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1. OBJETIVO

Ofrecer una guía adecuada para el almacenamiento y correcto manejo de medicamentos y/o
dispositivos médicos que se compran en la institución, con el fin de conservar las condiciones
declaradas por el fabricante y cumplir con las buenas prácticas de almacenamiento.

2. ALCANCE

Aplica a todos los funcionarios que tengan relación con el almacenamiento de medicamentos en la
institución; jefe de Almacén, Regentes, Auxiliares de servicios Farmacéuticos y Auxiliares de
Almacén.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Resolución 1403 del 2007: Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio
Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras
disposiciones

Decreto 2200 de 2005: Regula las actividades y/o procesos propios del servicio
farmacéutico.

Resolución 1478 de 2006: Por la cual se expiden normas para el control, seguimiento y
vigilancia de la importación, exportación, procesamiento, síntesis, fabricación, distribución,
dispensación, compra, venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a fiscalización,
medicamentos o cualquier otro producto que las contengan y sobre aquellas que son Monopolio del
Estado

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Almacenamiento: Proceso que refiere al tratamiento, movimiento y control sobre mercancías

de distintos tipos de acuerdo a la naturaleza de la operación y las condiciones controladas que
requieren las mismas.

Estanterías: Mobiliario que permite la ubicación de diferentes mercancías de acuerdo a su

disposición en un espacio determinado.

Humedad relativa: Cantidad de agua, vapor de agua o cualquier otro líquido que está
presente en la superficie o el interior de un cuerpo o en el aire.
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Refrigeración: proceso que consiste en bajar o mantener el nivel de calor de un cuerpo o un

espacio.

Temperatura: Magnitud física de calor medible en un objeto o cuerpo determinado.

Cadena de frio: Serie de elementos que garantizan el mantenimiento de condiciones

especiales que requieren algunos medicamentos para su conservación (temperatura entre 2 y 8
°)

Requisitos técnicos: Registro sanitario vigente, número de lote, fecha de vencimiento,

condiciones especiales de almacenamiento y preservación (cadena de frío)

Termohigrómetro: Dispositivo que permite medir condiciones de temperatura y humedad

relativa ambiental.

Termómetro: Dispositivo para medir temperatura.

Medicamentos de control especial: Sustancias sometidas a fiscalización debido a su alto

poder adictivo. Se identifican por la FRANJA VIOLETA en el empaque y requieren ser
almacenados bajo condiciones de seguridad y control (Resolución 1478 de 2006).

No conformidad del producto: medicamentos o dispositivos médicos a los cuales, durante

la inspección, se encuentra que no cumplen con alguno de los requisitos exigidos.
Estiba: Base de material resistente de fácil limpieza (plástica) donde se ubican los embalajes
o cajas originales, para que no esté en contacto directo con el piso.

Avería: Destrucción parcial o total de un medicamento o dispositivo médico (envase o

empaque).

Delimitación de áreas: Señalización que permite determinar los espacios correspondientes

a los procedimientos realizados en las bodegas y servicios farmacéuticos.
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Legislación farmacéutica: Toda la normatividad legal establecida para los

establecimientos farmacéuticos.

Empaque primario: Es aquel que tiene contacto directo con el medicamento.

Empaque secundario: Es el embalaje que contiene a uno o más de los empaques primarios
con el medicamento.

Empaques terciarios: Son aquellos que contienen a los secundarios

5. DESCRIPCIÓN

5.1 Generalidades

Los medicamentos y/o dispositivos médicos que se manejan en el almacén y en el servicio

farmacéutico son un activo muy valioso de la institución y elemento fundamental en la prestación
de los servicios, por ello se debe encaminar esfuerzo para conservarlos como los exigen los
laboratorios y fabricantes desde el punto de vista científico y técnico.

