IESTP “Honorio Delgado Espinoza” Programa de Estudio Contabilidad

LECCIÓN 1: LA ADMINISTRACIÓN
1.- Introducción:
La administración es una actividad que llevamos a cabo los seres humanos en diferentes
ámbitos de nuestra vida diaria. Así, desempeñamos actividades relacionadas con esta área
cuando realizamos tareas en el hogar, trabajo, escuela o en algún equipo deportivo por
mencionar algunos.
Desde la época antigua el hombre se dio cuenta que para poder subsistir tenía que ejecutar
actividades muy complejas y que le consumían demasiado tiempo y esfuerzo si las realizaba
de manera individual. Entonces para cumplir sus metas de forma más rápida y aprovechar
mejor sus recursos, ase organizo en grupos sociales los cuales se conocen como
organizaciones. Ahora, bien desde esos tiempos los grupos sociales fueros liderados por
personas que contaban con autoridad y tomaban las decisiones que a su juicio eran las más
convenientes para el grupo. Como se puede observar siempre ha existido un jefe o líder y el
trabajo se dividía entre las personas. Resulta obvio suponer que con el paso del tiempo y al
crecimiento de la población y la escases de recursos, los investigadores, directivos y
propietarios de empresas, buscan diferentes formas de para poder desempeñar de manera
efectiva la administración; surgiendo así, diferentes escuelas o enfoques de la
administración.
Para entender la administración se debe conocer la perspectiva de la historia de su disciplina,
los hechos acerca de lo que ha pasado en situaciones similares anteriores y relacionarlas con
otras experiencias y otros conocimientos actuales.
La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad, es el
órgano especifico encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es, con la
responsabilidad de organizar el desarrollo económico, refleja el espíritu esencial de la era
moderna.
El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus
semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a través del desarrollo de las
organizaciones sociales partiendo en la época prehispánica por las tribus nómades, donde
comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de animales, y después con
el descubrimiento de la agricultura da paso a la creación de las pequeñas comunidades.
Si pudiéramos repasar toda la historia de la humanidad encontraríamos que, los pueblos
antiguos trabajaron unidos en organizaciones formales. También las personas han escrito
sobre como logar que las organizaciones sean eficaces y eficientes, mucho antes de que el
termino “administración” hubiera aparecido y se hubiera definido.
Las sociedades se han hido transformando, ya que durante siglos se han caracterizado por
poseer formas predominantes agrarias, donde la familia, los grupos informales y las
pequeñas comunidades eran importantes. Posteriormente, estas se transformaron en otras
de tipo industrial, impulsadas por la revolución Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron
las grandes empresas que requerían de nuevas formas de organización y practicas
administrativas. La empresa industrial a gran escala era algo nuevo.

2.- Definición Etimológica de Administración:

La definición etimológica es la forma más usual de la definición nominal, o sea, la explicación

del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia, valiéndonos para ello de
los elementos fonéticos que la forman.
De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del concepto que
esa misma palabra expresa.
La palabra administración se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio. Esta última palabra
viene a su vez de minister, vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad, y del
sufijo ter, que sirve como término de comparación.

Prof. Edgar Huanaco Calcina

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La etimología de minister, es enteramente opuesta a la de magister: de magis, comparativo

de superioridad, y de ter.
Así magister, indica una función de autoridad, minister expresa precisamente lo contrario;
subordinación: el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a
otro.
La etimología nos da pues la idea que la administración se refiere a una función que se
desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta.

3.- Conceptos de Administración:

“La Administración es prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar a través de la gerencia”.
(Henry Fayol)

“La Administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas, con eficiencia
y eficacia, mediante otras personas y junto con ellas”.(Robbins y De Cenzo)

“La Administración es el proceso de trabajar con las personas y con los recursos para cumplir
con los objetivos organizacionales. Los buenos administradores llevan a cabo estas funciones
de forma eficaz y eficiente”.(Bateman y Snell)

“La Administración es la planeación, organización, dirección y control de los recursos

humanos y de otra clase, para alcanzar con eficiencia y eficacia las metas de la organización”.
(Jones y George)

«La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los

recursos para lograr los objetivos organizacionales» (Idalberto Chiavenato)

«La administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en

las formas de estructurar y manejar un organismo social”. Así como también añade que la
Administración es la técnica de la coordinación de las cosas y personas que integran una
empresa. (Agustín Reyes Ponce)

La administración es una ciencia social cuyo objeto de estudio es la organización y tiene por
finalidad ayudar a que alcance sus objetivos con el menor uso de recursos, esfuerzos y
tiempo. Para lograr lo anterior, la administración planifica, organiza, dirige y controla el
trabajo de los miembros de la organización y los recursos que tiene. (Milton Muñoz)

En conclusión: "El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo
de los elementos de la organización y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los
objetivos preestablecidos".

4.- Importancia de la Administración.

