Parte 1

Crear una nueva base de datos

Haz clic en la pestaña Archivo y selecciona “Nuevo”.

La base de datos es lo que
contendrá todos tus datos en sus múltiples formas. Puedes optar por crear una base de
datos en blanco, un sitio web en blanco o elegir de entre una variedad de plantillas. Una
base de datos en blanco es una base de datos de Microsoft Access estándar y es
apropiada para uso local. Al crearla también se generará una tabla.
Las bases de datos web están diseñadas para ser compatibles con las herramientas
de publicación web de Microsoft Access. Al crearla también se generará una tabla.
Las plantillas son bases de datos prediseñadas hechas para un amplio rango de usos.
Elige una si no quieres pasar mucho tiempo creando la estructura de una base de
datos desde cero
Ponle un nombre a tu base de datos.
Cuando hayas seleccionado el tipo de una
base de datos, dale un nombre que indique su propósito. Esto será especialmente útil si
vas a trabajar con múltiples bases de datos diferentes. Escribe el nombre que le darás en
la
casilla “Nombre de archivo”. Selecciona “Crear” para generar el nuevo archivo de base de
datos
Parte 2
Agregar datos a la base de datos

Determina la mejor estructura para tu información.

Si vas a crear una base de
datos en blanco, querrás pensar en la mejor manera para organizar tus datos y para
darle la estructura apropiada. En Microsoft Access existen varias formas en las que
puedes

dar formato e interactuar con tus datos:

Tablas. Esta es la principal forma en la que se almacena tus datos. Las tablas son
similares a las hojas de cálculo de Excel, ya que los datos se organizan en filas y
columnas. Debido a esto, la información a importar desde Excel o algún otro programa
que utilice hojas de cálculo es un proceso relativamente sencillo.
Formularios. Los formularios son la forma en la que la información se añade a tu base
de datos. Si bien puedes ingresarla directamente en las tablas, los formularios te
permiten ingresar datos más rápido y de manera más visual.

Informes. Resumen y muestran la información en tu base de datos. Los informes

analizan la información y responden a preguntas específicas como por ejemplo cuánto
fue la ganancia hecha o dónde se encuentran los clientes. Por lo general, los informes
están diseñados para ser impresos.

Consultas. Esta es la forma en la que puedes recuperar y filtrar tus datos. Puedes usar
las consultas para mostrar entradas específicas desde múltiples tablas. También
puedes usarlas para crear y actualizar datos.
Crea tu primera tabla.
Si vas a empezar con una base de datos en blanco, lo harás
automáticamente con una tabla en blanco. Puedes comenzar ingresando los datos en
esta tabla, ya sea a mano o copiando y pegándolos de otra fuente. Cada dato debe estar
ubicado en su propia columna (campo) mientras que cada

registro debe estar en una fila separada. Por ejemplo, cada fila representaría a un
cliente mientras que cada campo a un dato distinto acerca de ese cliente (nombre,
apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono, etc.).

Puedes cambiarle el nombre a las etiquetas de las columnas para que te sea más fácil
identificar los campos. Haz doble clic en el encabezado de columna para cambiarle el
nombre.
Importa datos de otra fuente.
Si quieres importar desde un archivo o ubicación, puedes configurar a Microsoft Access
para extraer la información y añadirla a tu base de
datos. Esto es útil cuando quieres extraer información de un servidor web u otro recurso
compartido. Haz clic en la pestaña “Datos externos”.
Selecciona el tipo de archivo que vas a importar. En la sección “Importar y vincular” verás
unas cuantas opciones para tipos de datos. Puedes hacer clic en el botón “Más” para ver
más opciones. ODBC significa Open DataBase Connectivity e incluye bases
de datos tales como SQL.
Dirígete a la ubicación de los datos. Si se encuentran en un servidor, necesitarás
proporcionar su dirección.
En la siguiente ventana elige “Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos
en la base de datos actual”. Haz clic en “Aceptar” y sigue los pasos para importar tus
datos
Añade otra tabla.
Querrás guardar tus diferentes registros en distintas bases de datos. Esto te ayudará a
mantener tus bases de datos funcionando sin problemas. Por
ejemplo, podrías tener una tabla con la información de un cliente y otra con la información
de
pedido. Querrás vincular la información del cliente con la del pedido. En la sección “Crear”
de la pestaña “Inicio” haz clic en el botón “Tabla” y aparecerá
una tabla nueva en tu base de datos. Puedes ingresar información en la misma forma
como lo hiciste en la primera
Parte 3
Establecer relaciones de tablas

