División de funciones entre los recursos

humanos

Introducción
Parte de la organización de un evento es distribuir tareas al equipo de colaboradores,
proveedores y servicios contratados. No todos están presentes durante todo el tiempo de la
planificación-organización del evento. Algunos se van incorporando en alguna etapa puntual en
tanto otros participan de todo el proceso. Un evento simple plantea una distribución simple de
funciones y tareas, mientras que en eventos complejos, como un congreso, se suele trabajar con
empresas especialistas y se construye un organigrama para definir áreas, incumbencias y tareas
(Molinari, 2012).

1. Los recursos para organizar un evento

De la creación a la acción
Cuando hablamos de etapas en la organización, la lista varía según los autores que consultemos.
Para este punto es necesaria la lectura de “La creación de los eventos”, que encontrarás en las
páginas 47 a 57 de la siguiente publicación.

Fuente: Molinari, S. (2012). La organización de eventos corporativos e institucionales. Las

claves de una organización exitosa. Buenos Aires, Argentina: Temas Grupo Editorial.
Recuperado de https://elibro.net/es/ereader/biblioues21/116702?page=47

Ahora bien, existe un consenso general en que pueden distinguirse tres momentos principales:
antes – durante el evento – después o posevento (ver figura 1). A su vez, cada una de estas
instancias se puede dividir.
En todo evento hay cuatro etapas desde el punto de vista del ejecutor, del que lo
realiza:
​
1) La creación en sí, la concepción de la idea.

2) El análisis de la viabilidad, de la posibilidad de llevarla a cabo, la logística.

3) La concreción de la idea, o sea, el momento del evento.

​
4) La evaluación posterior. (Jijena Sánchez, 2013).
Figura 1: Momentos de definición de los recursos humanos de la organización de un
evento

Fuente: elaboración propia

Como ya hemos mencionado, el consenso general entre los autores es que existen tres
momentos principales: previo al evento, durante y posterior. Es importante recordar que incluso
las actividades posevento deben ser planificadas porque, de lo contrario, no contaremos con
personal para realizar las tareas, ni estarían contempladas en el presupuesto y, menos aún, en el
cronograma a realizar.

Recursos necesarios para organizar un evento

Los recursos necesarios son humanos, materiales y económicos. A estos debemos sumarles el
tiempo, que es un recurso inmaterial, escaso y se traduce en dinero.

En esta lectura vamos a desarrollar los recursos humanos, pero también son necesarios los
materiales (comenzando por la sede, sala, salón, etc.) hasta la última impresión que requiera la
evaluación e informes. Con respecto a los recursos económicos, estos hacen referencia al origen
de los fondos para afrontar el evento: fondos propios del presupuesto de la organización, o
externos, cuando recurrimos a sponsors, apoyos, publicidad o venta de entradas, inscripciones o
taquilla). El aspecto económico–financiero también hace referencia a la gestión del presupuesto,
pagos, etc.

Una vez identificado el momento en el que nos encontramos, el de planificación, debemos

comenzar a analizar con qué recursos contamos y qué tendremos que conseguir de manera
externa.

Según Rosario Jijena Sánchez (2013) podemos realizar un listado preliminar de recursos
humanos y sus funciones.

En la lectura anterior, hablamos de realizar un mapa de públicos. En este apartado del módulo de
logística vamos a desarrollar en profundidad una parte de esos públicos, los internos o mixtos. Es
decir, los recursos humanos o el personal necesario para organizar y realizar un evento, y las
tareas o actividades que deben llevar a cabo (Soria Ibáñez, 2016).

¿Qué se entiende por recursos humanos?

En el marco de nuestra asignatura, son todas aquellas personas que trabajan en la organización,
planificación y puesta en escena de un evento. Ya sea de manera permanente o bien de
asistencia (trabajo) puntual en alguna instancia.

En nuestro caso, pueden pertenecer al staff de la Fundación XL (empleados, personal

permanente); o servicios contratados para reforzar todo el proceso del “Centenario de la
Fundación XL” o bien realizar tareas específicas en alguno de todos los eventos que implican
esta celebración que durará un año (por ejemplo, un locutor).
¿Cuáles son las tareas, actividades o ​funciones a asignar?
Lo primero que debemos determinar es si se trata de un evento simple que podamos gestionar
con el equipo de la organización o si es complejo y debemos sumar personal. Una observación:
en este momento sugerimos utilizar el término “colaboradores”, pero con la salvedad de que no
se genere confusión con voluntarios.

Luego, es importante definir un coordinador general y, a partir de allí, dependerá del tipo de
evento y de la organización (en nuestro caso, una fundación) cómo asignaremos las áreas.