Una de las formas más sencillas de la administración, en nuestra sociedad, es la
administración del hogar y una de las más complejas la administración pública. Pero el
fenómeno administrativo no solamente nació con la humanidad, sino que se extiende a la
vez a todos los ámbitos geográficos y por su carácter Universal, lo encontramos presente en
todas partes. Y es que en el ámbito del esfuerzo humano existe siempre un lado
administrativo de todo esfuerzo planeado.

La importancia de la administración se ve en que está imparte efectividad a los esfuerzos

humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.

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Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad.

El mejoramiento es su consigna constante.

Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administración como:

La administración se da donde quiera que exista un organismo social, aunque lógicamente

sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.

El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena

administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que
ese organismo cuenta.

Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente

esencial, ya que, por su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si no fuera
a base de una administración sumamente técnica.

Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única posibilidad de competir con
otras, es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor coordinación de
sus elementos: maquinaria, mercado, calificación de mano de obra, etc.

La elevación de la productividad, preocupación quizá la de mayor importancia actualmente

en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada administración de las
empresas, ya que, si cada célula de esa vida económico-social es eficiente y productiva, la
sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo.

En especial para los países que están desarrollándose; quizá uno de los requisitos
substanciales es mejorar la calidad de su administración, porque, para crear la capitalización,
desarrollar la calificación de sus empleados y trabajadores, etc., bases esenciales de su
desarrollo, es indispensable la más eficiente técnica de coordinación de todos los elementos,
la que viene a ser, por ello, como el punto de partida de ese desarrollo.
Podemos concluir la importancia de la administración, con los hechos que la demuestran
objetivamente:

 La administración se aplica a todo tipo de Empresas.

 El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena
administración.
 Una adecuada administración eleva la productividad.
 La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.
 En los organismos grandes de la administración es indiscutible y esencial.
 En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando la
administración.

Prof. Edgar Huanaco Calcina

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5.- Teorías de la administración:

6.- Conceptos importantes para de la administración.

Organización: Referido a la organización como objeto de estudio de la administración,

entendiéndose como dos o más personas que se han unido y han establecido un objetivo formal
por el cual deciden trabajar.
Se refiere a una función de la administración, en cuyo caso se habla del proceso mediante el cual
se establece la forma en que funciona dicha unión.

Gerente: Persona responsable de planear dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones
a alcanzar sus metas. Actualmente a los jefes se les llama gerentes.

Administrador: profesional de la carrera de administración, persona con visión, que es capaz de

aplicar y desarrollar todos los conocimientos acerca de la planeación, organización, dirección y
control empresarial, donde sus objetivos están en la misma dirección de las metas y propósitos
de la organización.

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Jefe: es quien tiene subordinados y dirige las actividades de ellos para que alcancen los objetivos
de la organización.

Gestión: es la acción y el efecto de administrar. De una forma más específica, una gestión es una
diligencia, entendida como un trámite necesario para conseguir algo o resolver un asunto,
habitualmente de carácter administrativo.
Objetivo: Se denomina el fin al que se desea llegar o la meta que pretende lograr la organización.

Eficacia: consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa.

Eficiencia: consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Obsérvese que
el punto clave en esta definición es ahorro o reducción de recursos al mínimo.

Productividad: consiste en la relación producto-insumo en un período específico con el

adecuado control de la calidad.
Se puede inferir que la productividad puede ser elevada cuando:
 Se reducen los insumos y se mantienen los mismos productos.
 Se incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos.
 Se incrementan los productos con los mismos insumos.

7.- Principios de la Administración

Para casi todos los autores clásicos de la administración, definen a los principios: «Como normas
o «leyes» capaces de resolver los problemas de un organismo social.»

Por lo tanto, podemos decir que los principios de administración son: Verdades primordiales
que sirven como una guía para resolver los problemas dentro de la organización.

Henri Fayol, reconocido como el padre de la gerencia moderna. Fayol en su libro titulado

«Administración Industrial y General», en el año 1966 plantea 14 principios de la administración.

Estos principios son universalmente aceptados y utilizados aun hoy.

Fayol aclaró que estos principios administrativos no son de ninguna manera rígidos, ya que en
diversas situaciones, se requiere hacer uso del criterio personal y la mesura.

Lo más importante es que constituyen guías universales; en cualquier tipo de organización

humana se pueden aplicar.

7.1.- División del Trabajo

La organización debe ser dividida entre los individuos y departamentos. Esto se debe a que una
división del trabajo conduce a la especialización, la especialización y la eficiencia aumenta,
mejora la eficacia y la productividad y la rentabilidad de la organización.

El obrero que fabrica todos los días la misma pieza y el jefe que trata los mismos negocios
adquieren una habilidad, una seguridad y una precisión que aumenta su rendimiento. El cambio
de ocupación o de tarea implica un esfuerzo de adaptación que disminuye la producción.

7.2. Autoridad y Responsabilidad.

Debe haber un equilibrio entre la autoridad (poder) y responsabilidad (funciones).

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La autoridad debe ser igual a la responsabilidad. Si la autoridad es más que la responsabilidad

entonces es probable que un gerente pueda abusar de ella. Si la responsabilidad es más que
autoridad entonces él puede sentirse frustrado el gerente.

