Diagrama de Gantt

Introducción
¿Cómo planificamos un evento? Una vez definidos los objetivos del evento y el público al que se
orienta, los organizadores profesionales debemos realizar una planificación estratégica y
operativa. La planificación estratégica se vincula a la comunicación institucional. La operativa está
vinculada a la logística, siempre en concordancia con la anterior y orientada por la anterior.

De esta planificación nos ocuparemos en esta asignatura, que implica la coordinación de

acciones o tareas, recursos y plazos. Ahora bien, todo esto puede verse plasmado en una
calendarización o diagrama de Gantt, recurso que tiene muchas ventajas por lo que en esta
lectura veremos algunas formas de aplicarlo.

Para entrar en tema, revisemos algunas ideas con relación a la importancia social, cultural y
económica que implica la organización de eventos. En este sentido, Pulido Polo señala:
La organización de actos y eventos se concibe como una de las principales y más
efectivas técnicas de relaciones públicas que las organizaciones, de diversa naturaleza,
vienen utilizando para transmitir a sus públicos determinados mensajes institucionales o
corporativos orientados a generar un clima óptimo que favorezca el desarrollo estratégico
de sus metas y objetivos.
…
No obstante, la historia nos demuestra que a lo largo de la evolución del hombre en
sociedad, los eventos han venido formando parte indiscutible de la naturaleza tanto de los
seres humanos como de las organizaciones contribuyendo a que los individuos, las
asociaciones, las empresas, los líderes políticos y religiosos, los líderes de opinión, etc.
puedan desarrollarse de forma satisfactoria en sus respectivos hábitats naturales y
puedan alcanzar, de este modo, más fácilmente, sus metas y objetivos respondiendo a los
intereses de quienes les rodean. De hecho, en la actualidad, los eventos nos acompañan
desde la cuna a lo largo de nuestras vidas personales y profesionales bien a través de
eventos sociales, bien a través de eventos académicos, empresariales u oficiales,
constituyendo además uno de los sectores económicos más relevantes y en creciente
desarrollo de nuestro país. (2017, p. 228).
Situación
Trabajamos en el Área de Relaciones Institucionales de la Fundación XL, de alcance
internacional, que tiene sede en nuestra ciudad. La presidencia local nos solicita organizar el
centenario de la organización, pero no solo quieren un evento, sino una serie de eventos que
incluyan la inauguración de una nueva sede. El objetivo es conmemorar la fecha del centenario
con diferentes actividades para distintos segmentos de públicos, medios, redes, comunidad, etc.
Estamos en el mes de marzo y la fecha del aniversario es el 10 de agosto del próximo año. ¡A
trabajar!

1. El comienzo del trabajo: manos a la obra

Nuestro caso se presenta en una situación ideal, con uno de los recursos más escasos para la
vida de un organizador profesional de eventos, que es contar con tiempo y la fecha del
aniversario, que es (casi) la fecha final de nuestro trabajo. También contamos con uno de los
aspectos más importantes para que un evento pueda aportar a la comunicación e imagen de una
organización: claridad en objetivos, al menos el objetivo general, y el público destinatario.

Lo primero que haremos es reunir toda la información que tenemos y procuraremos averiguar con
el cliente/jefe de la Fundación XL los datos que faltan. Para completar esta información
trabajaremos el briefing, definiremos un nombre para el evento general y si vamos a tomar el año
que tenemos por delante para realizar eventos dirigidos a distintos públicos, definiremos
acciones, recursos humanos y materiales, etapas, presupuesto–inversión y evaluación.

En los próximos módulos vamos a detallar los públicos de cada actividad/evento que formarán
parte de este festejo por el centenario de la Fundación XL.

Pero ¿cómo hacemos para asignar recursos (humanos, materiales y económicos), buscar sedes,
reunir fondos y planificar la difusión de un megaevento como este? Vamos por parte. En este
momento nos encontramos en la etapa inicial, donde se nos solicita un evento, conocida como la
etapa de la creación (Jijena, 2014), y para pasar a la planificación debemos esbozar,
primeramente, el brief.

El proceso de búsqueda y sistematización de la información

Para obtener la información que guía la organización del evento, debemos mantener reuniones
con nuestro jefe o nuestro cliente. En nuestro caso, será con la presidencia de la Fundación y la
comisión creada para este fin.
En términos de la autora Rosario Jijena Sánchez (2013), esta fase constituye la etapa de la
creación del evento, que es cuando se da la concepción de la idea. Estos encuentros de trabajos
no son espontáneos y para que sean efectivos debemos ir con una guía, con un brief, una hoja de
actos que orienten la conversación para la obtención de definiciones y datos que puedan orientar
nuestra tarea de organizar el evento.