5.2 Disposición de áreas

En lo que corresponde al área de almacenamiento de medicamentos del servicio farmacéutico, se

debe cumplir con diferentes condiciones, las cuales permitan conservar las características de los
mismos y demás elementos que sean necesarios para la continuidad de los procesos relacionados en
la institución.
El área de almacenamiento debe cumplir con las siguientes subáreas, de modo que se integren todos
los elementos necesarios para cumplir a cabalidad con la cadena de almacenamiento de
medicamentos. Con respecto a lo anterior tenemos:

5.2.1 Área de recepción: Espacio exclusivo para ubicar los pedidos realizados
al proveedor al momento de la llegada de los medicamentos y/o
dispositivos médicos, mientras se somete al proceso de recepción. Los
medicamentos que se encuentran en esta área no se pueden utilizar debido
a que todavía no han pasado por este proceso.

5.2.2 Área de almacenamiento establecida: Representa el área destinada

al almacenamiento de los medicamentos y/o dispositivos
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médicos que son aptos para distribuir. En esta área podemos encontrar:

5.2.3 Almacenamiento General: Lugar y espacio en el cual se ubican y

almacenan los medicamentos y/o dispositivos médicos en sus empaques
secundarios y que no se encuentran en embalajes y/o empaques terciarios.

5.2.4 Almacenamiento de Cadena de Frio: Lugar donde se ubican los

medicamentos que requieren una temperatura controlada entre 2 y 8
grados centígrados, dentro de este espacio se ubican vacunas, algunos
anestésicos, insulina, entre otros. En Ensalud se cuenta con neveras en cada
sede donde se manejan este tipo de medicamentos.

En caso de presentarse fallos eléctricos se destinan neveras de icopor con pilas

refrigerantes en su interior, este almacenamiento temporal no debe exceder las 8 horas. Si
después de 8 horas la energía eléctrica no se ha restablecido, se debe buscar otro
establecimiento de la organización para guardar los medicamentos.

5.2.5 Almacenamiento de medicamentos de control especial: Lugar en

el cual se debe almacenar los medicamentos de control especial; por
ejemplo, Benzodiacepinas, barbitúricos, opioides, anestésicos generales y
todos los medicamentos que por legislación son definidos como control
especial.

5.2.6 Almacenamiento de medicamentos de Alto Costo: Lugar donde se

ubican los medicamentos que por su valor son considerados de alto costo y
están sujetos a controles especiales de verificación. Para el caso de Ensalud,
se tiene según la clasificación ABC del costo.

5.2.7 Área de despacho: Lugar en el cual se ubican los diferentes pedidos que
ya están listos para entregar.

5.2.8 Área de Cuarentena: En esta área identificada de almacenamiento

temporal van todos aquellos productos que como resultado de la recepción
técnica y administrativa no se ha definido cumplimiento de todos los
requisitos establecidos, por lo tanto, se separa de los otros productos hasta
que se pueda definir su liberación o rechazo. Si se define que estos
productos se pueden utilizar, se ubican en
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el área de producto disponible, de lo contrario se debe tratar como un producto no

conforme.

5.2.9 Área de producto no conforme: Se tiene destinado un lugar

identificado dentro del servicio farmacéutico para ubicar los productos que
no fueron aprobados después de realizar la inspección, bien sea por
averías, vencimiento, incumplimiento de un requisito técnico,
requerimiento de dirección técnica y/o de entidades de salud, En este lugar
se tienen los productos que van a ser destruidos o desnaturalizados.

5.2.10 Área de devolución: Sección donde se ubican los productos que se van a
devolver, bien sea por rechazo, que hayan sido retirados del mercado o no
han cumplido con los requisitos técnicos y administrativos en la recepción.

5.2.11 Área de disposición de residuos: Lugar donde se ubican los residuos

resultantes según su clasificación, en Ensalud se tienen colectores donde se
clasifica el residuo según condición.

5.2.12 Área administrativa: Lugar exclusivo para el responsable de los servicios

o establecimientos farmacéuticos, debe contar con los elementos y
mobiliarios correspondientes a su labor.

5.2.13 Área de servicios sanitarios: El personal que labora en los diferentes

establecimientos y servicios farmacéuticos debe contar con servicios
sanitarios propios y en buen estado, para evitar la salida del personal y el
cierre inesperado de las autoridades sanitarias.

