LECTURA N°1

LA ADMINISTRACION

El surgimiento de la administración es un acontecimiento de primera importancia

en la historia social en pocos casos, si los hay, una institución básicamente nueva,
o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la administración
desde un principios del siglo. Pocas veces en la historia de la humanidad una
institución se ha manifestado indispensable con tanta rapidez. La administración
que es el órgano específico encargado de hacer que los recursos
sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo
económico
Algunas definiciones sobre Administración:

El Dr. George R. Terry define administración como: “La administración consiste

en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas”.

Koontz y O’Donnell nos da la siguiente definición de administración: “La dirección

de un organismo social y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la
habilidad de conducir a sus integrantes”.

V. Clushkov: "Es un dispositivo que organiza y realiza la trasformación ordenada

de la información, recibe la información del objeto de dirección, la procesa y la
transmite bajo la forma necesaria para la gestión, realizando este proceso
continuamente".

 E. F. L. Brech: "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de

planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr
un propósito dado". 

J. D. Mooney: "Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en
un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana". Y contrapone esta
definición con la que da sobre la organización como: "la técnica de relacionar los
deberes o funciones específicas en un todo coordinado". 
Peterson and Plowman: "Una técnica por medio de la cual se determinan,
clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular".

 F. Tannenbaum: "El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlara a

subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos
comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente
coordinados en el logro del fin de la empresa". 

Henry Fayol (considerado como el verdadero padre de la moderna

Administración), dice que "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y
controlar".

F. Morstein Marx la concibe como: "Toda acción encaminada a convertir un

propósito en realidad positiva"…"es un ordenamiento sistemético de medios y el
uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito".   

Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales

con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar
como una sola unidad. Es el proceso de planificación, organización, dirección y
control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos
disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas.

IMPORTANCIA Y PAPEL DE LA ADMINISTRACIÓN

a) Importancia
Las definiciones enunciadas anteriormente nos permiten deducir la importancia de
la administración, pero conviene que penetremos más en el asunto, en cuanto a la
importancia de la administración para el hombre como individuo, para las
organizaciones y para la sociedad en general. Tanto las condiciones ecológicas
como las mismas interacciones del ser humano obligan a éste a agruparse para
lograr ciertos fines que ninguna persona por sí sola puede lograr. La humanidad
ha llegado a su progreso actual a base de esfuerzos cooperativos, pero estos
esfuerzos han sido sistematizados para que cada persona conozca sus
obligaciones dentro de ese esfuerzo colectivo. Esto último evita las discordias y
además concilia las vocaciones e intereses de las personas con su tipo de trabajo.
La administración es un proceso necesario a cualquier esfuerzo colectivo, sea
público o privado, sea civil o militar, religioso, político, social, etc.; sólo varía la
organización de los esfuerzos y la administración se adapta a cada entidad. Es la
administración, uno de los soportes fundamentales del hombre para poder
satisfacer sus múltiples necesidades espirituales y materiales, que son tan
cambiantes en atención a la dinámica social y económica. Ninguna organización
puede alcanzar buen éxito si no tiene una administración competente; es ella
quien permite alcanzar las metas de las organizaciones, sean éstas económicas,
políticas o sociales, encauzando para ello las aptitudes y energías humanas hacia
una acción efectiva. Tarea como construir una sociedad mejor, una mejor y mayor
producción de bienes y servicios, elevar los niveles sociales organizando la
administración gubernamental en forma más eficiente, son oportunidades que se
presentan a quienes tengan aptitudes y posibilidades para desarrollarse en
administración. La administración imparte eficacia y eficiencia a los esfuerzos
humanos, a través del logro de las metas oportunamente, y eficiencia
reduciendo en lo posible la utilización de los recursos; es decir, con los
menores costos y gastos posibles. El administrador debe adelantarse a las
contingencias de situaciones cambiantes, ser capaz de tomar decisiones
adecuadas en momentos de incertidumbre, activar continuamente la imaginación,
agrupar sucesos aparentemente aislados con informes objetivos y suposiciones,
relacionarlos y poder sugerir o implementar soluciones a determinados problemas.
Hace posible la obtención de mejores equipos, talleres, oficinas, productos,
servicios, financiamiento y trata de que estos recursos se organicen
adecuadamente al logro de los objetivos de cada organización, dándole prioridad a
las personas que laboren, manteniendo para ello un clima satisfactorio de
relaciones humanas. Con este objeto el administrador debe conocer no sólo las
técnicas administrativas y mantenerse actualizado en cuanto a innovaciones
tecnológicas, sino también, tener un profundo conocimiento de las aptitudes y
actitudes humanas. Sin descartar otras variables exógenas a las organizaciones,
podemos expresar que muchos de los fracasos de las organizaciones públicas y
privadas se deben a fallas administrativas. Basta leer la prensa diaria para
detectar este aserto: programas incumplidos, equipos en desuso, corrupción
administrativa, empresas del Estado que le acarrean pérdidas al país; igualmente
en el sector privado, día a día fracasan ideas al nacer, por falta de experiencia
administrativa para implementarlas, otros negocios duran un tiempo mínimo y sólo
en contadas excepciones se convierten en empresas sólidas por contar con
buenos administradores. Generalmente se ha comprobado que el fracaso de los
negocios se debe a incompetencia, a falta de experiencia en el tipo de negocio y a
falta de preparación
Administrar un negocio no es fácil; siempre surgen nuevos problemas: rotación de
personal, alzas en costo de la materia prima y los servicios, mayor competencia,
problemas de tipo económico, falta de liquidez, nuevos impuestos; pero esas
dificultades son las que obligan a las organizaciones a la búsqueda de mejores
administradores, capacitados para afrontar dichos problemas y solucionarlos.

