Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access

(microsoft.com)

Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access

Access para Microsoft 365  Access 2021  Access 2019  Access 2016  Access
2013

Las bases de datos de escritorio de Access pueden ayudarle a almacenar y

realizar un seguimiento de casi cualquier tipo de información, como
inventario, contactos o procesos empresariales. Vamos a dar un paseo por
las rutas que puede seguir para crear una base de datos de escritorio de
Access, agregar datos a ella y, a continuación, obtener información sobre
los pasos siguientes para personalizar y usar la nueva base de datos.

En este artículo

 Elegir una plantilla

 Creación de una base de datos desde cero
 Agregación de una tabla
 Copiado y pegado de datos
 Cómo importar o vincular a datos
 Organización de datos con el Analizador de tablas
 Pasos siguientes

Elegir una plantilla

Las plantillas de Access tienen tablas, consultas, formularios e informes

integrados que están listos para usarse. Una selección de plantillas es lo
primero que verá al iniciar Access y puede buscar en línea más plantillas.
 1. En Access, haga clic en > Nuevo.
2. Seleccione una plantilla de base de datos de escritorio y escriba un
nombre para la base de datos en Nombre de archivo.(Si no ve
una plantilla que lefuncione, use el cuadro Buscar
plantillas enlínea).
3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo
del cuadro Nombre de archivo o hacer clic en el icono de carpeta para
seleccionar una.
4. Haga clic en Crear.

Según la plantilla, es posible que deba realizar cualquiera de las siguientes

acciones para empezar:
  Si Access muestra un cuadro de diálogo Inicio de sesión con una lista
vacía de usuarios:
0. Haga clic en Nuevo usuario.
a. Rellene el formulario Detalles del usuario.
b. Haga clic en Guardar & Cerrar.
c. Seleccione el nombre de usuario que acaba de introducir y, a
continuación, haga clic en Iniciar sesión.
 Si Access muestra un mensaje de advertencia de seguridad en la
barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en
Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesión,
vuelva a iniciar sesión.

Para obtener más información, vea Crear una base de datos de escritorio de

Access a partir de una plantilla.

Creación de una base de datos desde cero

Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, puede empezar con

una base de datos de escritorio en blanco.

1. En Access, haga clic en Nuevo > base de datos de escritorio en

blanco.
2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre
de archivo.
3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo
del cuadro Nombre de archivo o hacer clic en el icono de carpeta para
seleccionar una.
4. Haga clic en Crear.

Agregar una tabla

En una base de datos, la información se almacena en varias tablas

relacionadas. Para crear una tabla:

1. Al abrir la base de datos por primera vez, verá una tabla en blanco en
la vista Hoja de datos donde puede agregar datos. Para agregar otra
tabla, haga clic en la pestaña Crear > tabla. Puede empezar a escribir
datos en el campo vacío (celda) o pegar datos de otro origen como un
libro de Excel.
 2. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el
encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.

Sugerencia:  Los nombres significativos le ayudan a saber qué contiene

cada campo sin ver su contenido.

1. Haga clic en Archivo > Guardar.

 Para agregar más campos, escriba la columna Hacer clic

para agregar.
 Para mover una columna, selecciónelo haciendo clic en el encabezado
de columna y arrástrela hasta donde quiera. También puede
seleccionar columnas contiguas y arrastrarlas todas a una nueva
ubicación.

Para obtener más información, vea Introducción a las tablas.

Copiado y pegado de datos

Puede copiar y pegar datos de otro programa como Excel o Word en una
tabla de Access. Esto funciona mejor si los datos se separan en columnas. Si
los datos están en un programa de procesamiento de texto, como Word, use
etiquetas para separar las columnas o convertir en un formato de tabla
antes de copiar.

1. Si los datos necesitan editarse, como separar nombres completos en

nombres y apellidos, haga esto primero en el programa de origen.
2. Abra el origen y copie (Ctrl + C) los datos.
3. Abra la tabla de Access donde quiera agregar los datos en la vista
Hoja de datos y péguelos (Ctrl + V).
4. Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre
significativo.
5. Haga clic en > guardar y asigne un nombre a la nueva tabla.

Nota:  Access establece el tipo de datos de cada campo en función

de la información que pegue en la primera fila de cada columna, por lo
que asegúrese de que la información de las filas siguientes coincida
con la primera fila.

Cómo importar o vincular a datos

Puede importar datos de otros orígenes o vincularlos desde Access sin
mover la información desde el lugar donde se almacenan. La vinculación
puede ser una buena opción si tiene varios usuarios actualizando los datos y
desea asegurarse de que ve la versión más reciente o si desea ahorrar
espacio de almacenamiento. Puede elegir si desea vincular o importar datos
para la mayoría de los formatos. Vea Importar o vincular a datos en otra
base de datos de Access para obtener más información.

