01 Creacion de Tablasopciones Avanzadas

Creación de tablas (opciones
avanzadas)
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Indice
Creación de tablas (opciones avanzadas) 3
Introducción 3
Concepto de Base de Datos 3
El Programa: Microsoft Access 5
Objetos de una base de datos de Access 7
Tipos de Datos en Access 9
Propiedades de los datos: solapa General 13
Máscara de entrada 14
Crear una máscara de entrada 15
Regla de Validación 18
Novedades en las Propiedades en Microsoft Access 23
Propiedades de los datos: solapa Búsqueda 24
Cuadro de texto 24
Cuadro de verificación 25
Cuadro de lista y cuadro combinado 25
Campos de Búsqueda Multivalor 26
Establecer una clave principal 26
Propiedades de la tabla 28
Visualización de una tabla 29
Introducción de datos en la tabla 31
Modificar el diseño de una tabla 33
Aspectos a tener en cuenta 35
Importar y vincular tablas 37
Importar o Vincular datos 38
Ejercicios 48
Ejercicio 1. Creación de una tabla en una base de datos 48
Enunciado de la práctica 48
Lo necesario para comenzar 48
Pasos a seguir 49
Solución del ejercicio 50
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Creación de tablas (opciones avanzadas)
Introducción
Comenzamos aquí el curso correspondiente a un segundo nivel de Microsoft Access 2010/2013. No se
trata de un curso de Access Avanzado (también denominado Access Aplicaciones) sino de un curso
continuación del curso de Access básico 2010/2013. En dicho curso se estudiaron a fondo los conceptos
iniciales y fundamentales de este programa gestor de base de datos y dichos conceptos son
considerados en este punto de partida como correctamente asimilados. Sin esos conocimientos no será
posible un adecuado seguimiento de las materias que ahora comenzamos a desarrollar.
En este curso que comienzas de Access 2010/2013 avanzado, profundizaremos en

aspectos relativos a propiedades de las tablas, consultas, formularios e informes que nos
harán poseer definitivamente una base sólida para trabajar profesionalmente con esta
aplicación gestora de base de datos: Microsoft Access 2010. También es posible seguirlo
con la versión de Access 2007, puesto que los fundamentos del programa no varían.
De igual modo, si dispones de la versión 2013 del programa, a lo largo de este curso, se
señalaran los cambios producidos de una versión a otra, por medio de las cajas:
Novedades Access 2013.
Como es fundamental diferenciar correctamente qué es una tabla y los otros objetos qua van a constituir
una base de datos frente a qué es una base de datos, vamos a repasar también dichas diferencias para dejar
sentada una buena base desde el principio. Después recordaremos los diferentes objetos que puede
contener una base de datos y a continuación los distintos tipos de datos que pueden definirse dentro de
una tabla.
Concepto de Base de Datos

Una base de datos se puede definir como un conjunto de información homogénea que mantiene una
estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema.
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Ejemplo: bases de datos
Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa,
en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, dirección, teléfono, etc.), referentes a
cada uno de sus clientes, proveedores o empleados. Para gestionar ésta información se
necesitaría crear la base de datos "Agenda".
Otro ejemplo de base de datos, sería el conjunto de datos e informaciones referidas a un

video club (datos de películas, clientes, distribuidoras, géneros...) con lo cual, mediante
un programa específico para estas tareas, un Gestor de Base de Datos, tendríamos que
crear una base de datos "video club".
Otro ejemplo mas de base de datos sería la base de datos de una academia donde se
archiva todo lo necesario para controlar los alumnos, profesores, asignaturas, precios,
etc...La base de datos bien la podríamos llamar "Academia".
A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de
filas y columnas que alberga información o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una
tabla con los datos (código, nombre, dirección, actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una
empresa; sería en éste caso la tabla de clientes. En cada fila tendríamos todos los datos de cada cliente,
tendríamos lo que en términos de bases de datos se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cada
columna tendríamos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las
actividades...) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada registro se alberga un dato.
Sin embargo, una base de datos (toda la información y elementos de gestión de esa información referida a
un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artículos, familias, descuentos) así
como otros elementos que permiten trabajar cómodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a
esos otros elementos se les denomina consultas, formularios, informes, módulos, macros... Por lo tanto,
dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.
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Tablas Vs Bases de datos
El Programa: Microsoft Access

Microsoft Access es un potente programa gestor de Bases de datos que normalmente junto al procesador
de textos Word, y a la hoja de cálculo Excel forma parte del paquete integrado de aplicaciones de oficina
denominado Microsoft Office Profesional.
Características
Facilidad de uso, ofreciendo métodos visuales que permiten acceder y presentar los datos de
forma directa.
Capacidad para almacenar grandes volúmenes de información y consultar en cualquier momento
la que interese.
Numerosas herramientas visuales de diseño que permiten realizar de forma sencilla Formularios
para visualizar y editar datos en pantalla.
El generador de Informes permite obtener los datos impresos con gran calidad.
El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales.
Dispone de Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas más habituales.
Proporcionando además ayuda en todo momento.
Permite trabajar directamente con datos almacenados en formatos de otros programas, como
pueden ser dBase o Paradox.
Gracias a la tecnología OLE se pueden incorporar gráficos y otros tipos de información
(sonidos, animaciones...) a una base de datos de Access.
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Permite importar (traer) de forma sencilla información con estructura de tabla de datos
proveniente de Excel o Word, así como exportar (llevar) información hacia cualquiera de estos
dos programas de su "misma familia".
Word
Si se ha estudiado un programa procesador de textos como por ejemplo Microsoft Word, sabremos
que con dicho programa, la información que se gestiona (textos fundamentalmente) se archiva en
ficheros a los que el propio programa adjudica la extensión .DOC, es decir que si creamos una carta, la
información introducida, tecleada, con los folios necesarios de extensión quedará almacenada en un
archivo como por ejemplo "carta.doc".
Versión anterior: Office 2007

A partir de la versión 2007 de Microsoft Office, los archivos generados con el
procesador de textos Word, tienen la extensión .docx, aunque la aplicación, para evitar
problemas de compatibilidad entre archivos, permite guardar documentos de Word
con la extensión .doc
Excel
Si se ha estudiado un programa hoja de cálculo como por ejemplo Microsoft Excel, sabremos que con
dicho programa, la información que se gestiona (datos numéricos y formulas básicamente) se archiva en
ficheros a los que el propio programa adjudica la extensión .XLS, es decir que si creamos un libro Excel
para confeccionar presupuestos, la información introducida, los datos, las fórmulas, las funciones
quedará almacenada en un archivo como por ejemplo "presu.xls".

