INSTRUCTIVO EDICION Código: A03-I01-V6

DE DOCUMENTOS Fecha 2010-05-31

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INSTRUCCIONES

A continuación se indica en el numeral 1. La forma en que deben presentarse los

documentos del SGI; en el numeral 2 una breve explicación sobre lo que contiene cada uno
de los apartados y su definición.

1. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

1.1 Formato

1.2. Portada

Solicitar al proveedor la remisión respectiva, y :

1.1. Verificar en la remisión: nombre del proveedor, numeración de la

remisión, transportador, fecha de despacho, fecha de llegada a la obra y
correspondencia entre las distintas copias de la remisión (en caso de que la fecha
de despacho no corresponda con la de llegada a la obra, informar al Ingeniero
encargado).
.
1.2 Revisar que el material corresponda en especificaciones al solicitado en
el Formato A04-F01- Requisición de Materiales.

1.3 Sino corresponde, consultar en compras si corresponde a la orden de

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1.3. Descripción de actividades

E= EJECUTA V= VERIFICA A= APRUEBA P = PARTICIPA

1.4. EXPLICACIONES SOBRE EL DESARROLLO

(J)

1.5. DOCUMENTACIÓN (K)

1.6. CONTROL DE CAMBIOS (L)

2. EXPLICACIÓN SOBRE LA IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL

SGC.
(A) CÓDIGO: En este espacio se colocará el código del documento cuya estructura
consta de tres partes distribuidas así:

X ## - Y ## - V #

V# Letra y número que indican la versión del documento

## Número que índica el consecutivo del documento (por proceso)
Y Letra que índica tipo de documento
## Número que índica el proceso
X Letra que indica el tipo de proceso
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Tipo de proceso:

E: Estratégico
F: Fundamental
A: Apoyo

Tipo de documento:

M : Manual
MP: Mapa de Procesos
C : Caracterización
FP : Ficha de Proceso
PR: Procedimiento
PG: Programa
G : Guía
RG: Reglamento
PL : Planes
I : Instructivo
IF : Informe
F : Registro

(B) FECHA: Fecha en que se elaboró el documento en orden; año, mes, día.

(C) OBJETIVOS DE CALIDAD: Se debe relacionar los nombres de los objetivos de

calidad que permitirán medir el desempeño del proceso.

RESPONSABLES POR ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN:

Se debe llenar la casilla por quien elabora el documento. El responsable de revisar el
documento es el dueño del proceso y debe tener el conocimiento de asegurar que lo
que está escrito corresponde con lo que se hace. Y quien aprueba los documentos es
el Gerente quien verifica que lo documentado corresponde con las políticas y
objetivos de la compañía y constituye la autorización para iniciar o continuar la
aplicación del documento.

(E) ENTRADAS: Son los elementos necesarios que requieren ser transformados.

Control de cambios documentación

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PROCESO: En esta parte se establece de manera lógica, los pasos que se siguen
para el desarrollo y control de las actividades a través de un diagrama de flujo.

SALIDA: Son los resultados de las actividades descritas en el proceso.

RESPONSABLES : Son las diferentes personas o procesos que intervienen en el

proceso y cuyas funciones se pueden describir según la actividad, así:

E = EJECUTA V = VERIFICA A = APRUEBA P = PARTICIPA

PROCEDIMIENTO Y/O INSTRUCTIVO: En el caso de que un actividad

descrita en el proceso requiera ser detallada a través de un procedimiento o
instructivo, se relacionará en este espacio dicho documento.

EXPLICACIONES SOBRE EL DESARROLLO: Este espacio se utiliza en

caso de que algunos puntos relacionados en la descripción del desarrollo necesiten
aclaraciones adicionales.

DOCUMENTACIÓN: Cuando sea necesario en este punto se debe hacer

referencia a las normas y disposiciones que también deben tenerse en cuenta,
igualmente se detallan en forma resumida los documentos previos y de
comprobación.

CONTROL DE CAMBIOS: Son los cambios o actualizaciones que requieren

los documentos del SGI.

3. SÍMBOLOS
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4. INSTRUCTIVOS

INSTRUCCIONES

5. FORMATOS

No tendrán un esquema único de presentación, lo único que se debe tener en cuenta es que
los formatos deben llevar el logotipo de la compañía en la parte superior izquierda,
adyacente el titulo del formato y siempre estarán identificados según lo establecido en el
numeral 1.2 de este instructivo.

6. CONTROL DE DOCUMENTOS