Sesión 2 Acceso a datos externos

Acceso a datos externos

Objetivo
• Aprender a acceder a distintos datos de Access, de una página
web, archivo de texto y de otras conexiones existentes.

Contenido

• Obtener datos desde:

• Microsoft Access.
• Página Web.
• Archivo de Texto.
• Conexiones existentes.

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 Acceso a datos externos Sesión 2

1. Acceso a datos externos

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con da-
tos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo

de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los
datos al introducirlos manualmente.

- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para im-

portar datos.

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos

opciones:

- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la

aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.

- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente

del formato Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser

más laboriosa y tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de

compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

El problema fundamental de la importación de datos externos, hemos

dicho que es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir
que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para iden-
tificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un
archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino
que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en
su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmu-
las, qué formato estético tiene el documento, etc.

Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos

tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:

- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.

- El formato no se ajusta al original.

- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar

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Sesión 2 Acceso a datos externos

una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente.

A no ser que la cantidad de datos no sea demasiado extensa y nos de-
cantemos por utilizar el portapapeles.

a. Microsoft Access
Microsoft Access es un software de base de datos muy utilizado y pue-
des encontrarte en alguna ocasión con la necesidad de importar datos
desde Access hacia Excel lo cual es una tarea muy sencilla.

Importar una base de datos Access a Excel 2010

No necesitas conocer mucho sobre Access ya que Excel ha simplificado

grandemente este proceso para los usuarios. Lo primero que debemos
hacer es ir a la ficha Datos y pulsar el botón Desde Access.

Este comando mostrará el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de ori-

gen de datos en donde deberás especificar el archivo Access que deseas
abrir:

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De inmediato Excel mostrará otro cuadro de diálogo que enlistará las

tablas contenidas en el archivo Access.

Una tabla es el lugar en donde se almacenan los datos en Access. Po-

dríamos pensar que una tabla de Access es similar a una hoja de Excel
porque también está formada por columnas y filas. Y aunque el concepto
de tabla es un poco más avanzado que una hoja de Excel, es suficiente
la comparación por ahora para saber que ahí se encuentra almacenada
la información de Access.

Una vez seleccionada la tabla de Access que deseamos importar debe-

mos pulsar el botón Aceptar y ahora Excel nos preguntará por algunas
configuraciones de importación:

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En primer lugar podemos elegir traer los datos desde Access como una
Tabla de datos o también como un Informe de tabla dinámica. Así mis-
mo podemos especificar la celda de nuestra hoja donde queremos que
se inserten los datos o simplemente especificar que se inserten en una
nueva hoja. Al pulsar el botón Aceptar Excel realizará la importación de
los datos.

La información de la tabla de Access será mostrada dentro de la hoja de

Excel en el mismo orden en que aparece los datos en la tabla.

b. Página Web
Una consulta web (Web Query) de Excel te permite importar información
de un sitio web a una hoja de Excel. La consulta encontrará cualquier
tabla de datos en la página web y te permitirá seleccionar la tabla que
necesitas para poder colocar los datos en tu hoja de Excel.

Vamos a trabajar en un ejemplo básico para tener una idea de cómo

operan las consultas web. Para empezar debes seleccionar la celda don-
de quieres que se coloquen los datos y seleccionar la ficha Datos y el
comando Desde Web que se encuentra en el grupo Obtener datos ex-
ternos.

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Seleccionar tabla de datos

Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva consulta web y en el cuadro de Di-

rección colocaremos lo siguiente: http://www.imdb.com/chart/top (esta
dirección muestra las mejores 250 películas de acuerdo al sitio IMDB).
Observa los íconos amarillos que aparecen indicando que las tablas de
datos que se pueden seleccionar. Haz clic sobre el ícono de la tabla de-
seada (el icono se tornará verde) y posteriormente clic en el botón Im-
portar.

Inmediatamente se mostrará el cuadro de diálogo Importar datos que

te preguntará la ubicación donde deseas situar los datos. Haz clic en
Aceptar.

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Excel comenzará a importar los datos y al terminar los desplegará den-

tro de la hoja correspondiente.

