PERODO ACADEMICO 2012

ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS

CAPACITACIN DIRIGENCIAL
NIVEL II

Prof. Sergio Aravena

Tabla de contenido

1. CONCEPTUALIZACION............2 2. TERMINOLOGA BSICA...................................4 3. FASES DE LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO..............6 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. Fa ! "! "# !$% "! &' !(!')% "!*%+)#(%......, Fa ! "! "! a++%--% "! &' !(!')% "!*%+)#(%.............12 C&! )#%'a+#% A&)%!(a-&a.#/'.......16 R! *&! )a A&)%!(a-&a.#/'.......1,

CONTEXTUALIZACION Un evento deportivo es un encuentro social que atrae y agrupa a gran nmero de personas en torno a una serie de actividades con ocasin de una competencia. En Chile la organizacin de eventos deportivos tales como torneos regionales, nacionales deportivos, juegos sudamericanos y panamericanos requiere de una gran logstica de organizacin, as como tambin si utpicamente nos eligen como sede de los prximos Juegos Olmpicos el da de maana. El comn denominador que tienen estas competencias en su propia dimensionalidad es; Infraestructura Financiamiento Viabilidad Organizacin Difusin Ejecucin Evaluacin post-evento

En los primeros 6 puntos la regla general nos dicta que si uno falla la estructura cae, es decir, si alguno de los primeros 6 aspectos esta deficiente, la factibilidad de que el evento fracase es muy alta. En cuanto al 7 punto la evaluacin post-evento es para textualizar tanto los xitos y los puntos bajos de la organizacin total, a modo de aprendizaje para una prxima gestin. Referente a las competencias de carcter tanto escolar y locales, la organizacin es, en dimensiones mucho ms pequea, pero toman en cuenta estos puntos claves para el cumplimiento de los objetivos planteados y conseguir el xito. El presente texto conceptuara, identificara y puntualizara todos los aspectos importantes, globales y especficos tendientes a la realizacin de un evento tanto de carcter local, regional o nacional, como tambin aplicables a eventos de carcter internacional.

OBJETIVOS GENERALES Y ESPECFICOS Como objetivo General tomaremos los 3 aspectos ms importantes que giran en torno a un evento deportivo que son: Motivar a los mejores deportistas Elevar el nivel del deporte Fomentar la promocin del deporte a nivel institucional est el elevar el nivel del deporte en la institucin a nivel dirigencial y de marketing el fomento y la promocin del deporte.

Tenemos muchos objetivos especficos que cumplir en la organizacin de un evento deportivo, los ms importantes son: Decidir si es viable para la organizacin la celebracin de un evento deportivo concreto. Identificar las principales fases que componen la organizacin del mismo. Identificar las principales tareas que hay que acometer para organizarlo. Desarrollar un marco legal y de funcionamiento apropiado para el evento. Formular y gestionar los recursos humanos necesarios para organizarlo. Identificar las instalaciones necesarias para su desarrollo. Programar, hacer el seguimiento y evaluar el uso de los recursos anteriores

A.-Terminologa bsica Por gestin de evento deportivo se entiende primaria y primeramente la organizacin de algn tipo de competencia de carcter deportivo y de ndole social. Diversos autores nos entregan distintos puntos de vista conceptuales bajo los que podemos definir este trmino: Preparar un evento es arte y ciencia. Son necesarios el entusiasmo y la creatividad, pero tambin los conocimientos, la disciplina y el trabajo metdico. Mientras ms claras y definidas estn las metas que nos proponemos alcanzar con su realizacin, mayores sern la integracin y coherencia de todos los aspectos y detalles del evento. Cada miembro del equipo podr orientar sus esfuerzos hacia el logro comn.(friedmann, 1997). Es importante recurrir al Diccionario de la Real Lengua Espaola, donde nos indica claramente que organizar es establecer o reformar algo para un fin, coordinando las personas y los medios adecuados. En segundo lugar, es importante identificar la presencia de los elementos de temporalidad y espacio, al sealarse que el acto de organizar ocurre en un lugar y tiempo determinados. De esta manera se entiende que un evento es un acto circunscrito a un momento y a un espacio de desarrollo, generalmente definidos en funcin de los objetivos que se han propuesto. Debe quedar claro que un evento es un acto, y como se menciona en las definiciones y se reiterara en este texto mas de una vez, de carcter nico, efmero e irrepetible. En 1994, Chelladurai defini la gestin deportiva como la coordinacin de recursos, tecnologas, procesos, personal y situaciones contingentes para la produccin eficiente y el intercambio de servicios deportivos. Esta definicin se aplica bien a los actos deportivos que consisten en servicios inmateriales que se prestan a los participantes, a los espectadores y a todas las partes

