIONAL
Proyectos independientes:
Son aquellos cuyos flujos de efectivo
no están relacionados entre sí; la aprobación de un proyecto no
impide que los otros se sigan tomando en cuenta.

Proyectos mutuamente excluyentes:

Son aquellos que tienen el mismo objetivo y que compiten entre sí. La
aprobación de un proyecto implica la exclusión del otro. Por ejemplo,
la adquisición de un inmueble para la ubicación de las oficinas
centrales de la empresa, la compra de maquinaria para producción.
 ENFOQUE
MULTIDIMENSIONAL
Punto de vista estratégico:
Mide la importancia relativa que tienen los proyectos dentro de la estrategia
global del negocio.
Los proyectos estratégicos se fundamentan en la razón de ser de la empresa
tanto en la Misión como en la Visión.
Se alinean todos sus esfuerzos en busca de la consecución de ésta y se
comprometen sus recursos a largo plazo. Todo compromiso de recursos se
deriva de dicha estrategia.
Este punto de vista mide el impacto que tendrá la ejecución del proyecto, bajo
la condición del concepto “negocio en marcha”, es decir evaluar la influencia
que tiene el proyecto en la continuidad y funcionamiento del negocio. Bajo
este enfoque la justificación financiera no es lo más importante, sino el
cumplimiento de las metas y estrategias fundamentales del negocio.
 ENFOQUE
MULTIDIMENSIONAL
Punto de vista financiero:
Toda inversión busca el beneficio económico por lo que
debe evaluarse desde el punto de vista financiero, para
garantizar que genere los rendimientos necesarios que
cubran los costos de financiamiento y el margen de
utilidad proyectado.
Este punto de vista se basa en el análisis de índices y
razones financieras, así como de métodos de evaluación
económica como VA (Valor Actual), VAN (Valor Actual
Neto), TIR (Tasa Interna de Rendimiento), TREMA (Tasa
de Rendimiento Esperada Mínima Aceptada), Periodo de
Recuperación de Inversión, etc., para lo cual se debe
elaborar diferentes escenarios con los resultados.
 ENFOQUE
MULTIDIMENSIONAL
Punto de vista del riesgo:
Las inversiones deben evaluarse sin obviar el punto de
vista del riesgo el cual debe identificarse, medirse, y tomar
las acciones correspondientes. Los riesgos más comunes a
tomar en cuenta son:
-Condiciones de mercado
-Competitividad
-Condiciones futuras
-Impactos en el mercado
Todos los riesgos deben ser cuantificados y evaluados, y
deben incluirse en un plan de acción para poder
solucionarlos y en último caso aceptarlos.
 ENFOQUE
MULTIDIMENSIONAL
Punto de vista económico:

Las inversiones se ven influenciadas por el entorno económico en

el cual se desarrolla y actúa la empresa. Estos efectos deben ser
identificados y evaluados para medir el impacto sobre el resultado
de la implementación del proyecto.
Se debe incluir en este análisis los principales indicadores
económicos actuales y proyectados que puedan influir, así como
las condiciones políticas, estabilidad social imperante, inflación y
deflación, devaluación de moneda, etc., estos aspectos son
fundamentales sobre todo en los países en desarrollo donde la
economía es muy influenciada por la política.
 ENFOQUE
MULTIDIMENSIONAL
Ejemplo básico de un Enfoque Multidimensional:
La empresa “SERVICIOS TERCERIZADOS DE LIMPIEZA, S. A.” dedicada
a brindar servicios de limpieza en la ciudad de Guatemala, está
enfrentando un dilema, debido a que uno de sus principales clientes
desea que le brinde sus servicios de limpieza en el área del occidente del
país, específicamente en el departamento de Quetzaltenango.
La Gerencia General de la empresa ha estado recibiendo varias solicitudes
similares de otros clientes, por lo que está analizando los requerimientos
recibidos. Ampliar el área geográfica de sus servicios conlleva un riesgo
importante, debido a que esta inversión implica comprometer una parte
considerable de sus recursos financieros necesarios para contar con una
sucursal, por lo que se expone a la empresa financieramente, si fallara
esta iniciativa.
 ENFOQUE
MULTIDIMENSIONAL
El panorama es el siguiente:
El plan de ampliar el área geográfica donde se brindan los servicios no está
considerado dentro del plan estratégico que la empresa tiene, ya que ha
considerado que en el mercado metropolitano aún existe demanda no cubierta.
Desde el punto de vista del riesgo, cuenta con los mejores procesos de realización
del trabajo de limpieza así como personal altamente calificado para su realización,
también se cuenta con personal con mucha experiencia en la dirección y control
del negocio.
Desde el punto de vista financiero, se tiene preocupación porque la empresa ha
tenido por política manejar una TREMA (Tasa de rendimiento esperada mínima
aceptada) del 30%, y los primeros análisis del proyecto de la nueva sucursal,
indica que podría rendir una TIR (Tasa interna de rendimiento) del 26%.
Desde el punto de vista económico y político, no se prevé cambios importantes en
las variables macroeconómicas como la inflación.
 ENFOQUE
MULTIDIMENSIONAL
ANÁLISIS:
Punto de vista Estratégico: No encaja dentro de los planes
estratégicos de la empresa, debido a que de acuerdo a sus estudios
hay clientes potenciales importantes dentro del área metropolitana.
Punto de vista Riesgo:
Se cuenta con el personal capacitado para brindar el servicio,
incluyendo recurso humano dispuesto a trasladarse a vivir en el
interior del país.
Punto de vista Financiero:
El rendimiento requerido es mayor a la tasa interna de retorno que
proyecta generar la ampliación de las operaciones en el interior del
país.
Punto de vista Económico:
No se considera que haya cambios importantes.
 ENFOQUE
MULTIDIMENSIONAL
CONCLUSIÓN:
Considerando los cuatro puntos de vista se puede observar
que en el ámbito de Riesgo y Económico no se detectan
posibles problemas que afecten la inversión, pero se
sugiere enfocar la atención en el análisis en los puntos de
vista Estratégico y Financiero. Esto debido a que la
empresa tiene dentro de su estrategia desarrollarse y
crecer en el mercado metropolitano, no considera por el
momento ampliar sus operaciones; adicional el
rendimiento estimado de la tasa interna de retorno no es el
requerido por lo que habría que realizar nuevos estudios
para optimización de costos y gastos para mejorar
rendimiento.
 Formas de generar ideas