5.3 Condiciones del Área de Almacenamiento

El área de almacenamiento debe cumplir con ciertos requisitos para que las labores relacionadas, se
lleven a cabo de manera óptima y no interfieran en el proceso de recepción, almacenamiento y
distribución de los medicamentos.

5.3.1 Condiciones físicas:

Ordenamiento: Es fundamental que los medicamentos tengan un ordenamiento dentro de las

diferentes áreas, lo que ayuda a localizarlos rápidamente y además
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apoya al conteo de un inventario a la organización y un buen aspecto del área (área organizada y
agradable a la vista).

Existen varias formas de almacenamiento, en Ensalud se determinó el ordenamiento de la siguiente

forma:

 Ordenamiento alfabéticamente por principio activo y rotación; es decir se ubican los

medicamentos de alta rotación en cajas terciarias, debidamente selladas y rotuladas,
en estricto orden alfabético con nombre del medicamento, cantidad de unidades,
número de lote, fecha de vencimiento, con el objeto de facilitar la identificación y el
proceso de inventarios.

 Para los medicamentos de baja rotación se tienen en cuenta los mismos criterios, pero
en embalajes más pequeños y estanterías adecuadas, que permitan un mejor manejo
de los espacios en el almacenamiento.

En Ensalud se maneja el método de rotación FEFO (first expired, first out) que significa que “lo
primero en vencer es lo primero en salir”, este método es el que se tiene en cuenta tanto en el
almacenamiento como en la distribución de todos los medicamentos y dispositivos médicos.

Almacenamiento De Sueros Y Soluciones De Gran Volumen

Para el almacenamiento de este tipo de productos, se deben tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:

 Los embalajes deben colocarse sobre estibas, deben estar sellados para evitar la
entrada de polvo y demás partículas en el interior; una vez sean abiertas, se
recomienda colocar un cartón en la parte superior del embalaje y luego cerrar las
cuatro alas del mismo. siempre se coloca con el aviso ESTE LADO ARRIBA.

 En el caso de haber algún embalaje deteriorado se recomienda cambiar el embalaje

por otro o en su defecto colocar el embalaje en la parte superior para que sea la que
se consuma primero.

 Los embalajes se deben colocar sobre estibas plásticas, dejando suficiente espacio
entre los diferentes tipos de soluciones (solución Salina, Hartman, dextrosa, entre
otras), con el fin de evitar confusiones en el despacho del pedido correspondiente. Se
deben almacenar por lo menos 15 centímetros alejados de la pared para que el
producto no se afecte por la humedad.
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 Adicional se organizan las cajas de acuerdo como lo recomiende el proveedor o

fabricante, en caso de no precisar el peso que se puede estibar, solo se pueden
organizar máximo cinco cajas.

5.3.2 Condiciones Ambientales

Para el control de las variables relacionadas con la temperatura y humedad relativa, se cuenta con
dispositivos Termohigrómetros, donde a través de un registro diario por jornada, se registran los
datos correspondientes y se ingresan al aplicativo de Gestión Técnica.

Para la gestión de estos factores críticos, se relacionan los siguientes aspectos:

La Luz: Muchos medicamentos son fotosensibles, significa que se deterioran cuando entran en
contacto con un exceso de luz. Es por ello que los medicamentos fotosensibles deben de estar
alejados de radiaciones directas del sol o de lámparas. Los medicamentos fotosensibles
generalmente vienen empacados en blíster de color ámbar. Frasco de color ámbar, ampollas de
color ámbar. La recomendación es que por ningún motivo los medicamentos fotosensibles deben
perder su empaque de protección.

La temperatura: Cada medicamento tiene un límite de temperatura hasta el cual resiste sin sufrir
alteración o deterioro en sus componentes integrantes, requisito que debe estar indicado en el
empaque del producto.