Una vez concluida esta primera etapa podemos avanzar hacia lo que Jijena Sánchez (2013)
llama la etapa de análisis de viabilidad y logística, que nosotros conocemos como la planificación
operativa o de logística.

En las reuniones se lograron especificar los siguientes puntos.

A. Se realizará un evento cada 2 meses (aproximadamente), desde agosto de este año y hasta
agosto del próximo.

B. Públicos distintos. Para ello falta pulir, especificar, junto con la comisión creada para celebrar
este aniversario, el mapa de públicos de la organización, que incluye:
a. miembros de la Fundación;
b. instituciones asociadas – sponsors – auspiciantes – etc.;
c. públicos destinatarios de las actividades de la Fundación XL;
d. Gobierno;
e. medios;
f. sociedad de nuestra ciudad – provincia – país.
C. Listado de eventos
1. Lanzamiento Centenario Fundación XL (agosto).
2. Conferencia regional 1. Capacitación a formadores de los programas de la Fundación
(octubre).
3. Concurso de arte/expresión con Programas 1 – Premios y distinciones (diciembre).
4. Congreso XXX (marzo).
5. Maratón /caminata con distintos públicos – sociedad (junio).
6. Acto central institucional - Inauguración nueva sede (agosto).
D. Grupos de trabajo
1. Comisión Organizadora para el Centenario de la Fundación XL.
2. Equipo de RR. II.
3. Colaboradores de los programas.
4. Servicios contratados.
Calendarización
Ahora bien, ¿cómo podemos ver plasmado de manera gráfica todo nuestro trabajo de
planificación del evento?

Para observar el cruce entre las actividades, responsables, plazos, etc. se puede utilizar el
diagrama de Gantt. Para introducirte en este tipo de diagrama, puedes visitar la siguiente
publicación.

El Diagrama de Gantt. Gestiona tu diagrama, su origen, y más

Fuente: Workmeter, (s. f.). El Diagrama de Gantt: Gestiona tu diagrama, su origen, y más. Recuperado de
https://www.workmeter.com/blog/metodo-del-diagrama-de-gantt-o-como-gestionar-tus-proyectos-de-forma-sencilla/

También hay autores que utilizan el término calendarización para referirse a este diagrama,
porque con esta herramienta de gestión podemos ver el cronograma general de la planificación.
Se trata de una tabla de doble entrada, que podemos realizar en Excel, colocando las tareas que
se realizarán en el eje vertical y los intervalos de tiempo en el eje horizontal.

Este modelo se llama así por Henry Gantt, su diseñador. Y las versiones más modernas
muestran, además, las relaciones de dependencia entre actividades.

Ventajas de la utilización del diagrama de Gantt

Se trata de una modalidad de planificación y gestión avanzada de proyectos, administración de
recursos y seguimiento del progreso. Permite monitorear los avances y realizar ajustes. Además,
favorece el trabajo colaborativo. De hecho, en el mercado desde hace tiempo se ofrecen
programas y aplicaciones para transformar un diagrama de Gantt en un proyecto de trabajo
colaborativo. Las versiones más modernas permiten ver la dependencia de las actividades y el
estado actual de nuestra actividad en la organización del evento: nuestra planificación.

Otro beneficio del diagrama es que tenemos a la vista todo el proyecto desde su creación hasta el
final (que no es el día del evento, sino que incluye las actividades posevento como evaluación,
informes, etc.).
Además, permite ver de manera simple las tareas o actividades y no superponer tareas a un
mismo grupo de colaboradores, por ejemplo.

También se pueden incorporar las actualizaciones y cambios a medida que se suceden.

Cómo elaborar un diagrama de Gantt

Tabla 1: Ejemplo de diagrama de Gantt
Descripción: el gráfico ancho de las barras horizontales muestra la duración de cada actividad, a
grandes rasgos (en esta etapa de la asignatura solo manejaremos los principales momentos y
actividades, pero a medida que avancemos vamos a desglosar cada actividad). Además, ilustra
las fechas de inicio y finalización de los elementos terminales y los elementos de resumen de un
proyecto.