La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer.

7.3. Disciplina

Disciplina significa el respeto a las normas y reglamentos de la organización. La disciplina puede

ser autodisciplina, o puede ser forzada. La autodisciplina es la mejor disciplina. Sin embargo, si
no hay autodisciplina, entonces la disciplina debe reforzarse mediante sanciones, multas, etc.
Ninguna organización puede sobrevivir sin disciplina.

Los medios más eficaces para establecer y mantener la disciplina son:

 Buenos jefes en todos los grados jerárquicos, que lideren equipos de trabajo
 Convenios claros y equitativos de recompensar por rendimiento
 Sanciones penales juiciosamente aplicadas.

7.4. Unidad de Dirección

Todas las actividades que tengan el mismo objetivo deben ser dirigidas por un gerente, y debe
utilizar un plan y procedimientos establecidos. Esto se conoce como unidad de dirección.

Ejemplo: las actividades de ventas, al contado, al crédito, la política de precios, etc, deben ser
dirigidas por un solo gerente.

7.5. Unidad de Mando.

Un subordinado (empleado) debe tener sólo un superior (jefe o gerente). Un subordinado debe
recibir órdenes de un solo superior, y por ende un subordinado debe informar a un solo superior.
si un subordinado recibe órdenes de más de un superior, entonces habrá desorden. Esto
afectará a la disciplina, la eficiencia, la productividad y la rentabilidad de la organización.

7.6. Interés general sobre el individual.

En una organización, hay dos tipos de interés. El interés individual de los empleados, y el interés
general de la organización.

El interés general debe tener mayor importancia, mientras que el interés individual se le debe
dar menor importancia, Si no, la organización colapsará.

7.7. Remuneración

Es el precio por los servicios recibidos. Si una organización quiere que los empleados sean
eficientes y de mejor rendimiento, entonces debe tener una buena política de remuneración.
Esta política debe dar la máxima satisfacción tanto para el empleador como para los empleados.
Debe incluir tanto los incentivos financieros y no financieros.
Debe ir acorde al cargo y la actividad desempeñada y tener en consideración la experiencia, el
tiempo empleado, los conocimientos de la
persona, entre otras.

7.8.- Centralización
En la centralización, la autoridad se concentra sólo en pocas manos.

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En la descentralización, la autoridad se distribuye a todos los niveles de gestión.

Si existe una centralización completa, entonces los subordinados no tienen autoridad (poder)
para llevar a cabo su responsabilidad (deberes).
Si hay descentralización completa, entonces el superior no tendrá autoridad para controlar la
organización.
Ninguna organización puede ser completamente centralizada o descentralizada, el grado de
centralización debe variar según las circunstancias.

7.9. Jerarquías.
Jerarquía es una línea de autoridad o cadena de mando.
La jerarquía une a todos los miembros (directivos y empleados) de arriba abajo, cada miembro
debe saber quién es su superior y quien es su subordinado.
La jerarquía es necesaria para una buena comunicación y no debe romperse.

7.10. Orden.
Debe haber una Orden de cosas y personas en la organización.
Orden material, Un Lugar reservado para cada cosa y cada cosa en su lugar asignado.
El orden debe evitar las pérdidas materiales y de tiempo.
Orden social, Exige que el lugar convenga al agente y que el agente convenga al puesto.
Este orden resuelve dos operaciones administrativas más difíciles: una buena organización y un
buen reclutamiento.

7.11. Equidad.
Los gerentes deben utilizar la equidad en el trato con los empleados. La equidad es una
combinación de bondad y justicia. Equidad crea lealtad y devoción en los empleados.

7.12. Estabilidad del Personal.

Un empleado necesita tiempo para aprender su trabajo y llegar a ser eficiente. Por lo tanto, se
le debe dar tiempo para que llegar a ser eficaz, debe ser permanente. Los empleados deben
tener la seguridad laboral.
Se deben realizar un esfuerzo por reducir la rotación de personal.
Si hay demasiada rotación se perderá mucho tiempo en: Selección, reclutamiento, capacitación
y entrenamiento, esto subirán los costos además habrá aumento en errores y defectos en la
producción y el sentimiento de inestabilidad de los trabajadores. La retención de trabajadores
productivos debe ser una prioridad.

7.13. Iniciativa.
Se debe alentar a los empleados a hacer sus propios planes y la ejecución de estos planes en los
procesos de la empresa.
Esto traerá satisfacción a los empleados y a su vez el éxito de la organización.
El jefe debe saber fomentar la iniciativa, la creatividad de sus trabajadores.

7.14. Espíritu de Equipo.

Por lo tanto, la dirección debería crear la unidad, la cooperación y el espíritu de equipo entre los
empleados.
Deben evitar la división y el régimen autoritario. Hoy en día las empresas trabajan en equipos
para alcanzar logros comunes donde cada quien aporta un poco de su conocimiento y destreza.

Prof. Edgar Huanaco Calcina