LA GESTION DE ADMINISTRACION
DE ESTRUCTURAS
Las tecnologías organizacionales
La producción social se realiza en organizaciones
productivas, tales como fábricas, bancos,
organismos públicos, escuelas, universidades,
centros de investigación, organismos internacio-
nales, iglesias, supermercados. Muchas de las
organizaciones productivas son enormes y operan
en todo el mundo, como los organismos
supranacionales y las empresas globalizadas,
aunque la mayoría de ellas son pequeñas, incluso
unipersonales.
Estas organizaciones -que tienen en común el
hecho de que utilizan recursos, les agregan valor
a través del trabajo y los devuelven al contexto
transformados en bienes o servicios- adquieren la
condición de instituciones cuando su existencia
asume algún carácter jurídico, como ocurre con
las empresas o los organismos públicos, cuya
institucionalidad surge de las normas que los han
creado.
Si las organizaciones son los ámbitos en que los
recursos se transforman en resultados, pueden
ser descritas como modos de organizar el uso de
recursos. Estos recursos -humanos y materiales-
que cuestan dinero e incluyen tecnologías, deben
ser empleados de manera que se logren los
resultados necesarios con calidad, costo y
oportunidad aceptables, es decir, de manera
compatible con la supervivencia organizacional.
El conjunto de reglas sobre el uso de los recursos
que las organizaciones requieren emplear es el
“know how” o tecnología organizacional. Una
parte de
esta tecnología se refiere a la producción de lo
que, según la finalidad institucional, se deba
entregar a terceros (v.g. educación, vehículos,
salud, conocimientos, transporte, seguridad,
leyes, etcétera).
Otra parte tiene que ver con el funcionamiento
interno de la propia organización, necesario para
cumplir aquellos objetivos finales. Los procesos
mediante los cuales se aplican las tecnologías
disponibles para el logro de estos resultados
externos e internos, son los que llamaremos
procesos de producción directa.
Uno de ellos, el principal, es el proceso
de producción externa y el otro, complementario
pero no menos importante, el de producción
interna o apoyo. Llamaremos, también,
tecnologías directas a las correspondientes a
tales procesos.
Hay, sin embargo, dos grupos de tecnologías
indispensables para el funcionamiento
organizacional que no se refieren a la aplicación
directa de los recursos, y, por lo tanto, no pueden
incluirse en la categoría de tecnologías directas.
El primer grupo incluye las de planificación y
control. Planificar significa (en un sentido muy
general y simplificado), establecer qué debe
hacerse para lograr determinados resultados y
controlar es, en esencia, verificar qué se ha
hecho. Desde luego, estas expresiones no agotan
la enorme complejidad de los procesos de
planificación, que incluyen desde la formulación
de políticas y estrategias hasta la definición de
metas y asignación de recursos, ni tampoco
explican el alcance de las tecnologías de control,
que toman en cuenta desde el control y registro
del uso de recursos y logro de resultados, hasta
las evaluaciones y las comparaciones entre lo
hecho y lo que había que hacer.
Las de planificación y control son, principalmente,
tecnologías estratégicas hacia fuera y, también,
tecnologías sobre el qué, toda vez que el
resultado esencial de estos procesos es
establecer qué ha de producirse para otros (la
planificación y el control de la producción interna,
naturalmente, son complementos de los
resultados de la planificación y control externos).
El segundo grupo de tecnologías incluye
las relativas al diseño y la administración
de la propia organización. Pueden
denominarse tecnologías hacia adentro
y sobre el cómo. Diseñar la estructura
organizativa implica establecer, entre
otras cuestiones, cuáles serán las áreas
en que se dividirá la responsabilidad al
interior de la organización (lo que se suele
representar a través de organigramas), cuál será
la autoridad de estas áreas sobre el uso de
recursos y también sobre otras áreas, y cuáles
serán las relaciones de coordinación y articulación
entre las mismas. Todos estos aspectos implican
decisiones estratégicas hacia dentro de la
organización y también sobre cómo debe
configurarse la misma. Desde luego que tampoco
en este caso- el enunciado agota la complejidad
de las tecnologías de diseño organizativo, que
contemplan desde cuestiones de política
institucional (como la definición de los modelos
organizativos, las interacciones matriciales entre
estructuras horizontales y verticales, las
decisiones sobre modelos funcionales o
divisionales); cuestiones relativas al diseño de las
estructuras (como las configuraciones de las
pirámides organizativas o la jerarquización de las
unidades), hasta aspectos específicos como el
establecimiento de los perfiles de los puestos de
trabajo, por citar sólo algunas de las cuestiones
importantes.
Las tecnologías de planificación y control y de
administración de estructuras se refieren a para
qué y cómo se usará el restante know how que se
emplea en las organizaciones.
En el cuadro 1 siguiente puede observarse esta
relación entre meta-tecnologías, tecnologías
directas y los procesos productivos que dan
origen a los resultados.