GESTION DE LAS

COMUNICACIONES
Ing. Ben Ricaldi, PMP

26/09/2020 1
Objetivos de aprendizaje

1 Comprender la importancia de la Gestión de

las Comunicaciones

Entender los procesos clave de la Gestión de

2 las Comunicaciones y las buenas prácticas

para su aplicación

2
Mapa mental gestión de las comunicaciones

Lo primero que tenemos que tener claro,

aunque a veces parecemos olvidarlo, es
que en cualquier comunicación siempre
hay dos puntos de vista: la parte
transmisora y la parte receptora.

3
Gestión de las Comunicaciones
• Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces
parecemos olvidarlo, es que en cualquier comunicación
siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y la
parte receptora.
• Estos dos puntos de vista se pueden relacionar de una
forma síncrona/simultánea (comunicaciones presenciales,
Lo primero que tenemos que tener claro,
videoconferencias,…) o de forma asíncrona (correos,
aunque a veces parecemos olvidarlo, es
informes, blogs,…) y tenemos
que en cualquier que cuidarlas
comunicación por igual:
siempre
hay dos puntos de vista: la parte
Muchas veces pensamos
transmisora tanto en lo que queremos
y la parte receptora.
transmitir que no prestamos atención a lo que nos están
transmitiendo y perdemos información valiosa para
entender el entorno.

4
 Importancia de las comunicaciones
Las habilidades de comunicación en la dirección general y
la gestión de proyectos son factores claves para el
progreso profesional, posibilita:

El establecimiento y manejo de las

expectativas de los interesados

La persuasión a una persona, un

equipo o una organización para
llevar a cabo una acción

Los escenarios de negación para

lograr acuerdos mutuamente
aceptables entre las partes

La resolución de conflictos para

evitar impactos perjudiciales

5
Dimensiones de las Comunicaciones
Interna (proyecto) y externa (clientes,
vendedores, otros proyectos,
organizaciones, público en general)

Formal (informes, actas) e informal

(emails, notas, conversaciones ad-hoc)

Vertical (jerarquía) y horizontal (entre

pares)

Oficial (boletines informativos, informes

anuales) y no oficial

Escrita y oral, verbal y no verbal

(lenguaje corporal)
6
 Ruidos y Bloqueadores de la
comunicación

Idioma
Entornos
ruidosos

Codificación
impropia de
los mensajes
Distancia entre
quienes tratan
de comunicarse
Hacer
declaraciones
negativas

Hostilidad

Cultura

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 Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los
procesos necesarios para asegurar que las necesidades de
información del proyecto y de sus interesados se satisfagan a
través del desarrollo de objetos y de la implementación de
actividades diseñadas para lograr un intercambio eficaz de
información.

8
 Procesos de la Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto

Planificar la
Gestionar las Monitorear las
Gestión de las
comunicaciones Comunicaciones
Comunicaciones

9
Planificar la Gestión de las
Comunicaciones

Proceso de desarrollar un enfoque y un plan

apropiados para las actividades de
comunicación de proyecto con base en las
necesidades de información de cada
interesado o grupo, en los activos de la
organización disponible y en las necesidades
del proyecto.

La principal ventaja de este proceso es que

identifica y documenta el enfoque a utilizar
para comunicarse con los interesados de
manera eficaz y eficiente.

10
 Planificar la Gestión de las
Comunicaciones

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Acta de constitución del 1. Juicio de expertos 1. Plan de gestión de la

proyecto 2. Análisis de los requisitos comunicación
2. Plan para la dirección de la comunicación 2. Actualizaciones al plan
del proyecto 3. Tecnología de la para la dirección del
• Plan de gestión de comunicación proyecto
los recursos 4. Modelos de comunicación • Plan de
• Plan de 5. Métodos de comunicación involucramiento de
involucramiento de los interesados
6. Habilidades
los interesados 3. Actualizaciones a los
interpersonales y de
3. Documentos del documentos del proyecto
equipo
proyecto • Cronograma del
• Evaluación de
• Documentación de proyecto
estilos de
requisitos • Registro de
comunicación
• Registro de interesados
• Conciencia política
interesados • Conciencia cultural
4. Factores ambientales de 7. Representación de datos
la empresa • Matriz de
5. Activos de los procesos evaluación de la
participación de los
de la organización interesados
8. Reuniones

11
 Herramientas y Técnicas
Tecnología de la comunicación

• La urgencia de la necesidad de la información.

