1. Plan de comunicación.

Plan de comunicación para

proyecto xx del cliente xx
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Revisión
Fecha Versión Descripción Autor
14-agosto-2023 1.0 Apertura del documento. einteriano

Contenido
Vista General del Documento. 1
1. Introducción. 2
1.1 Propósito. 2
1.2 Alcance 2
1.3 Metas de comunicación 2
1.4 Involucrados 2
2. Políticas de difusión de información. 2
3. Herramientas de seguimiento de proyecto. 2
4. Herramientas de comunicación. 3
5. Información a compartir. 3

Vista General del Documento.

El documento se encuentra integrado por una introducción, en donde se describe brevemente el

alcance y propósito del documento del plan de comunicación para el proyecto trazabilidad de
café. Posteriormente detallan los canales, instrumentos, frecuencia y rutas de comunicación
mutuamente acordadas.

1. Introducción.
1.1 Propósito.

El propósito de este documento es definir planificar los canales, herramientas y ventanas de

tiempo durante la realización del proyecto.

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1.2 Alcance

Este documento corresponde al proyecto cliente o identificación del producto. Cualquier otra
información que excede al plan de comunicación, se anexa con la referencia correspondiente.

1.3 Metas de comunicación

Las metas de comunicación son:

1. Mantener al equipo informado sobre el avance diario del proyecto

2. Dejar documentados incidentes, su seguimiento hasta cierre o disposición
3. Tener una sincronización con todo el equipo el estamos más actualizado del proyecto
4. Enterarse al instante sobre algún posible problema que pueda experimentar el proyecto
5. Tener lista cualquier información que los directores del proyecto necesiten, tenerla a la
mano y brindarla lo más pronto posible.

1.4 Involucrados

Listado de los involucrados y las organizaciones a las cuales pertenecen:

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2. Políticas de difusión de información.

 No se permite insertar dispositivos de memoria externos ya que toda información se
manejara mediante el programa Dropbox y correo
 No se permite almacenar información marcada como “confidencial” dentro de carpetas
compartidas
 Si se brinda información en una reunión no debe de ser compartida por las personas
presentes en la reunión a excepción que se dé la indicación en compartir dicha
información.
 No se permitirá tomar fotos o videos con dispositivos móviles dentro de las instalaciones
o a cualquier pantalla o monitor dentro del establecimiento.

3. Herramientas de seguimiento de proyecto.

 Trello: Seguimiento diario en reuniones agiles.
 TeamGantt: uso del seguimiento del proyecto para reuniones con el cliente.

4. Herramientas de comunicación.

 Microsoft Outlook: comunicación interna y con agentes externos

 Microsoft Teams: reuniones virtuales dentro de la empresa y a su vez con agentes
externos
 Whatsapp: desde un celular dado por la empresa para solicitar información de manera
inmediata si se considera que al solicitarla

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5. Información a compartir.
Encargado Información a recibir Encargado
reporte de ventas
metas mensuales
DIRECTOR DE VENTAS
nuevas estrategias de venta
posibles clientes nuevos
producción mensual
estado de maquinaria
DIRECTOR DE PRODUCCION metas de producción
estado de materia prima
estado de producto terminado
gastos totales
ingresos totales
DIRECTOR DE
reporte financiero
CONTABILDAD
reporte de utilidad
plan de presupuesto anual
calendario mensual
planeación de eventos
DIRECTOR DE MARKETING
estrategia de promoción
promocionales
programación de compras
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR DE COMPRAS cantidad de materia prima e insumos
presupuesto para compras
estructura organizativa de la empresa
DIRECTOR DE RECURSOS políticas internas
HUMANOS Nóminas de empleados
informes de seguridad y salud empresarial
detalle de inventario
capacidad de almacén
DIRECTOR DE ALMACEN método de almacenamiento
programación de entrega de material
distribución interna de bodegas
claves de seguridad
acceso a cámaras de vigilancia
horarios y distribución de rondas de vigilancia
DIRECTOR DE SEGURIDA
cantidad de personal de seguridad operando
zona de alto riesgo
plan de seguridad interno
DIRECTOR DE horario de mantenimiento general
MANTENIMIENTO manuales de mantenimiento de la empresa