INTEGRANTES:

Sono Sanchez, Milagros

Ruiz Chimoy, Angela
Santa Cruz Milian, Edwin
Salazar Manchay, Jeffrey
Chia Ruiz Cesar

DOCENTE:

Alva Zapata, Juliana del Pilar

ASIGNATURA:

Gestión de Proceso y Base de Datos

TEMA:

Tarea Académica 4

CHICLAYO – 2023
 PROCESO COMERCIAL DE UNA EMPRESA
RETAIL

INTRODUCCIÓN

Empresa:
Tiendas Ripley Corp. Con RUC N° 20337564373 es una de las mayores compañías del
sector Retail en Perú. Comenzó sus operaciones en lima en el año 1997 inaugurando su
primera tienda en el centro comercial Jockey Plaza Shopping Center, El modelo de
negocio de la compañía en Perú está enfocado en la experiencia de compra a través de
tiendas con formatos modernos. Hace algunos años atrás Ripley ha implementado
diferentes estrategias de promoción en un formato atractivo para sus clientes como los
Días R y las 48 Horas, donde se encuentran diferentes rebajas de sus productos por varios
días, Según las expectativas de la misión de Ripley, la empresa cumple con lo establecido,
porque se diferencia en satisfacer las necesidades de los clientes, con un alto nivel de
servicio y con la mejor calidad y marcas propias de sus productos, a atreves de una
preocupación constante de sus demandas. Y la visión de Ripley está teniendo un gran éxito
como un modelo de negocio en el Perú, ya que se encuentra dentro de las principales
tiendas Retail en nuestro país, mediante la experiencia de compra a través de las tiendas
por departamento brindando sus productos en venta de accesorios, vestuario y artículos del
hogar.

Estructura Organizativa:

el tipo de estructura organizativa que posee es una estructura funcional, ya que, para
cumplir la ejecución de su actividad económica, se basan en un orden jerárquico donde los
colaboradores son divididos en grupos por departamento de su especialidad y dirigidos por
un supervisor, quien es el encargado de indicar las funciones que deben realizar cada uno
de ellos, comprobando de esta manera, lo efectivo que es la estructura funcional para la
empresa, puesto que, les permite a los colaboradores conocer las funciones en sus puestos
de trabajo, actuando con confianza y con una mínima cantidad de errores, aumentando de
esta manera, la productividad.

2
Proceso de compras:

El proceso de compras en una empresa comercial puede variar según la industria, el

tamaño de la empresa y sus políticas internas, pero aquí te proporcionaré un esquema
general del proceso típico de compras en una empresa comercial:
1. Identificación de Necesidades: Los diferentes departamentos de la empresa
identifican las necesidades de productos o servicios que se requieren para mantener
o mejorar las operaciones.
2. Generación de la Solicitud de Compra: Se genera una solicitud de compra que
detalla los productos o servicios necesarios, así como cualquier especificación
relevante.
3. Aprobación de la Solicitud de Compra: La solicitud de compra se envía a través de
un proceso de aprobación interno, donde se obtienen las autorizaciones necesarias
antes de proceder con la compra.
4. Identificación de Proveedores: El departamento de compras identifica y evalúa
proveedores potenciales que pueden satisfacer las necesidades de la empresa.
5. Solicitud de Cotizaciones (RFQ) o Propuestas (RFP): Se emiten solicitudes
formales a los proveedores seleccionados para obtener cotizaciones detalladas o
propuestas que incluyan precios, condiciones de pago, plazos de entrega y otros
términos.
6. Evaluación y Selección de Proveedores: Se evalúan las cotizaciones o propuestas
recibidas, y se selecciona al proveedor que cumple con los requisitos de la empresa
y ofrece las condiciones más favorables.
7. Negociación de Términos: Se negocian los términos finales del contrato,
incluyendo precios, cantidades, plazos de entrega, condiciones de pago y otros
aspectos relevantes.
8. Emisión de la Orden de Compra: Se emite una orden de compra formal al
proveedor seleccionado, detallando los productos o servicios, cantidades, precios y
términos acordados.
9. Recepción y Verificación de Bienes o Servicios:
 Se reciben los bienes o servicios por parte de la empresa.
 Se realiza una verificación para asegurarse de que los productos o servicios
cumplen con los estándares de calidad y las especificaciones acordadas.
3
 10. Aprobación de Facturas: Se aprueban las facturas correspondientes a los bienes o
servicios recibidos, asegurándose de que coincidan con los términos de la orden de
compra.
11. Proceso de Pago: Se realiza el proceso de pago según los términos acordados en la
orden de compra.
12. Registro y Evaluación de Proveedores: Se mantiene un registro de las
transacciones y se evalúa el desempeño de los proveedores en términos de calidad,
cumplimiento de plazos y otros criterios importantes.