¿Con qué rapidez necesito comunicar la
información?

• Sensibilidad y confidencialidad de la
información. ¿Debo enviar una carta por
Factores que correo con el fin de obtener la debida
afectan la atención?

elección de la • Facilidad de uso. ¿Con qué tecnología se

tecnología siente el equipo cómodo y familiarizado?

• Entorno del proyecto. ¿Sería mejor si se

comunica la información a través de un
correo electrónico o una llamada?

• Disponibilidad de la tecnología.

12
Modelo básico de comunicación

13
 Canales de Comunicación
Los canales de comunicación pueden ser calculados con
la siguiente fórmula:

(Nx(N–1))/2

Donde ‘N’ es igual al número de personas.

14
 Herramientas y Técnicas

Comunicación tipo
PUSH
• Entre dos o más • Utilizada para
partes que grandes
realizan un • Enviada a volúmenes de
intercambio de receptores información o para
información tipo específicos. audiencias
multidireccional. grandes
Comunicación Comunicación tipo
interactiva PULL

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 Comunicación Efectiva
 El remitente debe codificar el mensaje, determinar el método de
comunicación a utilizar para enviarlo y confirmar que el mensaje
haya sido comprendido.
 Factores a tener en cuenta en la codificación del mensaje
– No verbal (basado en el lenguaje corporal). El 55 por ciento de
todas las comunicaciones es no verbal.
– Paralingüístico: El tono de voz también ayuda a transmitir el
mensaje.
– Palabras: las palabras y frases elegidas por el remitente son
un componente fundamental del mensaje. Su significado varía
según los factores no verbales y paralingüísticos.

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Reuniones efectivas
 Determinar las personas que deberían atender
 Fijar un tiempo limite
 Programar reuniones periódicas por adelantado
 Definir los objetivos
 Crear un agenda con el aporte del equipo y distribuir por
adelantado
 Asigna entregables y tiempos limite para todas las tareas que
resulten de las reuniones.
 Documenta y publica las actas de las
reuniones.
 Evalúa la efectividad de las
reuniones

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 Salidas
Plan de gestión de las comunicaciones

El plan debe contener la siguiente información:

 Requerimientos de comunicación de los stakeholders
 Información que es comunicada, incluyendo el lenguaje, formato,
contenido y nivel de detalle.
 Motivos de distribución de la información
 Persona responsable de la comunicación de la información
 Persona responsable de la autorización de revelar información
confidencial
 Persona o grupo quienes recibirán la información
 Métodos o tecnología para transmitir la información
Ejemplo de un plan de comunicaciones

Información
Requerimiento Motivo Responsable Participantes Método de comunicar
comunicada

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 Plan de Gestión de las Comunicaciones

ESTRATEGIA

TIPO PULL - ORIENTADA TIPO FORMAL ESCRITA Y FRECUENCIA

ORAL

• Correo electrónico
• Plataforma
colaborativa

• Equipo de proyecto • Informes

• Cliente y usuario • Documentos
• Semanal
• Proveedores • Contratos
• Quincenal
• Mensual
• Única vez
• Según cronograma