interesadas. La definicin recuerda tambin los tres aspectos que distinguen las etapas de desarrollo de la gestin de actos deportivos. En puntos sucesivos nos ocupamos de la gestin (que puede definirse como una coordinacin permanente), de la logstica (que permite una produccin eficiente) y de la comunicacin (cuya finalidad es facilitar el intercambio del servicio que constituye el acto). (Chappelet, 2006)

Fases de la organizacin de un evento En esta unidad clasificaremos las etapas a seguir para la organizacin de algn evento deportivo. Para tener una buena base de gestin hay que estructurar bien las diferentes etapas y los actores que participaran en ellas. Para eso vamos a dividir la gestin en pasos muy simples y esenciales para el xito de tal organizacin.

- Fase de diseo de un evento deportivo - Fase de desarrollo de un evento deportivo - Fase de difusin de un evento deportivo - Fase de ejecucin de un evento deportivo - Fase de evaluacin de un evento deportivo

FASE DE DISEO DE UN EVENTO DEPORTIVO La fase de diseo del evento es particularmente la fase mas recurrida de todas, la cual es la concepcin de la idea bsica, es la primera piedra y la idea bsica fundamental del proyecto. En esta fase se llevan a cabo el desarrollo de las ideas para convertirlas en proyectos mas definidos. Llevar la idea a escribirla es parte fundamental de esta fase, distinguiremos los siguientes pasos; a. b. c. d. e. f. g. Concepcin de la idea Describir el objetivo general de la idea Describir el beneficio a los deportistas implicados Describir el beneficio a la institucin organizadora Describir el beneficio a la comunidad implicada Viabilidad econmica Viabilidad infraestructural

El primer paso es muy importante, de ah se han forjado las grandes ideas de la humanidad. La concepcin de la idea puede ser un boceto muy superficial y que algunos pensadores artsticos lo llaman la primera pincelada, que le entrega a los pintores el boceto bsico de su obra final. En nuestro contexto moldea y delimita la organizacin total del evento.

Salvador Dal Frente a un determinado problema que se enfrente, o en cumplimiento de un objetivo o proceso preestablecido, habr que definir con absoluta claridad la necesidad, oportunidad y conveniencia de organizar un evento. Esta definicin pasar necesariamente por el proceso de dar respuesta a las preguntas por qu?, quin?, qu?, dnde?, cunto?, cundo? Y cmo?. El por qu? del evento estar normalmente determinado durante la etapa de generacin de la idea. En puntos anteriores se estableci que los organizadores del evento debern inicialmente asociar la ejecucin del evento con un o unos objetivos perseguidos. Esta definicin ser el punto de partida del proceso de gestin de un evento deportivo y, por tanto, es fundamental que los anlisis que lo acompaen sean de total rigurosidad. Los anlisis objetivos que produzcan instrumentos de gestin especficos (flujos de caja, estudios de mercado, entre otros) debern orientar una serie de discusiones que se produzcan en el seno de los organizadores del evento. En seguida deber identificarse quines?, o qu grupo de personas se desea emplear en la consecucin de los objetivos propuestos. Este grupo puede estar ya absolutamente identificado o puede ser necesario definirlo en funcin de circunstancias propias de un evento. Una herramienta til para responder a

