PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS

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CONTENIDO:

Página

1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE 2
3. CONDICIONES GENERALES 2
4. RESPONSABLES 2
5. GENERALIDADES Y DESARROLLO 3
6. GLOSARIO 5.
7 REGISTROS 6
8. ANEXOS 6

Elaboro Reviso Aprobó

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1. OBJETIVO

Establecer la metodología para planear y ejecutar las auditorías internas del Sistema de Gestión
de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, con el fin de evaluar su conformidad,
implementación y eficacia con respecto a los requisitos establecidos en la Guía RUC vigente, el
decreto 1443 de 2014 y demás requisitos aplicables.

2. ALCANCE

Este procedimiento está dirigido al personal que participa en la realización de auditorías

internas, aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente SG SSTA de SAS.

3. CONDICIONES GENERALES

Las auditorias internas están encaminadas a determinar si el Sistema de Seguridad, Salud en

el Trabajo y ambiente:

 Es conforme con los requisitos de la GUIA RUC vigente, decreto 1443 de 2014 y
con los requisitos establecidos por la empresa.
 Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
 Si el sistema es adecuado conveniente y eficaz.


4. RESPONSABLES

4.1 GERENTE GENERAL: Aprueba el programa de auditorías, asigna los recursos para llevar
a cabo las auditorias.

4.2 AUDITOR: Realizan el plan de auditoria definiendo criterios de la misma, revisan

documentos pertinentes con cada proceso a auditar, elabora lista de chequeo, realizar la
reunión de apertura y cierre, recolectar las evidencias de las no conformidades, generar
hallazgos de la Auditoria (No conformidad y Oportunidad de mejora), realizar el informe de
auditoría, entregan al auditado los resultados de las mismas para realizar acciones, realizar el
seguimiento de las acciones implementadas, verificar la eficacia de las acciones tomadas.

4.3 COORDINADOR DE HSE: Toma accione correctivas preventivas y de mejora según el

análisis de causa y hallazgos encontrados, divulgar resultados de auditoria a los involucrados,
verificar el cumplimiento de las acciones descritas en este documento, hace seguimiento de la
eficacia de las acciones implementadas, prepara y entrega los documentos de trabajo y soporte
para la auditoria.
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4.4 AUXILIAR DE HSE: Implementa planes de acción relacionados con los hallazgos de
auditoria.

5. GENERALIDADES

5.1 PROGRAMA DE AUDITORIAS

En la planificación del programa de auditorías se debe tener en cuenta la importancia de los

procesos, los resultados de auditorías previas tanto internas como externas y el estado de los
procesos de acuerdo a los criterios internos establecidos, solicitudes específicas de la
Gerencia General o de usuarios del SGSSTA y la necesidad de adoptar acciones correctivas
complementarias.

El programa de auditoria se establece anualmente, incluye mínimo una auditoría interna al año
y las auditorías externas realizadas por Consejo Colombiano de Seguridad, este programa debe
cubrir todas las áreas, procesos, proyectos y elementos del sistema, realizadas y será
planificado con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5.2 FRECUENCIA DE LAS AUDITORIAS INTERNAS

La frecuencia de las auditorías internas del SGSSTA se determina teniendo en cuenta criterios
como la importancia del proceso, los resultados de auditorías internas y externas, los resultados
de la accidentalidad, cumplimiento de la normatividad. Revisando el desempeño del año
anterior los procesos pueden ser auditados con una frecuencia anual o semestral.

5.3 COMPETENCIA, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES

INTERNOS INTEGRALES

En el manual de Cargo del auditor interno del SG SSTA 0.6 FM 03 se establecen las funciones
y responsabilidades generales y de HSEQ de los auditores internos, también se especifica la
competencia en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades, los auditores
internos puede ser personal de la empresa que cumpla la competencia establecida o personal
externo contratado para prestar el servicio de auditoria, sí la auditoría se realiza con personal
interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de
verificación.

