INSTRUCCIÓN Código : IN-SS-01

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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para la estructuración de la Documentación Interna de FOPESA.
2. ALCANCE
Toda la documentación interna involucrada.
3. DEFINICIONES
N.A
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS
4.1.1.Procedimiento de Gestión Documentaria PO-SS-01
5. DESARROLLO
5.1. REDACCION DE DOCUMENTOS
5.1.1. Configuración de Página:
Tamaño papel: A4
Fuente: Arial 11
Márgenes:
Superior 0.5 cm
Inferior 2.0 cm
Izquierdo 2.5 cm
Derecho 2.0 cm
Encabezado y pie de página
Encabezado 1.0 cm
Pie de página 1.0 cm
5.1.2. Identificación de Documentos Internos
a. ENCABEZADO
I. En el lado superior izquierdo debe colocarse el LOGO de FOPESA
II. En el centro recuadro superior del encabezado debe ir identificado el
tipo del documento en mayúsculas centrado y en negrita.
III. En el centro recuadro inferior del encabezado de aplicar, debe ir
identificado el título del documento en mayúsculas, centrado, y en
negrita
IV.En el lado superior derecho debe colocarse con Arial 9 el código del
documento, número de versión actual (XX), número de página
(haciendo relación al total de páginas)
TIPO DE
Código :
DOCUMENTO
00/dd-mm-
TÍTULO DEL Versión :
aa
DOCUMENTO
Página : X de Y
b. CODIFICACIÓN

XX-YY-ZZ

Donde:
XX: Tipo de documento
YY: Área a la que pertenece el documento
ZZ: Número correlativo asignado dentro del mismo tipo de documento.

Elaboración: Revisión y Autorización: Fecha de Emisión

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Tipo de documento Siglas Áreas de la Empresa Siglas

Documento de Dirección DD Gerencia General GG
Reglamento RE Seguridad y Salud SS
Código CO Administración AD
Estándar Prevención Riesgos EP Producción PR
Procedimiento PO Control de Calidad CC
Manual Específico ME Recursos Humanos RH
Especificación Técnica ET Almacén AL
Instrucción IN Servicios Generales SG
Formato FO

5.1.3. Contenido de documentos

Los documentos en lo posible deben mantener la siguiente estructura:
1.ºObjetivo: Establecer los objetivos que se deben de
obtener con el contenido del documento
2.ºAlcance: Indicar el ámbito y/o fronteras para la
aplicación del documento, así como cualquier
factor limitativo.
3.ºDefiniciones: Definición de los términos complejos dentro
del desarrollo del documento.
4.ºDocumentos Asociados: De requerirse, pueden ser Normativas, puntos
del Manual, o cualquier otro documento que
se utilice dentro del desarrollo del mismo.
5.ºDesarrollo:
5.1 Consideraciones Generales
5.2 Desarrollo: Indicar quién, qué, cómo, cuando se va a
implementar las actividades, de ser necesario
se incluye un Diagrama de Flujo.
6.º Registros: Especificar los registros que se generan en el
desarrollo de las actividades, los cuales nos
permiten verificar el cumplimiento o los
resultados obtenidos de éstas.
7.º Anexos: Se indican la información anexa.
8.º Control de Cambios Se registra los cambios del documento al
cambiar la versión, comenzando con la
versión 00 para la emisión original.
Además los documentos pueden tomar forma de listas de comprobación,
tablas, tarifas, planos, etc.
5.2. VALIDACIÓN DEL DOCUMENTO - PIE DE PAGINA
I. Se coloca sólo en la primera página de los documentos originales.
II. El pie de página indica lo siguiente:
Revisión y Fecha de
Elaboración:
Autorización: Emisión
Nombre / Cargo Nombre / Cargo
Día/Mes/Año
Firma Firma
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III. El pie de página de todas las páginas se indica:

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5.3. IDENTIFICACIÓN DE LA COPIA DEL DOCUMENTO

(a) Las áreas que no tengan acceso a la Intranet mantendrán una copia del
documento del SG que le compete.
(b) Para identificar este documento se coloca el siguiente sello, el mismo que
valida la actualización de la copia controlada:

COPIA CONTROLADA
Nº.............................
(c) El sello será colocado en todas las hojas del documento preferentemente
en el lado inferior derecho en forma horizontal y centrado. En los
formatos se pondrá el sello en la parte posterior.
(d) El número de la copia controlada será siempre el mismo. Ver anexo 2
(e) Cuando se requiera una copia fotostática de un documento del SG para
su empleo, revisión, marketing o cuando la Gerencia General, Gerencia
Regional, Representante de la Dirección, Coordinador SG sí lo disponga,
el documento se identifica en todas las hojas con el siguiente rótulo
(impreso o sellado):

COPIA NO CONTROLADA
(f) El diseño del Sistema Informático no permite proporcionar copias de los
documentos internos pero en caso se obtenga una copia electrónica y
que sea impresa esta será considerada como una Copia no Controlada.
(g) Cuando se cambie de versión a un documento del sistema de gestión, el
documento original se identifica en todas las hojas con el siguiente sello:

COPIA OBSOLETA
(h) Los documentos originales se guardaran en el archivador “Documentos
Obsoletos”, en custodia del Representante de la Dirección o
Coordinador SG el tiempo dispuesto en la Lista Maestra de Registros.
6. REGISTROS
6.1. Lista Maestra de Documentos Internos
6.2. Lista de Maestra de Distribución
6.3. Lista Maestra de Registros
6.4. Comunicaciones electrónicas.
6.5. Documentos Obsoletos
7. ANEXOS

Anexo 1: Símbolos utilizados en la elaboración de diagramas de flujo

Anexo 2: Responsabilidades sobre Originales y Copias Controladas

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Anexo 1
Símbolos utilizados en la elaboración de diagramas de flujo

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Anexo 2
Responsabilidades sobre Originales y Copias Controladas

Inicio / Fin

Actividad

Responsable del
Documentos Área Responsable del área estado de la copia
del documento
Decisión
Original Gestión Coordinador SG Asistente de G.G

Gerencia
Copia Nro 1 Gerente General Asistente de G.G
General
Registro
Copia Nro 2 Producción Gerente de Producción Jefe de Fábrica

Encargado de
Copia Nro 3 Almacén Gerente de Producción
Almacén
Gerente de
Copia Nro 4 Administración Asistente de G.G
Administración Proceso/Procedimiento

8. CONTROL DE CAMBIOS

Referencia

Nro Versión Fecha Descripción del cambio

00 12/12/2012 Emisión del documento

Datos

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