Desde la versión de Microsoft Office 2007, los archivos generados con la hoja de
cálculo Excel, tienen la extensión .xlsx, aunque la aplicación, para evitar problemas de
compatibilidad entre archivos, permite guardar archivos generados con la nueva versión
de Excel con la extensión .xls
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Access
De igual manera, hasta la aparición de la versión de Microsoft Access (Access 2007) toda la
información referida a un mismo ámbito de la gestión de una empresa (agenda, video club, academia...)
que con un programa Gestor de Base de datos como por ejemplo Microsoft Access se introducía, se
almacenaba en un archivo al que el propio programa adjudicaba la extensión .MDB (Microsoft Data
Base), quedando los archivos de base de datos almacenados por ejemplo en el disco duro del
ordenador con los nombres "agenda.mdb" o bien "video club.mdb", o bien "academia.mdb".

Desde la versión de Microsoft Office 2007, las bases de datos que generemos con
Access, van a recibir la extensión .accdb ,aunque la aplicación, para evitar problemas
de compatibilidad entre archivos de bases de datos, permite guardar Bases de datos
con la extensión .mdb
Pero, ¿el cambio de extensión me va a impedir trabajar con las bases de datos que
tenía generadas con las versiones anteriores de Access?
Evidentemente no, puesto que la nueva aplicación va a permitirnos sin problemas abrir
aquellos archivos de base de datos que hubiéramos creado con las versiones anteriores,
tal y como veremos más adelante.
Dentro de los archivos .accdb (para Access 2007, 2010 y 2013), todos los datos de un
tema concreto se almacenan en una tabla. En el ejemplo anterior, se podrían almacenar
los datos referentes a los clientes en una tabla, los referentes a los proveedores en otra, y
así sucesivamente ya que hemos comentado que una base de datos puede albergar varias
tablas.
La información contenida en cada tabla está dispuesta en filas y columnas. A cada fila de
una tabla se le denomina Registro, y a cada columna Campo. Siguiendo con el ejemplo,
cada fila o registro contiene todos los datos referentes a cada uno de los clientes de la
empresa, y cada columna o campo, cada dato concreto de cada uno de los clientes.
Por tanto, cada registro está constituido por diversos campos, (que alberga cada uno de
los datos de un cliente), y cada campo, contiene el mismo tipo de información en cada
uno de los registros, solo que los datos albergados en cada campo son distintos para
cada cliente. Si se compara una base de datos con una agenda típica, cada ficha de la
agenda correspondería con cada fila de la tabla, es decir con un registro. En todas las
fichas de la agenda se albergarán las mismas informaciones, correspondiendo cada una de
ellas a un campo. El conjunto de fichas de la agenda constituirían una tabla de una base de
datos (ver imagen anterior).
Objetos de una base de datos de Access
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Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar información. Dentro de un
archivo de base de datos, de un fichero .accdb, pueden existir elementos llamados objetos de tipos o
naturalezas diferentes:
Tablas
Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma
organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuración de las tablas es imprescindible
para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si
no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una base de datos. Si no tenemos
los almacenes principales de información, es decir las tablas, ¿que se puede hacer?

Desde la aparición de la versión de Microsoft Office 2007, precisamente para confirmar
la gran importancia que tienen las tablas en la estructura de la base de datos, al crear un
nuevo archivo base de datos, tras definir el nombre y ubicación del nuevo archivo,
directamente nos traslada el programa a la creación de una tabla en la vista hoja de
datos para que de manera más rápida y eficaz comencemos a introducir valores en
cada tabla que formará parte de nuestra base de datos.
Consultas
Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las
tablas, además permiten realizar cálculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se
pueden filtrar los datos para trabajar únicamente con aquellos que se precisen en cada momento.
Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos
datos de éstas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que
se ha dado en llamar una consulta.
Formularios
Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y
"elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar
todas las operaciones habituales con registros: añadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los
datos de las tablas viéndolos a través de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas.
Son la interfaz de los trabajos.
Informes
Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado,
fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las posibilidades para ello
inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a
diseño, formato y distribución.
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Macros
Son pequeños programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola acción,
sin necesidad de conocimientos de programación (no es preciso conocer un lenguaje de programación
como por ejemplo Visual Basic u otro). Se integran en aplicaciones Access.
Módulos
Conjunto de instrucciones y procedimientos de programación, escritos con Visual Basic para

Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para diseñar módulos sí es necesario
saber programar.
Tipos de Datos en Access

Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que irá en relación a la
información almacenada en él y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente. Los campos de una
tabla, van a acoger, a albergar los datos, pues bien, dependiendo de la naturaleza de los datos a almacenar
en los campos, éstos, los datos, pueden ser de varios tipos.
Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuación.
Texto
Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuación o números que no vayan a ser utilizados
en operaciones matemáticas. Como máximo se podrán introducir 255 caracteres en cada campo. Por
ejemplo un nombre, una dirección, un cargo, una familia, un teléfono (no lo vamos a operar).
Memo
Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información. Se pueden almacenar hasta 64.000
caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de interés, el argumento de una película...
Numérico
En estos campos se almacenan datos de tipo numérico. Con ellos se podrán realizar operaciones
matemáticas. Ejemplos de éste tipo serían, el número de empleados de una empresa, el número de hijos,
los días de pago, los minutos de duración de una película en una tabla de películas...
Fecha/Hora
Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha de
nacimiento, hora de entrada...
Moneda
Se utilizan para almacenar datos numéricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por
ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras...
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Autonumérico
Este campo almacena datos numéricos que serán generados automáticamente por Access al introducir
un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numérico del registro anterior incrementado en una
unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Únicamente puede haber
un campo de estas características en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede
aprovechar esta numeración para codificar elementos de la tabla tales como códigos de empleado,
números de pedido, números de orden...
Sí/No
Este tipo de campos sólo admite valores lógicos como son: Sí (con acento) o No, Verdadero o Falso y
Activado o Desactivado. Se establecerán como tales sólo aquellos campos en los cuales únicamente se
afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (Sí/No), casado (Sí/No), pagado (Sí/No)...
Objeto OLE
Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes, ficheros de
sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de éste tipo la foto
del empleado. Se asociará al campo un archivo .jpg únicamente.
Hipervínculo
Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervínculos
con estos objetos. Por ejemplo, la dirección URL que lleva a la página web de la empresa, en registros
de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso.
Novedades en los tipos de datos en Access 2010
La novedad en esta versión de Microsoft Access es un nuevo tipo de datos, y además, se han mejorado
las prestaciones de otros ya existentes.
Nuevo tipo de datos
CAMPO CALCULADO: Puede crear un campo que muestre un valor que se calcula a
partir de otros datos de la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el generador de
expresiones.
Los datos para el cálculo deben estar en la misma tabla, y el generador de