• Presentaciones
• Reuniones

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Plan de Gestión de las Comunicaciones
RESPONSABLE DE METODOLOGÍA O FRECUENCIA DE CÓDIGO DE
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATO GRUPO RECEPTOR
COMUNICAR TECNOLOGÍA COMUNICACIÓN ELEMENTO WBS
Presentación PPT,
Alcances del Datos y comunicaciones sobre PROJECT Cliente, Sponsor,
Project Charter Documento impreso y Una sola vez 1.1
Proyecto la iniciación del proyecto. MANAGER Equipo del proyecto
digital (PDF).
Programación detallada del
proyecto: Elaborar el Presentación PPT,
Planificación del Cronograma PROJECT Sponsor, Equipo del
cronograma, elaborar Documento impreso y Mensual 1.1
proyecto Inicial MANAGER proyecto
calendario de adquisición digital (PDF).
recursos, recursos humanos.
Programación detallada del
proyecto: Realizar el Presentación PPT,
Planificación del Presupuesto PROJECT Sponsor, Equipo del
presupuesto base, realizar el Documento impreso y Mensual 1.1
proyecto inicial MANAGER proyecto
cronograma valorizado, digital (PDF).
realizar el flujo de caja.
Comparativo de mano de
obra, materiales, equipos y
Control de herramientas, subcontratos, Informe de PROJECT Documento impreso y
Residente de Obra Mensual 1.1
Proyecto EPP, gastos generales de lo avance MANAGER digital (PDF).
ejecutado vs valorizado, meta
vs. real.
Permisos de trabajo de las
Control de Permiso de Supervisor de Cliente – Área de
actividades a realizar en el Documento impreso. Diario 1.5
Proyecto Trabajo SOMA Seguridad
día.
Reportes de incidentes, Informe
Control del Supervisor de Cliente – Área de
informe de papeletas de actos mensual de Documento impreso. Mensual 1.5
Proyecto SOMA Seguridad
inseguros. Seguridad
Inicio y Cierre
Control de Inspecciones de Supervisor de Cliente – Área de
ITR Documento impreso. de cada 1.5
Proyecto procedimientos de trabajo. Calidad Calidad
actividad
Acta de Recepción de obra,
Cierre de Liquidación de Cliente – Gerencia Término de la
Informe de Liquidación de SPONSOR Documento impreso. 1.6.2
Proyecto obra General Construcción
obra.
Contrato con Anexos, Cláusulas, Contratos, Inicio del
Cliente SPONSOR Documento impreso. 1.1
Cliente Obligaciones, Penalidades. Subcontratos Proyecto 20
Gestionar las Comunicaciones

Gestionar las comunicaciones es el proceso de

garantizar que la recopilación, creación,
distribución, almacenamiento, recuperación,
gestión, monitoreo y disposición final de la
información del proyecto sean oportunos y
adecuados.

La principal ventaja de este proceso es que

permite un flujo de comunicación eficaz y eficiente
entre los interesados del proyecto.

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 Gestionar las Comunicaciones
Entradas Herramientas y técnicas Salidas
1. Plan para la dirección del 1. Tecnología de la 1. Comunicaciones del
proyecto comunicación proyecto
• Plan de gestión de 2. Métodos de comunicación 2. Actualizaciones al plan
los recursos 3. Habilidades de para la dirección del
• Plan de gestión de
comunicación proyecto
las comunicaciones
• Competencia • Plan de gestión de
• Plan de
comunicativa la comunicaciones
involucramiento de
• Retroalimentación • Plan de
interesados
• No verbal involucramiento de
2. Documentos del proyecto • Presentaciones los interesados
• Registro de
cambios
4. Sistemas de información 3. Actualizaciones a los
• Registro de para la dirección de documentos del proyecto
incidentes proyectos 1. Registro de
• Registro de 5. Presentación de informes incidentes
lecciones 2. Registro de
del proyecto lecciones
aprendidas 6. Habilidades interpersonales
• Informe de calidad aprendidas
• Informe de riesgos y de equipo 3. Cronograma del
• Registro de 1. Escuchar de forma proyecto
interesados activa 4. Registro de riesgos
2. Gestión de conflictos 5. Registro de
3. Informes de desempeño 3. Conciencia cultural interesados
del trabajo 4. Gestión de 4. Actualizaciones a los
4. Factores ambientales de reuniones
activos de los procesos de
la empresa 5. Creación de
relaciones de trabajo la organización
5. Activos de los procesos de
la organización 6. Conciencia política
7. Reuniones
22
 Herramientas y técnicas

Informes de desempeño del trabajo

• El informar el desempeño incluye recopilar información del trabajo,

analizarla y enviarla a los interesados, y solicitar la retroalimentación
respectiva.
• Los informes deben proporcionar el tipo de información y el nivel de
detalle requerido por los interesados
• Los informes deben incluir mediciones en comparación con la línea
base para la medición del desempeño establecida en el plan para la
dirección del proyecto
• Los informes ayudan a los miembros del equipo a saber dónde
necesitan recomendar e implementar acciones correctivas.