Los medicamentos sensibles a la temperatura reciben el nombre de termo sensibles, por tal motivo
se hace necesario tener un buen control de la temperatura en el área de almacenamiento, con el
objeto de evitar que se deterioren y que al final se obtenga un medicamento que se convierta en un
producto tóxico para el organismo. Por tal motivo se cuenta con una relación en cuanto al manejo
de la temperatura en este tipo de medicamentos.

a. Temperatura ambiente: Se considera temperatura ambiente entre 15°C – 30°C,

dependiendo del sitio geográfico en donde se localice el lugar de almacenamiento.
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b. Temperatura de Cadena de frio: Temperatura comprendida entre 2 °C – 8 °C

c. Ambiente fresco: Temperatura que oscila entre los 8°C –15°C. Un medicamento
que deba ser almacenado en fresco puede ser ubicado en un refrigerador en el caso
que el clima sea caliente, a no ser que en la etiqueta diga lo contrario.

d. Temperatura caliente: Temperatura comprendida entre 30°C - 40°C, a esta

temperatura ya se presenta afectación negativa para la mayoría de los medicamentos
y/o dispositivos médicos.

e. Temperatura con calor excesivo: Temperatura mayor de 40 °C, donde los

medicamentos almacenados tienen gran probabilidad de que se encuentren en alto
estado de deterioro.

f. Protección de la congelación: La congelación de un medicamento por debajo de

0°C se acompaña de pérdida de potencia y alteración de sus características físico-
químicas, por tal motivo el medicamento trae consigo las indicaciones claras para que
esté no sea congelado.

g. Humedad: Este factor es de alta importancia, ya que fuera de control genera

deterioro a través de crecimiento de microorganismo como hongos, bacteria,
reacciones de oxidación, hidrólisis de los componentes de los medicamentos y
deterioro de las formas farmacéuticas propias del producto.
Para el control de esta variable se tiene relacionado un rango de 45 a 75% de humedad relativa,
rango en el cual no se genera afectación de los componentes o deterioro del empaque que contiene
el producto.

Los medicamentos sensibles a la humedad se les denominan higroscópicos; esta variable se controla
por medio de un higrómetro, y así mismo se ubica el termómetro en el área de almacenamiento para
tener registro de las variaciones de estas variables y su afectación o condición específica del espacio
de almacenamiento controlado.

5.3.3 Condiciones Higiénicas: Son las precauciones que debemos tener en

cuenta desde el punto de vista de las buenas prácticas de aseo y que nos van a
permitir mantener loa medicamentos y/o dispositivos médicos sin problemas de
tipo microbiológico.
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 La ventilación: debe ser aire fresco y que no provenga de fuentes de

contaminación (parqueaderos o basureros).
 Personal sano: personas que no padezcan de enfermedad infectocontagiosa, vírales
o bacterianas.
 Buenas prácticas de higiene personal: lavado de manos antes y después de utilizar
los servicios sanitarios.
 Aseo, limpieza y desinfección diaria del área de almacenamiento de
medicamentos para evitar la proliferación de hongos y bacterias.
 Instalaciones sanitarias funcionales, limpias y desinfectadas.
 Lavamanos apropiados.
 Estantes limpios y libres de polvo.
 Medicamentos libres de polvo y de partículas adheridas a las cajas.
 Fumigaciones periódicas (control mínimo cada seis meses), para eliminar insectos y
roedores.
 Refrigeradores limpios (aseo periódico) y exclusivo para almacenar medicamentos. No
se permiten alimentos, reactivos de laboratorios ni de líquidos biológicos, muestra de
laboratorios, etc.
 No comer en el área de almacenamiento.
 La limpieza de las estibas (al menos cada mes) ya que estas recogen basuras, polvo y
telarañas.

El aseo, limpieza y desinfección del área de almacenamiento correspondiente, debe ser llevado a
cabo, bajo el cronograma definido para tal fin, de modo que sea una de las actividades prioritarias
cuando se realice el ingreso al área de almacenamiento. Así mismo y para garantizar el desarrollo
de todas las actividades pertinentes, todas las subáreas al interior del área de almacenamiento deben
estar debidamente señalizadas y delimitadas con la señalética correspondiente de acuerdo a la
característica del espacio definido.