• Las inversiones determinan el rumbo de la

empresa, pero pueden no ser las

apropiadas o que no sean prioritarias o

necesarias.

08/06/20 33
 Inversiones
• Necesarias para las personas:
– Para conservar el nivel de bienestar o porque los
bienes adquiridos ya no funcionan o los costos
de operación son muy altos.

• Necesarias para las empresas

– Para que pueda seguir en operación. Los
activos o equipos que se requieren son
determinados por el giro de la compañía.
08/06/20 34
 Gestión del proyecto

La gestión del proyecto es la aplicación del
conocimiento, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para
conseguir cumplir los requisitos del
proyecto
 Tareas críticas:
 Reuniones con el cliente
 Estimación de duración, coste y esfuerzo (esto
es, presupuestación)
 Planificación de tareas y asignación de recursos
 Seguimiento y control
 PROYECTOS
• Comprenden cálculos y planes, así como la
proyección de asignación de recursos
financieros, humanos y materiales
con la finalidad de producir un
satisfactor de necesidades humanas.

• Se llevan a cabo en empresas, en el ámbito

gubernamental o personal.

08/06/20 36
 Según el punto de vista

• Reemplazo, mantenimiento del negocio

• Reemplazo, reducción de costos

• Expansión, productos mercados existentes

• Expansión, nuevos productos o mercados

• Proyectos de seguridad o ambientales

• Otros (necesarios para la operación)

08/06/20 37
 ¿Quién aprueba un proyecto?
• Grupo de inversionistas

• Comité de aprobación de crédito de un

banco
– Banca de desarrollo
– Banca privada
– Autoridades
– Dependencias de administración pública

08/06/20 38
 GESTIÓN DE PROYECTOS

Ciclo de vida del proyecto

Las distintas fases por las que de forma secuencial y en el tiempo
pasa el Proyecto, desde la idea inicial hasta la finalización de todas las
actividades.

En general podemos
hablar de.

 Concepción.
 Planificación.
 Implementación.
 Finalización.
Los procesos de un proyecto

Inicio
Inicio Planeamiento
Planeamiento

Control
Control Ejecución
Ejecución

Cierre
Cierre

Curso de Gestión de Proyectos

 Etapas de un proyecto

• Identificación de la idea

• Diagnóstico empresarial

• Formulación y evaluación

• Prefactibilidad

• Factibilidad o proyecto final

• Decisión
08/06/20 41
 Identificación de la idea

• Para identificar ideas o propuestas innovadoras

se requiere de ingenio y creatividad, además
de conocimiento de las condiciones
económicas, legales y sociales imperantes, así
como las tendencias que podrían modificarlas.

08/06/20 42
 Diagnóstico empresarial

• Se hace considerando la interacción de la

empresa y el ambiente donde se obtiene
insumos y al cual se entregan productos;
identificando ventajas y desventajas con
respecto a la existencia de una situación
determinada o problemática.
08/06/20 43
 Diagnóstico empresarial
• Aspectos específicos a considerar:
1. Economía (nacional e internacional)
2. Sector al que pertenece la empresa
3. Consecuencias para la empresa
de implementar o no las alternativas
de solución
4. Requisitos para establecer las alternativas de
solución
08/06/20 44