Diferentes aspectos relativos a las caractersticas inherentes a la secretaria ideal, resumidos en los siguientes puntos:

1. 2.

3.
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

La funcin de la secretaria Formacin y estudios La organizacin del trabajo Los sistemas de comunicacin de la secretaria Las condiciones bsicas de la secretaria ideal tica profesional de la secretaria El aspecto personal de la secretaria El vestuario Los modales Las relaciones externas La secretaria y sus compaeros El comportamiento con el jefe.

CONOCIMINTOS TCNICOS

Computacin Lenguas

Extranjeras Contabilidad

Calculo y

Tcnicas de archivo y documentos

Marketing

Organizacin de la empresa y economa

CUALIDADES HUMANAS Y TICAS

Puntualidad
Adaptabilidad
Buena Educacin Paciencia Estabilidad Emocional

Orden y pulcritud

Inteligencia y memoria Capacidad de atencin Inters y responsabilidad Dotes de organizacin Dinamismo Iniciativa Previsin Eficacia Tenacidad

Sinceridad Lealtad

Honestidad Imparcialidad Tolerancia Modestia

Seguridad

ASPECTO PERSONAL

Imagen cuidada

Vestuario discreto y elegante

Buenos modales

RELACIONES SOCIALES

Respeto

seriedad

Tacto

Colaboracin

Discrecin

Cordialidad

La secretaria debe ser la asistente perfecta de su jefe, supervisando por encargo de su superior de manera eficaz y directa. Sus responsabilidades laborales pueden ser muy diferentes en una oficina o en otra, a tenor de cul sea el campo de actuacin de la empresa para la que est trabajando. Sus principales funciones consisten en representar su superior o a la empresa, organizar el trabajo y coordinar los diferentes tipos de comunicaciones, tanto internas como externas.

La secretaria debe ser la asistente perfecta de su jefe, supervisando por encargo de su superior de manera eficaz y directa.
Sus responsabilidades laborales pueden ser muy diferentes en una oficina o en otra, a tenor de cul sea el campo de actuacin de la empresa para la que est trabajando. Sus principales funciones consisten en representar su superior o a la empresa, organizar el trabajo y coordinar los diferentes tipos de comunicaciones, tanto internas como externas.

Formacin y Estudios
Junto al dominio de las tcnicas de oficina y al uso adecuado de la agenda, la secretaria debe saber utilizar las computadoras y conocer diferentes programas. La capacidad de trabajo y la organizacin de una buena secretaria se obtienen complementando los estudios con ciertas cualidades ticas y psicolgicas, como la discrecin, la responsabilidad, la adaptabilidad y la eficacia.

No basta con tener unos estudios bsicos para desempear las tareas de secretaria. Es preciso complementarlos con una slida cultura general y ampliarlos con el conocimiento de materias suplementarias como el marketing, las relaciones pblicas, la contabilidad o psicologa. Adems del idioma propio del pas, la secretaria debe conocer el ingls, herramientas bsica para la comunicacin interempresarial.
El conocimiento de otras lenguas alternativas al ingls puede facilitar el trabajo a la secretaria y darle una buena oportunidad para alcanzar una categora profesional elevada.

La organizacin del trabajo

La organizacin del trabajo se divide fundamental mente en tres apartados: 1. Tareas administrativas: Trabajos de digitacin, supervisin y organizacin de reuniones, gestin de correspondencia de entrada y de salida, poner al da del archivo, entre otros. 2. Enlace y coordinacin: Facilitar las comunicaciones, tanto externas como internas. 3. Funciones de representacin del superior o de la empresa: La primera imagen externa que se tiene de la empresa u organizacin es la que ofrece la propia secretaria.

Los sistemas de comunicacin de la secretaria

Los sistemas de comunicacin al alcance de la secretaria siguen basndose en dos procedimientos bsicos: Comunicacin oral, en la que el telfono es el medio ms importante. Comunicacin escrita. Principalmente la correspondencia y el fax. En el caso de la correspondencia, la secretaria debe ser especialmente minuciosa y sistemtica. Siempre deber proceder de igual forma tras la recepcin del correo: apertura, identificacin, seleccin, distribucin y archivo.

Las condiciones bsicas de la secretaria ideal

Dado que tiene acceso a datos y materias reservadas o confidenciales, la persona que desempea las tareas de secretaria debe distinguirse por las cualidades de la discrecin y la prudencia. Tambin se requiere una gran capacidad de trabajo y dotes de adaptabilidad, porque la jornada laboral es diferente cada da. Debe desempear sus funciones con exactitud y precisin, adems anticiparse siempre a los acontecimientos.

El aspecto personal de la secretaria

Ha de distinguirse por su buena imagen, con unos cuidados mnimos de higiene El maquillaje debe disimular los defectos y realzar las cualidades fsicas, y, sobre todo, ser discreto.

El peinado tiene que estar en consonancia con el vestuario y ofrecer siempre un aspectos natural. Debe tener moderacin en el uso de perfumes y complementos.

tica Profesional de la secretaria

En todo momento debe mantener una actitud positiva con su trabajo. Lealtad para la empresa, el jefe y sus compaeros Honestidad en su forma de actuar

Objetividad. Anlisis razonado de los hechos, con independencia de cualquier inters personal.
Modestia, que implica erradicar actitudes de soberbia o vanidad con el resto de compaeros