PROCEDIMIENTO DE INFORMACIÓN CÓDIGO: V-EHS-P-017

DOCUMENTADA VERSIÓN: 1,0

OBJETIVO

Establecer una metodología para elaborar, identificar, describir, revisar, aprobar,

distribuir, difundir, almacenar, preservar, controlar los cambios, actualizar,
archivar, disponer y conservar la información documentada del Sistema Integrado
de gestión EHS ( Seguridad, salud y ambiente) en ABC SAS

ALCALNCE

Esta metodología aplica a toda la información documentada establecida por la

organización en documentos y registros internos y externos del Sistema Integrado
de gestión EHS (Seguridad, salud y ambiente) en ABC SAS

RESPONSABLES

EHS

 Asegurarse que la solicitud de los ajustes documentales sea adecuadas a

los requisitos establecidos por el Sistema Integrado EHS antes de aceptar
su emisión.
 Asegurar que toda información documentada divulgada cumple con las
aprobaciones correspondientes, así como de los debidos accesos a la
información del Sistema Integrado de gestión EHS.
 Controlar y distribuir toda la información documentada del Sistema
Integrado de gestión EHS guardando estos en medios electrónicos y/o en
forma impresa, según sea el caso.
 La responsabilidad y autoridad para actualizar la información documentada
del Sistema Integrado de gestión EHS y controlar el histórico de cambios.
 Asegurar la aplicación del procedimiento de control de documentos y
procedimiento de control de registros determinado por el proceso de
aseguramiento de calidad y la plataforma ISODOC, en cuento la
información documentada creada en la plataforma ISODOC sea publicada y
aprobada, eliminando el control EHS y dejando solo lo determinado por
ISODOC.

PROCEDIMIENTO

CREACION

La elaboración de un documento para el proceso EHS puede hacerla el

colaborador que tenga dicha necesidad solicitando este requerimiento al equipo de
apoyo documental EHS.
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Los responsables de los procesos podrán solicitar la creación o modificación de la

información documentada la cual se realiza por medio de diferentes medios como:

 solicitud escrita
 Correo electrónico
 Revisión en reunión

Indicando el tipo de cambio o ajuste documental requerido, el motivo y nombre del

documento.

Hasta este momento el documento no ha sido aprobado hasta que el equipo de

apoyo documental EHS, verifica, revisa la creación o modificación solicitada para
generar su control en el listado maestro de la información documentada.

APROBACIÓN DE LA SOLICITUD DE AJUSTE DOCUMENTAL

Los ajustes al documento y su emisión en el sistema son realizados por equipo de

apoyo documental EHS, Los cambios sobre un documento ya existente se
consideran una modificación y se debe dar la eliminación del documento anterior.

La aprobación de los documentos para su publicación es realizada por la Gerencia

EHS, dejando firma de autorización del listado maestro de información
documentada.

Con la aprobación del documento, se ingresa o se actualiza la información al

formato listado maestro de información documentada, se retira la versión anterior y
se divulga en el drive de la compañía en donde se encuentra autorizado el acceso
al personal EHS.

IDENTIFICACION Y CONTROL

Para el manejo de la información documentada del Sistema Integrado de gestión

de ABC SAS

NORMALIZACIÓN DEL DOCUMENTO

 Encabezado

El encabezado deberá llevarse en todas las páginas del documento

Logo de la Organización.
Nombre del Documento (manual, caracterización, procedimiento, programa,
instructivo).
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Código del Documento: este cuenta con tres caracteres principales así:

V- EHS-(INICIAL DEPENDIENDO EL TIPO DE DOCUMENTO)-

(CONSECUTIVO DE ACUERDO AL LISTADO MAESTRO)

Versión del documento: indica el número de cambios realizados los cuales

quedaran descritos en el listado maestro de documentos y registros el
motivo del cambio

DISTRIBUCION

Los documentos son manejados y publicados en el sistema Drive, en caso de

impresión y cambio de algún formato o documento deberá ser reemplazado por la
nueva versión que se genere.

Los registros, son formatos diligenciados, los registros son conservados en AZ

según el tema específico a tratar en archivos físicos para resguardas esta
carpetas físicas por parte de la organización

El tiempo de retención de los registros es mínimo 2 años de forma general, en los

casos de los registros de asistencias a capacitación y entrega de elementos de
protección personal su conservación será de 20 años como lo establecen los
requisitos legales.

