Bienvenida
Te damos la bienvenida a la unidad de aprendizaje en línea (UAL)
Contabilidad ll, la cual se ubica en el cuarto nivel (4° semestre) y se
imparte de manera obligatoria en la rama de conocimiento de
Ciencias Sociales y Administrativas del Bachillerato Tecnológico
Bivalente a Distancia del Nivel Medio Superior del Instituto
Politécnico Nacional. Su propósito es prepararte para desarrollar
competencias en el uso de diferentes técnicas y herramientas
contables que permiten realizar el cierre para la formulación de los
estados financieros. Al finalizar esta UAL serás capaz de tomar
decisiones financieras dentro del ámbito contable escolar y
profesional.
Para alcanzar las competencias general y particulares, la UAL consta
de tres unidades didácticas, en la primera se revisarán qué son las
subcuentas y cómo éstas integran el saldo de las cuentas colectivas
o de mayor utilizando los mayores auxiliares para su registro, en la
balanza de comprobación se reflejan los saldos tanto de cuentas
colectivas como de mayores auxiliares, se estudiarán los diferentes
métodos de valuación de inventarios, Primeras entradas, primeras
salidas (PEPS) y Costos promedios para llevar el registro y control
de las mercancías que se compran y venden; en la segunda unidad,
conocerás la herramienta de control denominada conciliación
bancaria, en la que se determina el saldo real de la cuenta de bancos,
mediante la comparación del mayor auxiliar de la empresa y el estado
de cuenta bancario y por último, en la unidad tres, identificarás los
diferentes tipos de asientos que existen en la contabilidad como
actualización, complementarios y de cierre, los cuales determinan el
resultado del ejercicio y presentan la información financiera real.
Antes de iniciar la revisión de los contenidos, consulta la
Metodología. Ten presente que las habilidades y aptitudes que
adquieras en línea –gracias al apoyo de las herramientas y recursos
que se te proporcionan– ayudarán a la obtención del conocimiento
de forma autónoma y así podrás aplicarlo en determinados
escenarios de la vida cotidiana como laboral, lo que fortalecerá tu
formación.
Introducción
En esta primera unidad didáctica revisarás cómo se registra en mayores
auxiliares la información detallada de las subcuentas que integran los saldos de
las cuentas colectivas de una entidad comercial, las cuales pueden ser de
balance o de resultados, por ejemplo, la cuenta colectiva de gastos registra como
subcuentas los conceptos de renta, luz, papelería, mantenimiento, entre otros;
conocerás el marco legal que aplica en el registro y control de las mercancías,
así como los métodos de valuación de inventarios como el de primeras entradas,
primeras salidas y costos promedios que se utilizan para determinar el costo de
ventas.
Te invitamos a revisar el mapa conceptual que te ayudará a conocer los temas
a estudiar.
1. Mayores auxiliares
Una vez que has identificado el conocimiento que tienes referente al tema, es
momento de aproximarnos a lo que es un mayor auxiliar o subcuenta y su
registro contable. Sin embargo, para entender su funcionamiento, revisaremos
el concepto cuentas colectivas y su reflejo en la balanza de comprobación.
1.1 Cuentas colectivas
La cuenta colectiva (o cuenta de control) es aquella que refleja las actividades
económicas de una empresa, registradas en los libros diario y mayor; representa
la suma de las subcuentas que se registran en el mayor auxiliar. Se abrirá el
número de cuentas y subcuentas (nombres de clientes, deudores, proveedores,
acreedores, por mencionar algunos) que se requiera, dependiendo del tamaño
de la empresa. La cuenta colectiva integra cuentas del activo, pasivo, capital y
de resultados, los estados financieros se basan en esta información.
Para ejemplificar esto, consideremos una cuenta colectiva del activo circulante
que, en este caso, es Bancos. Revisemos el siguiente esquema de mayor para
conocer el saldo.
