ABRIL - 2014 ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL JORNADA DE CAPACITACION TEMARIO:
1)CRUZE DE DATOS (ACCESS EXCEL) 2)COMBINACION DE CORRESPONDENCIA 3)CARTA COMERCIAL 4)GRAFICOS WORD - EXCEL ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL Un Poco de Historia ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL BASES DE DATOS.
Breve desarrollo histrico
1950: Uso de las cintas magnticas, las cuales son un tipo de medio o soporte de almacenamiento de informacin que se graba en pistas sobre una banda plstica con un material magnetizado, generalmente xido de hierro o algn cromato.
1960: Uso de los discos, este soporte poda consultar la informacin directamente, sin la necesidad de saber dnde estaban los datos en el disco. Nace el modelo de base de datos Jerrquica, el cual enlaza los registros en forma de estructura de rbol. Tambin se desarrolla el modelo de base de datos de Red, en el cual la principal diferencia era que un nodo tenga varios padres.
1970: Edgar Frank Codd, da los conceptos de las Base de Datos Relacionales, que se basan en relaciones las cuales se podan considerar en forma lgica como Tuplas, propuestos en "Las doce reglas de Codd", diseado para definir qu requiere un sistema de administracin de base de datos, a partir de estos aportes se desarrollo la base de datos Oracle. El lenguaje ms habitual para las consultas a base de datos relacionales es el SQL.
1980: Las base de datos relacionales logran posicionarse en el mercado de base de datos con sus sistema tablas, filas, columnas, adems se dan diversas investigaciones paralelas como las base de datos orientada a Objetos
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL CONCEPTO.
Una Base de datos es una estructura De datos cuya informacin es Homognea , es decir todos los datos son de la misma naturaleza o del mismo tema, esta informacin esta totalmente organizada en Tablas las cuales poseen Filas y columnas , y sus elementos caractersticos que son los Registros, campos y Datos.
Registro: Fila o Conjunto de Filas
Campo: Espacio Asignado para la Informacin (Celda)
Dato: La Informacin introducida en la base de datos. (Nombres, apellidos, Direccion, Etc) Introduccion a Microsoft Access El Gestor Simple de Bases de Datos de Microsoft ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL Que es Microsoft Access?
Microsoft Access es un Programa Gestor de Base de datos , creado por la casa desarrolladora, Microsoft actualmente la Mayor Productora de los Sistemas Operativos para Pc, Cuando Hablamos de Gestor de Bases de datos, estamos hablando de Un Software que permite la Creacin, Eliminacin , Administracin y Manipulacin Estructurada de los datos a Gran Escala dentro de una base de datos, aadindole ciertas caractersticas a los datos para que sean consultados y a su vez transformados en datos maestros o principales para poderlos relacionar con otras tablas que hacen parte de un Sistema de archivos de Bases de datos.
Los elementos que conforman una base de datos en Access son.
1. Tablas: Coleccin de datos 2. Consultas: Acciones con los datos 3. Formularios: Presentacin de los datos 4. Reportes o Informes: Impresin de los datos 5. Macros: Rutinas cortas para ejecutar eventos o acciones. 6. Mdulos o Procedimientos: Definicin de procedimientos comunes, variables pblicas. ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL ACCEDIENDO AL ENTORNO DE ACCESS Ficha o Men Archivo Panel de Objetos Panel de Trabajo Vistas Grupo Formato Comando Numero ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
1) Procedimiento Para abrir Microsoft Access
Ingrese al Men Inicio de Windows
A continuacin Dar Clic en Todos los Programas
Seleccionar Microsoft Office Access
Abril el Programa. (Clic Para Abrir)
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL Para Crear una nueva Base de datos en Blanco Hacer lo Siguiente:
Clic Men Archivo
Clic en Nuevo
Clic en Base de datos en Blanco ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL Para Crear una nueva Tabla en Blanco Hacer lo Siguiente:
Clic Men Crear
Clic en Tabla
Clic Derecho Guardar Tabla
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL Importar Datos: En Access se pueden crear archivos Vinculados o no Vinculados directamente desde Excel u otro Archivo de Bases de datos para la creacin de nuevas Bases de datos.
Importacin de un Archivo en Excel No Vinculado.
En Access se Pueden Importar (Traer Archivos) Datos de Excel directamente a una tabla creada en Access, creando una base de datos con una copia de esa informacin , lo cual si la manipulamos o editamos no creara cambios en el archivo original.