Nombre de Fecha de Duración

Responsable Fecha final
la tarea inicio (días)
Comité
Tarea 1 16/1/2022 21/1/2022 5
Organizador
Comité
Tarea 2 22/1/2022 23/1/2022 1
Organizador
Comité
Tarea 3 22/1/2022 28/1/2022 6
Organizador
Comité
Tarea 4 27/1/2022 29/1/2022 2
Organizador
Tarea 5 Comité Académico 28/1/2022 4/2/2022 7
Tarea 6 Comité Académico 5/2/2022 9/2/2022 4
Tarea 7 Comité Académico 28/1/2022 5/2/2018 8
Tarea 8 Comité Académico 4/2/2022 6/2/2022 2
Secretaría de
Tarea 9 7/2/2022 10/2/2022 3
Prensa
Secretaría de
Tarea 10 9/2/2022 12/2/2022 3
Prensa

Fuente: elaboración propia

Figura 1: Diagrama que muestra la duración de las tareas

Fuente: elaboración propia

Figura 2: Ejemplo de diagrama de Gantt que muestra la duración por responsable

Descripción: el gráfico ancho de las barras horizontales muestra la duración de cada actividad,
en función del grupo de responsables.

Fuente: elaboración propia

Ahora volvemos sobre nuestro caso

Para elaborar un diagrama de Gantt necesitamos información. Es necesario sistematizar la
información de la o las reuniones con el cliente-jefe o comisión que solicita el evento. Vamos
completando el brief con esta información. En esta etapa, solo tenemos datos básicos. Más
adelante detallaremos cada actividad.

Brief del evento

Nombre del evento: Centenario de la Fundación XL.

Tipología: megaevento institucional con distintas actividades distribuidas durante un año que
finaliza con un evento especial en la fecha del aniversario, 10 de agosto del año que viene.
Evento complejo desde el punto de vista logístico porque comprende varios eventos (6).

Descripción: ciclo de eventos institucionales-corporativos que mantienen un concepto principal,

celebrar el centenario de la Fundación XL con distintas actividades destinadas a distintos públicos
de la organización. Uno de ellos es la inauguración de una nueva sede en nuestra ciudad.
Tabla 2: Fechas

Abril Comienzo de la organización Tarea 0

Agosto Lanzamiento Centenario Fundación Actividad 1
XL
Octubre Conferencia regional 1. Capacitación Actividad 2
a formadores de los programas de la
Fundación
Diciembre Concurso de arte/expresión con Actividad 3
Programas 1 – Premios y distinciones
Marzo Congreso XXX Actividad 4
Junio Maratón /caminata con distintos Actividad 5
públicos – sociedad
Agosto Acto central institucional - Actividad 6
Inauguración nueva sede
Septiembre Posevento Actividad 7
Presupuesto de cada actividad Tarea permanente
Definición de organigramas para Tarea permanente
actividades
Comunicación Tarea permanente
Tareas de cada evento-actividad en Lo detallaremos en los
detalle próximos módulos

Fuente: elaboración propia

Recursos humanos
1. Comisión Organizadora para el Centenario de la Fundación XL
2. Equipo de RR. II.
3. Colaboradores de los programas
4. Servicios Contratados

Con esta información ya podemos comenzar a realizar la calendarización general del megaevento
Centenario de la Fundación XL.
Tabla 3: Diagrama de Gantt para nuestro evento
Descripción: el ancho de las barras horizontales muestra los meses que toma organizar cada
actividad. La columna dos muestra los responsables. Las últimas actividades son permanentes.

Fuente: elaboración propia

Referencias
Jijena Sánchez, R. (2013). Organización de eventos. Problemas e imprevistos. Soluciones y
sugerencias. Buenos Aires, Argentina: Ugerman.

Mira Cómo Se Hace [usuario]. (2 de abril de 2020). Cómo hacer o crear un Diagrama de Gantt
en Excel [YouTube]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=h5_fwOb_FEA

Pérez, A. (2014). Comunicación y organización a través del Diagrama de Gantt. Recuperado de

https://www.obsbusiness.school/blog/comunicacion-y-colaboracion-traves-del-diagrama-de-gantt

Pulido Polo, M. (2017). Reseña del libro: Técnicas de Organización de Eventos. En Revista
Internacional de Relaciones Públicas, (7)14, pp. 227-230. Recuperado de
http://dx.doi.org/10.5783/RIRP-14-2017-13-227-230

Workmeter, (s. f.). El Diagrama de Gantt: Gestiona tu diagrama, su origen, y más. Recuperado
de https://www.workmeter.com/blog/metodo-del-diagrama-de-gantt-o-como-gestionar-tus-
proyectos-de-forma-sencilla/