expresiones no admite algunas expresiones.
Mejoras en los siguientes tipos de datos
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Datos adjuntos
Para adjuntar en una tabla archivos tales como fotografías, imágenes, archivos de Office (de
Word, de Excel...) En cuanto al tamaño que puede albergar este tipo de campo, para los datos
adjuntos comprimidos, 2 gigabytes y para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700
kbytes, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos. Este tipo de datos adjuntos
permite almacenar fácilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios en una base de
datos sin que su tamaño crezca innecesariamente. Office Access comprime de forma automática
los datos adjuntos cuando es posible, para optimizar el uso de espacio.
Se pueden utilizar campos de datos adjuntos en las bases de datos web, pero
cada tabla web puede tener sólo un campo de este tipo.
Búsqueda multivalor
Existe la posibilidad de crear un campo en el que el usuario seleccione una opción, un dato, de
entre los listados en un desplegable (Tipo de datos "Asistente para búsquedas"). Pues bien, como
mejora o nueva tipología de campo se encuentra el campo de búsqueda multivalor que va a
permitir al usuario de la base de datos el seleccionar en un cuadro desplegable no solo una opción
sino varias. Esto implica que en este nuevo tipo de campos se permite almacenar varios valores o
datos complejos.
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Fecha y Hora
Los campos y controles que usan este tipo de datos incorporan un calendario interactivo
integrado, cuyo botón de acceso se muestra a la derecha de la fecha. Puede ser desactivado.
Memo
Los campos de tipo memo en Access, permiten almacenar Texto enriquecido, es decir, texto al
que podemos aplicarle formatos en cuanto a tipo de fuente, colores, estilos... De esta forma ya no
existe la limitación de utilizar texto sin formato en los registros de la tabla.
Además, son compatibles con el historial de revisiones: se puede configurar la propiedad Sólo
anexar para conservar un historial de todos los cambios realizados en un campo Memo.
Campo de tipo memo en el que hemos aplicado diferentes opciones de formato

al texto incluido en el registro.
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Novedad: tipos de datos en Access 2013
El tipo de dato Texto, en la versión Access 2013, se denomina Texto corto. El

número máximo de caracteres que se puede introducir en cada campo, sigue
siendo el mismo, 255 caracteres en una base de datos de escritorio, mientras que
en una aplicación de Access llega a 4.000.
El tipo de datos Memo, en Access 2013, se llama Texto largo. Un campo Texto
largo puede contener un máximo de un gigabyte de datos en una base de
escritorio y de 2^30-1 bytes en una aplicación de Access. La opción texto
enriquecido no esta disponible en las aplicaciones de Access para los campos
Texto largo.
Propiedades de los datos: solapa General

Las propiedades que se establecen para los campos varían en función del tipo de dato que se va a
introducir en los mismos. Cuando nos encontramos en la pantalla de de diseño de la tabla, las distintas
propiedades que se pueden presentar se localizan bajo dos fichas (o solapas superiores), General y
Búsqueda, situándonos en la primera de ellas -General-, las propiedades son las que se pasan a detallar a
continuación:
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Estudiadas en el curso básico:
Tamaño del campo: Esta propiedad establece el número máximo de caracteres

que podrá contener un campo de tipo texto.
Formato: Permite establecer la forma -formato- en que se presentarán los
números, fechas, textos y valores Sí/No en los distintos campos.
Título: El texto que se introduzca en esta propiedad será el texto descriptivo del
campo que aparecerá como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo
-a su izquierda- al diseñar Formularios o Informes.
Valor predefinido: El valor que se introduce en esta propiedad, aparece
inicialmente -como si viniera ya introducido de primeras- en el campo al añadir un
nuevo registro. Es útil en el caso de que un campo concreto tenga el mismo valor
para la mayoría de los registros que van a ser introducidos.
Requerido: Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la
introducción de un dato en el campo. Hay datos tan importantes que siempre
deben ser introducidos en un campo.
Indexado: Al activar esta casilla, Access crea un índice para el campo, lo que
permitirá realizar búsquedas más rápidas en él. Esta propiedad dispone de tres
opciones:
No: es el valor por omisión, indica que no se creará ningún índice.
Sí (Con duplicados): crea un índice para el campo.
Sí (Sin duplicados): crea un índice único para el campo. De este modo
se impide que existan dos registros en la tabla con el mismo valor en este
campo.
Establecer correctamente la propiedad de indexado agiliza las búsquedas y ordenaciones