Aprende cómo funcionan las claves. Cada tabla tendrá una clave
principal que es
única para cada entrada. Por defecto, Microsoft Access crea una columna
denominada Id que aumenta en número cada vez que ingresas una entrada. Esta
columna se establece como la clave principal. Asimismo, las tablas también
pueden tener claves externas, que son campos vinculados con otra tabla en la
base de datos. Estos campos vinculados contendrían los mismos datos. Por
ejemplo, en tu tabla Pedidos podrías tener un campo Id Cliente para rastrear lo
que el cliente ordenó con el producto. Puedes crear una relación para ese campo
con el campo Id en tu tabla Cliente. Usar estas relaciones sirve para hacer que tus
datos se mantengan consistentes, eficientes y legibles.
Haz clic en la pestaña “Herramientas de base de datos”.
Luego haz clic en el botón
“Relaciones” dentro de la sección del mismo nombre. Esto abrirá una nueva
ventana con la vista general de todas las tablas en la base de datos. Cada campo
estará catalogado debajo de su nombre de tabla. Tendrás que haber creado el
campo para la clave externa antes de crear la relación. Por ejemplo, si quieres
usar el Id Cliente en la tabla Pedidos, crea un campo en dicha tabla llamado
“Cliente” y déjalo en blanco. Asegúrate de que tenga el mismo formato que el
campo al que lo estás vinculando (los mismos números en este caso).
Arrastra el campo que quieres usar como clave externa.
Suéltalo en el campo que creaste para la clave externa. Haz clic en “Crear” en la ventana
que aparece para establecer la relación para los campos. Aparecerá una línea entre
ambas tablas que conectan los campos. Marca la casilla “Exigir integridad referencial” al
momento de crear la relación. Esto significa que si todos los datos cambian en un campo,
el otro se actualizará automáticamente. Esto servirá para mantener tus datos precisos.
Selecciona la tabla para la que quieras crear un formulario.
Los formularios te permiten ver fácilmente los datos de cada campo, además de
cambiar rápidamente entre registros o crear unos nuevos. Los formularios son
esenciales para períodos prolongados de ingreso de datos, ya que a la mayoría de
personas les parece mucho más fáciles de trabajar que con las tablas
Haz clic en el botón “Formulario” de la pestaña Crear.

Al hacerlo se creará un formulario basado en los campos existentes en la tabla. Microsoft

Access realiza un buen trabajo al crear automáticamente campos con el tamaño correcto,
pero puedes modificarlos y mover cualquier elemento que desees. Si no quieres mostrar
un campo específico en el formulario, puedes hacer clic derecho en él y seleccionar
Eliminar. Si tus tablas están relacionadas, aparecerá una hoja de datos debajo de cada
registro mostrando todos los datos conectados de manera que te sea mucho más fácil
editarlos. Por ejemplo, cada representante de ventas en tu base de datos puede tener una
base de datos del cliente adjunta a su registro.
Dirígete a tu nuevo formulario.
Las flechas de dirección en la parte inferior se desplazarán entre registros. A medida que
cambias de campos, estos comenzarán a llenarse con datos de registro. Puedes usar los
botones en los bordes para moverte al primero o al último registro
Haz clic en el botón Hoja de datos para usar la tabla.
Este se encuentra en la esquina superior izquierda y te permitirá comenzar a modificar los
valores de tu tabla usando el formulario.