5.4 ALCANCE DE LA AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTI6N DE SEGURIDAD, SALUD

EN EL TRABAJO Y AMBIENTE SG-SSTA

De conformidad con el decreto 1443 de 2014 y la guía RUC vigente, el proceso de auditoría,
deberá abarcar la verificación de:

1. El cumplimiento de la política de seguridad, salud en el trabajo y ambiente

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2. El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado;

3. La participación de los trabajadores;

4. El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas;

5. El mecanismo de comunicación de los contenidos del Sistema de Gestión de Seguridad,

Salud en el Trabajo y Ambiente SG-SSTA, a los trabajadores;

6. La planificación, desarrollo y aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el

Trabajo y Ambiente SG-SSTA, a los trabajadores;

7. La gestión del cambio;

8. La consideración de la Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente en las nuevas

adquisiciones;

9. El alcance y aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y

Ambiente SG-SSTA frente a los proveedores y contratistas;

10. La supervisión y medición de los resultados;

11. El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo / ambientales y

enfermedades laborales, y su efecto sobre el mejoramiento de Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente en la empresa;

12. El desarrollo del proceso de auditoría; y

13. La evaluación por parte de la alta dirección.

5.5 DESARROLLO DE LA AUDITORIA

El coordinador de HSE anualmente elabora el programa de auditorías, definiendo fecha, hora,

tipo de auditoria, procesos a auditar, auditados y normas a auditar. Teniendo en cuenta las
condiciones establecidas en el numeral 4 de este procedimiento, luego lo presenta para
aprobación del Gerente de Operaciones o Gerente General.

El auditor deberá elabora un plan de auditoría, definiendo el objetivo, el alcance y los criterios
de la auditoria.

Por lo tanto el auditor deberá prepara la lista de verificación y la documentación correspondiente

para llevar a cabo la auditoria.

Previo al desarrollo de las auditorias, organizara una reunión de apertura a la que debe asistir el
Gerente General, responsable de cada proceso a auditar, para comunicar el plan de auditoria,
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la metodología a seguir, confirmar los recursos necesarios para la auditoria y promover la

participación activa del auditado.

El auditor debe recolectar la información del proceso que le permita evaluar y verificar su
desempeño comparado con los criterios de auditoría, usando como referencia la lista de
verificación. Verificando los registros generados como evidencia de la realización de las
actividades, según lo establecido en los documentos y demás criterios bajo los cuales se
desarrolla la auditoria.

Al terminar la auditoria debe retroalimentar al auditado respecto a los hallazgos encontrados.

El auditor debe evaluar los hallazgos de la auditoria y redactar las conclusiones
correspondientes respecto al cumplimiento de los requisitos establecidos, debe elaborar el
informe de auditoría incluyendo las fortalezas y los hallazgos correspondientes anexando el
Plan de auditoría y la Lista de verificación.

Realizar la reunión de cierre para presentar los hallazgos y conclusiones de auditoría al

auditado, se podrán incluir en esta reunión a la Gerencia y a otras partes interesadas, se debe
entregar una copia del informe al auditado.

El coordinador de HSE de acuerdo con los resultados de auditoría debe definir las acciones a
tomar. Reportar los hallazgos encontrados y documentar en el formato de acción correctiva /
preventiva y de mejora, aplicando el procedimiento para implementar acciones de mejora
correctivas y preventivas.

El representante de la Dirección debe garantizar que las acciones se tomen de manera

oportuna, y realizar el seguimiento de las mismas.

6. GLOSARIO

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias

evaluándolas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumple los
criterios de la auditoria.

Auditado: Proceso que es auditado.

Auditor: Persona competente para hacer una auditoria.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Conclusiones de Auditoria: Resultados de la auditoria, tras considerar los objetivos de la

auditoria y los hallazgos.

Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzaron los

resultados.
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Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Equipo Auditor: Dos o más auditores que llevan a cabo la auditoria.

Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que

son pertinentes para los criterios de la auditoria.

Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria

recopilada frente a los criterios de la auditoria.

Informe de auditoría: Documento donde se especifican los resultados de la auditoria.

Lista de Verificación: Formato donde se consignan los aspectos a evaluar por parte del
auditor.

Plan de Auditoria: Documento e donde se especifican las actividades y detalles acordados en

la auditoria.

No conformidad: Puede ser una desviación de estándares, prácticas, procedimientos de

trabajo, requisitos normativos aplicables, entre otros.

Rendición de cuentas: Mecanismo por medio del cual las personas e instituciones
informan sobre su desempeño.

7. REGISTROS

NOMBRE DEL R EGISTRO CÓDIGO

Programa de Auditoria 10 FM 01
Plan de Auditoria 10 FM 02
Lista de Verificación 10 FM 03
Informe de Auditorias 10 FM 04

8. ANEXOS

No Aplica.