dentro de los datos de las tablas ya que al crearse un índice, el comportamiento es
semejante a como cuando queremos buscar alguna información dentro de un libro. Si ese
libro posee una zona llamada índice, accederemos más rápidamente a dicha información
buscada gracias al índice que nos apunta directamente a la información requerida que si
no tuviéramos un índice. A priori, de esto deducimos que como esta propiedad es
beneficiosa, definiremos todos los campos como indexados = Sí. Sin embargo, si dentro
de una tabla definimos muchos índices, al igual que con los libros, pudiera darse el caso
que si tenemos un índice por cronologías, otro por temas, otro por personajes, etc, la
zona de índice podría llegar a ocupar más espacio que la mera zona de datos... En
resumen, definamos como indexados los campos por los que con frecuencia vayamos a
acceder a los datos de nuestra tabla. Si un campo no está indexado, se podrá ordenar por
él, se podrá buscar por él, pero tardará más... Además siempre se puede cambiar esta
propiedad a posteriori.
Otras propiedades:
Máscara de entrada
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Esta propiedad permite establecer limitaciones con el fin de controlar cada uno de los caracteres, y
separadores fijos, que se pueden introducir -o entrar, por eso se llama de entrada- en el campo, mediante
un patrón que se diseñe a tal efecto.
Un ejemplo del uso de estos patrones puede ser el establecer un formato uniforme para
introducir fechas (10/04/99), horas (12:30) o números de teléfono (976)- 44-36-18.
Estableciendo el patrón adecuado, al introducir los datos en el campo no hará falta más que teclear los
números, éstos saltarán sobre los caracteres de separación diseñados en la máscara de entrada impidiendo
la introducción de cualquier otro carácter que no sea un número. Sirve para homogeneizar la forma en que
son introducidos los datos en los campos de tipo texto. Por este motivo, si por ejemplo deseamos dar
una máscara de entrada para los números de teléfono, el campo telef, deberá ser definido como de tipo
texto, además, porque jamás vamos a operar con él matemáticamente.
Crear una máscara de entrada
Hay dos formas para crear una máscara de entrada:
Utilizando el Asistente para máscaras de entrada
Para tipos de datos comunes como fechas, nº de teléfono, DNI, etc. existen máscaras predefinidas. Para
acceder a ellas basta con hacer clic sobre el botón Generador, situado a la derecha del cuadro de texto
Máscara de entrada, y seleccionar la máscara adecuada, siguiendo a continuación las indicaciones del
asistente.
Para tener acceso tanto a este asistente como a otros que se detallarán más adelante es
preciso que se disponga de una instalación completa del programa Access, ya que la
instalación estándar no instala estos asistentes. De necesitarse los asistentes será
requerido el CD de instalación de Microsoft Office.
Introduciendo el patrón directamente
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Se pueden crear máscaras de entrada personalizadas que se adapten a las necesidades de cada usuario
introduciendo los caracteres fijos y los de máscara de acuerdo a unos parámetros que se detallan a
continuación.
Partes de una máscara de entrada
Una máscara de entrada consta de tres partes separadas por un punto y coma (;):
La primera parte es la máscara en sí, establece los caracteres fijos y los caracteres de
máscara.
La segunda parte establece si se almacenarán o no en la tabla los caracteres fijos. Si se
quieren almacenar todos los caracteres hay que establecer el valor 0 y si sólo se quieren
almacenar los caracteres introducidos hay que establecer el valor 1 o dejar el espacio en
blanco.
La tercera parte establece el carácter que se quiere visualizar cuando se dejan espacios en
blanco en la máscara. Este carácter debe especificarse entre comillas. Si se omite esta parte,
el carácter que se presentará será el de un guión bajo (_) y si lo que se quiere es que no
aparezca ningún carácter hay que indicar un espacio en blanco entre las comillas.
Así quedaría una máscara de entrada correctamente establecida:
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Caracteres fijos y de máscara
Una máscara de pantalla está formada por una serie de caracteres especiales de máscara, acotando
según los que se utilicen, los datos que serán admitidos para dicho campo. A continuación se indican
los caracteres fijos y de máscara que se pueden para crear máscaras de entrada personalizadas.
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Ejemplos de máscaras de entrada:
Máscara Valores Correctos Admitidos por la Máscara

#99 +50, -2, 250, 5 ....
>L<?????????????? Palabras de 15 o menos letras, la primera
obligatoria y el resto no. Se escriba como se
escriba la primera letra estará en
mayúsculas y el resto en minúsculas.
DNI 00000000->L Se introducirán ocho números y una letra de
forma obligatoria, esta última siempre estará
en mayúsculas. Delante de los datos
introducidos aparecerá DNI.
99\->L<LL\-00 Habrá que introducir dos números de forma
no obligatoria, tres letras de forma
obligatoria y dos números de forma
obligatoria. El formato será 30-Jun-99, 15-
Abr-68, ....
U n ejemplo de un patrón para introducir números de teléfono puede ser: !\

(900\)900\-00\-00 que actúa rellenando la máscara de derecha a izquierda, signo "!", los
caracteres "(", ")" y "-" se convierten en fijos, el primer número del prefijo y el primer
número del teléfono pueden o no ser introducidos, el resto de números es obligatorio
introducirlos.
Si se quieren establecer las tres partes de la máscara, el aspecto de la misma podría ser la
que se muestra a continuación: !\(900\)900\-00\-00;1;" " En este caso no se
almacenarán los caracteres fijos, se ha indicado el valor 1, y las posiciones donde no se
introduzca ningún valor se visualizarán como espacios en blanco (" ").
Es útil saber que siempre que estemos definiendo una propiedad de un campo, teniendo el
cursor ubicado en el panel de entrada de dicha propiedad, pulsando la tecla F1 (Ayuda)
se nos presenta la ventana de ayuda, explicando acerca de esa propiedad en concreto,
valores admitidos, ejemplos... Y que esta ayuda se puede imprimir como material de
consulta.
Crear una máscara de entrada.
Regla de Validación
Esta propiedad permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que va a ser introducido en
el campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresión de Access.
Esta propiedad únicamente permite validar datos del propio campo.
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Las reglas de validación se pueden introducir directamente en el cuadro de texto Regla de

validación, o bien utilizando el Generador de expresiones al cual se accede a través del
botón situado a la derecha del cuadro de texto que tiene unos puntitos. Al hacer clic sobre
el mismo aparece la siguiente pantalla:
En ella se pueden establecer de forma sencilla las reglas de validación que se precisen en
cada caso.
El cuadro de diálogo presenta dos zonas diferenciadas: en su parte superior, un área

blanca en la cual se muestra la expresión a medida que se vaya generando, y en la parte
inferior se presentan todas las expresiones que pueden ser utilizadas, agrupadas según su
función.
Para crear una regla de validación a través de este cuadro hay que teclear la misma dentro del área blanca
superior introduciendo los operadores necesarios, o bien tomando las opciones que aparecen en la parte
inferior del cuadro. Pueden combinarse todas las expresiones necesarias para establecer la regla de
validación requerida.
En este último caso, sobre el primero de los tres cuadros inferiores, hay que hacer doble clic sobre la
carpeta que contiene la expresión que se quiere emplear, funciones, constantes y operadores. El cuadro
adyacente muestra las categorías que contiene la carpeta seleccionada y el tercer cuadro las expresiones
correspondientes a la categoría seleccionada. Al hacer doble clic sobre la expresión adecuada, ésta se sitúa
sobre el área blanca de la parte superior del cuadro.
La expresión seleccionada se muestra de forma genérica, para poder adaptarse a lo que se requiera en cada
momento. Los elementos que requiere la expresión se sitúan entre los signos <<>>, siendo necesario
cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello hay que situar el puntero del ratón sobre el literal
que se encuentra entre los signos <<>> y hacer clic sobre él, aparecerá seleccionado y al teclear el dato
que se quiere introducir éste lo sustituirá.
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Ejemplos de reglas de validación:
Regla de Validación Significado

>=0 El dato introducido debe ser mayor o igual
que cero.
<8500 O Es Nulo El dato introducido debe ser inferior a 8500 o
estar en blanco.
>=5000 Y <10000 El dato debe estar comprendido entre 5000 y
10000.
>=#1/1/2007# Y La fecha que se introduzca debe
<=#30/6/2007# corresponder al primer semestre de 2007.
Como "M?????????" El dato introducido debe tener diez caracteres
y comenzar por M.
>=Ahora() y El dato introducido debe ser una fecha
<#1/1/2025# comprendida entre la fecha actual y el 1 de
enero del 2025.
Para crear la última regla de validación con ayuda del generador de expresiones:
Situar el cursor en el cuadro de texto Regla de validación.

