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Manual Sap PM Gestion y Optimizacion de Mantenimiento
Manual Sap PM Gestion y Optimizacion de Mantenimiento
Mantenimiento (PM)
Proyecto SAPiensa
Octubre 15 de 2019
Datos de contacto:
Jorge Adonay Roa
jroa@grupoalumina.com.co
Contenido:
• Ordenes de Mantenimiento
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Antecedentes de la función de mantenimiento
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Antecedentes de la función de mantenimiento
Las empresas buscan cada vez más, sistemas informatizados que les ayuden en la gestión de
cada una de sus funciones.
Para la función de Mantenimiento, las empresas demandan Sistemas de Gestión (SGM) que:
Les permita planificar y gestionar los trabajos de Mantenimiento
Que constituyan una fuente de información para toda la organización que posibilite la
realización de consultas y la obtención de informes e indicadores.
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Objetivos de un SGM
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Objetivos de un SGM
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Funciones básicas de un SGM
Estas funciones son la base que deben presidir la elaboración del SGM y dan una idea
de su capacidad.
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Funciones básicas de un SGM
En los Sistemas Informáticos sólo se puede tratar aquello que está codificado.
La información descriptiva, no clasificada según algún criterio (al que corresponderán
los códigos), será muy difícil de tratar a la hora de establecer medidas,
comparaciones, etc.
› Codificación y tratamiento de las causas de intervención y tipos de trabajo, etc.
› Codificación de instalaciones, dispositivos y elementos, sin perder de vista su
estructura y su relación con la distribución en planta.
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Funciones básicas de un SGM
Elaboración de una "Base de Conocimientos" a partir del histórico del punto anterior y
de la codificación síntoma, causa y solución. Sistema experto para el mantenimiento.
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Funciones básicas de un SGM
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Funciones básicas de un SGM
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Funciones básicas de un SGM
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Diferentes SGM del mercado
Así como las plataformas tanto de software como de hardware en la que se instalan: que
van desde el PC monopuesto a sistemas pensados en trabajar varios usuarios puestos en
red
Como en las prestaciones de los sistemas: que van desde el mero registro de las
intervenciones, con los datos relativos a horas y materiales empleados, a aquellos que
conectan con la gestión de inventarios y pedidos de repuestos, subcontratas, costes, etc...
Cada empresa cuando decide implantar un SGM, debe elegir aquello que mejor se adapte a sus
necesidades específicas, sin olvidarse de que un SGM es una ayuda a la mejor Gestión del
Mantenimiento, pero nunca un fin en si mismo que se convierta en una penosa servidumbre.
Un SGM debe servir para la mejora en la gestión de los limitados recursos de mantenimiento,
obteniendo más servicio de las instalaciones.
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Diferentes SGM del mercado
La gran ventaja de SAP frente al resto de SGM, es la integración con el resto de Áreas
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Puntos clave para la implantación de un SGM
ESPECTATIVAS
ESPECTATIVAS
ADAPTABILIDAD
Pantallas de uso sencillo: lo que suele obligar a recurrir a pantallas no estándar en
paquetes informáticos
Entrada fácil de datos: usando una estructuración visual y lógica de Datos Maestros,
y a poder ser ayudado por herramientas como lectores de código de barras.
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Puntos clave para la implantación de un SGM
INTEGRACION
SEGUIMIENTO
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Contenido:
• Ordenes de Mantenimiento
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Unidades organizativas del mantenimiento
SAP PM estructura las instalaciones de la planta sobre la base de objetos técnicos, con el fin de:
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Unidades organizativas del mantenimiento
Mandante
Sociedad
Centro
Área
Área
Pto. Trabajo
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Unidades organizativas del mantenimiento
ALUMINA SA
1000
Centros Mantenibles
Centros de Planificación Cali
Administrado Administrado
Puesto de trabajo Puesto de trabajo Puesto de trabajo por área de por área de
de mantenimiento de Matricería de Metrologia producción Calidad
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Configuración física
Objetos técnicos
Ubicaciones Equipos
Elementos de una estructura técnica Objeto individual que se debe
Unidades funcionales mantener
independientemente
Estructuración funcional
Estructuración por objetos
Combinación
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Configuración física
Planta
Ubicaciones/equipos
Despiece
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Configuración física – Ubicaciones Técnicas
Tienen como finalidad generar una jerarquía de instalaciones y lugares que van a ser objeto de
mantenimiento hasta el nivel de detalle que se desee.