5.3.4 Otras Consideraciones

Además de los elementos citados anteriormente, se deben tener en cuenta otros aspectos que
permitan controlar las condiciones para el manejo adecuado de los medicamentos en su espacio
correspondiente. Dentro de estos encontramos:

 Paredes y pisos, los cuales deben ser de un material liso y que facilite su
limpieza.
 Buena circulación de aire, ventanas y puertas adecuadas, aires y extractores.
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 Sitios exclusivos para productos inflamables.

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 Extintores debidamente cargados, además de capacitaciones al personal del

servicio farmacéutico y del almacén sobre su utilización.
 Delimitar y señalizar cada una de las subáreas dentro del área de
almacenamiento.
 Ubicación de avisos de NO FUMAR y NO COMER al interior de las zonas de
almacenamiento.

5.3.5 Infraestructura para el área de Almacenamiento

El tamaño del área de almacenamiento se debe definir de acuerdo con los criterios antes
mencionados, al igual que sus diferentes subáreas. Cada uno de los elementos integrados al área de
almacenamiento debidamente controlado, permitirá su flujo correcto de mercancías y optimizará los
tiempos de despacho.

Personal: Dependiendo del procedimiento definido para cada área, se estructura su espacio y su
personal aplicable, en este caso lo que corresponde a recepción, almacenamiento, distribución y
dispensación, se relacionara con su proceso de despacho y el volumen de medicamentos que se
manejen.

Almacén: Debe contar con un área determinada y totalmente dispuesta para la operación de
almacenamiento, de modo que el proceso pueda llevar un flujo regular y normalizado, que beneficie
el resultado de la operación y a la organización.

Mobiliarios: que permitan ubicar los controles administrativos pertenecientes al proceso.

Equipos de cómputo: Facilitadores en el control de la información relacionada con los

medicamentos y sus respectivos movimientos al momento de gestionar los pedidos. La base de
estos equipos esta soportada a través de servidores que permiten la transmisión de datos y su
posterior almacenamiento.

Estibas: Las más adecuadas son las plásticas por considerar que las de madera retienen agua y
polvo que se puede transmitir a los embalajes de cartón, deteriorando los medicamentos, además
permitiendo la proliferación de microorganismos.

Servicios sanitarios: Teniendo en cuenta el personal relacionado en un punto correspondiente,

se asigna el área con su respectivo encerramiento. En Ensalud se
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cuenta con servicios sanitarios suficientes, dependiendo de la cantidad de personal que labora en
cada dependencia.

5.4 Controles Definidos:

5.4.1 Controles en la ubicación de medicamentos y dispositivos

médicos.

Se tienen guías de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, según la rotación y su

descripción de principio activo en forma alfabética, todo esto con el fin de tener una herramienta
que permita a los funcionarios realizar un adecuado almacenamiento.

5.4.2 Controles de factores ambientales:

Temperatura y humedad relativa: Se registra dos veces al día, en el aplicativo de gestión

Técnica en línea, la temperatura y humedad relativa del ambiente, y temperatura de la nevera, según
el dato que suministra el Termohigrómetro y termómetro respectivamente, siendo esta última en las
sedes aplicables.

Este registro se toma en la mañana y en la tarde, si se observan desviaciones no permitidas, se

procederá a tomar las acciones de contingencia necesarias, para normalizar este factor.

5.4.3 Control de vencimientos: Se cuenta con una herramienta de control

muy práctica para gestionar esta condición de los medicamentos por cada
punto. Cada mes se deben revisar los medicamentos que se vencerán con
el objeto de realizar el debido tratamiento con el proveedor de acuerdo con
la negociación pertinente.

6. Control de Inventarios: Se establecen controles que permitan verificar los

inventarios de todos los medicamentos y dispositivos médicos, por esta razón
se realizan:

Medicamentos de Alto Costo: para este tipo de elementos definidos como alto costo, se
realizará inventario el primer día hábil de cada mes, para el Almacén
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principal en presencia del encargado y Control Interno, para las sedes se verificará en kardex y
se hará el respectivo seguimiento.