Busco e importo el Archivo de Excel y lo cargo en Access El archivo de Excel , es ahora un archivo nuevo en la base de datos de Access, totalmente independiente de su copia original ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO
1) Clic en el Men Datos Externos 2) Clic en el Comando o Botn Excel ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO
3) Aparecer una ventana como esta, la cual tendr seleccionada la opcin Importar el origen de datos a una nueva tabla de la base de datos actual, es decir Buscaremos el archivo de Excel en nuestra pc y automticamente Access lo convertir en una nueva tabla de la base de datos 4) Buscaremos el archivo que se creara como nueva tabla de la BD, le damos clic al Botn Examinar para buscar. ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO
5) Despus de buscar el archivo en la ubicacin correspondiente, le damos clic en Abrir para que Access comience la importacin del archivo de Excel ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO
6) Nos damos cuenta que Access cargo la ruta donde esta el archivo que seleccionamos. 7) Luego le damos clic en Aceptar para empezar la Importacin ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO
8) Access nos ayuda a importar los datos con un asistente, llamado Asistente para importacin de Hojas de Calculo 9) Si nos podemos dar cuenta en el archivo de Access con el que vamos a trabajar se encuentran varias Hojas de calculo, solo vamos a importar la Hoja con la que deseamos trabajar, en este caso importare la Hoja 1 10)Le damos Clic en Siguiente ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO
11) Seleccionamos la Opcin Primera Fila contiene encabezados de columna, es decir con esta opcin habilitamos o creamos los encabezados (Descripcin del campo) de cada registro en la BD. 12)Le damos Clic en Siguiente ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO
13) En el men Opciones de campo , podemos modificar tan la descripcin del campo como , el tipo de dato que se encuentra en dicho campo, esta opcin no la modificaremos. 14)Le damos Clic en Siguiente ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO
15) En la siguiente ventana nos mostrara una serie de opciones donde podemos crear una clave principal para relacionar las tablas en nuestra base de datos, Access toma por defecto la Opcin Permitir a Access agregar la clave principal OJO! NO HABILITAREMOS ESTA OPCION, POR QUE VAMOS A REALIZAR COMBINACIONES DE DATOS. Por ende escogemos la Opcin Sin clave Principal 16)Le damos Clic en Siguiente ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO
17) Ya hemos terminado con la exportacin de los datos a Excel 18)Le damos Clic en Finalizar ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO
19) Access nos pide que si deseamos guardar los pasos de importacin, le decimos que no dejando esta opcin sin seleccionar 20)Le damos Clic en Cerrar ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO NO VINCULADO
21) Finalmente hemos importado un archivo de Excel no vinculado a Access ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL
Importacin de un Archivo en Excel Vinculado
Esta Opcin Nos permite incorporar Directamente el archivo de Excel a Access, es decir , en esta opcin estamos Manipulando y editando Directamente los datos que estn en el archivo de Excel en Access, es por esto que es recomendable hacer un Back-Up del Archivo (Guardar una Copia)
Se importa el archivo y se carga en Access El archivo que se importo , sigue enlazado directamente a Excel, aunque Access este trabajando sobre el, es por esto que si hacemos cualquier modificacin, hagamos copia del archivo original ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO
1) Clic en el Men Datos Externos 2) Clic en el Comando o Botn Excel ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO
3) Aparecer una ventana como esta, en la cual seleccionaremos la opcin Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, es decir Buscaremos el archivo de Excel en nuestra pc , la nica diferencia con el paso anterior es que el archivo seguir enlazado a excel 4) Buscaremos el archivo que se creara como nueva tabla de la BD, le damos clic al Botn Examinar para buscar. ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO
5) Verificamos que se cargue la ruta donde se encuentra el archivo 6) Damos Clic en Aceptar ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO
7) Access nos ayuda a importar los datos con un asistente, llamado Asistente para Vinculacin de Hojas de Calculo 8) Nos damos cuenta que de igual manera nos va a mostrar las hojas de calculo del archivo, debemos seleccionar como en el procedimiento anterior la hoja que vamos a enlazar o vincular desde Excel. 9)Le damos Clic en Siguiente ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO
10)Clic en esta opcin para que los encabezados de cada columna nos diga la descripcin de los registros 11)Le damos Clic en Siguiente ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO
11) Vemos que Access a terminado de Vincular el archivo de Excel a la base de datos con la cual estamos trabajando. 12)Le damos Clic en Finalizar ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO
13) Si el proceso de vinculacin del archivo ha sido correcto nos saldr el siguiente mensaje en la pantalla y le damos Clic en Aceptar y culminaremos el proceso de vinculacin de datos. ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACION DE UN ARCHIVO VINCULADO
13) Nos damos cuenta que la tabla creada tiene un icono de Excel, esto quiere decir que el archivo que vamos a editar la copia original del archivo que esta vinculado a Access, por eso se recomienda guardar una copia del archivo. ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL 1) Campos Combinados nico Registro (2 ARCHIVOS)
Aplicaciones :
Cuando tenemos Distintos archivos en Excel o Access (BASES DE DATOS) y queremos filtrar un nico campo combinado que es comn en esos archivos
EJ: Archivos Grandes en los cuales se desea Buscar un campo en comn (Cedula, fecha de pago, N de Factura) y filtrarla en el otro archivo que posee los mismos campos para comparacin de los datos. Archivo en Excel de las Facturas No pagas del 2000- 2010.xls Proceso de Filtrado en Access para buscar campos combinados para un nico registro que coincida Archivo en Excel de las facturas pagas en 2010.xls ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL 1) Procedimiento para Combinar los Registro con un campo que coincida. 1) Clic en el Men Crear
2) Clic en el Comando Diseo de Consultas que se encuentra dentro del Grupo Consultas
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL 1) Procedimiento para Combinar los Registro con un campo que coincida. 3) Aparecer una pantalla como esta, daremos Clic Derecho, sobre el rea gris y escogemos la Opcin Mostrar Tabla, y tomamos las dos tablas que vamos a combinar dando clic a ambas.