Ejemplo:
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Configuración física – Ubicaciones Técnicas
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Configuración física – Ubicaciones Técnicas
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Configuración física - Equipos
Los equipos son objetos individuales y físicos que requieren un histórico de mantenimiento
independiente.
Uno o más equipos pueden ser instalados en una misma ubicación técnica, e incluso pueden
cambiar de ubicación a lo largo del tiempo en caso necesario.
Los equipos son el nivel jerárquico inferior al que se pueden desglosar los costes de
mantenimiento.
La información que se puede asociar a estos objetos es la siguiente: tipo de equipo, número de
material, peso bruto, dimensiones, proveedor, fecha adquisición, fabricante, etc..
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Configuración física - Equipos
Ruta de acceso por menú Logística \ Mantenimiento \ Gestión de Objetos Técnicos \ Equipos \ …
IE03 - Visualizar
IE35 - Vehículo
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Configuración física - Equipos
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Configuración física - Equipos
Relación de objetos
AVERÍA
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Configuración física - Equipos
Relación de objetos
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Configuración física – Lista de Materiales
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Configuración física – Otros Datos Maestros
Puntos de medida
Los puntos de medida son localizaciones físicas y/o lógicas sobre los que se comprueba el
estado de un objeto técnico. Pueden ser asociados a ubicaciones técnicas o a equipos.
PRESIÓN
Control de Temperatura en Motor Bomba:
VIBRACIONES Valor Teórico: 15 ºC
COMPRESOR
Valores Umbrales:
Valor Máximo: Valor Mínimo: 10ºC
TENSIÓN 20ºC
Control de Vibraciones en Motor Bomba:
Unidad de medida: MPS. Valor Teórico: 10
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Perfil Parte
Catalogo Objeto Síntomas Causas Actividades Medidas
Ruido y
Quemador Humedad
Vibración
Matrices
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Configuración física – Otros Datos Maestros
Catálogos
Los catálogos están formados por unos códigos asociados a los avisos.
Sirven para introducir de forma rápida información acerca de los síntomas
de avería detectados, parte del objeto técnico que está dañada, causa de
la avería, etc.
Puesto de Trabajo
Un puesto de trabajo es un dato maestro que agrupa un conjunto de técnicos de acuerdo a algún
criterio (especialización, lugar en el que trabajan, etc.).
Cada puesto de trabajo lleva asociada su tarifa horaria a través de la actividad, lo cual permite
llevar en todo momento un control de los costes de mantenimiento.
En Mantenimiento los objetos técnicos y puestos de trabajo imputan sus gastos a centros de
coste.
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Configuración física – Otros Datos Maestros
Puesto de Trabajo
Cada puesto de trabajo imputa sus gastos a un centro de coste para una posterior refacturación
interna de dicha actividad.
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Contenido:
• Ordenes de Mantenimiento
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Visión general del proceso de gestión de las OM
BD
BD ASIGNACIÓN DE Gestión de Conocimiento
Maestro RECURSOS A LA OT Personal (Informes)
/Compras
servicios
ASIGNACIÓN DE Gestión de
REPUESTOS A LA OT Compras y
Almacenes
CONCLUSON DE LA Contabilidad
OT de
Costes
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Visión general del proceso de gestión de las OM
REPORTS
Automática
Histórico
Conversion
manual
AVISOS ORDENES
Objetos técnicos
Fechas
Prioridad
Generación automática
Recursos
Planes de mantenimiento
Programación
Costes (planif.& reales)
Histórico
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Avisos de Mantenimiento
Un aviso de mantenimiento se utiliza para describir una situación que requiere un trabajo de
mantenimiento. Se pueden definir, en caso necesario, distintos tipos de avisos en función de la
información que éstos deban contener.