Aleatorios semanales a productos Categoría A, B, C: Se debe realizar por

cada auxiliar, según inventario asignado para garantizar en el mes un cubrimiento de
la gran mayoría de los medicamentos y dispositivos médicos, según este concepto.
Inventarios Anuales: Se deben realizar como mínimo una vez al año inventarios generales
de la totalidad de los medicamentos y dispositivos médicos existentes en los servicios
farmacéuticos, según los cronogramas establecidos por la institución.

En lo que corresponde al tema de inventarios, se establecen como actividades, pequeños

controles que desde los distintos puntos y con el apoyo de herramientas sistematizadas,
permiten mantener una relación específica por mes para proyectar el inventario total de
acuerdo a programación de la dirección de Farma.

6.1.1 Controles de higiene y aseo:

En todas las sedes de Ensalud Group se establecen los siguientes criterios para el desarrollo
de esta actividad.

Aseo general: Se debe garantizar la limpieza y orden de pisos, paredes, baños, lo mismo
que del mobiliario. Esta actividad se debe registrar en el aplicativo de gestión técnica,
relacionando actividad y responsable de ejecución de la misma

Fumigaciones periódicas: En Ensalud Group se realiza fumigación contra plagas y

roedores como mínimo cada semestre, según programación definida con el proveedor que
brinda dicho servicio.

6.1.2 Control de la conservación de medicamentos:

Se deben de verificar mensualmente signos de descomposición en los medicamentos y/o

dispositivos médicos, para ser reportados y/o devueltos a los laboratorios fabricantes y/o
proveedores. Lo mismo que reubicar o buscar mejoras en las condiciones de almacenamiento. Esta
actividad se realiza a través del aplicativo de Gestión Técnica para el respectivo ingreso de datos
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El control de ciertas condiciones de almacenamiento para este tipo de productos, debe estar
enfocado en el aseguramiento de la calidad, eficacia y durabilidad de los mismos.

6.1.3 Signos de descomposición de los medicamentos

Algunos de estos aspectos, son evidencia clara de afectación negativa en los medicamentos y
dispositivos médicos:

 Moteado de las tabletas

 Endurecimiento o ablandamiento excesivo de las cápsulas.
 Presencia de cristales en las tabletas, supositorios, cremas, entre otros.
 Soluciones turbias.
 Partículas no dispersas.
 Cambio de color, olor, sabor, apariencia física, textura.
 Separación de fases en suspensiones y emulsiones.
 Presencia de burbujas en soluciones o en blíster.
 Compactación de granulados o polvos para diluido reconstituir
 Envases inflados.
 Presencia de gas en el blíster.
 Rompimiento del blíster

6.1.4 Características De Inestabilidad Física Por Tipo De Presentación

Para Algunos Medicamentos

Polvos y granulados

 Los cambios de color.

 Olor
 apariencia física
 Presencia de gotas de agua en el empaque primario.

Tabletas efervescentes

 Son muy sensibles a la humedad.

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 Presencia de gas en el empaque (inflado) indica una acción efervescente en el

producto.

Formas farmacéuticas líquidas soluciones

 Contaminación microbiana.
 Soluciones turbias
 Decoloración
 Formación de gas

Emulsiones

 Separación de fases acuosa y aceitosa y no actúan por simple agitación.

 Formación de gas.
 Decoloración

Suspensiones

 Presencia de partículas de gran tamaño

 Dificultad para dispersar por agitación las partículas sólidas.
 Formación de gas.
 Decoloración

Formas farmacéuticas semisólidas

 Presencia de cristales
 Rompimiento de la emulsión.
 Presencia de líquido.
 Contaminación bacteriana.
 Decoloración

Ungüento

 Cambio de consistencia
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 Formación de gránulos.
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 Presencia de líquidos
 Decoloración.