Actualizar datos desde la Web

Una vez construida la consulta Web podrás refrescar los datos con tan
solo seleccionar el comando Actualizar todo que se encuentra en el gru-
po Conexiones de la ficha Datos. Este comando ocasionará que Excel
descargue una versión actualizada de los datos automáticamente.

Debes tomar en cuenta que los datos deben venir de una página de do-

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minio público, es decir, no deberá solicitar usuario ni contraseña, de lo

contrario Excel no podrá importar los datos.

Las aplicaciones para las consultas web pueden ser muchas. Se podrían
construir tableros de mando que actualicen la información automática-
mente al abrir el archivo. Inclusive se podrían implementar consultas
web para intercambiar información en una Intranet (LAN) donde alguna
aplicación Web genera información en tablas con lo cual no habrá nece-
sidad de copiar y pegar la información manualmente en Excel sino que
se refrescará automáticamente a través de una consulta web.

c. Archivo de texto
Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar
información entre diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los siste-
mas de las grandes empresas no generaban archivos Excel sino archivos
de texto.

Por esa razón Excel incorporó desde sus primeras versiones la funciona-
lidad de importar archivos de texto de manera que se pudiera analizar
dicha información dentro de Excel. El día de hoy se sigue utilizando este
tipo de archivos para intercambiar información ya que son archivos muy
ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a conte-
ner.

Un archivo de texto que contiene información de una base de datos

siempre hace uso de algún caracter especial para separar la información
perteneciente a cada columna. Es precisamente ese caracter utilizado
el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y otro. Por ejemplo,
aquellos archivos en donde cada cambio de columna está indicado por
el signo de puntuación “,” (coma) es conocido como archivo CSV por sus
siglas en inglés (Comma-Separated Values). Observa el siguiente ejem-
plo de un archivo CSV:

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La diferencia entre un arhivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de

separador utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separa-
ción entre columnas utilizando el tabulador:

Estos dos tipos de archivos son los más comunes, pero podrías encon-
trarte alguno diferente que tal vez utilice el signo “;” para separar las
columnas, sin embargo cualquier tipo de archivo de texto podrá ser im-
portado a Excel sin importar el caracter separador utilizado.

Importar archivos de texto en Excel

Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar

el comando Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener da-
tos externos. Esto abrirá el cuadro de diálogo Importar archivo de texto
que permitirá seleccionar el archivo a importar.

Después de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Impor-

tar. Eso mostrará el primer paso del Asistente para importar texto. Este
primer paso es importante porque permite especificar el tipo de archivo

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a importar ya sea que utilice algún caracter específico como delimitador

o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de columna.

De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a

importar a partir de alguna fila específica del archivo. Al hacer clic en el
botón Siguiente, Excel sugerirá el tipo de separador que ha descubierto
dentro del archivo a importar y generalmente será acertado en su suge-
rencia. Aun así recomiendo validar que dentro de la vista previa efecti-
vamente se muestra una separación adecuada de los datos.

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En caso de que Excel se haya equivocado solamente deberás seleccionar

el separador adecuado de la lista o especificar algún otro si es necesario.
Haz clic en siguiente que nos llevará al último paso que permite especi-
ficar el tipo de datos de cada columna.

Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner

especial atención a las fechas de manera que después de la importación
se facilite su manejo e interpretación dentro de Excel. Al hacer clic en el
botón Finalizar, se preguntará por la ubicación dentro de la hoja de Excel
donde se colocarán los datos importados.

Una vez indicada la celda destino deberás hacer clic en el botón Aceptar
y los datos serán importados por Excel.

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 Acceso a datos externos Sesión 2

c. Conexiones existentes
La ventaja principal de conectarse con datos externos desde Microsoft
Office Excel consiste en que puede analizar periódicamente estos datos
en Excel sin tener que copiar repetidamente los datos, una operación
que puede ser larga y provocar errores.

Tras conectarse con los datos externos, también puede actualizar auto-
máticamente los libros de Excel desde el origen de datos original siem-
pre que el origen de datos se actualice con información nueva.

1. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en

Conexiones existentes.

2. En el cuadro de diálogo Conexiones existentes de la lista desplegable

Mostrar, siga uno de los procedimientos siguientes:

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. Para mostrar todas las conexiones, haga clic en Todas las conexiones.
Este es el valor predeterminado.

. Para mostrar sólo la lista de conexiones recientemente utilizadas, haga

clic en Conexiones en este libro.

Esta lista se crea a partir de conexiones que el usuario ha definido, ha

creado desde el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos del Asis-
tente para la conexión de datos, o ha seleccionado previamente como
conexión desde este cuadro de diálogo.

. Para mostrar sólo las conexiones disponibles en el equipo, haga clic en

Archivos de conexión en este equipo.

Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de origen de datos,

normalmente almacenada en la carpeta Mis documentos en el equipo.

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 Acceso a datos externos Sesión 2

. Para mostrar solo las conexiones disponibles de un archivo de conexión

al que es posible tener acceso desde la red, haga clic en Archivos de
conexión en la red.

3. Seleccione la conexión que desee y, a continuación, haga clic en

Abrir.

4. En el cuadro de diálogo Importar datos, en la sección Seleccione

cómo desea ver estos datos en el libro, siga uno de los procedimientos
siguientes:

Haga clic en Tabla para crear una tabla para realizar una ordenación y
filtrado sencillos.

Haga clic en Informe de tabla dinámica para crear un informe de tabla

dinámica para resumir cantidades grandes de datos agregando y subto-
talizando los datos.

Haga clic en Informe de gráfico y tabla dinámicos para crear una tabla
dinámica y un informe de gráfico dinámicos para resumir los datos vi-
sualmente.

Haga clic en Crear sólo conexión para almacenar la conexión selecciona-

da en el libro para su uso posterior.

Use la opción Crear solo conexión para almacenar la conexión seleccio-

nada en el libro para su uso posterior. Por ejemplo, si se está conectan-
do a un origen de datos de un cubo de procesamiento analítico en línea
(OLAP) y desea convertir celdas de tabla dinámica en fórmulas de hoja
cálculo con el comando Convertir en fórmulas (en la ficha Opciones, en el
grupo Herramientas, haga clic en Herramientas OLAP), puede usar esta
opción, ya que no necesita almacenar el informe de tabla dinámica.

5. En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos

siguientes:

Para situar el informe de tabla dinámica o gráfico dinámico en una hoja

de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continua-
ción, escriba la dirección de la primera celda del rango de celdas donde
desea situar el informe de tabla dinámica.

O bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo para ocultar temporal-

mente el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de
cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo .

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6. Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva

que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

7. También puede cambiar las propiedades de conexión haciendo clic en

Propiedades, realizando los cambios en los cuadros de diálogo Propieda-
des de conexión, Rango de datos externos o Propiedades de asignación
XML y, por último, haciendo clic en Aceptar.

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 Acceso a datos externos Sesión 2

Resumen
Acceso a datos externos
En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos
procedentes de otras aplicaciones. Tenemos varias alternativas entre ellas:

a. Microsoft Access
Microsoft Access es un software de base de datos muy utilizado y puedes en-
contrarte en alguna ocasión con la necesidad de importar datos desde Access
hacia Excel lo cual es una tarea muy sencilla.

b. Página Web
Una consulta web (Web Query) de Excel te permite importar información de
un sitio web a una hoja de Excel. La consulta encontrará cualquier tabla de
datos en la página web y te permitirá seleccionar la tabla que necesitas para
poder colocar los datos en tu hoja de Excel.

c. Archivo de texto
Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar infor-
mación entre diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las
grandes empresas no generaban archivos Excel sino archivos de texto.

c. Conexiones existentes
La ventaja principal de conectarse con datos externos desde Microsoft Office
Excel consiste en que puede analizar periódicamente estos datos en Excel sin
tener que copiar repetidamente los datos, una operación que puede ser larga
y provocar errores.

Todas estas opciones de acceso a base de datos se pueden realizar mediante

la ficha Datos, grupo obtener datos externos.

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