El proceso difiere ligeramente según el origen de datos, pero estas

instrucciones le ayudarán a empezar:

1. En la pestaña Datos externos, haga clic en el formato de datos

desde el que va a importar o vinculando. Si no ve el formato correcto,
haga clic en Más.

Nota:  Si sigue sin encontrar el formato correcto, es posible que primero

tenga que exportar los datos a un formato de archivo compatible con
Access (como un archivo de texto delimitado ).

1. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo Obtener

datos externos.

Al vincular, algunos formatos están disponibles como de solo lectura. Estos

son los orígenes externos desde los que puede importar datos o vínculos:
 Importar Vínculo
Microsoft Excel Sí Sí
(solo lectura)
Microsoft Access Sí Sí
Bases de datos Sí Sí
ODBC, tales como las
de SQL Server
Archivos de valores Sí Sí
separados por comas (solo agregar nuevos registros)
(CSV) o de texto
Lista de SharePoint Sí Sí
XML Sí
Servicios de datos Sí
(solo lectura)
Documento HTML Sí Sí
Carpeta de Outlook Sí Sí

Para obtener más información, vea Importar o vincular a datos en otra base

de datos de Access.

Organización de datos con el Analizador de tablas

Puede usar el Asistente para analizador de tablas para identificar

rápidamente datos redundantes. A continuación, el asistente proporciona
una forma sencilla de organizar los datos en tablas independientes. Access
conserva la tabla original como copia de seguridad.

1. Abra la base de datos de Access que contiene la tabla que desea

analizar.
2. Haga clic en Herramientas de base de datos > Analizar tabla.

Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve tutorial

con ejemplos. Si ve una casilla con la etiqueta ¿Mostrar
páginas introductorias?, active la casilla y, después, haga clic en
Atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea volver a ver las
páginas introductorias, desactive Mostrar páginas introductorias.
Pasos siguientes

El resto del proceso de diseño varía en función de lo que desee hacer, pero
probablemente quiera considerar la posibilidad de crear consultas,
formularios, informes y macros. Estos artículos pueden ayudarle a:

 Introducción a las tablas

 Introducción a las consultas
 Crear un formulario de Access
 Introducción a los informes en Access
 Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración

Introducción a las tablas

Access para Microsoft 365  Access 2021  Access 2019  Access 2016  Más...

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas
es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos
de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres
de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de
teléfono. Ya que otros objetos de base de datos dependen en gran medida
de tablas, siempre debe iniciar el diseño de una base de datos creando
todas sus tablas y luego crear cualquier otro objeto. Antes de crear una,
tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Si desea ver
una introducción sobre cómo planear y diseñar una base de datos,
consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

En este artículo...

 Overview
 Propiedades de tabla y campo
 Tipos de datos
 Relaciones de tabla
 Keys
 Ventajas de las relaciones

Información general
Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas
relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos
sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene
registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de
datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

1. Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de

un determinado empleado o un producto.
2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla,
como el nombre o la dirección de correo electrónico.
3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por
ejemplo, Contoso, Ltd. o alguien@ejemplo.com.

Principio de página

Propiedades de tabla y campo

Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer
para controlar sus características o su comportamiento.

1. Propiedades de tabla

2. Propiedades de campo

En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de

una tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como
un todo. Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades
de tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de
tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a
mostrar la tabla de manera predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y

define una de las características del campo o un aspecto del
comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo
en Vista de hoja de datos. Las propiedades de campo también se pueden
establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo.

Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el

tipo de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o
archivos adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras

propiedades de campo de la siguiente manera:

 Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de

la tabla, no en el panel Propiedades del campo.
 El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene
el campo.
 Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.

Para crear un campo en Access, escriba datos en una columna nueva

en la vista Hoja de datos. Al crear un campo escribiendo datos en la
vista Hoja de datos, Access asigna automáticamente un tipo de datos
al campo según el valor que escriba. Si Access no puede determinar el
tipo de datos, lo establecerá en Texto. Si es necesario, puede
cambiar el tipo de datos con la cinta de opciones.

Ejemplos de detección automática de tipo de datos

La tabla siguiente muestra cómo funciona la detección automática de tipo de

datos en la vista Hoja de datos.
 Si escribe: Access creará un
campo con el tipo de
datos:
Diego Texto
http://www.contoso.com Hipervínculo

Puede usar cualquier prefijo de protocolo de Internet

válido. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son
prefijos válidos.
1 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble
12/67 Fecha y hora

Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de

la configuración regional del usuario.
31 de diciembre de 2016 Fecha y hora
10:50:23 Fecha y hora
10:50 Fecha y hora
17:50 Fecha y hora
12,50 $ Moneda

El símbolo de moneda reconocido es el de la

configuración regional del usuario.
21,75 Número, doble
123,00 % Número, doble
3,46 E+03 Número, doble

Principio de página

Relaciones de tabla
Aunque en cada tabla se almacenan datos sobre un tema distinto, en las
tablas de una base de datos de Access suelen almacenarse datos sobre
temas que están relacionados entre sí. Por ejemplo, puede que una base de
datos contenga:

 Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus

direcciones.
 Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los
precios e imágenes de cada artículo.
 Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los
pedidos de los clientes.

