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PERFIL PSICOLOGICO DE UN SECRETARIO

El secretariado es una funcin esencial en cualquier tipo de actividad


empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las
profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una
empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metdico.

En la terminologa tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe


la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de
trmite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los ltimos tiempos el
concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la
asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir
responsabilidades de ste con credibilidad.

Sin embargo, en trminos generales toda secretaria y asistente administrativa


debe poseer el siguiente perfil:

Personalidad equilibrada y proactiva.


Autoestima positiva.
Capacidad de adaptacin a los cambios.
Habilidades comunicativas y escucha activa.
Capacidad de crear, innovar e implementar.
Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
Disposicin para trabajar en equipo.
Capacidad de observacin, concentracin y amplitud de memoria.
Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
Espritu de superacin.
Flexibilidad
Sentido de humor.
Resistencia fsica y nerviosa.
Agudeza visual.

As mismo para poder alcanzar la mxima eficacia en su trabajo y desempear


sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfeccin una
serie de conocimientos tcnicos apropiados para el cargo que desarrollar, tales
como son:
Tcnicas de archivo.
Tcnicas de oficina
Digitacin o mecanografa.
Uso apropiado del telfono
Manejo y organizacin de la agenda
Redaccin de correspondencia general, comercial y administrativa.
Manejo adecuado de documentos.
Conocimiento y dominio del idioma del pas.

El tpico de la ayudante del jefe, que le prepara el caf, hace fotocopias,


mecanografa documentos y archiva informes ha desaparecido radicalmente en
la sociedad laboral de hoy en da. Ahora, la secretaria, la buena secretaria, es la
mano derecha del jefe y colabora para que el trabajo del mismo sea ms ligero,
ms organizado, ms puntual.

Es imprescindible para ser una buena secretaria estar muy preparada y adems
seguir preparndose continuamente.
De los requisitos profesionales de archivo y mecanografa, se ha pasado a exigir
de una secretaria una formacin completa, tanto referida a las funciones
tcnicas concretas que requiera su puesto (informtica, contabilidad, etc.), y
dependiendo tambin stas del sector de la empresa, como dirigida a
conocimientos de cultura general, idiomas, protocolo y dems habilidades
sociales, culturales y de trato humano.
Hoy se pide un perfil mucho ms completo que abarca una excelente
preparacin tcnica, competencias profesionales lo que en ISSA denominamos
formacin humana o factor humano, un poso de cultura y valores transmitido a
travs de la educacin humanstica, que hace del ayudante de direccin una
persona equilibrada, capaz de pensar y de analizar las situaciones, duea de su
propia vida, con buenas dotes comunicativas y con amplitud de miras.

Es importante sealar la diferencia de nivel que puede exigrsele a una secretaria


de administracin en comparacin con una secretaria de direccin. Alcanzar un
puesto en este ltimo grado, requiere un completsimo perfil, tanto laboral como
personal, dada la enorme y cada vez mayor competitividad, dentro de la empresa
actual, para este tipo de puestos.
Veamos ahora las competencias que debera realizar una buena secretaria,
deduciendo de ellas su perfil laboral y, de ste, el grafolgico:
Funciones principales de la Secretaria:
Colaborar con el director a fin de facilitar y agilizar su trabajo.
Preparar y archivar la documentacin y la correspondencia.
Buscar y sintetizar informacin, dentro o fuera de la empresa, sobre los
objetivos a ella encomendados.
Preparar, redactar y mecanografiar informes a partir de tan slo unas pautas
marcadas por su superior.
Organizar la agenda del director, concertar y gestionar citas, viajes y eventos.
Atender y organizar llamadas telefnicas y las visitas al director.
Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un
seguimiento de su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o
redactar informes necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera.
Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegacin de su superior.
Perfil profesional:
Formacin a nivel de COU o Formacin Profesional Administrativa, como
mnimo.
Curso de Secretariado en Escuela de negocios.
Dominio imprescindible de uno o ms idiomas extranjeros, en sus formas
hablada y escrita (Ingls, como preferente, Francs, Alemn)
Mecanografa y taquigrafa.
Dominio de herramientas informticas, a nivel usuario (procesadores de texto,
hojas de clculo, aplicaciones especficas)
Perfil personal y su equivalente grafolgico
Persona equilibrada y segura de s misma: su escritura ser clara y legible, de
tamao normal, preferentemente curva an con presencia de ngulos, vertical o
inclinada ligeramente a la derecha, firma sencilla, legible y con rbrica simple o
ausente.
Inteligencia y capacidad para tomar decisiones escritura gil, progresiva, con
presencia de ligados altos, espontnea y vibrante, presin firme y rasgos
personalizados.
Capacidad para el orden y la organizacin: pgina bien ocupada, mrgenes
ordenados, escritura clara, puntuacin precisa y atenta, rbrica ejecutada antes
que la firma.
Habilidades comunicativas: escritura ligeramente inclinada a la derecha, valos
simples o ligeramente abiertos, presencia de guirnaldas, escritura agrupada con
enlaces curvos, margen derecho pequeo.
Discrecin y saber estar: escritura legible an sin exceso, con presencia de
rasgos filiformes, y valos simples cerrados o ligeramente abiertos hacia la
izquierda, simplificada y extendida; firma semi-legible.
Gran capacidad de iniciativa y visin de futuro: escritura progresiva, presin
firme, trazado gil, puntuacin ligeramente avanzada y ligera inclinacin hacia la
derecha.
Motivacin: renglones con direccin horizontal o ligeramente ascendentes,
presin firme, escritura extendida y dinmica; firma sencilla, situada a la derecha
y ligeramente ascendente.

Caractersticas del perfil de la secretaria ejecutiva


Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo,
al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte,
contribuye a disolver el estrs propio y el de su jefe, as como a la contencin y
al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser
neutralizados.
Resulta fundamental desarrollar habilidades no slo actitudinales sino tambin
profesionales. La capacitacin y el entrenamiento continuos son primordiales.
En el momento de iniciar la bsqueda de una secretaria, las empresas tienen en
cuenta muchos requisitos, pero, sin duda, se busca cada vez ms personal
especializado. No todas las secretarias aunque tengan estudios especficos-
son aptas para todas las bsquedas.
Adems de contar con una formacin completa en temas de cultura general y
del mbito poltico y econmico esto depender del rubro de la compaa-
resultan indispensables sus competencias tcnicas y conocimientos especficos
de acuerdo al rea a la que deba asistir.

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