El seguimiento al control documental y de registros se realizará como parte

integral de cada una de las auditorías internas realizadas en ABC SAS

Cuando un registro haya cumplido su tiempo de retención deberá disponerse de él

adecuadamente, basado en los requisitos determinados por el área de control
jurídico de la compañía para lo cual se informará al proceso y se dejara la
información documentada sobre la trazabilidad del manejo de dicha información.

Ningún registro que sea requerido como requisito a un cumplimiento legal o de

soporte evidencia del EHS debe contar con tachones o enmendaduras de ningún
tipo debe ser legible, identificable y trazable en su fecha.

NOTIFICACION Y REGISTRO DE CAMBIOS:

El control de Cambios es registrado en el listado maestro de información

documentada en donde cada uno de los cambios realizados deberá quedar
registrado en la casilla control de cambios sin editar los cambios por versión del
documento o eliminar información previamente descrita.

ALMACENAMIENTO:
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El almacenamiento de los documentos del sistema se llevará a cabo en el drive

asignado para el proceso EHS por ABC SAS este acceso es restringido solo por
el personal EHS.

Los registros de cada uno de los procesos estarán físicamente en carpetas físicas
las cuales son responsables lo líderes de procesos por el correcto
almacenamiento de la información para evitar deterioro, robo o daño a la
información física.

Para garantizar que los registros requeridos por tiempo extenso sean conservado
y recuperados correctamente el proceso EHS contratara servicios de conservación
documental o digitalización en el momento que este archivo ya no cuente con
capacidad de almacenamiento en los archivos de la empresa, solicitando apoyo de
esta gestión al área correspondiente en la organización.

DIVULGACION:

El proceso EHS, informa al personal de su equipo la divulgación de la información

documentada en diferentes medios:

 Reuniones
 Capacitaciones
 Comunicaciones
 Publicación de la información en drive

CONTROL DE OBSOLETOS:

Las copias impresas de los documentos, internos, si las hay, son destruidas al
entregar la nueva versión del documento y en el sistema la nueva versión
remplaza la anterior.

Se considera documento obsoleto cuando pierde vigencia y tiene que ser

cambiado en su totalidad o parcialidad por otro, así mismo cuando debido a
cambios queda eliminado del sistema integrado de gestión.

El líder del proceso y dueño de la documentación a su cargo será el responsable

por recolectar las copias impresas o magnéticas de los documentos y retirarlas,
separarlas y eliminarlas, remitiendo correo al proceso EHS para su gestión del
cambio en el listado maestro de información documentada.

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:

Los documentos de origen interno se identifican y controlan en el listado maestro

de información documentada, por nombre, versión y código.
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Los documentos de origen externo serán identificados y controlados en el listado

maestro de documentos externos por nombre, descripción, dejando descrito el
tiempo de retención del mismo y medio empleado de retención para asegurar su
conservación y recuperación.

A continuación se describe las actividades a realizar con el fin de evitar

alteraciones o modificaciones no intencionadas:

CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

DOCUMENT DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD RESPONSABLE
O ACTIVIDAD
Recibir y  Recepcionar los
clasificar los Responsable del Documentos documentos externos
documentos proceso Externos  Clasificarlos manteniendo
externos su integridad
Actualizar Cada que se reciba un
Inventario de
inventario de Equipo documento externo se debe
Documentos
documentos documental EHS actualizar el inventario de los
Externos
externos mismos
Actualizar
continuamente Al ingresar un documento
los documentos Equipo doc externo EHS el equipo
externos que EHS documental lo ingresara al
están en su listado para su control.
proceso

PROTECCION DE LA INFORMACION

La documentación se encuentra protegida de la siguiente manera:

En medio físico se encuentra dividido por temas en las carpetas del drive EHS.
Estas son actualizadas cada vez que se realiza un cambio u obsolencia de un
documento.

El control de acceso al drive solo es por parte del personal de la compañía con
correo de VITALIS, su seguridad es controlada por el proceso de tecnologías de la
compañía para impedir infiltraciones de algún tipo

CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA EN PLATAFORMA

ISODOC

Toda creación de información documentada debe ser solicitada al proceso de

aseguramiento de la calidad bajo el uso de la plataforma ISODOC, en cuanto el
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documento aparezca como aprobado en la plataforma dejara de aplicar el

presente procedimiento y deberá ser aplicado el procedimiento de control
documental y de registros determinado por el proceso de aseguramiento de la
calidad y la plataforma ISODOC.

En caso que en los procesos de revisión o auditoria se presente un documento

con aprobación en ISODOC omita el presente procedimiento y remítase a la
lectura y aplicación del procedimiento del proceso de aseguramiento de la calidad.