Cada asiento representa las operaciones que realiza una empresa: primero
deben registrarse en el libro diario y, posteriormente, en el libro mayor. Como se
observa, en el costado izquierdo se registran los movimientos de cargo (debe) y,
en el lado derecho, los de abono (haber); al finalizar el período se suman los
movimientos del debe y del haber para luego determinar el saldo de la cuenta.
Éste se obtiene restando el importe del haber al del debe, anotándose el saldo
de acuerdo con la naturaleza de la cuenta, en este caso es deudora, por lo que
se registra en el lado izquierdo. Cada asiento se registra con un número, el cual
debe ir en el esquema de mayor como referencia para indicar qué asiento
contable está generando ese movimiento.
Algunas de las cuentas colectivas que registran subcuentas en mayores
auxiliares son: bancos, deudores, clientes, proveedores y gastos, el auxiliar de
la cuenta de bancos es el nombre del banco, en el caso de deudores, clientes y
proveedores son los nombres de las personas físicas o morales que se registran
en estas cuentas y de gastos pueden ser conceptos como renta, papelería,
mantenimiento de oficina, entre otros.
Ahora que conoces qué son las cuentas colectivas, revisaremos lo que es un
mayor auxiliar y su relación directa con la cuenta colectiva o de control que la
origina.
1.2 Mayores auxiliares
Recuerda que la contabilidad es el registro de las operaciones financieras en los
libros contables, diario y mayor en forma veraz y oportuna. Con base en estos
registros se proporciona información de la situación y resultados financieros de
la entidad económica.
La información que se proporciona a nivel de cuenta de mayor o cuenta colectiva
no es suficiente debido a que éstas agrupan persona, bienes y conceptos de
gastos, por lo tanto, es necesario el registro en mayores auxiliares para tener los
registros analíticos por cada cuenta.
Joaquín Moreno, en su obra Contabilidad básica, define al concepto mayor
auxiliar de la siguiente manera:
Por su parte, los autores José Claudio Guerrero y José Fernando Galindo, en su
obra Contabilidad I, lo definen de otra forma:
El total de las subcuentas muestran el saldo acumulado de una cuenta del mayor
o cuenta colectiva, acumulan toda la información referente a los movimientos
registrados en la empresa, contabilizándose en tarjetas, libros o registros
específicos. Algunas de estas cuentas se ejemplifican a continuación:
A continuación se definirán cada una de ellas:
a) Auxiliar de cuenta de activo: si retomamos el ejemplo de bancos, éste
es una cuenta del activo, donde en el mayor se registran las operaciones,
tal como se muestra a continuación:
La cuenta mayor de "bancos" tiene tres mayores auxiliares y los movimientos se
reflejan así: el mayor de "bancos" contiene todos los movimientos registrados en
cada uno de los mayores auxiliares, entonces tenemos que el saldo de bancos
por $1,569,700.00 se integra como sigue:
Hay que considerar que la forma que se emplee para realizar el control de los
auxiliares dependerá del giro de cada empresa, de sus necesidades y recursos.
A continuación, mostramos el ejemplo de un formato y los datos que puede
contener.
Ejemplo control de los auxiliares.pdf
En este caso se suma el importe que se refleja en la columna del saldo de cada
uno de los auxiliares de bancos; éste debe ser igual al importe que refleja la
cuenta colectiva o de control de bancos en el mayor.
b) Auxiliar de cuenta de pasivo: un ejemplo de una cuenta de pasivo es la
cuenta de proveedores. Revisemos la información del cuadro siguiente:
El registro en los mayores auxiliares queda de la siguiente forma:
Mayores auxiliares.pdf
Al sumarse el importe de los dos auxiliares de proveedores se obtiene el saldo
del mayor de la cuenta colectiva de proveedores.
c) Auxiliar de cuenta de gastos: el registro de los gastos de venta puede
realizarse en hojas tabulares o tarjetas auxiliares, dependiendo de los
conceptos que emplee la empresa y la cantidad de movimientos
realizados en un periodo determinado, ya que el objetivo es que el importe
de la cuenta colectiva (registrada en el mayor) esté integrada por las
subcuentas que la componen.