Dado que almacena datos sobre diferentes temas en tablas independientes,

necesita alguna manera de vincular los datos para que pueda combinar
fácilmente datos relacionados de esas tablas independientes. Para conectar
los datos almacenados en tablas diferentes, cree relaciones. Una relación es
una conexión lógica entre dos tablas que especifica los campos que las
tablas tienen en común. Para obtener más información, vea Guía de
relaciones de tabla.

Principio de página

Claves

Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves.
Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta
por más de un campo. Existen dos tipos de claves:

 Clave principal    Una tabla puede tener solamente una clave principal.

Una clave principal está compuesta de uno o más campos que
identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva.
A menudo, hay un número de identificación único, como un número de
identificador, un número de serie o un código, que sirve de clave
principal. Por ejemplo, puede que tenga una tabla Clientes en la que
cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El
campo de identificador de cliente es la clave principal de la tabla
Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un campo,
normalmente se compone de campos ya existentes que, en conjunto,
proporcionan valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación
de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de
 una tabla sobre contactos. Para obtener más información,
vea Agregar o cambiar la clave principal de una tabla.
 Clave externa    Una tabla puede tener una o más claves externas.
Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los
valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener
una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de
identificación de cliente que se corresponda con un registro de una
tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave
externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la

relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar
datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla
Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica
por el campo de clave principal (identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a

la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla
Clientes y luego se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un
registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de
la tabla Clientes. Siempre que desee ver información sobre el cliente de un
pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se
corresponden los registros de la tabla Pedidos.

1. Una clave principal, que se reconoce por el icono de clave junto al nombre
de campo.
2. Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave).

No agregue un campo si espera que cada entidad única representada en la

tabla podrá requerir un valor mayor que para el campo. Continuando con el
ejemplo anterior, si desea comenzar a realizar un seguimiento de pedidos
realizados por sus clientes, no agregue un campo a la tabla ya que cada
cliente tendrá más de un pedido. En lugar de eso, cree una nueva tabla para
almacenar los pedidos y, a continuación, cree una relación entre las dos
tablas.

Principio de página

Ventajas de las relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes

ventajas:

 Coherencia    Dado que cada elemento de datos se registra solo una

vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o
incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente
solamente una vez en una tabla sobre clientes en lugar de hacerlo en
reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que
contenga datos de pedidos.
 Eficacia    Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de
menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden
a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por
último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes,
especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las
tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y
obstaculizando el rendimiento.
 Comprensibilidad    El diseño de una base de datos es más fácil de
comprender si los asuntos están separados en tablas de manera
apropiada.

Planificar las tablas teniendo en cuenta las relaciones. Puede usar el

Asistente para búsquedas para crear un campo de clave externa si la tabla
que contiene la clave principal correspondiente ya existe. El Asistente para
búsquedas crea la relación por usted. Para obtener más información,
vea Crear o eliminar un campo de búsqueda.

Introducción a las consultas

Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una
base de datos de Access. Otros motivos para usar consultas:

 Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según

criterios concretos (condiciones)
 Calcular o resumir datos
 Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo,
revisar de vez en cuando los datos más actuales.

Nota:  Si quiere poner en práctica las consultas de los ejemplos, use una
base de datos de escritorio de Access.

 Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos

 Crear una consulta de selección
 Crear una consulta de parámetros
 Crear una consulta de totales
 Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas
 Crear una consulta de creación de tabla
 Crear una consulta de datos anexados
 Crear una consulta de actualización
 Crear una consulta de eliminación

Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos

En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un
formulario o informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una
consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla
para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para
pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una acción
relativa a los datos o para ambas cosas. También sirve para obtener una
respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de
distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos.
Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que
se cree depende de la tarea que quiera realizarse.

Principales tipos Usar

de consulta
Seleccionar Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.
Acción Agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo
específico de consulta de acciones. Las consultas de
acciones no están disponibles en las aplicaciones web de
 Principales tipos Usar
de consulta
Access.

Crear una consulta de selección

El tipo de consulta de selección es la opción adecuada si tiene intención de

revisar datos de solo algunos campos de una tabla, revisar datos de varias
tablas a la vez o, sencillamente, ver los datos de acuerdo con determinados
criterios. Para obtener más información, vea Crear una consulta de selección
sencilla.

