INSTRUCTIVO FORMATO NICO DE

INVENTARIO DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURDICA DEL ESTADO
2015

Cdigo: DE-F-14 V-1

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 3

3. INFORMACIN GENERAL ............................................................................................................ 3

4. RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 3

5. FORMATO NICO DE INVENTARIO documental ......................................................................... 4

5.1 Instructivo para el diligenciamiento del Formato de Inventario nico

Documental ................................................................................................................................. 5

6. ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR INVENTARIO................................... 8

7. REFERENCIA NORMATIVA ............................................................................................................... 9

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1. OBJETIVO

Definir los criterios a tener en cuenta para la elaboracin de los inventarios

documentales en la Agencia, a travs de la identificacin de la necesidad y
diligenciamiento con apoyo del instructivo, para controlar la produccin
documental de la Entidad y tener control de la misma.

2. ALCANCE

El presente instructivo, pretende servir como una herramienta sencilla y til

que busca orientar a los Colaboradores de la Agencia frente a la elaboracin de
Inventarios Documentales.

3. INFORMACIN GENERAL

Este instructivo hace parte del Proceso de Gestin Documental para describir
de manera detallada las condiciones de manejos de Inventarios Documentales
en la Agencia.

4. RESPONSABILIDADES

Sern responsables de aplicar este instructivo y de la Circular Interna N 9 de

2015, todos los funcionarios y contratistas de la Agencia, cuando tengan
relacin con documentos de archivo.

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5. FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

El formato que se deber utilizar para la elaboracin de Inventarios

Documentales en la Entidad es GD-F-11, el cual se encuentra en el Sistema
Integrado de Gestin Institucional SIGI de la Agencia.

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5.1 Instructivo para el diligenciamiento del Formato de Inventario

nico Documental
a. Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razn social de la
entidad que produce o produjo los documentos.

b. Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o

unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina
productora.

c. Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa

que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus
funciones.

d. Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoracin de fondos
acumulados, fusin y supresin de entidades y/o dependencias, inventarios
individuales.

e. Registro de entrada: Se diligencia slo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas
los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia
(ao, mes, da). En NT se anotar el nmero de la transferencia.

f. Nmero de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el nmero

correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad documental.

g. Cdigo: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las

oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos
relacionados.

h. Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado

al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos
homogneos emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.

Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusin

y/o supresin de entidades o dependencias, el asiento corresponder a
cada una de las unidades de conservacin. En los inventarios individuales,
el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las
funciones asignadas.

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Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto

aquellos documentos que guarden relacin con la misma funcin de la
oficina productora.

i. Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad

descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dgitos correspondientes al
ao. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la
documentacin no tenga fecha se anotar s.f.

j. Unidad de conservacin: Se consignar el nmero asignado a cada unidad

de almacenamiento; En la columna Correlativo indicar la cantidad de
carpetas de un expediente ejemplo: Del contrato 147 de 2013 hay 5
carpetas; El correlativo es: 1 de 5 - 2 de 5 - 3 de 5 - 4 de 5 5 de 5 Pero el
nmero de carpeta puede ser diferente al correlativo asignado; En la
columna otro se registrarn las unidades de conservacin diferentes
escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el
nmero correspondiente.

k. No. de folios: Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad

de conservacin descrita.

l. Soporte: Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al

papel, anexos a la documentacin: microfilmes

(M), videos (V), casetes (C), soportes electrnicos, soportes electrnicos

(CD, DK, DVD), etc.

m. Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentacin registra un alto,

medio, bajo o ninguno ndice de consulta; para tal efecto, se tendrn en
cuenta los controles y registros de prstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentacin. Esta columna se diligenciar
especialmente para el inventario de fondos acumulados.

n. Notas: Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan

registrado en las columnas anteriores. Para la documentacin ordenada
numricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre
otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la
numeracin y/o repeticin del nmero consecutivo en diferentes
documentos

Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares,

actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas,
disquetes, fotografas o cualquier objeto del cual se hable en el documento

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principal. De estos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades

anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografas sueltas: luego el
nmero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada
anexo.

Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas
fsicas y requerimientos tcnicos para la visualizacin y consulta de la
informacin. Especificar programas de sistematizacin de la informacin.

A los impresos se le asignar un nmero de folio y se registrar el nmero

de pginas que lo componen.

As mismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la

documentacin, especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras,
mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), qumico (oxidacin de
tintas, soporte dbil) y/o biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores).

o. Elaborado por: Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se
realiza la elaboracin del mismo.

p. Entregado por: Se anotar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de entregar la transferencia, as como el lugar y la fecha en
que se realiza dicha entrega.

q. Recibido por: Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se
recibi.

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6. ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR

INVENTARIO.

La Agencia ha definido los siguientes casos en los cuales se debern diligenciar

el Formato nico de Inventario Documental en cumplimiento de la
Normatividad Vigente.

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7. REFERENCIA NORMATIVA

1. Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de

Archivos y se dictan otras disposiciones

ARTCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos

pblicos. La documentacin de la administracin pblica es producto y
propiedad del Estado, y ste ejercer el pleno control de sus recursos
informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son
susceptibles de enajenacin

Artculo 15 Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores

pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados,
conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de
la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya
lugar en caso de irregularidade

Artculo 35 Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo

General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos
Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y
sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas
reglamentarias, as:

a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las

prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se
adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.

Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las

rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la
autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro
nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte
(20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista
el incumplimiento;

b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas

gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad
con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995;

c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio

documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en
los artculos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin

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instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente

el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin perjuicio de
las sanciones patrimoniales previstas;

d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos

histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio
de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los
documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio
colombiano.

2. Decreto 1080 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto

nico Reglamentario del Sector Cultura"

Artculo 2.8.2.2.4 Inventarios de documentos Es responsabilidad de las

entidades del Estado a travs del Secretario General o de otro funcionario de
igualo superior jerarqua, y del responsable del Archivo o quien haga sus
veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que
se encuentren en poder de servidores pblicos y contratistas, cuando estos
dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, De igual forma,
debern denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta
obligacin para las acciones del caso.

3. Acuerdo 038 de 2002 Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley

General de Archivos 594 de 2000

4. Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Cdigo Disciplinario

Unico.

Artculo 34 Deberes. Son deberes de todo servidor pblico: ()

Numeral 1 Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la

Constitucin, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dems
ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los
acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos
y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las
convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las rdenes superiores
emitidas por funcionario competente. ()

Numeral 5 Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn

de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga
acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o
utilizacin indebidos. () y

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Numeral 22 Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y

bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su
utilizacin. ()

Artculo 35 Prohibiciones. A todo servidor pblico le est prohibido:

Numeral 8 Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a

las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las
autoridades, as como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a
quien corresponda su conocimiento. ()

Numeral 13 Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos,

expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus
funciones () y

Numeral 21 Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos

a personas no autorizadas ()

Agencia Nacional de Defensa Jurdica del Estado Circular Interna N 9

de 2015 Cumplimiento de los formatos e instructivos.

Elabor Revis Aprob

Nombre: Fanny Salazar Estupian Nombre: Luisa Margarita Mestre Nombre: Luisa Margarita Mestre
Cargo: Contratista C180-2015 Cargo: Experto G3-7 Secretara Cargo: Experto G3-7 Secretara
General General

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