Acceder al Generador de expresiones haciendo clic en el botón situado a la derecha del
cuadro de texto.
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Hacer clic sobre la carpeta Operadores y en la columna de la derecha hacer doble clic sobre
>=.
Hacer doble clic sobre la carpeta Funciones, clic sobre la carpeta Funciones incorporadas y
doble clic sobre Ahora.
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Hacer doble clic sobre la expresión Y.
Hacer doble clic sobre la expresión <.

La expresión queda como muestra la siguiente figura, por lo cual hay que hacer clic sobre
<<Expr>> y pulsar la tecla Supr.
Situar el cursor al final de la expresión y teclear #1/1/2025#.
Hacer clic sobre el botón Aceptar para finalizar.
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Vocabulario: Texto de validación

Es el texto que aparecerá en la barra de estado cuando se introduzca un valor que no
cumpla la regla de validación establecida.
Regla y Texto de Validación.
Novedades en las Propiedades en Microsoft Access

El lanzamiento y comercialización de posteriores versiones de Access 2007, (Access 2010 y Access 2013),
traen consigo la mejora en la gestión de las propiedades de los campos. Si bien desde Access 2007 se
podían asignar propiedades a los campos en la vista hoja de datos, esta herramienta se ha optimizado
en las siguientes versiones. Ahora podemos, desde la vista hoja de datos, agregar campos y asignar sus
propiedades: en la cinta de opciones, tenemos la Ficha Herramientas de Tabla.
Desde esta Ficha, en el grupo "Campos" podremos cambiar las propiedades en el

campo en el que estemos situados:
Tipo de datos. Cambiar el tipo de datos del campo seleccionado.

Formato. Definir el formato atribuido al campo en el que nos encontremos
situados.
Único. Ajusta la propiedad indexado (sí sin duplicados).
Se requiere. Al activarlo estamos estableciendo con el valor Sí la propiedad
Requerido.
Ajustes de formato numérico. A través de los botones inferiores podremos
variar determinadas propiedades de formato de presentación de los datos
numéricos tales como: estilo moneda, porcentual, estilo millares;
también podremos establecer el número de posiciones decimales utilizando los
botones
También podemos cambiar el tipo de propiedad y sus características:
En la vista de datos, podemos introducir nuevos campos, asignando su tipo desde el menú desplegable:
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Propiedades de los datos: solapa Búsqueda

En la Vista Diseño, bajo la solapa Búsqueda, las opciones de esta ficha sólo se activan cuando el dato del
campo es de tipo Texto, Número o Sí/No, en el resto de los casos no se pueden establecer este tipo de
opciones.
La única propiedad que aparece por defecto en esta ficha es Mostrar control, en la cual se establecen tres
opciones para cada tipo de dato: Cuadro de texto, Cuadro de lista y Cuadro combinado para campos de
tipo Texto o Numérico y Cuadro de texto, Casilla de verificación y Cuadro combinado para campos de
tipo Sí/No.
Las opciones que se establecen van a permitir la introducción de datos en el campo de distintas formas,
pudiendo hacer más rápida la introducción de los mismos en la tabla, tal y como se expone en los
apartados siguientes.
Cuadro de texto
Si se establece esta opción, la que posee el campo por defecto, la introducción del dato se tiene que
realizar tecleándolo directamente en el campo.
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Cuadro de verificación
Como ya se ha indicado esta opción sólo se encuentra en los campos de tipo Sí/No. Si se activa en el
campo correspondiente aparecerá un cuadro de verificación, como el que muestra la figura, el cual se
puede activar o desactivar de forma rápida, sin más que hacer clic sobre el mismo o pulsar la barra
espaciadora estando el cursos situado en el campo en cuestión.
Cuadro de lista y cuadro combinado

Ambos cuadros son prácticamente iguales, conteniendo el cuadro combinado alguna opción más.
Con ambas opciones se puede establecer en el campo un cuadro con una lista de datos, de la cual se
puede seleccionar uno como dato que va a ser introducido. De esta forma se puede establecer el dato que
se quiere introducir sin necesidad de teclearlo, sin más que seleccionándolo de la lista que se despliega al
hacer clic sobre el botón de flecha (triangulito) que aparece a la derecha del campo correspondiente.
Gracias a éste sistema cuando la entrada de valores en un campo, se va a mover entre un grupo reducido y
fijo de valores evitaremos, por un lado tener que teclear el nombre para cada registro, y por otro evitaremos
el posible error derivado de un mal tecleo o falta de uniformidad en valores que se repiten.
Seleccionando esta opción se activan nuevas propiedades para poder establecer los valores que van a
aparecer en la lista. Algunos de estos valores son:
Tipo de origen de la lista
Permite establecer el origen de los datos que van a aparecer en la lista, por ejemplo tomarlos de una
tabla o consulta o establecer una lista personalizada.
Origen de la fila
En este apartado se pueden establecer los valores que van a ser incluidos en la lista sin más que
teclearlos uno detrás de otro separándolos por el signo ;. El tipo de origen de la lista tiene que ser lista
de valores.
Limitar a la lista
Sólo aparece en la opción Cuadro combinado, estableciendo el valor Sí en esta opción, el dato que se
introduce tiene que coincidir obligatoriamente con uno de los valores de la lista.
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Cuadros de Lista y Cuadros Combinados.
Campos de Búsqueda Multivalor

Cuando para un campo establecemos las propiedades de la solapa Búsqueda indicando que ese campo va
a ser un cuadro de lista o un cuadro combinado, es posible establecer una propiedad nueva: "Permitir
varios valores".
Esta nueva propiedad implica que va a ser posible almacenar para ese campo en el mismo registro varios
valores que hayamos seleccionado. El usuario de la base de datos podrá seleccionar en un cuadro
desplegable no solo una opción sino varias. Esto implica que en este nuevo tipo de campos se permite
almacenar varios valores o datos complejos. Para ello, sólo tendremos que establecer el valor Sí en la
propiedad "Permitir varios valores".
Establecer una clave principal