Comenzaremos con un evento simple. Podríamos dividir las áreas principales y asignar una
persona para cada una:

Coordinación general.
Comunicación.
Logística.
Gestión económica.
Gestión de seguridad e higiene.

Este esquema simple en la realidad de nuestro trabajo cotidiano no es tan esquemático. En un

equipo pequeño, todos hacemos o debemos ser capaces de realizar distintas tareas en
simultáneo. Pero siempre es bueno tener un referente o un responsable por cada una de estas
áreas.
La distribución de responsabilidades en un acto simple
Para poder explicar y aplicar los conceptos, tomemos como ejemplo de evento simple uno de los
actos que nos piden para nuestro evento. Por ahora, lo abordaremos como si fuera un evento
único (no en el marco de todo el año de celebraciones). Tomaremos el acto central o final del
ciclo como acto único.

Una vez que nos solicitan realizar un evento, en la etapa de la creación, dependiendo si
trabajamos en equipo o si solo el coordinador general se reúne con el cliente-jefe (en nuestro
caso, la presidencia de la Fundación XL), vamos delineando objetivos, públicos meta,
envergadura, nombre, fecha, sede.

La fecha es simple, en nuestro caso, porque se vincula a un aniversario. Los objetivos los define
el cliente, nosotros ayudamos a explicitarlos porque se transforman en nuestros objetivos y luego,
parámetros de evaluación de nuestro trabajo. El público meta de este evento tomado como único
será también definido por el cliente. Nosotros solo ayudamos a pasarlo en limpio.

Con respecto a la sede, es un trabajo en el que podemos tener diferente grado de intervención. Si
se tratara de un congreso, tendríamos que realizar una búsqueda y selección de sede exhaustiva.
Nuestra colaboración como organizadores profesionales en ese caso es indispensable. Si fuera el
acto central, un cóctel, también tendríamos un rol bastante activo desde la coordinación y
logística (Correas, 2017).

Pero en este caso, se trata de un aniversario y la Fundación XL ha pensado celebrarlo con la

inauguración de una nueva sede en la ciudad. Por lo tanto, tema resuelto. Nuestro trabajo
consistirá en ambientar la sede para el evento.

Para poder delegar responsabilidades y tareas debemos trabajar con un esquema que todos
conozcamos. Comenzaremos con el brief de nuestro evento.

Nombre del evento: “Centenario Fundación XL”

Fecha: xx de agosto

Hora:
Lugar–sede o salas:

Base de datos de invitados

Secuencia

Texto locución

Gráfica del evento

Invitaciones

Prensa – redes y comunicaciones

Registro. Fotos y video

Ambientación: armado de sala – estrado - escenario

Refuerzos – asistentes de sala

Locutor

Músicos

Servicios de catering

Higiene y seguridad

Presentes - elementos protocolares (como distinciones, por ejemplo)

Luego, asignaremos un referente, responsable o encargado a cada ítem.

Nombre del evento: “Centenario Fundación XL”

Fecha: xx de agosto
Coordinación general

Hora:

Lugar: Coordinación general y logística

Público: cantidad total - asistentes estimados Coordinación general

Base de datos de invitados Comunicación

Secuencia Coordinación general

Higiene y seguridad Higiene y seguridad y Logística

Presupuesto y aspectos económicos Gestión económica

Texto locución Coordinación general y comunicación

Gráfica del evento Comunicación

Invitaciones Comunicación

Prensa–redes y comunicaciones Comunicación

Registro. Fotos y video Comunicación

 Ambientación: armado de sala – estrado - escenario Logística y comunicación

Refuerzos – asistentes de sala – contrataciones varias Logística

Locutor Logística

Músicos Logística

Servicios de catering Logística

Presentes - elementos protocolares (distinciones, por ejemplo) Logística y comunicación

Cada ítem resume un conjunto de tareas en relación con buscar varios proveedores, comparar
servicios y presupuestos-honorarios, seleccionar, acordar contrataciones, plazos, etc.

Estos ítems se traducen en actividades que luego se plasman en el diagrama de Gantt o

calendarización que trabajamos en el módulo 1.

Este caso, que hemos presentado de manera muy básica, es útil para observar una división
simple de tareas. Cada uno de los ítems se puede desglosar en varias acciones. Esto se va
complejizando a medida que crece el evento. Pero, en nuestro caso, con personal de la
Fundación ya podemos trabajar. Cada área contratará los recursos humanos que sean
necesarios para cumplir sus actividades.

En nuestro ejemplo vamos a introducir una modificación: próximos a la fecha del evento, la
Comisión ad hoc y la Presidencia nos solicita transmitir el evento del Centenario de la Fundación
XL por streaming.