AVISO • Fecha/Hora/Informador
• Descripción
• Objeto PM: ubicación técnica, equipo
• Datos de emplazamiento
• Datos de imputación
• Parada/Disponibilidad
POSICIONES
• Localización de la avería
• Síntoma de la avería
• Causa de la avería
• Acción
ACCIONES • Factores de ejecución
• Fechas
MEDIDAS • Descripción de medidas
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Avisos de Mantenimiento
Notification Type
Notification No Notification Subject
System Status
Order No
Reference
Object
Defect
Reported
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Avisos de Mantenimiento
Planner &
Work Centre
Breakdown
Date & Time
Maintenance
Catalog
History
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Ordenes de Mantenimiento
Se comporta como corazón de las entradas al sistema, a partir de la cual se alimentarán las
bases de datos (Base de Datos de Conocimiento)
Mediante una orden de mantenimiento se indican todas las operaciones necesarias para
desarrollar una determinada acción de mantenimiento.
Cabecera de la orden Clase de orden, fechas, centro, objeto de referencia, prioridad, descripción...
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Ordenes de Mantenimiento
¿Dispongo de repuestos?
Gestión de repuestos:
- Reservas de material.
- Solicitudes de compras.
¿A QUE COSTE?
Orden de Trabajo
Orden Creada. Permite realizar análisis carga - capacidad, reprogramar, visualizar los costes
planificados y modificación de los datos de la orden.
Orden Liberada. La orden se va a realizar en firme en las fechas programadas, permite las
mismas funciones que una orden creada y adicionalmente permite imprimir la OT. Los operarios
reciben la orden y la ejecutan.
Orden Notificada. Orden en la que se ha introducido información real sobre tiempos de
realización, repuestos utilizados o magnitudes medidas. Permite obtener un informe de costes
reales.
Orden Liquidada. Orden en la cual se ha procedido a transferir los costes de la OT a la estructura
analítica de costes (a una orden de costes, a un PEP, a un CECO...).
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Ordenes de Mantenimiento
Creación
Cada puesto de trabajo imputa sus gastos a un centro de coste para una posterior refacturación
interna de dicha actividad.
• Clase de orden.
Como se va a realizar el proceso de gestión de las órdenes, y al
mismo tiempo, se va a clasificar las órdenes de mantenimiento de
acuerdo a distintos criterios que nos permitirán obtener información
con posterioridad.
• Prioridad.
Influye en la programación de la misma. Si, por ejemplo, se indica
una prioridad muy alta, el sistema intentará programar la orden lo
antes posible.
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Ordenes de Mantenimiento
Creación
• Datos de avería/síntomas/avisos.
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Ordenes de Mantenimiento
Creación
• Descripción de la tarea de
mantenimiento.
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Ordenes de Mantenimiento
Creación
Las órdenes de mantenimiento nos ofrecen la posibilidad de introducir para cada operación:
• Introducir operaciones a realizar por contratistas externos para cada una de las operaciones.
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Ordenes de Mantenimiento
¿Existe SI
Asignación
Orden PM Personal Externo
contrato
marco?
NO
Pedido de
Compras
Orden de Entrega Solicitud de pedido
Entrada
Actividades
La entrada de actividad generará dos
procesos, el proceso estándar de
Facturación Liquidación gestión de ordenes y el proceso de
pago en el módulo MM.
Pago Cierre
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Ordenes de Mantenimiento
Liberación
La liberación de la orden permite que se empiece a procesar las operaciones que contiene. Se
puede liberar individualmente o de forma colectiva.
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Ordenes de Mantenimiento
Liberación
Se puede asociar la liberación con permisos, de forma que sólo se podrá liberar una orden
cuando se dé el permiso correspondiente.
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Ordenes de Mantenimiento
Notificación
Una vez que se han realizado las tareas de mantenimiento, se crea la notificación para dejar
constancia en el sistema de cuáles han sido realmente las operaciones que se han llevado a
cabo.