Una clave principal es un elemento más de una tabla (sin ser un campo) formado por uno (lo más sencillo y
frecuente) o varios campos, que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los
valores de los campos de una clave principal no se repetirán a lo largo de la tabla nunca.
Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:
a. Acelera las consultas.
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b. Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores de la
clave principal.
c. Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que
impide duplicaciones.
d. Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un
concepto avanzado de Access.
Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son:
Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de ellos se desea utilizar como clave
principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna
Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de una
fila.
Hacer clic sobre el botón Clave principal del grupo herramientas, de la ficha Diseño.
En el selector de la fila o filas seleccionadas se visualizará un icono en forma de llave, identificando los
campos que constituyen como clave principal.
Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseño de tabla, se realiza
la operación de cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir una clave principal mediante el
mensaje: "No hay ninguna clave principal definida". Si se dispone de un campo ya definido como
indexado sí sin duplicados, ese puede ser el campo idóneo para designar como clave principal. En la
siguiente pantalla Access pregunta al usuario si desea que Access cree la clave principal. Al responder que
sí a dicha pregunta, asignará a dicho campo como clave principal: y de no existir ningún campo como
indexado sí sin duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador), lo define como indexado
sí sin duplicados y le atribuye el "marchamo" de clave principal.
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Propiedades de la tabla
Es posible establecer ciertas propiedades para la tabla que se está creando. Para ello estando en la ventana
de diseño de tabla hay que seleccionar la opción Hoja de Propiedades del grupo Mostrar u ocultar de la
Ficha Diseño.
Se visualiza panel en el lateral derecho de la pantalla de trabajo que contiene una ficha similar a la de
propiedades del campo en la cual se presentan, entre otras, las siguientes opciones:
Descripción
Se puede introducir un texto que describa el contenido y el uso que se va a hacer de la tabla.
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Regla de validación
Se puede introducir una expresión para validar los datos de una tabla en función de los datos
introducidos en diferentes registros. Permite hacer referencia a diferentes campos de la tabla en la
expresión. Como ocurría con las reglas de validación de campos, éstas pueden ser introducidas
directamente en el cuadro de texto o a través del generador de expresiones, situado a la derecha del
cuadro de texto. Ejemplos de reglas de validación para la tabla:
Texto de validación
Es el texto que se visualizará, al intentar abandonar un registro, cuando no se satisfacen las reglas de
validación.
Para cerrar el panel de las propiedades de la tabla no tendremos más que hacer clic en la X del panel lateral
de propiedades, o bien, hacer clic en la opción Hoja de Propiedades de la Ficha Diseño.
Visualización de una tabla

Existen dos formas básicas de visualizar una tabla, el modo Vista Diseño (su estructura), que es en el cual
se ha creado la tabla, y el modo Vista Hoja de datos (entrada y visualización de información), que
muestra los datos introducidos en la tabla estableciéndolos en filas y columnas, cada campo en una
columna y cada registro en una fila.
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Vista Hoja de Datos de la tabla
Vista Diseño de la tabla
Se pueden conmutar ambas visualizaciones de forma rápida a través del botón Ver del Grupo Vistas ,
tanto en la ficha Inicio como en la subficha Campos, de la ficha Herramientas de tabla.
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Vista Diseño: para visualizar y modificar el diseño del objeto seleccionado.

Vista hoja de datos: visualización normal de tablas o consultas.
Las operaciones con los datos se van a realizar en la visualización Vista Hoja de datos. La Vista Diseño se
utilizará para establecer los campos y sus propiedades.
Novedad: Access 2013

En Access 2013 la posibilidad de crear tablas y gráficos dinámicos no existe, por lo que,
las vistas Tabla dinámica y Vista Gráfico dinámico
no tienen utilidad y desaparecen.
Introducción de datos en la tabla

Hasta ahora sólo se han establecido y definido los campos así como sus propiedades, por lo cual si se
accede a la Vista Hoja de datos, se observa que la tabla no presenta ningún registro, ya que aún no se han
introducido datos en ella. Por tanto, la fase siguiente consiste en introducir datos en la tabla, generando de
esta forma los registros (registro es el equivalente a ficha de un archivo tradicional).
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Para comenzar a introducir datos hay que situar el cursor en el campo en el cual introducir datos, en
el registro que aparece en blanco en la ventana Vista Hoja de datos y que presenta el selector de fila en
color anaranjado como puedes ver en la imagen siguiente:
Al empezar a introducir el dato el selector de fila anterior incluye el siguiente icono:
Esto indica que en esa fila, que en ese registro, se están introduciendo datos.
También podemos observar como debajo del registro se presenta un nuevo registro en blanco,
representado por el icono a su izquierda, esto indica la posibilidad de introducir un nuevo registro.
Según se introducen los valores en cada uno de los campos de un registro éstos se van guardando en la
base de datos. De campo a campo se avanza mediante la tecla Intro o bien mediante la tecla de
tabulación.
De este modo se pueden introducir tantos registros como sean necesarios. Una vez introducidos los
registros se podría cerrar la tabla. Desde el panel de exploración de objetos de Access vemos la tabla
como elemento, y para volver a ver los datos basta con abrirla simplemente haciendo doble clic en ella.
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Anotación: añadir más registros

De desear añadir más registros, lo podremos hacer:
Utilizando el comando "Nuevo" del grupo Registros de la ficha Hoja de Datos, en la

Cinta de Opciones de Access.
O bien, desde al botón Nuevo Registro que encontramos en la parte inferior izquierda de
la tabla junto a los botones de avance, retroceso, primer registro, último registro (barra de
navegación de la tabla).
Modificar el diseño de una tabla

Una vez introducidos registros en una tabla es posible realizar modificaciones en la estructura de la tabla.
Los pasos a seguir son:
Establecer la visualización Vista Diseño.
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Realizar los cambios que sean necesarios, cambiar el nombre de los campos, el tipo de dato, las
propiedades, o incluso introducir nuevos campos.
Acceder a la visualización Vista Hoja de datos desde el botón Ver - Hoja de datos . El programa
detecta las modificaciones y presenta el siguiente mensaje:
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Para que Access recoja y guarde las modificaciones efectuadas en el diseño de la tabla haremos
clic en "Sí".
Se pueden establecer tantos cambios como sean necesarios. Una vez realizados los mismos
hacer clic sobre el botón Cerrar, de la barra de títulos de la tabla, para cerrarla.
Aspectos a tener en cuenta