esta pregunta es la propuesta de un organigrama de funciones. En esta estructura cada funcin debe estar asociada a una persona o grupo de personas que la debern llevar a cabo. Junto a la definicin de quines? el qu? del evento debe tambin ser resuelto, es decir, cules sern las actividades precisas a desarrollar. Esta serie de actividades aparecer en forma de tareas asociadas especficamente a una funcin presente en el organigrama al que se haca referencia en prrafo precedente. La combinacin de ambos procesos permitir definir un plan de trabajo, que ser el documento gua de los organizadores un evento deportivo (quin hace qu?). Para terminar, el dnde?, es decir, el lugar en el que se realizar el evento deportivo, est a veces determinado con anticipacin, lo que impone innegables condicionantes. En otros casos existe una gama de alternativas definida por las caractersticas particulares de infraestructura del evento y nmero de participantes. En esta situacin ser necesario analizar y evaluar estos espacios, sus posibilidades y limitaciones, desde el punto de vista de la coherencia del total del evento. (Extracto de Produccin Publicitaria: Eventos Especiales, Friedmann, 1997) El desarrollo del plan de trabajo puede seguirse y controlar con la ayuda de tres herramientas correspondientes a las tres cuestiones restantes del proyecto: los diagramas de Gantt (cundo?), un timming de trabajo (cmo?) y los estados presupuestarios del proyecto (cunto?). (Chappelet, 2006) El segundo paso, ligado al objetivo general, esta directamente implicado con los objetivos de todo evento deportivo, que es primeramente motivar a los mejores deportistas y crear espritu de superacin personal y deportiva, a nivel institucional est el elevar el nivel del deporte en la institucin, y por ultimo, a nivel dirigencial y de marketing el fomento y la promocin del deporte. En cuanto al beneficio para los deportistas implicados y participantes del evento, podemos decir que, cualquier tipo de competencia va a ser directo beneficio para ellos, ya sea de carcter competitiva, formativa o recreativa. Cabe mencionar que los deportistas organizadores implicados en un evento de carcter deportivo deben tener una preparacin superlativa que es la clave para que la organizacin no decaiga en todo aspecto. Ya sea por quedar eliminados tempranamente, que merma las arcas de la recaudacin en casos que se cobre entrada, como la legitima motivacin del equipo organizador de aspirar como objetivo a ganar el torneo. Con una buena organizacin se puede a largo plazo elevar el nivel del deporte en cualquier institucin, una buena gestin debe dejar mejores instalaciones posterior al evento, y tambin deje mejorar las implementaciones de la institucin. Si alguna de estas 2 o ambas se cumplen posterior al evento se puede aspirar a pensar si el evento cumpli su objetivo.

Otro de los aspectos importantes en esta etapa es ver si existe la viabilidad econmica para realizar el evento. Para responder cunto?, presente en el proceso de gestin de eventos deportivos, nos referiremos a la herramienta de administracin llamada Presupuesto. Aunque aparece como claro que esta herramienta tiene que ver con dinero, hay algunas confusiones en el uso del trmino. Con regularidad se entienden dos conceptos diferentes: - Dinero disponible para un fin determinado - Clculo sumativo de costos Este punto se referir a la segunda acepcin, aunque, obviamente, llegar el momento en que el monto estimado deber cotejarse con lo que el propietario del evento est dispuesto a gastar. Entre el equipo organizador y quien encarga el evento se establecer un Contrato, que, con frecuencia, se reduce a que el cliente firma el Presupuesto en seal de aceptacin. Por lo tanto, mientras ms claramente se estipulen las formas de operacin y sus partidas presupuestarias con costos estimados, habr menos posibilidades de conflicto entre las partes. Existen dos modalidades de contrato a conocer: suma alzada y administracin. En un trabajo ejecutado a suma alzada, la Agencia o equipo organizador se compromete a realizar un evento cuyas caractersticas detalla lo ms exhaustivamente posible, por una suma determinada. Si el mandante solicita agregar o modificar algo que implique mayor costo, esto deber acordarse tambin por escrito. En este caso, la Agencia asume los riesgos de mayores gastos e imprevistos, pero tambin tiene la posibilidad de mejores utilidades. Si se trata de un trabajo realizado por administracin, la Agencia se comporta como un profesional que recibe un pago por una tarea determinada. En ese caso, toda la facturacin se hace con cargo directo al mandante, quien deber asumir, tambin, los imprevistos. La Agencia, por lo tanto, no correr riesgos, pero sus honorarios sern menores y estarn establecidos. Es posible acordar contratos en que ambas modalidades se crucen. Por ejemplo podemos mencionar un evento deportivo donde el propietario del evento ordene el arriendo de infraestructura deportiva segn un contrato de administracin y el resto de los servicios los contrate con la misma agencia productora por suma alzada.