Una vez creada la notificación de una orden, el sistema calcula los costes reales asociados a las
operaciones de mantenimiento. Estos costes se actualizarán en la orden.
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Ordenes de Mantenimiento
Notificación
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Ordenes de Mantenimiento
Liquidación
Durante la toma de materiales y las notificaciones se cargan los gastos sobre la orden.
Al liquidar la orden se pasan los gastos de la orden al centro de coste/elem. PEP/activo fijo.
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Ordenes de Mantenimiento
Cierre
Una vez se haya terminado el proceso de gestión de la orden se puede proceder a Concluir
técnicamente.
Esto implicara que no podremos realizar más modificaciones en la orden con posterioridad.
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Ordenes de Mantenimiento
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Planificación de las OM
Asign. componentes
de almacén
Reservas de material
Liberación de la orden
PM
Verificación de
disponibilidad Impresión vales/OFs
Verificación de
disponibilidad
automática
Salida de mercancía
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Planificación de las OM
Asign. componentes
Solicitud de pedidos
Pedido de compras
Liberación de la orden
PM
Entrada de mercancía
Firma
xyz
Factura
Recepción de factura
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Planificación de las OM
Trabajo externo = X
Sol.Ped Pedido Factura
Servicios externos = „„
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Planificación de las OM
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Planificación de las OM
Op. 10 PM02
Op. 10 PM02 Op. 20
Op. 20 Subop.2010 PM01
PM03
Supop.2020 PM03
Op. 30
PM01
PM01
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Planificación de las OM
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Planificación de las OM
66
Asignación de costes en la OM
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Asignación de costes en la OM
Reglas de cálculo
Trabajo interno
Trabajo * Tarifa
Planificación -> Operaciones
Cálculo plan Puesto de trabajo
de recursos Clase de actividad
Trabajo
Material de almacén
Utilización Cantidad * Precio
Cálculo real -> Componentes
De recursos Materialnr
. Cantidad
...
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Asignación de costes en la OM
Planificación de
cl. De actividad 2007
Centro de costes
4300 Ceco Cl. Actividad Tarifa f.
Liquidación de la Orden
Los costes que se originan al tratar una orden (costes de material, personal o servicios
externos) tienen un objeto de referencia (ubicación o equipo). Los costes se agrupan
inicialmente en la orden.
Centro costes Cargo con los costes reales
4110 resultantes de la liquidación
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Asignación de costes en la OM
Liquidación de la Orden
Orden PM
Liquidación de orden
CeCo Instalación Orden Elem. PEP Grafo Cta. Mayor Objeto PA Pedido
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Ejecución y cierre de trabajos. Notificaciones
Tan pronto como una orden de mantenimiento se haya liberado y se haya iniciado el trabajo, los
empleados que intervengan podrán introducir notificaciones en el sistema.
• Entrada de datos
generales sobre presencia
y absentismo
• Entrada de datos de
Gestión de tiempos (PT)
tiempos y datos
(PT)
adicionales en la Gestión
de tiempos
• Ajuste de tiempos
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Ejecución y cierre de trabajos. Notificaciones
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Ejecución y cierre de trabajos. Notificaciones
Medios de notificación:
Pantallas sencillas
Entrada de datos automática (captura de datos en planta, lectores,..)
Comunicación online
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Ejecución y cierre de trabajos. Notificaciones
Mantenimiento móvil:
Incrementa el Beneficio
Servicio rápido, consistente y eficiente
Capaz de lanzar nuevas tareas “in situ”
Aumenta la competitividad
Potencia el trabajo de los agentes con tecnologías avanzadas
Hace llegar los datos de la empresa allí donde se necesita
Reducción de Costes
Asegura la resolución de los problemas asignando la persona adecuada en el momento preciso
Reduce la duplicidad de trabajos y el soporte en papel
Reduce gastos y tiempos de viaje
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Ejecución y cierre de trabajos. Notificaciones
Resultados:
€ Aumento en la seguridad al constatar que
el mantenimiento se ha llevado a cabo
€ Integración total con la oficina (SAP PM)
€ Ahorro en costes de procesos de unos 100.000 €
por año, debido a la reducción de costes de
archivado y gestión de órdenes
€ Trazabilidad de toda la cadena de información.