Revisar los datos de determinados campos

Por ejemplo, si la base de datos tiene una tabla con mucha información
sobre productos y quiere repasar una lista de los productos y sus precios,
así es como podría crear una consulta de selección para obtener únicamente
los nombres de producto y sus respectivos precios:

1. Abra la base de datos y, en la pestaña Crear, haga clic en Diseño de

consulta.
2. En la pestaña Tablas, haga doble clic en la tabla Productos.
3. Supongamos que en la tabla Productos tenemos los campos Nombre de
producto y Precio listado. Haga doble clic en Nombre de
producto y Precio listado para agregar estos campos a la cuadrícula
de diseño de la consulta.
4. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y
se muestra una lista de productos y sus precios.

Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez

Por ejemplo, tiene una base de datos de una tienda de comestibles y quiere
repasar los pedidos de los clientes que viven en una determinada ciudad. Los
datos de los pedidos y los clientes están almacenados en dos tablas
denominadas Clientes y Pedidos, respectivamente. Cada tabla tiene un
campo de Id. de cliente, que forma la base de una relación de uno a varios
entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelva los pedidos de
los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, del modo siguiente:

1. Abra la base de datos. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta,

haga clic en Diseño de consulta.
2. En la pestaña Tablas, haga doble clic en Clientes y pedidos.
 Fíjese en la línea (denominada combinación) que conecta el campo Id.
de la tabla Clientes con el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos.
Esta línea muestra la relación entre las dos tablas.

3. En la tabla Clientes, haga doble clic en Compañía y en Ciudad para

agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.
4. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad,
desactive la casilla de la fila Mostrar.
5. En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Las Vegas.

Desactivar la casilla Mostrar hace que la consulta no muestre la

ciudad en los resultados, y escribir Las Vegas en la
fila Criterios indica que quiere ver solo los registros en los que el
valor del campo Ciudad sea Las Vegas. En este caso, la consulta
devuelve solo los clientes de Las Vegas. No es necesario mostrar un
campo para usarlo con un criterio.

6. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de

pedido para agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la
cuadrícula de diseño de la consulta.
7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
La consulta se inicia y muestra una lista de pedidos de los clientes de
Las Vegas.
8. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Crear una consulta de parámetros

Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta con frecuencia,

considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando inicia
una consulta de este tipo, la consulta pide los valores de los campos y,
después, usa los valores especificados para crear los criterios de la
consulta.

Nota:  No puede crear una consulta de parámetros en una aplicación web de

Access.

Siguiendo con el ejemplo anterior, en el que aprendió a crear una consulta

de selección que devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas, puede
modificar dicha consulta para que le pida que especifique la ciudad cada vez
que se inicie. Para poner esto en práctica, abra la base de datos que creó en
el ejemplo anterior:
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la
consulta denominada Pedidos por ciudad (que creó en la sección
anterior) y después haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la
columna Ciudad, elimine Las Vegas y, después, escriba [¿Qué
ciudad?].

La cadena [¿Qué ciudad?] es la petición de parámetros. Los

corchetes indican que quiere que la consulta pida información y el
texto (en este caso, ¿Qué ciudad?) es la pregunta que aparece en la
petición de parámetros.

Nota: No se pueden usar ni puntos (.) ni signos de exclamación (!)

como texto en el mensaje de petición de parámetros.

3. Active la casilla en la fila Mostrar de la columna Ciudad para que se

muestre la ciudad en los resultados de la consulta.
4. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
La consulta le pide que escriba un valor en Ciudad.
5. Escriba Nueva York y presione Entrar para ver los pedidos de
clientes de Nueva York.

¿Qué ocurre si no sabe qué valores puede especificar? Puede usar

caracteres comodín como parte del mensaje:

6. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después

en Vista Diseño.
7. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la
columna Ciudad, escriba Como [¿Qué ciudad?]&"*".

En esta petición de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de

la Y comercial (&) y el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario
escribir una combinación de caracteres, incluidos caracteres comodín,
para que se devuelva una gran variedad de resultados. Por ejemplo, si
el usuario escribe *, la consulta devolverá todas las ciudades; si el
usuario escribe L, la consulta devolverá todas las ciudades que
empiecen por la letra “L” y, si el usuario escribe *s*, la consulta
devolverá todas las ciudades que contengan la letra “s”.

8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar y,

en la petición de consulta, escriba Nueva y presione Entrar.
 La consulta se inicia y muestra los pedidos de los clientes de Nueva
York.

Especificar los tipos de datos de los parámetros

También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro.

Puede establecer el tipo de datos de cualquier parámetro, pero es
especialmente importante establecer el tipo de datos en los datos
numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de
datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error
más específico si facilitan un tipo de datos equivocado como, por ejemplo,
texto cuando se espera moneda.

Si se establece un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier

entrada se interpreta como texto y no aparece ningún mensaje de error.

Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta, siga

este procedimiento:

1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la pestaña Diseño, en el

grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Parámetros.
2. En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, en la
columna Parámetro, escriba la petición de cada parámetro para el que
quiera especificar el tipo de datos. Asegúrese de que cada parámetro
coincida con la petición que usa en la fila Criterios de la cuadrícula de
diseño de la consulta.
3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos de cada
parámetro.

Para obtener más información, vea Usar parámetros para solicitar

información al ejecutar una consulta.

Principio de página

Crear una consulta de totales

La fila Total de una hoja de datos es muy útil, pero para preguntas más
complejas, use una consulta de totales. Una consulta de totales es una
consulta de selección que le permite agrupar y resumir datos, como cuando
quiere ver ventas totales por producto. En una consulta de totales, puede
usar la función Suma (una función de agregado) para ver el total de ventas
por producto.
Nota:  No puede usar funciones de agregado en una aplicación web de
Access.

Use el siguiente el procedimiento para modificar la consulta Subtotales de

productos que creó en el ejemplo anterior con el fin de obtener subtotales
resumidos por producto.

1. En la pestaña Inicio, haga clic en Vista > vista Diseño.

Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseño.

2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic

en Totales.

Aparece la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta.

Nota:  Si bien tienen nombres similares, la fila Totales de la cuadrícula de

diseño y la fila Total de una hoja de datos no son iguales:

 Puede agrupar datos por valores de campo con la fila Totales en la

cuadrícula de diseño.
 Puede agregar la fila de hoja de datos Total a los resultados de una
consulta de totales.
 Al usar la fila Totales en la cuadrícula de diseño, debe elegir una
función de agregado para cada campo. Si no quiere hacer ningún
cálculo en un campo, puede agrupar los datos por ese campo.

 En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Total,

seleccione Suma en la lista desplegable.
 En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
La consulta se inicia y muestra una lista de productos con los
subtotales.
 Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.

Para obtener más información, vea Mostrar totales de columna en una hoja

de datos con una fila Totales.

Hacer cálculos basados en los datos

Normalmente, las tablas no se usan para almacenar valores calculados (como

subtotales), aun cuando se basen en datos de la misma base de datos, ya que
los valores calculados dejan de estar actualizados si cambian los valores en
los que están basados. Por ejemplo, no conviene almacenar la edad de una
persona en una tabla porque cada año tendrá que actualizar el valor; en lugar
de hacer esto, almacene la fecha de nacimiento de la persona y use una
consulta para calcular su edad.

Supongamos que tiene una base de datos con algunos productos que le
gustaría vender. En ella hay una tabla denominada Detalles de pedido que
contiene información sobre los productos en campos (como el precio de cada
uno de ellos y las cantidades). El subtotal se puede calcular con una consulta
que multiplique la cantidad de cada producto por el precio de dicho
producto, multiplique la cantidad de cada producto por el precio y el
descuento de dicho producto y, finalmente reste el descuento total del
precio total. Si creó la base de datos de prueba en el ejemplo anterior,
ábrala y practique del siguiente modo:

1. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.

2. En la pestaña Tablas, haga doble clic en Detalles del pedido.
3. En la tabla Detalles del pedido, haga doble clic en Id. del
producto para agregar este campo a la primera columna de la
cuadrícula de diseño de la consulta.
4. En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic con el botón derecho
en la fila Campo y, después, haga clic en Zoom en el menú contextual.
5. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Subtotal:
([Cantidad]*[Precio unitario])-([Cantidad]*[Precio
unitario]*[Descuento])
6. Haga clic en Aceptar.
7. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y,
después, se muestra una lista ordenada de productos y subtotales por
pedido.
8. Presione CTRL+G para guardar la consulta y después asígnele el
nombre Subtotales de productos.

Para obtener más información, vea Mostrar totales de columna en una hoja

de datos con una fila Totales.

Mostrar datos resumidos o agregados

Cuando se usan tablas para registrar las transacciones o almacenar datos

numéricos que se usan periódicamente, resulta útil poder comprobar los
datos agregados, como las sumas o los promedios. En Access se puede
agregar una fila Totales a una hoja de datos. La fila Totales es una fila
situada al final de la hoja de datos que puede mostrar un total acumulado u
otros valores agregados.

1. Ejecute la consulta Subtotales de producto que creó anteriormente y

deje los resultados abiertos en Vista de hoja de datos.
2. En la pestaña Inicio, haga clic en Totales. Aparece una nueva fila en la
parte inferior de la hoja de datos, con la palabra Total en la primera
columna.
3. Haga clic en la celda de la última fila de la hoja de datos
denominada Total.
4. Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles.
Como la columna contiene datos de texto, existen solo dos
opciones: Ninguno y Recuento.
5. Seleccione Recuento. El contenido de la celda cambia de Total a un
recuento de los valores de la columna.
6. Haga clic en la celda adyacente (la segunda columna). Observe que
aparece una flecha en la celda.
7. Haga clic en la flecha y, después, en Suma. En el campo se muestra
una suma de los valores de la columna.
8. Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Ahora supongamos que, además de comprobar los subtotales de los

productos, también quiere agregar los datos por meses, de modo que cada
fila muestre los subtotales de un producto y cada columna, los subtotales de
productos de un mes. Para mostrar los subtotales de un producto y los
subtotales de productos de un mes, use una consulta de tabla de
referencias cruzadas.