Este tipo de cambios es normal en los eventos. Sin embargo, modifica hasta la concepción del
evento porque antes iba a ser presencial, con registro para difusión posterior, y ahora debemos
pensar en un evento mixto, es decir, presencial, pero debe transmitirse en vivo por redes.
Entonces, el Área de Comunicación deberá seleccionar el mejor proveedor para esta necesidad y
articular todos los medios para que eso suceda.

Para ello, trabajarán juntamente con las Áreas de Logística y Gestión Económica porque esta
necesidad de trasmisión en vivo implica contratar personal, equipo, señal, servicio de
conectividad, etc.

Este cambio nos permite visualizar que, en la organización de un evento, el dinamismo es

constante. Los cambios son frecuentes y debemos adaptarnos, ajustar la planificación y
continuar. La flexibilidad es requisito para nuestra profesión.

Organigrama de un evento
Ya nos encontramos en condiciones de avanzar. Vamos a introducir algunas dificultades.

Los eventos más complejos requieren de una estructura acorde. Utilizaremos la estructura
organizativa de un congreso. Para más información sobre la estructura organizativa de un
congreso haz clic en la siguiente publicación.

Planificación del congreso. Su organización. Propia o profesional. Organizador Profesional

de Congreso

Fuente: Protocolo y Etiqueta, (2021c). Planificación del congreso. Su organización. Propia o profesional. Organizador Profesional de
Congreso (OPC). Recuperado de https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/planificacion-del-congreso-su-organizacion-propia-o-
profesional-organizador-profesional-de-congresos-opc.html

De todas formas, esta estructura puede llevarse a otros eventos como una feria o exposición.
Además, en la grilla de eventos se contempla un congreso en el marco de las celebraciones por
el centenario.

También es útil para eventos como el que estamos abordando en esta materia: un año de
celebraciones con motivo del Centenario de la Fundación XL, ya que implican una serie de
eventos, distintos públicos, incluso distintas fechas. Todo indica que se necesita una gestión
especializada de los recursos, tanto que se elabora un organigrama para definir áreas, funciones
o incumbencias.

En estos casos, se estila trabajar con comités: de Honor, Científico Académico, Comité
Organizador, pero cada caso es especial y podemos flexibilizar estas categorías en función de las
necesidades de nuestro cliente y evento. Para más información sobre el comité organizador de un
congreso haz clic en la siguiente publicación.

El comité organizador. Composición. Funciones. Tipos de comités

Fuente: Protocolo y Etiqueta, (2021b). El comité organizador. Composición. Funciones. Tipos de comités. Recuperado de
https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/el-comite-organizador-composicion-funciones-tipos-de-comites.html

Generalmente, un organigrama de un congreso está formado por tres comités principales de los
cuales se desprenden secretarías, áreas, etc.

Según Soria Ibáñez (2016), la organización para una feria puede resultar similar. Propone otro
tipo de organigrama que también puede ser útil para los eventos que se proponen en el ciclo por
el centenario.
Las principales características y funciones de estos comités son las siguientes.
● Comité de Honor: integrado por personalidades relevantes vinculadas a la sociedad, la ciencia,
la docencia e investigación.

• Función: generar imagen positiva. Fortalecer la idea de seriedad del evento. Si tuviéramos
que definir palabras clave serían: prestigio y trayectoria.

Para más información sobre el comité de honor de un congreso haz clic en la siguiente
publicación.

El Comité de Honor. La imagen del congreso

Fuente: Protocolo y Etiqueta, (2021a). El Comité de Honor. La imagen del congreso. Recuperado de
https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/el-comite-de-honor-la-imagen-del-congreso-.html

• En nuestro caso, el Comité de Honor podría estar integrado por expresidentes, fundadores de
la Fundación XL, personalidades relevantes vinculadas a la institución o personas de gobierno,
por ejemplo.
● Comité Científico Académico o Especialista: integrado más específicamente por referentes
científico-académico en la temática específica del congreso. Son los expertos en el tema del
congreso
 • Función: definir disertantes, ponentes, elaborar las instancias de presentación de trabajos,
selección, etc. Diseñar los espacios y tipos de interacciones, las cuales se traducen en el
programa del congreso. Esto lo hacen con sus secretarías científicas, técnicas, etc. Con su
trabajo y logística se define el programa del congreso.

• Si tuviéramos que seleccionar palabras clave serían seriedad, trayectoria destacada y

experiencia en el campo específico de la temática y de congresos.
• En nuestro caso, para el evento general, el ciclo de eventos por el centenario de una
institución, se suele formar una comisión específica para este fin.
● Comité de Organización: lleva el peso completo de la logística de la organización del congreso.
Se compone de tantas secretarías como sea necesario para cada congreso.