Continuando con el ejemplo, la cuenta colectiva de gastos de venta debe
reflejar en el saldo a enero un importe de $43,167.10.
Auxiliar de gastos de venta.pdf
Ahora que se ha revisado la cuenta colectiva y los mayores auxiliares, así como
los tipos de auxiliares que la componen, en el siguiente tema se estudiarán las
subcuentas y su presentación en la balanza de comprobación.
Ahora que se ha revisado la cuenta colectiva y los mayores auxiliares, así como
los tipos de auxiliares que la componen, en el siguiente tema se estudiarán las
subcuentas y su presentación en la balanza de comprobación.
1.3 Subcuentas y presentación en la balanza de comprobación
Las subcuentas se derivan de las cuentas colectivas y la suma de éstas integra
el total que refleja el saldo de la cuenta en el mayor; permiten un mayor detalle
y personalización de la información; y, dependiendo de las necesidades de la
empresa, será la cantidad de subcuentas que deba abrir. Los nombres de
clientes o proveedores son un ejemplo de subcuentas que se manejan en el
ámbito comercial.
La clasificación de la subcuenta es la siguiente:
a) Personal: “se refiere a elementos patrimoniales relativos a personas o
empresas y que, por tanto, poseen datos de identificación personal, como
por ejemplo los clientes y los proveedores”. La descripción contiene el
nombre de la persona física o moral.
b) No personal: “hacen referencia a elementos patrimoniales que no poseen
una identificación personal”. Un ejemplo de éste son las subcuentas que
se derivan de las compras o gastos.
Nota: es fundamental que exista, previamente, el nombre de la cuenta control o
colectiva, a la cual se integrará cada subcuenta.
Para entender la manera en que se aplica esto, estudiemos el siguiente caso:
una empresa comercializa cien productos distintos y tiene sucursales en 15
estados del país; su cartera de clientes se integra por 80 empresas y 10 personas
físicas, asimismo, tiene 20 proveedores nacionales y 5 extranjeros. Ante esto,
sus gastos son diferentes en algunos de los estados. Hay que indicar que sus
ventas se realizan al contado y a crédito.
Con base en esta información, ¿cómo debe llevarse el control para saber a
quién, qué y cómo le vendió?, además, deben conocerse los gastos en los que
incurrió para realizar la venta.
Para brindar una respuesta, deben relacionarse determinadas preguntas con
algunas de las cuentas contables, tendríamos.
Para resolver este caso, debe recurrirse a la información de las subcuentas, las
cuales permitirán a la empresa conocer el detalle de cada operación registrada.
Dando continuidad al tema de cuentas colectivas y subcuentas, y siguiendo el
ejemplo de bancos, tenemos la siguiente información: la empresa El Cometa, S.
A. realiza ventas al contado por $1,347,596.00 pesos, el importe se distribuye y
deposita en los tres bancos que maneja la empresa, este movimiento se registra
en el libro diario que sigue:
Libro diario.pdf
La cuenta colectiva o de control es “Bancos” y las subcuentas son: Banco
Mexicano, S. A., Del Norte, S. A. y El Financiero, S. A. En el libro diario debe
registrarse primero la cuenta colectiva y el importe en las columnas del “Debe” o
“Haber”, el nombre de las subcuentas debajo de la cuenta colectiva y el importe
en la columna de parcial. Posteriormente deberás registrar en esquemas de
mayor las cuentas colectivas y las subcuentas en los auxiliares
correspondientes.
Como se observa, las subcuentas integran los movimientos que generan las
cuentas colectivas o de control y la suma de éstas conforman el importe que se
refleja en el libro mayor. Una vez que se registraron los asientos contables del
libro diario en esquemas de mayor y en mayores auxiliares, se obtendrá la
información para integrar la balanza de comprobación.
Observa cómo el registro de los auxiliares se refleja en la balanza de
comprobación, revisa el ejemplo del Libro diario, donde se muestra la venta a
contado, te darás cuenta como se muestra la información de las subcuentas de
bancos y la cuenta colectiva en la balanza de comprobación.