Los costos reales del evento deportivo, calculados con posterioridad a ste, debern compararse con lo estimado originalmente, lo que acrecentar nuestra experiencia para abordar futuros encargos. Este aspecto ser un factor importante al evaluar el trabajo realizado.

Para finalizar esta primera fase es importante mirar alrededor, y hacernos las siguientes preguntas; que es lo que tenemos?, con que contamos?, podremos recibir la cantidad de deportistas que pensamos?, Las instalaciones sern las adecuadas para este tipo de evento?, estas son preguntas necesarias para terminar esta primera parte, la viabilidad de infraestructura da la finalizacin adecuada a esta primera etapa y da el pie al desarrollo de la idea, del evento.

En casos particulares (organizacin de grandes eventos deportivos: JJOO, Copas del Mundo FIFA, Copas del Mundo Federaciones Internacionales, por ejemplo) estas etapas estn relacionadas de manera directa con el proceso de postulacin para la adjudicacin de la organizacin. De seguir su curso positivamente, este proceso debiera continuar con la constitucin de un comit organizador local, ente encargado de la ejecucin de las medidas de implementacin contenidas en los documentos que hayan informado la postulacin a la que se haca referencia.

FASE DE DESARROLLO DE UN EVENTO DEPORTIVO.

En esta fase se construye toda la estructura base del evento, se forman los equipos de trabajo, se distribuye el presupuesto del evento. En esta etapa de desarrollo la implementacin est determinada por la factibilidad de ejecutar las medidas propuestas como resultado del anlisis de las etapas de partida de la organizacin de un evento deportivo. En este sentido ser determinante la optimizacin de los recursos con que cuente el gestor del evento, puestos en funcin de cumplir de manera satisfactoria los objetivos que han fundado las decisiones de planificacin. Esta etapa est delimitada por la duracin del acto (horas, das, semanas, meses, etc.). En la organizacin de un evento deportivo podemos identificar mltiples partes interesadas. Entre ellos son fcilmente reconocibles los organizadores, los atletas y el pblico que presencia un evento deportivo. Sin embrago, y como seal de la complejidad y el alto nmero de relaciones que se producen, nos encontramos con el inters que pueden tener en el resultado de un evento las cadenas televisivas, las autoridades de gobierno locales, las autoridades deportivas internacionales y locales, cadenas de alimentacin, empresas de aseo, entre otros participantes. Para simplificar el esquema de este gran nmero de partes interesadas en los resultados positivos de un evento deportivo, se pueden formar 6 grupos o subsistemas que mantienen relaciones de manera permanente. 1.- Comit Organizador