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 Herramientas y técnicas

Informes de desempeño del trabajo

• Informe de estado: describe en qué punto se encuentra el proyecto

actualmente con respecto a la línea base para la medición del
desempeño.
• Informe de avance: este informe describe lo que se ha logrado.
• Informe de tendencias: examina los resultados del proyecto a lo largo
del tiempo para ver si el desempeño está mejorando o se está
deteriorando.
• Informe de proyección: predice el estado y el desempeño futuro del
proyecto.
• Informe de variación: compara los resultados actuales con las líneas
base.
• Informe de valor ganado: integra las mediciones de alcance, costos y
cronograma para evaluar el desempeño del proyecto.

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 Lecciones Aprendidas
• Es lo que se asimila durante un proyecto y estas enseñanzas
pueden ser identificadas en cualquier momento del proyecto.
• Pueden ser registrados a través del proyecto, pero terminados
en el Cierre de este.
• Se registra lo bueno, lo que no es bueno , y lo que podría ser
mejor.
• Todas las partes interesadas pueden apoyar para conseguir
estas lecciones aprendidas.

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Monitorear las Comunicaciones

Controlar las comunicaciones es el proceso de

asegurar que se satisfagan las necesidades de
información del proyecto y de sus interesados.

El beneficio clave de este proceso es que

asegura, cualquier momento, un flujo optimo de
información entre todos los participantes de la
comunicación.

26
 Monitorear las Comunicaciones
Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan para la dirección del 1. Juicio de expertos 1. Información de desempeño

proyecto 2. Sistema de información del trabajo
1. Plan de gestión de para la dirección de 2. Solicitudes de cambio
los recursos proyectos 3. Actualizaciones al plan
2. Plan de gestión de
3. Análisis de datos para la dirección del
las comunicaciones
• Matriz de evaluación proyecto
3. Plan de
de la participación • Plan de gestión de
involucramiento de
de los interesados las comunicaciones
los interesados
2. Documentos del proyecto 4. Habilidades • Plan de
interpersonales y de involucramiento de
1. Registro de
equipo los interesados
incidentes
2. Registro de • Observación/conver 4. Actualizaciones a los
lecciones sación documentos del proyecto
aprendidas 5. Reuniones • Registro de
3. Comunicación del incidentes
proyecto • Registro de
3. Datos de desempeño del lecciones
trabajo aprendidas
• Registro de
4. Factores ambientales de la interesados
empresa
5. Activos de los procesos de
la organización

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 Entradas

Registro de los incidentes (Issue log)

• Un registro de incidentes se utiliza para documentar y monitorear la
resolución de problemas.
• Ayuda a controlar a quién se encarga de resolver problemas específicos
para una fecha.
• Proporciona una base de datos para lo que ya ha sucedido en el proyecto y
una plataforma para las comunicaciones posteriores que se entregarán.

Ejemplo formato registro de incidentes

Respon Fecha
N° Descripción Recomendación Prioridad Impacto Estado
sable vencimiento

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Herramientas y técnicas

• Opinión de los expertos es solicitada por el

equipo del proyecto para evaluar el
impacto de las comunicaciones, la
necesidad de acción o intervención, las
acciones que se deben tomar, la
responsabilidad de la adopción de tales
medidas, y el plazo para tomar medidas.
Juicio de
expertos • Puede ser necesario aplicar a los detalles
técnicos y / o de gestión como: Otras
unidades dentro de la organización,
consultores, partes interesadas,
asociaciones profesionales y técnicos,
grupos de la industria, expertos en la
materia, entre otros

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30
 Aspectos Clave
• La importancia de una buena comunicación se ha
convertido en algo indispensable para lograr el éxito
en los proyectos y en la gestión de las organizaciones.

• Tenemos que tener siempre presente que “Una

comunicación de proyectos efectiva asegura que la
persona adecuada dispone, en el momento apropiado,
de la información requerida, utilizando los medios y
los formatos adecuados”.

• Mejorar la comunicación se sitúa entre las principales

medidas para mejorar la ejecución de los proyectos.

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