Nota: Una consulta de tabla de referencias cruzadas no se puede mostrar

en una aplicación web de Access.

Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera

que la consulta devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con
los subtotales mensuales.

1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después

en Vista Diseño.
2. En el grupo Configuración de consultas, haga clic en Agregar
tablas (o Mostrar tabla en Access 2013 ).
3. Haga doble clic en Pedidosy, a continuación, haga clic en Cerrar.
 4. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic
en Referencias cruzadas. En la cuadrícula de diseño, la
fila Mostrar está oculta y se muestra la fila Referencias cruzadas.
5. En la tercera columna de la cuadrícula de diseño, haga clic con el
botón secundario en la fila Campo y después haga clic en Zoom en el
menú contextual. Se abre el cuadro Zoom.
6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Mes: "Month " &
DatePart("m", [Fecha de pedido])
7. Haga clic en Aceptar.
8. En la fila Tabla de referencias cruzadas, seleccione los valores
siguientes en la lista desplegable: Encabezado de fila para la primera
columna, Valor para la segunda columna y Encabezado de
columna para la tercera columna.
9. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
La consulta se inicia y muestra los subtotales de productos agregados
por mes.
10. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Para obtener más información sobre las consultas de tabla de

referencias cruzadas, vea Facilitar la lectura de los datos de
resumen mediante una consulta de tabla de referencias cruzadas.

Crear una consulta de creación de tabla

Puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a
partir de datos almacenados en otras tablas.

Nota:  Una consulta de crear tabla no está disponible en las aplicaciones

web de Access.

Por ejemplo, supongamos que quiere enviar datos referentes a los pedidos
de Chicago a un socio empresarial de Chicago que use Access para preparar
informes. En lugar de enviar todos los datos de los pedidos, quiere
restringirlos a los datos específicos de los pedidos de Chicago.

Puede crear una consulta de selección que contenga los datos de los pedidos
de Chicago y, después, usar la consulta de selección para crear la nueva
tabla siguiendo este procedimiento:

1. Abra la base de datos del ejemplo anterior.

Para iniciar una consulta de creación de tabla, puede que tenga que
habilitar el contenido de la base de datos.
 Nota:  Si ve un mensaje debajo de la cinta de opciones sobre cómo
habilitar la base de datos, haga clic en Habilitar contenido.Si la base
de datos ya se encuentra en una ubicación de confianza, no verá la
Barra de mensajes.

2. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de

consulta.
3. Haga doble clic en Detalles del pedido y Pedidos.
4. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad de
destino para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.
5. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id.
de producto, Cantidad, Precio unitario y Descuento para agregar
estos campos a la cuadrícula de diseño.
6. En la columna Ciudad de destino de la cuadrícula de diseño, desactive
la casilla de la fila Mostrar. En la fila Criterios,
escriba 'Chicago' (comillas simples incluidas). Compruebe los
resultados de la consulta antes de usarlos para crear la tabla.
7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
8. Presione Ctrl+G para guardar la consulta.
9. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de
Chicago y, después, haga clic en Aceptar.
10. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego
haga clic en Vista Diseño.
11. En el grupo Tipo de consulta de la pestaña Diseño, haga clic en Crear
tabla.
12. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de la
tabla, escriba Pedidos de Chicago y, después, haga clic en Aceptar.
13. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
14. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Síy vea la nueva
tabla que aparece en el panel de navegación.

Nota: Si ya hay una tabla con el mismo nombre, Access la elimina

antes de que se inicie la consulta.

Para obtener más información sobre cómo usar crear consultas de tabla,
vea Crear una consulta de creación de tabla.

Crear una consulta de datos anexados

Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o
varias tablas y agregar esos datos a otra tabla.
Nota:  La consulta anexar no está disponible en las aplicaciones web de
Access.

Por ejemplo, supongamos que ha creado una tabla para compartirla con un
asociado de negocios de Chicago, pero se da cuenta de que el asociado
también funciona con clientes en el área de Milwaukee. Desea agregar filas
que contengan datos de área de Milwaukee a la tabla antes de compartir la
tabla con su asociado. Puede agregar datos de área de Milwaukee a la tabla
Pedidos de Chicago mediante el procedimiento siguiente:

1. Abra la consulta denominada "Consulta de pedidos de Chicago" que

creó anteriormente en la vista Diseño.
2. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic
en Anexar. Se abre el cuadro de diálogo Anexar.
3. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en la flecha del
cuadro Nombre de tabla, seleccione Pedidos de Chicago en la lista
desplegable y haga clic en Aceptar.
4. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Ciudad de
destino, elimine "Chicago" y escriba "Milwaukee".
5. En la fila Anexar a, seleccione el campo correspondiente a cada
columna.