4) Luego tomamos el campo o los campos que deseamos combinar, lo haremos arrastrando el campo de la tabla 1 al campo de la tabla 2, en este caso arrastraremos el campo Cedula de la tabla Hoja1 al campo CC de la tabla 2008
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL 1) Procedimiento para Combinar los Registro con un campo que coincida. 5) Al momento de arrastrar el campo se formara una unin entre estos campos con una lnea entre las tablas
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL 1) Procedimiento para Combinar los Registro con un campo que coincida. 6) Para acceder a la propiedades de la combinacin de estos campos, damos doble clic o Clic derecho sobre la lnea para que nos salga el siguiente cuadro
7) Luego tomamos la primera Opcin que dice : Incluir solo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales
8) Luego Filtramos colocando la tabla destino en la cual se va a realizar la combinacin, SIEMPRE, debemos colocar la tabla que contiene todos los registros para que nos tome Solo los registros que coinciden con la tabla que ya los tiene. En este caso mi tabla destino ser Hoja 1
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL 1) Procedimiento para Combinar los Registro con un campo que coincida. 9) Como sabemos que la tabla destino objeto de la combinacin es Hoja1, hacemos un filtro o Consulta en la cual agregamos todos los campos de la Hoja1 seleccionando Hoja1.*, esto ubicando la barra despegable que se encuentra el la cuadricula, el asterisco * quiere decir que me esta seleccionando todos los campos de esa tabla Hoja1
10) Luego debajo de la opcin Campo, seleccionamos la tabla destino objeto de la combinacin la cual es Hoja1
11) Luego damos clic en Ejecutar
ACCESS Y EXCEL AYUDA EMPRESARIAL 1) Procedimiento para Combinar los Registro con un campo que coincida. 11) Luego de realizar los pasos anteriores nos mostrara en la consulta que estamos modificando el resultado del procedimiento de combinacin de los campos
12) Ahora con la combinacin realizada procederemos a guardar dicha consulta, le damos Clic Derecho Guardar y luego nos saldr un recuadro Guardar Como y le daremos un nombre a nuestra consulta o simplemente le podemos dejar Consulta1
13)Hemos finalizado el proceso de combinacin de campos. Microsoft Word Historia ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL WORD AYUDA EMPRESARIAL
HISTORIA
Surgi por la necesidad de crear un Programa capaz de Realizar y procesar el texto requerido para crear documentos, las grandes empresas necesitaban la rapidez y confiabilidad de un programa capaz de corregir los errores de digitacin, y acelerar el proceso documental para llevar el control de dichas corporaciones.
La primera versin de Word fue creada en el ao 81, pero realmente su despegue fue en los aos 90, por su interfaz amigable
Word fue el primer procesador de texto que le mostraba de manera anticipada al usuario el formato final del documento con la tcnica WYSIWYG (What You See Is What You Get) que significa lo que estas viendo es lo que estas obteniendo , Microsoft Word es actualmente (2009) lder absoluto en ese sector del mercado, contando con alrededor de 500 millones de usuarios (cifras de 2008); y si bien ya ha cumplido sus 25 aos, contina su liderazgo
WORD AYUDA EMPRESARIAL
FUNCIONES DE WORD
Editar textos y aadirle diversas Caractersticas desde crear un prrafo simple , a disear una Portada de una Revista o trabajo
Una interfaz amigable y segura que permite manipular nuestro texto, hasta proteger la informacin de nuestro documento
La capacidad de crear grficos realmente completos integrados con informes o cualquier otro tipo de documento importante
Un entorno realmente Amigable y practico para realizar nuestras tareas diarias dentro del software
Microsoft Word Combinacion de Correspondencia ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL WORD AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD
El procedimiento para Combinar la correspondencia de una carta es la siguiente:
1) Ir a la Ficha Correspondencia 2) Ir al Grupo Iniciar Combinacin de Correspondencia y despus Ir al comando Iniciar Combinacin de Correspondencia 3) Seleccionar la Opcin Cartas
WORD AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD
El procedimiento para Combinar la correspondencia de una carta es la siguiente:
1) Ir a la Ficha Correspondencia 2) Ir al Grupo Iniciar Combinacin de Correspondencia y despus Ir al comando Iniciar Combinacin de Correspondencia 3) Seleccionar la Opcin Cartas
WORD AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD
Para seguir combinando correspondencia en la opcin cartas debemos crear o asignar la lista de destinatarios que se desplegaran al final de haber terminado y combinado los campos de dichos destinatarios.