€ Reducción potencial de chequeos (aprox. 650
horas por año)
€ Base para la revisión de precios la proveedor
de servicios
€ Construcción de una plataforma de
movilidad estratégica
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Contenido:
• Ordenes de Mantenimiento
o Hojas de Ruta
o Planes de Mantenimiento. Emisión automática de órdenes de
mantenimiento
o Tratamiento de las órdenes de mantenimiento planificado
o Replanificación de los planes de mantenimiento
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Hojas de Rut
Las hojas de rutas recogen el conjunto de operaciones de mantenimiento que se deben realizar
sobre uno o varios equipos o ubicaciones técnicas.
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Hojas de Rut
Se pueden agrupar todas las hojas de ruta para mantenimiento similares en diferentes
grupos.
El Grupo de hojas de ruta comprende una serie de hojas de ruta para mantenimiento que
describen medidas de mantenimiento similares, por ejemplo, cambios de aceite para coches y
camiones.
Hojas de Rut
Ejemplo HR:
80
Hojas de Rut
81
Planes de Mantenimiento
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Planes de Mantenimiento
valor
Valor umbral
Por tiempo Por actividad Condiciones
t0 tiempo
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Planes de Mantenimiento
¿Cuándo? ¿Qué?
¿Dónde?
PROGRAMAR
PLAN DE OT
Robots Prensas Carcasas
MANTENIMIENTO
PLAN Automático
Alimentación Motor Resto
Despiece
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Planes de Mantenimiento
Mantenimiento Correctivo
¿Qué?
xxxxx
xxxxx
¿Cuándo?
OT
Manual AHORA
Llamada/Aviso
Planificador
de
Producción/Cliente ¿Dónde?
Despiece
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Planes de Mantenimiento
Costes
Coste del Correctivo
Coste del Preventivo
Coste Total de Mantenimiento
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Planes de Mantenimiento
Una posición de mantenimiento es la asociación de un equipo / ubicación técnica con una hoja
de ruta con el objetivo de que el sistema genere de forma automática órdenes de mantenimiento
de acuerdo a la frecuencia indicada para cada tarea de mantenimiento. Para cada una de las
posiciones se asigna su hoja de ruta.
Plan de Mantenimiento
87
Planes de Mantenimiento
88
Planes de Mantenimiento
89
Planes de Mantenimiento
90
Planes de Mantenimiento
EQUIPOS
+ INSTRUCCIONES
+ CLASE ORDEN MT
¿Que tipo de
¿Que tareas realizar?
¿Que mantener? mantenimiento
¿Cada cuanto tiempo?
preventivo, legal... ?
Engrasar
Una vez mes
Mantenimiento
Motor Bomba
preventivo
FECHA DE INICIO
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Tratamiento de las órdenes de mto. Planificado
Ejemplo 1 ->
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Tratamiento de las órdenes de mto. Planificado
Ejemplo 2 ->
93
Tratamiento de las órdenes de mto. Planificado
Ejemplo 3 ->
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Tratamiento de las órdenes de mto. Planificado
Jerarquía:
B B
A A A A
1 2 3 4
4 Interval
cycle
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Tratamiento de las órdenes de mto. Planificado
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Replanificación de los planes de mantenimiento
• Reprogramar: cambiando la fecha de incio del plan, el sistema calcula las tomas de
mantenimiento, en función de los paquetes de mantenimiento preventivo o los ciclos de
mantenimiento y de los parámetros de programación.
• Cancelación
• Creación de una toma manual: una toma creada manualmente permite incluir fechas
adicionales para tomas de mantenimiento sin afectar a la programación normal.