Para realizar modificaciones en la tabla basta con situar el cursor en el apartado que se quiera modificar,
haciendo clic sobre él o a través del teclado. En este último caso las teclas y funciones de las mismas son:
Con las flechas de dirección se accede a la fila superior e inferior respectivamente.
Para acceder al panel de Propiedades, del campo seleccionado, se pulsa la tecla F6.
Las teclas Tabulador y Mayús+Tabulador desplazan el cursor a la columna siguiente y anterior

respectivamente.
Haciendo doble clic sobre un apartado de propiedades se selecciona el texto que hay en él pudiendo
suprimir el mismo con la tecla Supr o tecleando el nuevo valor.
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Para insertar un nuevo campo entre dos ya existentes, hay que situar el cursor en cualquier parte de la
fila inferior y a continuación seleccionar la opción Insertar Filas del grupo herramientas de la Ficha
Diseño.
Para eliminar un campo ya existente, seleccionar la opción Eliminar filas del grupo
Herramientas de tabla, en la Ficha Diseño, con el cursor situado en cualquier parte de la fila.
Modificar el tipo de un campo, cuando ya se han introducido registros con valores, en

ocasiones puede causar la pérdida de los datos que tuviéramos introducidos en ese
campo para la tabla. Por motivos como éste es muy importante un análisis inicial profundo
respecto a la estructura de campos de las tablas. Se pueden realizar modificaciones a
posteriori en la estructura, pero no debemos confiarnos.
Modificaciones en el diseño de una tabla.
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Importar y vincular tablas

Una operación muy interesante para quienes antes de trabajar con Access tienen la información introducida
y organizada en forma de tabla pero en otros entornos de trabajo como Excel, Word, ... es la de poder
importar convirtiendo desde otro formato a formato Access.
Microsoft Access permite importar o vincular una tabla de datos contenida en otra base de datos de
Access (de la versión que se está empleando o de versiones anteriores), e incluso datos de otros
programas y formatos de archivo, como pueden ser los de Microsoft Excel o dBASE.
Anotación: ¿Qué diferencias existen entre importar y vincular?

Si se importan los datos se crea una copia de la información en una tabla nueva de la
base de datos. En este caso la tabla o archivo de origen no se modificará. Tras realizar
esta operación de importar, la tabla creada en Access no depende en absoluto de la
original, no existe nexo de unión entre ambas.
Si se vinculan los datos se establece una conexión a los datos de otra aplicación de
modo que los datos se puedan ver y modificar tanto en la aplicación original como en
Microsoft Access. Es por ello que el formato del origen de datos externo no se modifica,
pero se pueden agregar, eliminar o editar sus datos utilizando Microsoft Access. La
vinculación o conexión entre el archivo de datos de la otra aplicación y la tabla vinculada
de Access es bidireccional, es decir, si modificamos los datos en Access, quedan
modificados en el archivo original, y si se modifican en el archivo original, también
repercute dicha modificación en Access.
Microsoft Access utiliza iconos diferentes para representar las tablas que están guardadas
en la base de datos actual y las tablas vinculadas, siendo el de estas últimas distinto en
función del tipo de archivo vinculado.
Hay que tener en cuenta que al eliminar el icono que representa a una tabla vinculada se
elimina el vínculo con la tabla pero no la tabla externa, manteniéndose el archivo original
intacto. Se rompe "el cordón umbilical" que existe entre ambas fuentes de datos.
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Anotación: ¿Cuándo importar y cuándo vincular?

Se importarán los datos cuando éstos sólo se vayan a utilizar desde Microsoft Access, de
este modo se agiliza el trabajo con el programa ya que sus propias tablas las gestiona más
rápidamente.
Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access,
es mejor vincularlos. Si utiliza esta opción, puede conservar los métodos actuales de
actualizar, administrar y compartir los datos y puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft
Access para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e
informes que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de tablas
Microsoft Access e incluso presentar y editar los datos mientras otros los estén utilizando
en el programa original.
Importar o Vincular datos
Todas las opciones de Importación se han agrupado dentro de la misma ficha en la cinta
de opciones: La Ficha Datos Externos. Esto nos va a facilitar muchísimo la labor de
importación de datos externos, haciendo más sencilla la búsqueda de las opciones
correspondientes.
Podemos importar datos procedentes de las siguientes aplicaciones:
Access
Importar tablas de MS Access.
Excel
Importar tablas de MS Excel.
Archivo de texto
Importar datos de un archivo de texto.
38/50
Archivo XML
Importar datos de un archivo XML
Dentro del comando podemos acceder a otras opciones de Importar y vincular

datos de otros formatos de archivos: Dbase, Carpeta de Outlook...
Novedad: Access 2013

En la versión Access 2013 la opción de importar o vincular a un archivo dBASE no esta
disponible.
Pasos para importar o vincular datos
Los pasos a seguir para importar o vincular datos son los que se detallan a continuación. Dependiendo
del formato de archivo origen del que deseamos importar los datos en una tabla de Access,
seleccionaremos el botón correspondiente del grupo Importar de la Ficha Datos Externos. En nuestro
ejemplo, vamos a realizar la importación de datos procedentes de una hoja de cálculo de MS Excel.
Haremos clic, por tanto, en el botón
Se inicia el Asistente de obtención de datos externos que incluye Access.
39/50
En esta primera pantalla deberemos indicar el origen de datos, es decir, el archivo de Excel (en
nuestro ejemplo) que contiene los datos que queremos importar. También indicaremos el tipo de
importación: en una nueva tabla (sin vinculación) o vincular los datos en una nueva tabla.
Para especificar el origen de datos hacemos clic en Examinar.
40/50
Indicaremos la ubicación de la carpeta que contiene el archivo de Excel cuya importación de datos
queremos realizar. Lo seleccionamos el archivo en concreto y hacemos clic en Abrir.
Especificaremos el tipo de importación: en una nueva tabla de la base de datos actual.
Hacemos clic en .
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Se iniciará el Asistente de importación de hojas de cálculo. En el primer paso, se deberá indicar la