Balanza de comprobacion.pdf
Después de haber revisado estos elementos, te presentamos una analogía que
te permitirá entender cómo se relacionan las cuentas colectivas y subcuentas en
tu vida cotidiana: así como una empresa utiliza la cuenta de bancos para el
control del dinero con sus respectivos mayores auxiliares que, en este caso son
las instituciones bancarias; en una familia, el ingreso que reciben los padres por
concepto de sueldo representa la cuenta de bancos y los auxiliares son los
padres e hijos, así como los conceptos de gastos necesarios para llevar el control
de los consumos realizados en la casa.
Revisa el siguiente esquema
Analogía balanza.pdf
Como puedes observar la contabilidad tiene aplicación en tu vida diaria y se
emplea de forma inconsciente, sin percatarnos que todo se deriva de la partida
doble, a todo cargo corresponde un abono, es decir, si tus padres reciben
ingresos por sueldos, éstos generarán los egresos necesarios para el
mantenimiento de la familia.
En el siguiente tema se estudiará la manera en que una empresa registra la
adquisición de las mercancías y cuáles son los métodos de valuación que utiliza
en los inventarios para determinar el valor del inventario final, el costo de ventas
y la utilidad o pérdida bruta.
2. Registro de mercancía
En toda entidad es necesario llevar el control y el registro correcto de los
inventarios con el objetivo de conocer el precio de los productos, desde el costo
de adquisición hasta el precio de venta. Para esto existen leyes y normas
regulatorias de la situación legal de la empresa, entre éstas se encuentran el
Código Fiscal de la Federación y las Normas de Información Financiera
(NIF), las cuales establecen la obligación de los contribuyentes de llevar un
sistema de valuación y un método para el control de las mercancías. Las
personas físicas o morales deben registrar los distintos movimientos que ha
tenido el almacén y están obligados a ajustar el inventario. Los ajustes pueden
ser periódicos o realizarlos al final del ejercicio fiscal, comparando lo registrado
en libros contra lo real.
El art. 28 del Código Fiscal de la Federación menciona que “las personas que de
acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, se
sujetarán a lo siguiente:
Para conocer cómo funciona, en el siguiente subtema se revisará su concepto,
así como características referentes al sistema de inventarios perpetuos.
2.1 Sistema de inventarios perpetuos
El sistema de inventarios perpetuos permite saber en todo momento el importe
y la existencia de las mercancías en el almacén y, por lo tanto, conocer el costo
de la mercancía vendida.
Los artículos pueden ser automóviles, ropa, joyería, muebles; para llevar el
control la empresa emplea el sistema de inventarios perpetuos con la ayuda de
un sistema computarizado.
Joaquín Moreno indica que “el sistema de inventarios perpetuos sólo tiene un
método, que está basado en mantener información sobre las existencias y su
valor en todo momento”. Charles T. por su parte indica que con este sistema “la
entidad tiene un registro actualizado de las existencias de inventario y el costo
de las mercancías vendidas”.
En este sistema, las principales cuentas contables que se emplean
son almacén, ventas y costo de ventas, las cuales se detallan a continuación.
Para entender de mejor forma el uso del sistema de inventarios, te invitamos a
descargar los siguientes documentos, los cuales son un ejemplo de los registros
de las operaciones contables de la empresa Juegos Electrónicos, S. A. Léelos,
analízalos y consérvalos, ya que te servirán para entender el resto del tema.
Operaciones contables.pdf
Libro diario.pdf
libro mayor.pdf
Con base en la información registrada en la empresa Juegos Electrónicos, S.
A. del libro mayor podrás obtener los importes para determinar la utilidad bruta,
como se muestra:
A través del sistema de inventarios perpetuos es posible llevar el control de la
mercancía sin llevar a cabo el inventario físico, así como determinar la utilidad
bruta.
Con base en lo que se ha estudiado previamente, en el siguiente tema se
revisarán los métodos de valuación de inventarios que son reconocidos por las
Normas de Información Financiera (NIF).