En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a deben coincidir con

los de la fila Campo, pero no es obligatorio para que funcionen las
consultas de datos anexados.

6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Nota:  Al iniciar una consulta que devuelve una gran cantidad de datos,
puede aparecer un mensaje de error que indica que la consulta no se puede
deshacer. Pruebe a aumentar el límite del segmento de memoria a 3 MB
para que la consulta se procese correctamente.

Para obtener más información sobre cómo crear consultas de datos

anexados, vea Agregar registros a una tabla con una consulta de datos
anexados.

Crear una consulta de actualización

Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las
tablas y para escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben
actualizarse. Las consultas de actualización permiten revisar los datos
actualizados antes de realizar la actualización.
Importante:  Las consultas de acciones no se pueden deshacer. Conviene
que haga una copia de seguridad de las tablas que vaya a actualizar con una
consulta de actualización. Una consulta de actualización no está disponible
en las aplicaciones web de Access.

En el ejemplo anterior, anexó filas a la tabla Pedidos de Chicago. En esta

tabla, el campo Id. de producto muestra el identificador de producto
numérico. Para que los datos resulten más útiles en los informes, puede
cambiar los identificadores de producto por los nombres de producto del
siguiente modo:

1. Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseño.

2. En la fila Id. de producto, cambie el tipo de datos
de Número a Texto.
3. Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago.
4. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de
consulta.
5. Haga doble clic en Pedidos y productosde Chicago.
6. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic
en Actualizar.
7. En la cuadrícula de diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y
aparece la fila Actualizar a.
8. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de
producto para agregar este campo a la cuadrícula de diseño.
9. En la cuadrícula de diseño, en la fila Actualizar a de la columna id.
del producto, escriba o pegue lo siguiente: [Productos].[Nombre del
producto].

Sugerencia:  Puede usar una consulta de actualización para eliminar

los valores de campo con una cadena vacía ("") o un valor NULO en la
fila Actualizar a.

10. En la fila Criterios, escriba o pegue lo siguiente: [id. de producto]

como ([Productos].[id.]).
11. Puede comprobar qué valores cambiarán con una consulta de
actualización si visualiza la consulta en la vista Hoja de datos.
12. En la pestaña Diseño, haga clic en Vista > Vista Hoja de datos. La
consulta devuelve una lista de identificadores de producto que se
actualizarán.
13. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.
 Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, verá que los valores
numéricos del campo Id. de producto se han cambiado por los
nombres de producto de la tabla Productos.

Para más información sobre las consultas de actualización, vea el

artículo Crear y ejecutar una consulta de actualización.

Crear una consulta de eliminación

Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o
para introducir los criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar.
Las consultas de eliminación permiten revisar las filas que se van a eliminar
antes de llevar a cabo la eliminación.

Nota:  Una opción de consulta de eliminación no está disponible en las

aplicaciones web de Access.

Por ejemplo, diga que mientras se preparaba para enviar la tabla Pedidos de
Chicago del ejemplo anterior, a su asociado empresarial de Chicago, observa
que algunas de las filas contienen varios campos vacíos. Decidió quitar estas
filas antes de enviar la tabla. Solo puede abrir la tabla y eliminar las filas
manualmente, pero si tiene muchas filas que eliminar y tiene criterios claros
para qué filas se deben eliminar, es posible que le sea útil usar una consulta
de eliminación.

Puede usar una consulta para eliminar de la tabla Pedidos de Chicago las
filas que no tengan un valor de Id. de pedido siguiendo este procedimiento:

1. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.

2. Haga doble clic en Pedidos de Chicago.
3. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic
en Eliminar. En la cuadrícula de diseño, las
filas Ordenar y Mostrar desaparecen y aparece la fila Eliminar.
4. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de
pedido para agregarlo a la cuadrícula.
5. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Id. de
pedido, escriba Es nulo.
6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Para obtener más información sobre cómo eliminar consultas, vea Crear y

ejecutar una consulta de eliminación.
Crear un
formulario en
Access
Access para Microsoft 365 Access 2021 Access 2019 Access
2016 Más...

Los formularios son como los expositores de una

tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener
los artículos que se buscan. El diseño de los
formularios es importante, dado que son objetos
con los que los usuarios agregan, editan o
visualizan los datos almacenados en la base de
datos de Access. Si son varios los usuarios que van
a usar la base de datos, será fundamental disponer
de unos formularios bien diseñados con los que
ser eficaces y poder especificar datos con
precisión.