hoja del libro de Excel que contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera). Hacemos
clic en Siguiente.
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Tras seleccionar la hoja y pulsar el botón Siguiente, en el cuadro de diálogo que se muestra indicar si
la primera fila de la tabla corresponde a los títulos de la misma o no (generalmente la primera fila de
una tabla de datos suele contener los rótulos o nombres de campos, no siendo por lo tanto datos).
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Tras hacer clic en Siguiente, seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas
características para cada uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a
tener cada campo, si van a ser indexados o no...Pensar que una vez importada, la tabla va a poder
ver modificado su diseño de estructura entrando a la pantalla de Vista Diseño como para cualquier
tabla existente en la base de datos actual).
44/50
El siguiente paso nos indicará la posibilidad de agregar una clave principal a la nueva tabla, o
elegir un campo de los ya existentes como clave principal o bien, prescindir de la misma.
Siguiendo con nuestro ejemplo, vamos a establecer como campo Clave principal el campo DNI. Para
ello activamos la opción "Elegir la clave principal" y seleccionamos del desplegable el campo DNI.
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Tras hacer clic en Siguiente, en el último cuadro de diálogo indicar el nombre de la tabla que se va a
crear y para finalizar, hacer clic sobre el botón "Finalizar".
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Como último paso, la aplicación nos permite guardar todos los pasos dados durante el proceso de
importación para que, en caso de tener que realizar una misma importación, no tengamos que
repetirlos nuevamente.
Al cerrar el cuadro final, vemos como aparece en el panel de exploración de objetos de Access la
nueva tabla con los datos de Excel importados.
Importar y Vincular Tablas.
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Ejercicios
Muy importante: Dada la secuencialidad y progresión de los conocimientos

desarrollados en este curso, es preciso comentar que la realización de TODOS los
ejercicios tal y como se proponen es fundamental para adquirir un alto grado de
conocimientos y práctica.
Ciertos ejercicios se apoyan y basan en los realizados en unidades precedentes.

Conservarlos todos en el dispositivo de almacenamiento pertinente.
Ejercicio 1. Creación de una tabla en una base de datos
45
Enunciado de la práctica
El ejercicio consiste en crear una nueva tabla que se llame Socios y que contenga la estructura de campos
que se describen a continuación:
Lo necesario para comenzar
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Socios_del_club.accdb
Descarga la base de datos para

crear la tabla Socios.
Pasos a seguir
1. Introducir una máscara de entrada en el campo Teléfono del socio. El aspecto del campo teléfono
será (948) 95 25 62
2. Introducir una máscara de entrada en el campo Cod_postal de tal modo que sea obligatorio
introducir cinco números, no permitiendo la introducción de cualquier otro tipo de carácter.
3. Si al crear formularios o informes no se quiere visualizar delante del campo correspondiente el

nombre del mismo, establecer en la propiedad Título, el texto que se quiere visualizar en su lugar.
Cuando nos refiramos al campo Localidad debe aparecer Población del socio.
4. Crear una regla de validación que impida introducir un registro cuyo campo Fecha de
nacimiento contenga una fecha posterior al 1/1/90. Y como texto de validación en el mismo
campo establecer "El socio es demasiado joven".
5. Crear un máscara de entrada de obligue a introducir un DNI con 8 números y una letra.
6. En la ficha Búsqueda, de la ventana Propiedades, establecer las opciones que se detallan de los
siguientes campos:
Federado:
Mostrar control: Casilla de verificación.
Localidad del socio:
Mostrar control: Cuadro combinado.
Tipo de origen de la fila: Lista de valores.
Origen de la fila: Logroño; Madrid; Sevilla; Málaga; Valencia; Barcelona; Guadalajara;
Cuenca; Toledo; Pamplona; Oviedo.
Limitar a la lista: Sí. ¿Es posible introducir un valor que no esté en la lista?
Estado civil:
Mostrar control: Cuadro de lista.
Origen de la fila: Soltero; Casado; Viudo; Divorciado.
¿Es posible introducir un valor que no esté en la lista?
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Nivel de juego:
Mostrar control: Cuadro de lista.
Origen de la fila: Principiante; Medio; Senior.
Establecer como clave principal el campo Nº de socio.
Solución del ejercicio
Solución Ejercicio 1 - Creación de una tabla en una base de datos
50/50

01 Creacion de Tablasopciones Avanzadas

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Creación de tablas (opciones

Creación de tablas (opciones avanzadas)

En este curso que comienzas de Access 2010/2013 avanzado, profundizaremos en

Concepto de Base de Datos

Ejemplo: bases de datos

Otro ejemplo de base de datos, sería el conjunto de datos e informaciones referidas a un

Tablas Vs Bases de datos

El Programa: Microsoft Access

Versión anterior: Office 2007

Versión anterior: Office 2007

Versión anterior: Office 2007

Objetos de una base de datos de Access

Versión anterior: Office 2007

Conjunto de instrucciones y procedimientos de programación, escritos con Visual Basic para

Tipos de Datos en Access

Novedades en los tipos de datos en Access 2010

Los datos para el cálculo deben estar en la misma tabla, y el generador de

Mejoras en los siguientes tipos de datos

Campo de tipo memo en el que hemos aplicado diferentes opciones de formato

Novedad: tipos de datos en Access 2013

El tipo de dato Texto, en la versión Access 2013, se denomina Texto corto. El

Propiedades de los datos: solapa General

Estudiadas en el curso básico:

Tamaño del campo: Esta propiedad establece el número máximo de caracteres

Establecer correctamente la propiedad de indexado agiliza las búsquedas y ordenaciones

Crear una máscara de entrada

Hay dos formas para crear una máscara de entrada:

Utilizando el Asistente para máscaras de entrada

Introduciendo el patrón directamente

Partes de una máscara de entrada

Así quedaría una máscara de entrada correctamente establecida:

Caracteres fijos y de máscara

Ejemplos de máscaras de entrada:

Máscara Valores Correctos Admitidos por la Máscara

U n ejemplo de un patrón para introducir números de teléfono puede ser: !\

Crear una máscara de entrada.

Esta propiedad únicamente permite validar datos del propio campo.

Las reglas de validación se pueden introducir directamente en el cuadro de texto Regla de

El cuadro de diálogo presenta dos zonas diferenciadas: en su parte superior, un área

Ejemplos de reglas de validación:

Regla de Validación Significado

Situar el cursor en el cuadro de texto Regla de validación.

Hacer doble clic sobre la expresión Y.

Hacer doble clic sobre la expresión <.

Situar el cursor al final de la expresión y teclear #1/1/2025#.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para finalizar.

Vocabulario: Texto de validación

Regla y Texto de Validación.

Novedades en las Propiedades en Microsoft Access

Desde esta Ficha, en el grupo "Campos" podremos cambiar las propiedades en el

Tipo de datos. Cambiar el tipo de datos del campo seleccionado.

También podemos cambiar el tipo de propiedad y sus características:

Propiedades de los datos: solapa Búsqueda

Cuadro de lista y cuadro combinado

Tipo de origen de la lista

Cuadros de Lista y Cuadros Combinados.

Campos de Búsqueda Multivalor

Establecer una clave principal

Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:

a. Acelera las consultas.

Visualización de una tabla

Vista Hoja de Datos de la tabla

Vista Diseño de la tabla