Código: GQ - PR - 02

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

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PROCEDIMIENTO

DE

AUDITORIAS INTERNAS

CONTROL DE ACTUALIZACIONES

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN ENCARGADO

Coordinadora
02 1/04/13 Cambio de representante
de Calidad
Se modifica el numeral 4.1 realizando inclusión de nuevos
criterios, se incluye el numeral 4.3 Programación de Coordinadora
03 8/07/13
de Calidad
Auditorías.

Elaborado Por: Revisado por: Aprobado por:

INGRID MONTEJO INGRID MONTEJO MARTIN SANDOVAL

Coordinadora de calidad Representante de la Dirección Gerente
Fecha: 8 de Julio 2013 Fecha: 8 de Julio 2013 Fecha: 8 de Julio 2013
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1. OBJETIVO
Definir las directrices para planear, ejecutar y hacer seguimiento a las auditorías Internas con el fin de evaluar el grado
de cumplimiento de los requisitos especificados y la eficacia de los procesos del sistema de calidad.

2. ALCANCE

Inicia con la elaboración del programa de auditorías y finaliza con el seguimiento a las acciones correctivas hasta la
comprobación de la eficacia y cierre de las mismas.

3. RESPONSABLES

3.1 El Gerente es responsable por:

 Generar los recursos necesarios para la gestión del proceso dando cumplimiento al procedimiento.
 Aprobar el programa de auditoría.

3.2 El representante de la dirección es responsable por:

 Planear las auditorías internas
 Elaborar el programa de auditorias
 Seleccionar el equipo auditor
 Verificar el cumplimiento de las acciones descritas en este documento.

3.3 Los auditores internos, son responsables por:

 Preparar los documentos de trabajo para el desarrollo de las Auditorias
 Recolectar las evidencias
 Elaborar y distribuir el informe de auditoría.
 Realizar seguimiento a la eficacia de las acciones generadas

3.4 Los dueños de proceso, son responsables por:

 Presentar evidencias a los auditores.
 Realizar el análisis de los hallazgos detectados en la auditoria.
 Implementar las acciones correctivas o preventivas.
 Hacer seguimiento a las acciones

4. GENERALIDADES

Las Auditorías internas de calidad están encaminadas a determinar si el Sistema de Gestión de Calidad:
 Es conforme con los requisitos de la norma ISO 9001: 2008 y con los requisitos del sistema de gestión
establecidos.
 El Sistema de gestión de calidad se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
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4.1 Criterios
Los criterios para realizar auditorías internas de calidad son:
 Norma ISO 9001:2008
 Requisitos del cliente, de ley y de la organización
 Documentos de los sistemas de gestión (manual de calidad, modelo de gestión, procedimientos, fichas
técnicas y planes de Calidad)
 Toda auditoría se realizará conforme al presente procedimiento.
 El auditor evitará cualquier conflicto personal, potencial o real que pudiera afectar las actividades de la
auditoría.
 Durante el desarrollo de la auditoría, el auditor procurará evitar la formación de conjeturas entre el personal
auditado.
 Los auditores deberán asegurar la objetividad e imparcialidad en la aplicación de este procedimiento.
 Los auditores no auditarán su trabajo en ningún caso.

4.2 Frecuencia.

El ciclo de auditorías internas de calidad se realiza una vez al año.

4.3 Programación de Auditorías.

La programación de las auditorias se realizara al comienzo de año en conjunto con la gerencia, dentro la
planificación estratégica el ciclo de auditorías se puede programar de dos maneras:
 Mensualmente auditar un proceso hasta terminar el ciclo de auditorías.
 Diariamente dentro de un mismo mes ejecutar el ciclo de auditorías.
A cada proceso se le realizara una auditoria anualmente, esto está sujeto a cambios por parte de la gerencia, si esta
así lo exigiera.

4.4 Etapas de las Auditorias.

4.4.1 Iniciación.

Esta etapa se enfoca hacia la planificación de las auditorías teniendo en cuenta el estado de importancia de los
procesos a auditar y los resultados de auditorías previas, además se selecciona el equipo auditor teniendo en
cuenta el perfil establecido y la objetividad de tal manera que no audite su propio trabajo. El representante de la
dirección elabora el programa y lo registra en el formato GQ-FR-05 “Programa de Auditoría Interna de Calidad”
donde se establecen fechas, procesos, objetivo, auditores, etc. El gerente aprueba este programa.

4.4.2 Preparación

En esta etapa el equipo auditor se prepara para realizar la auditoria realizando los siguientes pasos:
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 Revisión de documentos: se realiza con el propósito de conocer los documentos que soportan la planeación
del proceso a fin de entender las actividades a auditar. Esta etapa incluye la revisión de la reglamentación a
auditar y todo requisito que haga parte de los criterios de auditoría.
 Elaboración del plan de auditoría: se realiza con el fin de suministrar la siguiente información al auditado:
objetivo, alcance, criterios de auditoría, equipo auditor, auditados, agenda y documentos a auditar. Se registra
en el formato GQ-FR-06“Plan de Auditoria”, el cual es entregado al dueño de proceso a auditar para que sea
revisado y aprobado. Conviene entregar este documento 8 días antes de la etapa de ejecución de la auditoría.
 Lista de chequeo: Se realiza con el fin de recopilar evidencias en orden lógico, realizando las preguntas
siguiendo el ciclo PHVA, registrándolas en el formato GQ-FR-07 “Lista de chequeo de auditoría”. Para la
elaboración de las listas de chequeo se tiene en cuenta los criterios de auditoría.