Inestabilidad de soluciones parenterales

Soluciones inyectables

 Cambio de consistencia
 Formación de partículas.
 Cambio de color
 Formación de gas (burbujas)
 Solución turbia

Polvo para reconstitución suspensión inyectable

 Cambio de color del polvo.

 Formación de partículas en el polvo.
 Presencia de gotas de agua.

Es de alta importancia, relacionar las características propias en cuanto al almacenamiento y

condiciones de embalaje de los distintos tipos de medicamentos, teniendo en cuenta que una
correcta gestión frente a este proceso, garantizara no solo el sostenimiento de las condiciones
controladas para su salida, si no su correcto flujo en la cadena de recepción, almacenamiento,
distribución y dispensación.

La conservación de los medicamentos es fundamental para:

1. Asegurarse de la calidad de los medicamentos hasta su utilización.

2. Garantizar la eficacia terapéutica.
3. Evitar la descomposición o degradación de los medicamentos lo que se traduce en
pérdidas para la bodega.
4. Evitar el deterioro o envejecimiento de los medicamentos.

7. Asignación de áreas para el control efectivo:

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Para garantizar las condiciones de almacenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos

asociados al servicio farmacéutico, se han definido algunos controles específicos para ser aplicados
en los puntos correspondientes.

Se realizará una asignación a cada colaborador asociado a un área determinada de la cual será el
responsable de garantizar los siguientes controles y registros:

 Ubicación de medicamentos y dispositivos médicos

 Verificación y seguimiento de vencimientos
 Control de inventarios
 Detección de productos no conformes
 Limpieza y organización

Bajo la mirada que relaciona el control para las distintas actividades asociadas al servicio
Farmacéutico, se proyectan distintas herramientas, como lo es el caso del aplicativo de Gestión
Técnica, donde se integran los módulos de ingreso de datos, que permiten mantener la trazabilidad
en la ejecución de las actividades asociadas.

DOCUM
QUIÉN
QUÉ SE COMO SE DEBE HACER CUANDO SE ENTO/
Nº LO
HACE DEBE HACER REGIST
HACE RO
Al momento en que el
Auxiliar
Recibo de Se revisa la planilla diligenciada en conductor del almacén
de
Mercancía enviada almacén donde se relaciona número ingresa a la sede para Planilla de
1 farmacia
por de cajas, sedes, traslados. entregar la mercancía despacho
y/o
almacén despachada.
regente.
Se imprime el traslado generado
Al momento en que se
desde almacén hacia la sede, se
Auxiliar abren las cajas con
verifica cantidad, lote, Invima, TAFA
Recepción Técnica de medicamentos y
fecha de vencimiento y se compara TFAR
2 y farmacia dispositivos médicos,
con el traslado en cuestión para
administrativa y/o para hacer la revisión
verificar que concuerden todos los
regente técnica
ítems de
revisión. correspondiente
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DOCUM
QUIÉN
QUÉ SE COMO SE DEBE HACER CUANDO SE ENTO/
Nº LO
HACE DEBE HACER REGIST RO
HACE
Después de verificar el correcto
despacho del almacén, se ingresa a
R-Fast con la sgte ruta:
Componentes de inventarios
Farmacias
Auxiliar
Entradas a farmacia Elaborar Al momento en que se
de
entradas a farmacia Sale un haya terminado la EFAR
3 Ingreso al sistema farmacia
cuadro con los revisión técnica y
y/o
traslados que se realizaron a la administrativa.
regente
sede, se escoge el que se revisión y
se le da aceptar.
Esto para todos y cada uno de los
traslados que se revisen
Después de haber hecho el ingreso
Matriz
al sistema y haber alimentado el
técnica
Kardex, se relacionan las diferencias
y/o averías en la matriz técnica,
Se realiza cada que TAAL
posteriormente se envía correo al
Auxiliar haya una (cuando es para
jefe del almacén informándole de la
Devoluciones por de inconsistencia, avería almacén)
notificación en la matriz, y se
4 avería y/o farmacia u otro en la mercancía
procede a realizar la devolución en
diferencias y/o despachada por el TFAR
el sistema (TAAL) acompañado del
regente. almacén y/o sede. (cuando es para
medicamento averiado, o el
otra
documento solo cuando es un
sede o
faltante (mal
despacho desde almacén) farmacia)
Dicho almacenamiento tiene varios
criterios según el regente que lo
aplique:
Se almacena en orden
alfabético
Auxiliar
Cada que llegue
de Se almacena por forma
medicamentos y/o
5 Almacenamiento farmacia farmacéutica.
dispositivos médicos al
Kardex
y/o
dispensario.
regente Se almacena según la
temperatura en la que deben
estar.