3. Métodos de valuación
En el tema anterior revisaste el registro de mercancía y el sistema de inventarios
perpetuos, la NIF C-4 señala determinados métodos y fórmulas de valuación, las
cuales sirven para el registro de la mercancía en los sistemas contables.
El Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de
Información Financiera (CINIF) es un organismo independiente que, en
congruencia con la tendencia mundial, tiene la función y responsabilidad de la
emisión de las normas de información financiera en México; también es el
organismo encargado de lograr la convergencia de las normas locales de
contabilidad con las normas de información financiera aceptadas globalmente.
Este Consejo consideró pertinente sustituir el Boletín C-4 por una Norma de
Información Financiera (NIF) sobre inventarios en la que se adoptan las normas
establecidas en la actual Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 2,
Inventario, con el objetivo de trabajar bajo los mismos rubros y orientar el trabajo
hacia un mismo punto.
Derivado de lo anterior, en la NIF C-4 Inventarios se eliminan el sistema de
costeo directo y la fórmula método de Últimas Entradas Primeras Salidas
(UEPS) para la valuación de inventarios. Los métodos de valuación de
inventarios actuales son tres:
• Costo de adquisición
• Costo estándar (sólo cuando los resultados de su aplicación se
aproximan al costo real)
• Método de detallistas
Una de las actividades principales de las empresas es generar ventas para
obtener una utilidad; en esta operación es necesario el control de los inventarios
y la determinación del costo de ventas, existen procedimientos o métodos arriba
mencionados que se manejan para valuar los inventarios y las fórmulas que se
utilizan para obtener el costo unitario de los inventarios son:
• Costos identificados
• Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS)
• Costos promedios
Las características de cada fórmula se revisarán en los siguientes subtemas.
3.1. Costos identificados
Es el método de inventario que considera la relación física de la mercancía
vendida. Lo utilizan empresas con bajos volúmenes de ventas en productos o
con mercancías relativamente costosas, como autos de lujo, joyas y obras de
arte.
La Norma de Información Financiera C-4 Inventarios la define como:
Cabe señalar que esto aplica en proyectos específicos que no tienen rotación
periódica de compras y de ventas: por esta condición no se ahondará en el tema.
Como aclaración, los métodos de valuación que se van a estudiar en esta unidad
de aprendizaje son PEPS y Costos promedios.
3.2. Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS)
La Norma de Información Financiera C-4 Inventarios la define como:
La siguiente presentación contiene un ejemplo de cómo se emplea esta fórmula
a partir de una tarjeta de almacén (PEPS), descarga el siguiente documento y
pon atención a la información que ahí encontrarás:
Tarjeta de almacén (PEPS).pps
Puedes observar que la cantidad de artículos vendidos es de 230 unidades, la
cual se integra con la suma de 70, 150 y 10 celulares (datos que ubicas en la
columna de salida); como en la primera compra se adquirieron 300 unidades con
un costo unitario de $1,900.00, todas las salidas se registran con este costo. Si
en la siguiente venta se diera salida a 100 celulares, el costo unitario a considerar
sería de $1,900.00 para 70 artículos para terminar la primera compra de 300
artículos (230 artículos vendidos más los 70 y los 30 restantes al costo de la
siguiente compra, en este caso es de $1,890.00.
En este caso, debe considerarse el precio de la primera compra para dar salida
a las mercancías que se vendan y tener presente la cantidad de unidades que
se adquieren y venden. Al utilizar este método la empresa obtiene una utilidad
neta mayor debido a que el precio de las mercancías se registra con base en el
de las primeras compras (no registra los precios actualizados).
3.3. Costos promedios
La Norma de Información Financiera C-4 Inventarios la define como:
El método calcula un costo unitario, esto se realiza dividiendo el costo total de
adquisición entre el inventario físico de mercancías (es decir, el importe que
registra en la columna de saldo entre el número de unidades en existencia).
Descarga la siguiente presentación, en ella encontrarás una tabla y te guiará
paso a paso en la explicación.
Tarjeta de almacén Costos promedios.pps
Si la empresa elige Costos promedios, el costo de los productos vendidos y del
inventario final quedarán valuados a un costo promedio entre el precio de todas
las compras registradas durante un periodo determinado.