Argumentos más relevantes que fundamenta la importancia de esta disciplina:

Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta

es imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo
social.

Simplificación del Trabajo: Simplifica  el trabajo al establecer

principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa

están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

Bien común: A través de los principios de administración se contribuye al

bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el
aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar
empleos.
ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso Administrativo conlleva un conjunto de etapas o pasos las cuales son:

Planificación

Es la etapa. que determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben
alcanzarse y qué debe hacerse para conseguirlos. Se puede decir, que se trata de
un modelo teorico para la acción futura, ya que sirve de base a las demás. La
Planeación empieza por la determinación de los objetivos y detalla los planes
necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible, ya que en la planeación
se determina a donde se pretende llegar, lo que debe hacerse, cuando, cómo y en
qué orden.

Organización.

La Organización significa el acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y

los órganos involucrados en la ejecución y establecer las relaciones entre ellos y
las atribuciones de cada uno. La Organización consiste en:

Determinar las actividades específicas necesarias para el logro de los objetivos

planeados (especialización).

Agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización.

Asignar las actividades a posiciones y personas específicas (cargos y tareas)

Dirección.

Se refiere a las relaciones interpersonales de los administradores y sus

respectivos subordinados en todos los niveles de la organización. Dirigir significa
interpretar los planes y dar las instrucciones sobre cómo ejecutarlos para
conseguir los objetivos pretendidos, es decir ; poner en acción y dinamizar la
empresa.
Control

Etapa que busca asegurar que lo planeado , organizado y dirigido cumplió

realmente los objetivos previstos.

Los principios de la Administración  

 El uso de principios de la administración tiene como finalidad simplificar el trabajo

administrativo. La clave de las acciones que deban emprenderse está sugerida por
éstos.   A partir del supuesto de que los principios no son absolutos, sino flexibles
y que pueden utilizarse aún en condiciones especiales y cambiantes, Henry
Fayol enumeró 14 principios basados en su experiencia que pueden resumirse
así:         

1. División de Trabajo : Cuanto más se especialicen las personas, con mayor

eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna
línea de montaje.

2. Autoridad : Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas.
Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre
obtendrán obediencia, a menos que tengan también
autoridad personal (Liderazgo).

 3. Disciplina : Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas
y convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen
liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para
recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones,
aplicadas con justicia.

 4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben

ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.

 5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una

operación particular solamente de una persona.
 6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el
interés de los empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la
organización como un todo.

 7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los

empleados como para los patronos.

 8. Centralización : Fayol creía que los gerentes deben conservar la

responsabilidad final pero también necesitan dar a sus subalternos autoridad
suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema
consiste en encontrar el mejor grado de centralización en cada caso.

 9. Jerarquía: La línea de autoridad en una organización representada hoy

generalmente por cuadros y líneas de un organigrama pasa en orden de rangos
desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.

 10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en

el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o
posición más adecuados para él.

 11. Equidad : Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus

subalternos.

 12. Estabilidad del personal: Una alta tasa de rotación del personal no es

conveniente para el eficiente funcionamiento de una organización.

 13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos  libertad para concebir y llevar a

cabo sus planes, aún cuando a veces se comentan errores.

 14. Espíritu de equipo : Promover el espíritu de equipo dará a la organización

un sentido de unidad. Fayol recomendaba por ejemplo, el empleo de la
comunicación verbal en lugar de la comunicación formal por escrito, siempre
que fuera posible
Funciones de la Administración

Según Fayol dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que

se denominaron funciones básicas de la empresa, las cuales son:

1. Funciones técnicas, relacionadas con la producción de bienes o de servicios.

2. Funciones comerciales, relacionadas con la compra, venta e intercambio.
3. Funciones financieras, relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.
4.Funciones de seguridad, relacionadas con la protección y preservación de los
bienes y de las personas.
5. Funciones contables, relacionadas con los inventarios, registros,
balances, costos y estadísticas.
6. Funciones administrativas, relacionadas con la integración de las otras cinco
funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás
funciones.

Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la

empresa, siempre encima de ellas.

Argumenta Fayol, que ninguna de las cinco funciones esenciales precedentes

tienen la tarea de formular el programa de acción general de la empresa, de
constituir su cuerpo social, de coordinar los esfuerzos y de armonizar los actos,
esas atribuciones constituyen otra función, designada habitualmente con el
nombre de administración.

Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de
administrar como: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.