El procedimiento es el siguiente:
1) Ir a la Ficha Correspondencia 2) Ir al Grupo Iniciar Combinacin de Correspondencia 3) Ir al comando Seleccionar Destinatarios 4) Seleccionar la Opcin Escribir una lista nueva
WORD AYUDA EMPRESARIAL Despus de haber realizado dicho proceso nos saldr un recuadro como el siguiente:
1) Este parte de la ventana nos describe los campos o elementos a Insertar. 2) Esta opcin nos permite crear otra fila de campos o elemento a insertar 3) Nos permite eliminar una fila de elementos o campos que no queremos insertar 4) Nos permite agregar un campo no existente dentro de la base de datos de Word 5) Le damos clic para aceptar los cambios WORD AYUDA EMPRESARIAL Luego del procedimiento anterior y haber digitado todos los destinatarios al darle aceptar, se nos abrir una ventana para guardar la ubicacin de nuestro archivo.
El siguiente paso despus de esto es el siguiente:
1) Ir al men Correspondencia 2) Ir al grupo Escribir e insertar Campos 3) Ir al comando Insertar Campo combinado 4) Seleccionar la lista de los campos combinados: Tratamiento, cargo, nombre Etc WORD AYUDA EMPRESARIAL Para finalizar el procedimiento de combinacin y correspondencia de cartas hay que combinarlas como ultima opcin de este proceso el cual es el siguiente:
1) Ir al Men Correspondencia 2) Grupo Vista previa de Resultados 3) Tomamos todos los registros combinados 4) Ir al Grupo Finalizar 5) Dar clic en el Botn Finalizar y combinar 6) Dar clic en la opcin editar documentos individuales 1 2 3 4 y 5 6 WORD AYUDA EMPRESARIAL Luego se nos abrir la siguiente Ventana:
Le damos la opcin de todos para que combine todos los registros y cree todos los documentos combinados y as habremos terminado este proceso de Combinacin de correspondencia en Word Microsoft Word Carta Comercial ACCESS Y EXCEL HERRAMIENTAS DE AYUDA EMPRESARIAL WORD AYUDA EMPRESARIAL PROCEDIMIENTO PARA LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD
1) Conceptos previos Reglas Icontec Norma 3393
Mrgenes para esta norma:
Mrgenes Superior : 3 y 4 Cm Inferior: 2 y 3 Cm Lateral Derecho: 2 y 3 Cm Lateral Izquierdo: 3 y 4 Cm
Interlineado 1,5
Espacios Entre Titulo y Prrafo 2 Espacios (2 Enter)
Elementos de la Carta comercial: Nit, Consecutivo, fecha, tratamiento, nombres y apellidos, cargo, nombre de la empresa, direccin, ciudad, saludo, texto, saludo de despedida, firma ( nombres y apellidos, cargo o N de documentacin si es una persona ordinaria , rubrica
Link Carta1, Link Carta 2, Link Diapositivas.
WORD AYUDA EMPRESARIAL TRABAJANDO CON EL ENTORNO
Microsoft Word tiene tres caractersticas principales en su entorno: 1) La Ficha que es el men que contiene las opciones generales; 2) el grupo que a su vez es un submen que posee ciertos comandos que realizan cierta accin dentro de nuestro software; 3) el comando que es un Botn que cumple un rol especifico y modifica el entorno de nuestro procesador de texto
EMPEZANDO CON EL TEXTO
Los estilos indican, el tipo de fuente, color y tamao predeterminado para nuestros ttulos y prrafos La fuente permite darle una caracterstica nica a nuestro texto, cambindole , el color, tipo de escritura y el tamao, entre otras propiedades, esto puede ser a nuestro gusto Esta opcin nos modifica la organizacin del texto dentro de un prrafo, podemos justificarlo, centrarlo, alinearlo a la izquierda o la derecha, darle un interlineado o espacio entre los renglones del prrafo, entre otra propiedades Esta opcin de Word nos permite buscar un texto dentro de todo el documento, remplazar una palabra, o hacer una seleccin total o parcial del contenido del texto WORD AYUDA EMPRESARIAL
Bongotones, Descarga y Creación de Ringtones Gratuitos para Celulares Insider Arcane Secrets Relating To Microsoft Dynamics GP That Surprised All of Us.20130105.112103