2.- Autoridades Pblicas 3.- Comit Organizador 4.- Sponsors, proveedores, sub-contratistas 5.- Medios de Comunicacin 6.- Opinin Pblica Como menciona Chappelet en su libro publicado el 2006 Estos sistemas son el Comit Organizador (contratante principal o jefe de obras), el propietario del acto (autoridad contratante), las autoridades pblicas (locales, regionales y, eventualmente, nacionales), los subcontratistas (patrocinadores, proveedores, socios varios), los medios de comunicacin (prensa, radio, televisin e Internet) y la opinin pblica. En comparacin a la gestin de procesos productivos tradicionales, la organizacin de eventos deportivos presenta las siguientes caractersticas particulares: 1. Resultado inmaterial: es de la esencia de la organizacin de eventos deportivos la produccin de resultados no tangibles. En contraposicin al resultado de un proceso productivo orientado a la fabricacin de un abrelatas (ver figura 2), esperable y conocido si el proceso es seguido de acuerdo a sus pasos planificados, el resultado de un evento deportivo est marcado por su inmaterialidad, definido en funcin de la satisfaccin de las necesidades de los diferentes interesados participantes. 2. Carcter efmero: como anunciamos en puntos anteriores el evento deportivo est determinado por un acto que ocurre en un lugar y tiempo dados. El evento deja de producir resultados directos al momento de finalizar, excluyendo la posibilidad de ser repetidos en el tiempo con idnticas consecuencias. 3. Multiplicidad de interesados: como producto tradicional, su relacin final y directa es con el consumidor o cliente. En sentido contrario y como se aprecia en la fotografa de una popular corrida, en un evento deportivo se relacionan directamente con su resultado una multiplicidad de partes. 4. Multiculturalidad empresarial: como consecuencia de la multiplicidad de partes interesadas, en el desarrollo de un evento deportivo convive un nmero considerable de diferentes culturas empresariales. De esa forma se puede apreciar la interaccin permanente entre medios de comunicacin y federaciones deportivas, o entre atletas y patrocinadores, todos interesados con comportamientos y valores de participacin que incluso pueden llegar a ser opuestos. El desarrollo del plan de trabajo puede seguirse y controlar con la ayuda de tres herramientas correspondientes a las tres cuestiones restantes del proyecto: los diagramas de Gantt (cundo?), un timming de trabajo (cmo?) y los estados presupuestarios del proyecto (cunto?). (Chappelet, 2006)

El programa del evento es un enunciado de lo que ocurrir. Generalmente es distribuido al pblico asistente al evento. En una ceremonia de premiacin de un evento deportivo, el programa indica, por ejemplo, el orden de los discursos, la entrega de premios y diplomas e intermedios musicales. A pesar de este nivel de detalle, el Programa no pasa de ser un enunciado de las actividades de un evento, que sigue objetivos de publicidad. Lo que queda oculto al pblico es el movimiento de personas, equipamiento y equipos, disposicin de espacios de hospitalidad, entre otros, programados en el Timming del evento. Esta herramienta dar respuesta al cmo?. Los contenidos del Timming significarn el desglose de todo lo que ocurrir durante el evento, desde, a lo menos, una hora antes de su inicio, hasta el abandono total del local. Hay dos formas bsicas de organizar el Timming. La ms simple es un listado, ordenado cronolgicamente, con las siguientes columnas verticales:

HORA

ACTIVIDAD

ENCARGADO

UBICACION

Sin embargo, la experiencia ha demostrado que esta forma de programar dificulta sealar acciones simultneas. Para el caso de organizacin de actividades complejas o conjuntas, resulta preferible disear un grfico ms detallado. Se organizan columnas verticales, esta vez indicando las tareas a realizar. En franjas horizontales se indicar el tiempo en que debe ocurrir cada accin. Estas franjas contendrn diferentes fracciones de tiempo. Entonces, a cada tarea identificada en el programa del evento corresponder un nmero de fracciones de tiempo indicadas con precisin, vinculadas a las acciones sealadas en las columnas verticales.

LLEGADA DE DEPORTISTAS 8:15 a Acreditacin 9:00 9:00 a 9:45 9:45 a 10:30 10:30 Entradas a salas de a hospitalidad 11:15