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Planes de Mantenimiento
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Contenido:
• Ordenes de Mantenimiento
o El histórico de mantenimiento
o Diferentes análisis de la información de mantenimiento. Herramientas
disponibles para el análisis del mantenimiento
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El histórico del mantenimiento
Cualquier OM concluida ya forma parte del Histórico de OM, que son la fuente de información
para cualquier análisis que se quiera realizar:
Análisis de Costes
• Cuánto gasto al año en preventivos frente a correctivos
• En que tipo de equipos gasto más dinero
• En qué época del año gasto más en mantenimiento
• Cuanto gasto en servicios externos,.....
Análisis de Equipos
Análisis deAverías
Análisis de Averías
• Análisis MTBF
• Análisis MTTR
• Análisis de Causas, Síntomas,....
100
El histórico del mantenimiento
Hay que saber determinar la información estrictamente necesaria a informar, para que el sistema
proporcione los informes necesarios para gestionar el Mantenimiento de la planta, pero que no
convierta al usuario en un esclavo del Sistema
Análisis
Análisis
Análisis
Información Tiempo necesario
Análisis necesaria para para introducir
Informes esta información
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Ejemplos de informes estándar de Mto
Histórico de averías
Criterios de selección
Resultado
102
Ejemplos de informes estándar de Mto
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Ejemplos de informes estándar de Mto
Permite visualizar Avisos a partir de datos sobre el síntoma y la causa de la avería. Este listado
es más adecuado para analizar históricos
104
Ejemplos de informes estándar de Mto
Los listados de varios niveles son útiles para representar de forma muy grafica las relaciones
entre distintos elementos, como ubicaciones técnicas, OM, avisos, etc.
105
Ejemplos de informes estándar de Mto
106
Ejemplos de informes estándar de Mto
107
Ejemplos de informes estándar de Mto
Evaluación de costes
108
Ejemplos de informes estándar de Mto
Utilización de material
Desplegado
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Análisis de la información de mto. -> SIL
Cada una proporciona la base de datos para los respectivos análisis estándar del mismo
nombre. Se van actualizando en diferentes eventos:
Evento Actualización
Análisis Emplazamiento
Características Ratios
Centro de Avisos concluidos Porcentaje de material externo
emplazamiento Pedidos concluidos Porcentaje de personal externo
Área empresarial Cantidad de operaciones Órdenes previsionales
Emplazamiento Días de tratamiento Ingresos totales reales
Centro de Costes de prestaciones de servicios Costes totales reales
planificación del Cantidad de prestaciones de servicios Costes totales planificados
mantenimiento Grado de urgencia Grado de planificación
Grupo de Costes de salarios internos Cantidad de avería
planificación del Costes de material internos Número de causas de avería y
mantenimiento Porcentaje de material interno actividades
Ubicación técnica Porcentaje de personal interno Órdenes inmediatas
Equipo Duración de la parada registrada Otros costes
Grupo de montaje Ordenes introducidas Órdenes no planificadas
Paradas introducidas
Avisos introducidos
Costes de salarios ajenos
Costes de material ajenos
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Diferentes análisis de la información de mto.
Análisis de Averías
Características Ratios
Clase de aviso Cantidad de operaciones
Ubicación técnica Cantidad de avería
Equipo Cantidad de causas de avería
Grupo de código de
avería
Avería
Grupo de códigos de
causa de avería
Causa de avería
Grupo de código de
actividad
Promoción de ventas
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Diferentes análisis de la información de mto.
Estadísticas de objeto
Características Ratios
Análisis de Paradas
Características Ratios
Clase de objeto Paradas efectivas
Ubicación Intervalo medio entre reparaciones
técnica Equipo Intervalo medio hasta reparación
Tiempo entre reparaciones
(MTTR) Tiempo hasta
reparación (MTBR)
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Diferentes análisis de la información de mto.
Análisis de Costes
Características Ratios
Tipo de orden Pedidos concluidos Órdenes
Clase de actividad Costes de prestaciones de previsionales
de mantenimiento servicios Costes de salarios Ingresos totales
Ubicación técnica internos reales Costes
Equipo totales reales
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