Se almacenan si son
controlados o no.
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DOCUM
QUIÉN
QUÉ SE COMO SE DEBE HACER CUANDO SE ENTO/
Nº LO
HACE DEBE HACER REGIST
HACE
RO
Cada que llegue un
Auxiliar usuario con una
Se revisa, se alista y se entrega los formula medica que
de
medicamentos y/o dispositivos Factura y/o
6 Dispensación farmacia
médicos según formula y factura al
cumpla con todos los
Formula.
y/o criterios de ley y que
usuario.
regente
estén cubiertos por
su EPS.

PUNTOS DE CRÍTICOS DE CONTROL DE POSIBLES RIEGOS

(TIEMPO, IMPACTO, EXIGENCIA NORMATIVA)
NOMBRE DE LA MÉTODO DE
ID FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
ACTIVIDAD / TAREA CONTROL
1 Recepción o Confrontar la Cada que el Planilla de
recibo de planilla de entrega almacén despacho
mercancía del almacén, contra despache Regente y
las cajas que le mercancía a la Auxiliares de
están entregando sede. farmacia
físicamente.
2 Recepción técnica Verificar y cruzar Cada que el TAFA
y administrativa. muy bien la almacén TFAR
información física despache Regente y
contra el traslado mercancía a la Auxiliares de
impreso, donde se sede. farmacia
relacionan todos los
datos: sedes,
bodega, lote,
Invima, cantidad,
código,
vencimiento, etc.
3 Devoluciones Identificar las fechas Cada que el Matriz técnica
cortas de almacén Regente y
vencimiento, las despache Auxiliares de
averías y faltantes al mercancía a la farmacia
momento de sede.
recepcionar.
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Revisión No.
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PLAN DE CONTINGENCIA PARA LAS DESVIACIÓN

ACTIVIDAD POSIBLE QUIEN LO
QUE HACER RECOMENDACIÓN
DESVIACIÓN HACE
Hacer una
Que se haga
recepción
una mala Que todos los
Recepción técnica y minuciosa de la
recepción y no integrantes de Auxiliar de
Administrativa mercancía basado
se identifique la sede tengan farmacia y/o
en los documentos
un faltante, claro este facturadores
soporte y tomar
una avería y/o procedimiento .
una muestra
un próximo a de recepción
grande de control
vencer.
aleatorio.

Este procedimiento está enmarcado en el desarrollo del modelo institucional para prestación del servicio de salud- MPIHSS-
y en el cumplimiento de la política pública de salud y el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG). Resolución HDN
–G- 0174 de NOVIEMBRE 24-2017.
 [Codificación]
Versión
ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Fecha
Revisión No.
Página: 22 de

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA REVISIÓN ACTUAL SOLICITANTE DEL CAMBIO DESCRIPCION DEL CAMBIO

Este procedimiento está enmarcado en el desarrollo del modelo institucional para prestación del servicio de salud- MPIHSS-
y en el cumplimiento de la política pública de salud y el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG). Resolución HDN
–G- 0174 de NOVIEMBRE 24-2017.
 [Codificación]
Versión
ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Fecha
Revisión No.
Página: 23 de

FECHA NUEVA REVISIÓN VERIFICADO POR APROBADO POR

Este procedimiento está enmarcado en el desarrollo del modelo institucional para prestación del servicio de salud- MPIHSS-
y en el cumplimiento de la política pública de salud y el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG). Resolución HDN
–G- 0174 de NOVIEMBRE 24-2017.