ACCESO A PUBLICO

DISPOSICION DE PATROCINADORES

GESTION MEDIOS DE COMUNICACIN Revisin de equipos

Apertura accesos

Apertura puntos de venta

Corte entradas B

Fin de revisin

Apertura sala de prensa

Es conveniente y, frecuentemente, imprescindible, realizar un ensayo general y medir el tiempo necesario para la ejecucin de las acciones contenidas en el Timming del evento. A veces es necesario simular acciones especficas para cronometrar el tiempo empleado en ellas. La fluidez del desarrollo del evento se apoya en un Timming bien pensado y bien ejecutado. Las faltas de continuidad que se aprecien no solamente evidencian errores de organizacin, sino que desconciertan y hacen perder concentracin, emocin y entusiasmo a los participantes. El diagrama de Gantt o Carta Gantt o simplemente cronograma, es un grfico que se utiliza para planificar y controlar el desarrollo de una tarea compleja. Resulta especialmente adecuado para la organizacin de seguimiento en la preparacin de eventos deportivos y para responder a cundo? ejecutar las tareas asociadas a su gestin. El diagrama de Gantt tiene un aspecto similar al Timming, pero abarca un tiempo mayor, desde el encargo del proyecto al equipo de produccin, hasta terminadas todas las actividades relacionadas con el evento. Este desarrollo cronolgico se separa en das, semana y meses, segn sea necesario, en la coordenada horizontal. En la coordinada vertical se enumeran todas las actividades necesarias, ordenadas por rubros y con el mayor grado de desglose posible. En una segunda columna vertical se identificar el responsable de ejecutar una determinada tarea.

Definicin plan de trabajo Anlisis presupuestario Contacto Atletas participantes Contratacin sistema de transporte

Comit organizador Director de Finanzas Comisin competencia Comisin transporte

5 al 10 al 15 al 20 al 25 al 1 al 10 de 15 de 20 de 25 de 30 de 5 de marzo marzo marzo marzo marzo abril X x X x x X

El diagrama de Gantt no termina necesariamente el da del evento. Habr actividades posteriores, entre las que se encuentra la evaluacin, tanto interna como del mandante.

CUESTIONARIO AUTOEVALUACION

1.- QUE ES UN EVENTO DEPORTIVO? 2.- CUAL ES EL COMUN COMPETENCIAS DEPORTIVAS? 3.- QUE ES UN EVENTO? 4.- CUAL ES EL OBJETIVO GENERAL DE CUALQUIER EVENTO DEPORTIVO? 5.- ENUMERE E IDENTIFIQUE LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS MAS IMPORTANTES DE TODO EVENTO DEPORTIVO? 6.- QUE ES GESTION DEPORTIVA? 7.- QUE ES ORGANIZAR SEGN EL DICCIONARIO DE LA REAL LENGUA ESPAOLA? 8.- CUANTAS FASES TIENE UN EVENTO DEPORTIVO, ENUMERE E IDENTIFIQUE? 9.- ENUMERE E IDENTIFIQUE LOS PASOS DE LA FASE DE DISEO DE UN EVENTO DEPORTIVO? DENOMINADOR QUE TIENEN LAS

10.- CUALES SON LAS PREGUNTAS QUE DEBEMOS HACERNOS PARA LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA DE ORGANIZAR UN EVENTO DEPORTIVO? 11.- EXPLIQUE LAS MODALIDADES DE CONTRATO EN LA GESTION DE UN EVENTO DEPORTIVO? 12.- NOMBRE 3 COMPETENCIAS QUE PASAN POR PROCESO DE POSTULACION PARA REALIZAR GESTION DEPORTIVA? 13.- ENUMERE LAS PARTES INTERESADAS EN EL DESARROLLO DE UN EVENTO DEPORTIVO. 14.- CARACTERSTICAS FUNDAMENTALES EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS 15.- QUE ES TIMMING? 16.- QUE ES UNA CARTA GRANTT?

RESPUESTAS AUTOEVALUACION

1.- QUE ES UN EVENTO DEPORTIVO? Un evento deportivo es un encuentro social que atrae y agrupa a gran nmero de personas en torno a una serie de actividades con ocasin de una competencia.

2.- CUAL ES EL COMUN COMPETENCIAS DEPORTIVAS?

DENOMINADOR

QUE

TIENEN

LAS

El comn denominador que tienen estas competencias en su propia dimensionalidad es; Infraestructura Financiamiento Viabilidad Organizacin Difusin

Ejecucin Evaluacin post-evento

3.- QUE ES UN EVENTO? Un evento es un acto, y como se menciona en las definiciones y se reiterara en este texto mas de una vez, de carcter nico, efmero e irrepetible. 4.- CUAL ES EL OBJETIVO GENERAL DE CUALQUIER EVENTO DEPORTIVO?