4.4.3 Ejecución

La ejecución de la auditoria se realiza de la siguiente manera y utilizando la metodología del ciclo PHVA:
 Reunión de apertura: Se realiza con el propósito de crear un ambiente de confianza con el auditado. El
equipo auditor hace su presentación, se lee el plan de auditoría para confirmar al personal a entrevistar y los
recursos de la auditoria, se informa la fecha y hora para realizar la reunión de cierre, se explica la metodología
del PHVA como herramienta para auditar el proceso, se explica la estructura del informe y los conceptos de
fortaleza, oportunidad de mejora y no conformidad. El equipo auditor permite al auditado hacer preguntas y
aclararlas.
 Recolección de evidencias: Se realiza por medio de las diferentes fuentes de información: entrevistas,
registros, mediciones, condiciones de operación y almacenamiento, equipos en funcionamiento, estadísticas,
observación directa; teniendo en cuenta que sean hechos pertinentes y verificables con respecto a los criterios
de auditoría.
 Generación de hallazgos: Cuando se encuentra una no conformidad u oportunidad de mejora se tiene en
cuenta que sea un hecho verificable y trazable teniendo en cuenta el qué del hallazgo, dónde, cuando,
cuantos más el incumplimiento.
 Reunión de cierre: Se realiza con el propósito de presentar a los auditados los resultados de auditoría
verbalmente.

4.4.4 Documentación

El auditor redacta el informe en el formato GQ-FR-08 “Informe de Auditoría Interna” donde se consignan las
fortalezas, las oportunidades de mejora y las no conformidades encontradas. Este informe se presenta al auditado
para que tome las acciones necesarias.
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4.4.5 Planeación de las acciones

Los dueños de proceso deben generar acciones sin demora injustificada. Conviene que entreguen en un plazo
menor a 8 días desde la recepción del informe la planeación de las mismas al equipo auditor.

4.4.6 Acciones Finales

En las fechas definidas en los planes de acción el equipo auditor realiza seguimiento a la eficacia de los mismos en
el formato GQ-FR-08 “Plan de acción correctiva y preventiva”.
Una acción tomada se considera eficaz cuando:
- Se eliminó la causa del problema
- El problema no se volvió a repetir o se atenuó su efecto.
Una acción correctiva solo se cierra cuando se considera eficaz.

4.5 Entidades externas contratadas para auditorías internas

Para la adquisición del servicio de auditoría interna, la empresa tiene en cuenta el cumplimiento del perfil del
auditor contratado.
La selección del auditor la realiza el representante de la gerencia.
El representante de la gerencia evalúa el servicio prestado por medio de un acta verificando los siguientes aspectos:
 Cumplimiento del plan de auditoría.
 Presentación clara y objetiva de las evidencias y no conformidades.
 Facilidad de interacción con el equipo de trabajo.
Para las auditorías internas contratadas la organización requiere que se diligencien los formatos de este
procedimiento.

4.6 Competencia de Auditores de Calidad

En el procedimiento GHN-P-02 “Perfil de Cargos” se describen los requisitos para el cargo de Auditor Interno, en él
se contemplan aspectos como: educación, formación, habilidades y experiencia mínimas para ser un auditor de
Interno de calidad competente.

Después de la realización de un ciclo de auditorías se realiza una evaluación de desempeño a los auditores con el
fin de verificar su competencia para ejercer el cargo, los resultados de esta evaluación servirán para la toma de
acciones.
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5. CONTROL DE REGISTROS

RESPONSABLE DE TIEMPO DE DESTINO

REGISTRO CÓDIGO UBICACIÓN
ALMACENAMIENTO RETENCIÓN FINAL

Programa de Auditoría Fólder - Auditorias Representante de la

GQ-FR-05 1 año Reciclaje
Interna de Calidad Gestión de Calidad Gerencia

Fólder - Auditorias Representante de la

Plan de Auditoria 1 año
GQ-FR-06 Gestión de Calidad Gerencia Reciclaje
Lista de chequeo Fólder - Auditorias
Auditor 1 año
Auditorias GQ-FR-07 Gestión de Calidad Reciclaje
Informe de Auditoría Fólder - Auditorias Representante de la
1 año
Interna GQ-FR-08 Gestión de Calidad Gerencia Reciclaje

6. GLOSARIO

6.1 Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada, evitando
que vuelva a ocurrir
6.2 Alcance de la auditoria: Extensión y límites de la auditoria.
6.3 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias, evaluándolas
de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
6.4 Auditado: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
6.5 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
6.6 Conclusiones de la auditoria: Resultados de una auditoria, tras considerar los objetivos de la
auditoria y los hallazgos.
6.7 Criterios de auditoría: Referencial frente al cual se compara la evidencia de la auditoría.
6.8 Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados.
6.9 Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
6.10 Equipo auditor: Dos o más auditores que llevan a cabo una auditoría.
6.11 Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de auditoría.
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6.10 Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada
frente a los criterios de la auditoría.
6.11 Informe de la auditoría: Documento donde se especifican los resultados de la auditoría.
6.12 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.