Existen diversos modos de crear un formulario en

una base de datos de escritorio de Access. En este
artículo se indican algunos de ellos.
Nota: La información en este artículo no es válida para Bases de datos web de Access o
aplicaciones web de Access.

¿Qué quiere hacer?

 Crear un formulario a partir de una tabla o
consulta existente en Access
 Crear un formulario en blanco en Access
 Crear un formulario dividido en Access
 Crear un formulario que muestre varios
registros en Access
 Crear un formulario que contenga un
subformulario en Access
 Crear un formulario de navegación en Access
 Información adicional

Crear un formulario a partir

de una tabla o consulta
existente en Access
Para crear un formulario a partir de una tabla o
consulta de la base de datos, en el panel de
navegación, haga clic en la tabla o consulta que
contenga los datos del formulario y, en la
pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea un formulario y lo abre en la vista

Presentación. En caso necesario, se pueden
realizar cambios de diseño, como ajustar el
tamaño de los cuadros de texto para que quepan
los datos. Para más información, consulte el
artículo sobre cómo usar la herramienta de
formulario.

Crear un formulario en
blanco en Access
1. Para crear un formulario sin controles ni
elementos con formato previo: en la
pestaña Crear, haga clic en Formulario en
blanco. Access abre un formulario en blanco
en la vista Presentación y muestra el
panel Lista de campos.
2. En este Lista de campos panel, haga clic en el
signo más (+) situado junto a la tabla o las
tablas que contienen los campos que quiera
ver en el formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga
doble clic en él o arrástrelo hasta el
 formulario. Para agregar varios campos a la
vez, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en varios campos. Después,
arrástrelos todos juntos hasta el formulario.
Nota:  El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según
qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar
un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el
campo de nuevo.

4. Use las herramientas del grupo Controles en

la pestaña Herramientas de presentación de
formulario para incluir en el formulario un
logotipo, un título, números de página o la
fecha y la hora.
5. Si desea agregar una mayor variedad de
controles al formulario, haga clic en Diseño y
use las herramientas del grupo Controles.

Crear un formulario dividido

en Access
Un formulario dividido proporciona dos vistas de
los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y
una vista Hoja de datos. Este formulario reporta
las ventajas de ambos tipos de formularios en uno
solo. Por ejemplo, se puede usar la parte
correspondiente a la hoja de datos para buscar
rápidamente un registro y, después, usar la parte
correspondiente al formulario para verlo o
editarlo. Las dos vistas están conectadas al mismo
origen de datos y están en todo momento
sincronizadas entre ellas.

Para crear un formulario dividido con la

herramienta Formulario dividido, en el panel de
navegación, haga clic en la tabla o consulta que
contiene los datos. Después, en la pestaña Crear,
haga clic en Más formularios y en Formulario
dividido.

Access crea el formulario, en el que podrá realizar

cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede
ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que
quepan los datos en caso necesario. Para aprender
a usar un formulario dividido, vea el artículo sobre
cómo crear un formulario dividido.
Crear un formulario que
muestre varios registros en
Access
Un formulario de varios elementos (también
denominado formulario continuo) resulta útil si se
desea disponer de un formulario que muestre
varios registros, pero que sea más personalizable
que una hoja de datos. Para crearlo se usa la
herramienta Varios elementos.

1. En el panel de navegación, haga clic en la

tabla o consulta que contiene los datos que
desee ver en el formulario.
2. En la pestaña Crear, haga clic en Más
formularios > Varios elementos.

Access crea el formulario y lo abre en la vista

Presentación. En la vista Presentación, se pueden
realizar cambios de diseño en el formulario
mientras se muestran los datos. Así, puede ajustar
el tamaño de los cuadros de texto para que
quepan los datos. Para más información, vea Crear
un formulario mediante la herramienta Varios
elementos.
Crear un formulario que
contenga un subformulario
en Access
Cuando trabaja con datos relacionados
almacenados en tablas independientes, a menudo
necesita ver los datos de varias tablas o consultas
en el mismo formulario. Los subformularios son un
buen modo de hacerlo. Dado que existen varias
maneras de agregar un subformulario según sus
necesidades, vea el artículo Crear un formulario
que contiene un subformulario (un formulario de
uno a varios).

Crear un formulario de
navegación en Access
Un formulario de navegación es, simplemente, un
formulario que contiene un control de navegación.
Este tipo de formularios constituye un enorme
aliciente en cualquier base de datos, pero crear
uno resulta especialmente importante si tiene
previsto publicar una base de datos en la web, ya
que el panel de navegación de Access no se
muestra en un explorador.

1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar

un formulario de navegación.
2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear,
haga clic en Navegación y elija el estilo de
navegación que desee.

Crear un formulario en Access (microsoft.com)