Una vez que hemos aplicado el método de valuación de inventarios PEPS en un
caso determinado, en la siguiente actividad se integrarán las subcuentas en la
balanza de comprobación. Se te sugiere que, si tienes alguna duda, revises de
nueva cuenta los contenidos o te comuniques con tu asesor.
Como pudiste observar utilizamos dos métodos de valuación de inventarios para
la salida de la mercancía vendida, los cuales puedes emplear de acuerdo con
las necesidades de la empresa. Procura considerar esto dentro de tu desempeño
como técnico, ya que es fundamental en el proceso contable.
Conclusión
En esta primera unidad se estudió el concepto, características y aplicación de
las subcuentas o mayores auxiliares y su presentación en la balanza de
comprobación, así como el control de la mercancía por medio del método de
inventarios perpetuos o constantes; se revisó lo que es la valuación de los
inventarios por medio de los distintos métodos –Primeras Entradas Primeras
Salidas (PEPS) y Costos promedios– con el propósito de determinar la utilidad
bruta de una empresa comercial, utilizando la información registrada en los
esquemas de mayor de las cuentas de ventas y costo de ventas.
En la siguiente unidad se revisará lo que es la conciliación bancaria, la cual
ayuda a identificar las partidas en conciliación que existen entre el auxiliar de la
cuenta de bancos que lleva la empresa y el estado de cuenta bancario con el
objetivo de determinar el saldo real y actualizado de la cuenta de bancos.
Actividad integradora 1. Integración de las subcuentas en la
balanza de comprobación y métodos de valuación.
En esta unidad se revisó la información referente al registro de las subcuentas
en mayores auxiliares, así como el registro de la mercancía en el sistema de
inventarios perpetuos y la aplicación de los métodos de valuación de inventarios.
Con base en esto, el propósito de la actividad es generar información detallada
de las subcuentas que integran los saldos de las cuentas colectivas de una
entidad comercial. Para ello integrarás la balanza de comprobación con la
información que obtuviste de mayores auxiliares y el registro de la mercancía a
través de los métodos de valuación de inventarios PEPS y promedios.
1. Descarga el archivo en Excel denominado Actividad Integradora 1.xls.
Éste se integra por siete hojas de cálculo.
a) Libro diario 1
b) Libro mayor
d) Mayores auxiliares
d) Balanza de comprobación
e) Libro diario 2
f) Tarjeta de almacén celular PEPS
g) Tarjeta de almacén tableta PEPS
El trabajo a elaborar está dividido en dos partes:
Parte I Registro de las subcuentas en mayores auxiliares
Parte II Valuación de Inventarios
Parte I
a) Libro diario 1
b) Libro mayor
d) Mayores auxiliares
d) Balanza de comprobación
2. Lee con detenimiento la información contenida en la hoja a) Libro
diario1 y registra las cuentas colectivas de balance y de resultados en
la hoja b) Libro Mayor. Toma como referencia la cuenta de bancos.
3. Registra las subcuentas en la hoja c) Mayores Auxiliares. Toma como
ejemplo la subcuenta de acreedores diversos, Miguel Martínez.
4. Elabora la balanza de comprobación en la hoja d) Balanza de
Comprobación. En algunas cuentas se han incorporado, a manera de
ejemplo, las cifras que debes obtener para verificar que los importes
determinados son correctos.
Parte II
a) Libro diario 2
b) Tarjeta de almacén celular PEPS
c) Tarjeta de almacén tableta PEPS
5. Imprime la hoja e) Libro diario 2. Con base en esta información, registra
las entradas y salidas de mercancía del almacén en las
hojas f) y g) Emplear el método de valuación de inventarios promedios para
las tabletas (hoja f Tarjeta tableta Promedio) y el método de valuación
Promedios para el artículo celulares (hoja g Tarjeta celular PEPS).
6. Determina el importe del costo de ventas y registra los asientos del costo
de ventas de cada operación en la hoja e) Libro diario2.