Motivar a los mejores deportistas Elevar el nivel del deporte Fomentar la promocin del deporte a nivel institucional est el elevar el nivel del deporte en la institucin a nivel dirigencial y de marketing el fomento y la promocin del deporte.

5.- ENUMERE E IDENTIFIQUE LOS OBJETIVOS ESPECIFICOS MAS IMPORTANTES DE TODO EVENTO DEPORTIVO? Decidir si es viable para la organizacin la celebracin de un evento deportivo concreto. Identificar las principales fases que componen la organizacin del mismo. Identificar las principales tareas que hay que acometer para organizarlo. Desarrollar un marco legal y de funcionamiento apropiado para el evento. Formular y gestionar los recursos humanos necesarios para organizarlo. Identificar las instalaciones necesarias para su desarrollo. Programar, hacer el seguimiento y evaluar el uso de los recursos anteriores

6.- QUE ES GESTION DEPORTIVA? la organizacin de algn tipo de competencia de carcter deportivo y de ndole social. 7.- QUE ES ORGANIZAR SEGN EL DICCIONARIO DE LA REAL LENGUA ESPAOLA? Organizar es establecer o reformar algo para un fin, coordinando las personas y los medios adecuados. 8.- CUANTAS FASES TIENE UN EVENTO DEPORTIVO, IDENTIFIQUE?

Un evento deportivo tiene 5 fases que son: - Fase de diseo de un evento deportivo - Fase de desarrollo de un evento deportivo - Fase de difusin de un evento deportivo - Fase de ejecucin de un evento deportivo - Fase de evaluacin de un evento deportivo 9.- ENUMERE E IDENTIFIQUE LOS PASOS DE LA FASE DE DISEO DE UN EVENTO DEPORTIVO? h. i. j. k. l. m. n. Concepcin de la idea Describir el objetivo general de la idea Describir el beneficio a los deportistas implicados Describir el beneficio a la institucin organizadora Describir el beneficio a la comunidad implicada Viabilidad econmica Viabilidad infraestructural

10.- CUALES SON LAS PREGUNTAS QUE DEBEMOS HACERNOS PARA LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA DE ORGANIZAR UN EVENTO DEPORTIVO? Las preguntas fundamentales son: por qu?, quin?, qu?, dnde?, cunto?, cundo? Y cmo?. 11.- EXPLIQUE LAS MODALIDADES DE CONTRATO EN LA GESTION DE UN EVENTO DEPORTIVO? Existen dos modalidades de contrato a conocer: suma alzada y administracin. En un trabajo ejecutado a suma alzada, la Agencia o equipo organizador se compromete a realizar un evento cuyas caractersticas detalla lo ms exhaustivamente posible, por una suma determinada. Si el mandante solicita agregar o modificar algo que implique mayor costo, esto deber acordarse tambin por escrito. Si se trata de un trabajo realizado por administracin, la Agencia se comporta como un profesional que recibe un pago por una tarea determinada. En ese caso, toda la facturacin se hace con cargo directo al mandante, quien deber asumir, tambin, los imprevistos.

12.- NOMBRE 3 COMPETENCIAS QUE PASAN POR PROCESO DE POSTULACION PARA REALIZAR GESTION DEPORTIVA? Estas competencias pueden ser: JJOO (Juegos Olimpicos, Copas del Mundo FIFA, Copas del Mundo Federaciones Internacionales