• Función: realizar el congreso. Es el “director de la orquesta”. Coordina todas las áreas para
asegurar el logro de los objetivos. Deberá delegar tareas en subáreas o secretarías, tantas como
sea necesario.

• Las secretarías, además, pueden tener distintas áreas.

▪ Secretaría Ejecutiva, de Comunicación, Personal, Técnica, Financiera, Social, etc.

Para más información sobre los tipos de secretarías haz clic en la siguiente publicación.

Tipos de secretarías. Científica, ejecutiva, técnica, social, comercial. Relaciones

Secretarías y Comités

Fuente: Protocolo y Etiqueta, (2021d). Tipos de secretarías: científica, ejecutiva, técnica, social, comercial... Relaciones Secretarías y
Comités. Recuperado de https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/tipos-de-secretarias-cientifica-ejecutiva-tecnica-social-comercial-
relaciones-secretarias-y-comites.html

Figura 2: Modelo de organigrama de un evento complejo

Fuente: elaboración propia

Cada uno de los comités puede componerse de tantas secretarías o áreas como complejidad
presente el congreso. Así, por ejemplo, el Comité Organizador puede tener secretarías de
comunicación, recepción, autoridades e invitados especiales, ceremonial (para apertura, cierre y
otras instancias protocolares, acreditación, personal, cobros-pagos, servicios contratados,
evaluación, etc., etc.
Tabla 1: Aplicación de los criterios al evento de la Fundación XL
Descripción: vamos a plasmar en una tabla los recursos humanos que intervienen en la
organización de este ciclo de eventos para celebrar los cien años de la Fundación XL.
Equipo de la Fundación Staff extra durante todo el Servicios especializados

proceso (momentos puntuales)

Comité de Honor

(Fundadores)

Comité Científico Académico

Comisión Ad hoc

Comité Organizador Refuerzos y contrataciones

Locutor-presentador
para:
Coordinador general
Sonidistas y técnicos de salas
(director de Relaciones logística;

Institucionales) Números artísticos

comunicación;

Gestión de la logística Aspectos lúdicos

gestión económica (por
(miembro del equipo de
necesidad de conseguir Equipo de comunicación externa
RR. II.)
sponsors); para manejo de difusión masiva y
 Gestión económica un grupo estable de segmentada, redes, medios y

(miembro del equipo de personal para sala que sponsoreo del evento

RR. II.) se mantenga durante

Técnicos vinculados a registro o
todos los eventos del
Gestión de la seguridad streaming
ciclo.
e higiene (miembro del
Ambientadores – decoradores
equipo de la

Fundación) Recepcionistas o asistentes de sala

Armadores de sala

Seguridad e higiene del evento

Fuente: elaboración propia

A modo de cierre, recordamos que la división de tareas y responsables se realiza en la

planificación e incluye todo el desarrollo del evento, hasta la evaluación posterior e informes.

Referencias
Correas, G. (2017). ¿Cómo trabajar para elegir la sede de un congreso? Recuperado de
https://gerardocorreas.com/2017/07/24/como-trabajar-para-elegir-la-sede-de-un-congreso/

Jijena Sánchez, R. (2013). Organización de eventos: problemas e imprevistos. Soluciones y

sugerencias. Buenos Aires, Argentina: Ugerman. Recuperado de
https://elibro.net/es/ereader/biblioues21/76769?page=74.

Molinari, S. (2012). La organización de eventos corporativos e institucionales: las claves de una

organización exitosa. Buenos Aires, Argentina: Temas Grupo Editorial.
https://elibro.net/es/ereader/biblioues21/116702?page=47

Protocolo y Etiqueta, (2021a). El Comité de Honor. La imagen del congreso. Recuperado de

https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/el-comite-de-honor-la-imagen-del-congreso-.html

Protocolo y Etiqueta, (2021b). El comité organizador. Composición. Funciones. Tipos de

comités. Recuperado de https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/el-comite-organizador-
composicion-funciones-tipos-de-comites.html

Protocolo y Etiqueta, (2021c). Planificación del congreso. Su organización. Propia o profesional.

Organizador Profesional de Congresos (OPC). Recuperado de
https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/planificacion-del-congreso-su-organizacion-propia-
o-profesional-organizador-profesional-de-congresos-opc.html

Protocolo y Etiqueta, (2021d). Tipos de secretarías: científica, ejecutiva, técnica, social,

comercial... Relaciones Secretarías y Comités. Recuperado de
https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/tipos-de-secretarias-cientifica-ejecutiva-tecnica-
social-comercial-relaciones-secretarias-y-comites.html

Soria Ibáñez, M. del M. (2016). Organización de eventos de marketing y comunicación (UF2396).

Málaga, España: Editorial CEP, S. L. Recuperado de
https://elibro.net/es/ereader/biblioues21/51052?page=18