CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

DEPARTAMENTO: CÓDIGO: Nº Revisión:

Aseguramiento de la Calidad AC-IT-001 00
FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: FECHA DE REVISIÓN:
Febrero 2021 Mes Año Mes Año Página 1 de 4

1. OBJETIVO
Dar cumplimiento al requerimiento indicado en el procedimiento AC-POE-001 punto 4, del proceso de creación de
documentos.

2. FRECUENCIA
Se ejecutan las actividades descritas en el presente instructivo cada vez que se requiera codificar un nuevo
documento (procedimiento operativo estándar, instructivo de trabajo, instructivo de formato y/o formato).

3. RESPONSABILIDADES
3.1. COLOCAR CARGO DEL RESPONSABLE
3.1.1. Codificar los documentos emitidos por cada departamento de la planta de Laboratorios Fisa,
C.A.
3.1.2. Mantener un registro por departamento de los documentos codificados en la lista maestra
correspondiente, esto aplica para cada tipo de documento.
3.2. Director Técnico
3.2.1. Velar que se cumpla las indicaciones del presente instructivo.

4. CONDICIONES DE HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

Las dispuestas en la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT) vigente.

5. MATERIALES Y EQUIPOS
No aplica. N/A no usar abreviatura aquí

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1.Esquema de codificación de documentos: Para el caso de los Procedimientos, deben ser codificados
siguiendo el siguiente formato: XX-YYY-ZZZ y para el resto de los documentos (Formatos, Instructivos de
trabajo e Instructivos de Formatos), deben ser codificados de la siguiente manera: XX-WW-ZZZ,

donde:
XX: Corresponde a las siglas de la Gerencia que origina el documento.

REVISADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

_______________________ _________________ _______________________

Ftco. Luz Cáceres Ing. Juan Brito
Director Técnico Gerente Planta

Fecha: Fecha: Fecha:

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Para ello las gerencias se identificarán como se describe a continuación:

Departamento Abreviatura
Aseguramiento de la Calidad AC
Desarrollo de Nuevos Productos DP
Producción PR
Logística y Almacenes LA
Mantenimiento y Proyectos MP
Recursos Humanos RH
Administración AD
Informática IN

YYY: Corresponde al tipo de documento que se está codificando en este caso procedimiento , que se
identifica de la siguiente manera:
Tipo de documento Siglas

Procedimiento Operativo Estándar POE

WW: Corresponde al tipo de documento que se está codificando , que se identifica de la siguiente
manera:
Tipo de documento Siglas

Instructivo de Trabajo IT

Instructivo de Formato IF

Formato FO

ZZZ: corresponde al correlativo numérico que inicia en 001 hasta el 999.

6.2.Proceso de creación de documentos

Responsable Actividad
Coord.
Documentación 1. Recibe el documento (POE, Instructivo de trabajo, instructivo de formato, formato) a
codificar de la gerencia solicitante.
2. En la dirección XXX. Proyecto BPM XXX , se encuentra el formato: “Lista Maestra de
Documentos”, donde se selecciona la carpeta de la gerencia solicitante para registrar el
nuevo documento.
3. En cada carpeta de las gerencias existentes, se encuentra una lista maestra para cada
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tipo de documento, ver anexos 1, 2, 3 y 4.

4. Se selecciona la hoja correspondiente por tipo de documento (POE; IT; FI; FO) y se
completa la información solicitada en la primera celda disponible del formato, indicando:
nombre del documento, número de revisión y fecha de emisión.
5. Cada celda del formato tiene un número correlativo asociado, y éste será el asignado al
documento a registrar.
6. El número correlativo seleccionado se registra en el documento solicitado (encabezado
del documento).
7. Una vez que el documento es aprobado y se ha realizado las capacitaciones
correspondientes al personal involucrado, asigna la fecha de entrada en vigencia y la
fecha de revisión tanto en el documento como en el formato de “Lista Maestra de
Documentos” correspondiente.
NOTA: Para la codificación que se coloca sobre cada uno de los Formatos:
7.1. Coloca la información del código en la parte inferior derecha, con un tamaño de
letra menor al usado en el texto del formato.
7.2. Seguidamente se coloca el número de revisión y la fecha de la próxima revisión
siguiendo la siguiente estructura: XX-WW-ZZZ / Rev.NN / F.Rev.MM-AA.
donde:
NN: número correlativo de revisión del formato, es de 01 a 99.
MM-AA: Corresponde a la fecha (Mes-Año), cuando se debe realizar la próxima
revisión del formato.
Ejemplo: AC-FO-001/ Rev.00/ F.Rev.02/26
8. Fin.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
7.1. POE 001. Elaboración de Documentos.

8. DISTRIBUCIÒN
8.1. Original. Dirección Técnica.
8.2. Acceso a Copia Controlada digital a: Departamento de Aseguramiento de la Calidad.
.
9. HISTORIAL DE REVISIÒN
9.1. Primera Versión.
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10. ANEXOS
10.1. Anexo 1. Lista Maestra de POE´s (AC-FO-014).
10.2. Anexo 2. Lista Maestra de Instructivos (AC-FO-015).
10.3. Anexo 3. Lista Maestra de Instructivos de Formatos (AC-FO-016).
10.4. Anexo 4. Lista Maestra de Formatos (AC-FO- 017).