13.- ENUMERE LAS PARTES INTERESADAS EN EL DESARROLLO DE UN EVENTO DEPORTIVO. 1.- Comit Organizador 2.- Autoridades Pblicas 3.- Comit Organizador 4.- Sponsors, proveedores, sub-contratistas 5.- Medios de Comunicacin 6.- Opinin Pblica 14.- CARACTERSTICAS FUNDAMENTALES EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS DEPORTIVOS 1. Resultado inmaterial: es de la esencia de la organizacin de eventos deportivos la produccin de resultados no tangibles. En contraposicin al resultado de un proceso productivo orientado a la fabricacin de un abrelatas (ver figura 2), esperable y conocido si el proceso es seguido de acuerdo a sus pasos planificados, el resultado de un evento deportivo est marcado por su inmaterialidad, definido en funcin de la satisfaccin de las necesidades de los diferentes interesados participantes. 2. Carcter efmero: como anunciamos en puntos anteriores el evento deportivo est determinado por un acto que ocurre en un lugar y tiempo dados. El evento deja de producir resultados directos al momento de finalizar, excluyendo la posibilidad de ser repetidos en el tiempo con idnticas consecuencias. 3. Multiplicidad de interesados: como producto tradicional, su relacin final y directa es con el consumidor o cliente. En sentido contrario y como se aprecia en la fotografa de una popular corrida, en un evento deportivo se relacionan directamente con su resultado una multiplicidad de partes. 4. Multiculturalidad empresarial: como consecuencia de la multiplicidad de partes interesadas, en el desarrollo de un evento deportivo convive un nmero considerable de diferentes culturas empresariales. De esa forma se puede apreciar la interaccin permanente entre medios de comunicacin y federaciones deportivas, o entre atletas y patrocinadores, todos interesados con comportamientos y valores de participacin que incluso pueden llegar a ser opuestos. 15.- QUE ES TIMMING? Es el tiempo del cmo? ejecuto la gestin del evento. Hay dos formas bsicas de organizar el Timming. La ms simple es un listado, ordenado cronolgicamente, con las siguientes columnas verticales: HORA ACTIVIDAD ENCARGADO UBICACION

Para el caso de organizacin de actividades complejas o conjuntas, resulta preferible disear un grfico ms detallado. Se organizan columnas verticales, esta vez indicando las tareas a realizar. En franjas horizontales se indicar el tiempo en que debe ocurrir cada accin. Estas franjas contendrn diferentes fracciones de tiempo. Entonces, a cada tarea identificada en el programa del evento corresponder un nmero de fracciones de tiempo indicadas con precisin, vinculadas a las acciones sealadas en las columnas verticales.

LLEGADA DE DEPORTISTA S 8:15 a 9:00 9:00 a 9:45 9:45 a 10:30 10:30 a 11:15 Acreditacin

ACCESO A PUBLICO

DISPOSICION DE PATROCINADOR ES

GESTION MEDIOS DE COMUNICACI N Revisin de equipos

Apertura accesos

Apertura de venta

puntos

Entradas a salas de hospitalidad

Corte entradas B

Fin de revisin

Apertura sala de prensa

16.- QUE ES UNA CARTA GRANTT? Diagrama que ejecuta el cuando? De una gestin deportiva. El diagrama de Gantt o Carta Gantt o simplemente cronograma, es un grfico que se utiliza para planificar y controlar el desarrollo de una tarea compleja. Resulta especialmente adecuado para la organizacin de seguimiento en la preparacin de eventos deportivos y para responder a cundo? ejecutar las tareas asociadas a su gestin. El diagrama de Gantt tiene un aspecto similar al Timming, pero abarca un tiempo mayor, desde el encargo del proyecto al equipo de produccin, hasta terminadas todas las actividades relacionadas con el evento. Este desarrollo cronolgico se separa en das, semana y meses, segn sea necesario, en la coordenada horizontal. En la coordinada vertical se enumeran todas las actividades necesarias, ordenadas por rubros y con el mayor grado de desglose posible. En una segunda columna vertical se identificar el responsable de ejecutar una determinada tarea.

Definicin plan de trabajo Anlisis presupuestario Contacto Atletas participantes Contratacin sistema de transporte

Comit organizador Director de x Finanzas Comisin competencia Comisin transporte

5 al 10 al 15 al 20 al 25 al 1 al 10 de 15 de 20 de 25 de 30 de 5 de marzo marzo marzo marzo marzo abril X X x x X

El diagrama de Gantt no termina necesariamente el da del evento. Habr actividades posteriores, entre las que se encuentra la evaluacin, tanto interna como del