OBJETIVO
En el presente trabajo demostraremos los beneficios de usar Access en una
empresa comercial como lo es “RIPLEY”, permitiéndonos organizar la información en
tablas relacionadas, facilitando la entrada, actualización y recuperación de datos.
Además de permitirnos crear informes personalizados para presentar datos de manera
clara y efectiva. Ayudando a la empresa para la toma de decisiones, seguir el progreso
de proyectos, asignar tareas, y mantener un registro centralizado de la información
relacionada con proyectos.
FINALIDAD

La finalidad principal del trabajo es utilizar Microsoft Access en una empresa

demostrando su optimización en la gestión de datos y mejorar la eficiencia en diversas
áreas, desde la administración de proyectos hasta la relación con clientes y la toma de
decisiones basada en datos. Algunos de sus beneficios son:
 Gestión de Datos: Access se utiliza para almacenar, organizar y gestionar
grandes cantidades de datos de manera eficiente.
 Creación de Bases de Datos Relacionales: La finalidad principal de Access es
facilitar la creación y gestión de bases de datos relacionales, permitiendo la
conexión de datos entre diferentes tablas.
 Entrada de Datos: Access proporciona formularios personalizables que facilitan
la entrada de datos de manera estructurada y eficiente.
 Generación de Informes: Access se utiliza para crear informes personalizados
que presentan datos de manera clara y efectiva, facilitando la toma de
decisiones.
 Seguimiento de Inventarios: Access es útil para llevar un registro de inventarios,
controlar existencias y generar informes sobre el estado del inventario.
4
 Gestión de Proyectos: Access se utiliza para el seguimiento y la gestión de
proyectos, facilitando la asignación de tareas, el monitoreo del progreso y la
generación de informes relacionados.
 Facilitar el Análisis de Negocios: Access puede ser una herramienta valiosa para
el análisis de negocios al proporcionar datos estructurados y herramientas para
examinar tendencias y patrones.
 Seguridad y Control de Acceso: Access ofrece opciones para gestionar la
seguridad y controlar quién tiene acceso a qué datos, garantizando la
confidencialidad y la integridad de la información.

5
DESARROLLO

6
7
8
ANÁLISIS DE RESULTADOS

Como primer punto sabemos que diseñar una base de datos en ACCESS para el área de
contabilidad y para la empresa en general ofrece varias ventajas y alcances. Por ende,
hemos considerado las siguientes:

 Organización y almacenamiento eficiente de datos: ACCESS permite crear tablas,

consultas, formularios e informes que facilitan la organización y el almacenamiento
de datos contables. Esto ayuda a mantener la información ordenada y accesible para
el personal de contabilidad y otros departamentos de la empresa.

 Acceso seguro y controlado: ACCESS ofrece opciones para establecer permisos y

restricciones de acceso a la base de datos. Esto garantiza que solo las personas
autorizadas puedan acceder y modificar la información contable, lo que aumenta la
seguridad y la confidencialidad de los datos.

 Automatización de tareas: Con ACCESS, es posible automatizar tareas repetitivas y

procesos contables, como la generación de informes financieros, el cálculo de
impuestos y la conciliación bancaria. Esto ayuda a ahorrar tiempo y reduce la
posibilidad de errores humanos.

9
  Generación de informes personalizados: ACCESS permite crear informes
personalizados con información específica de contabilidad, como balances, estados
de resultados y análisis financiero. Estos informes pueden ser adaptados a las
necesidades de la empresa y proporcionar una visión clara de la situación financiera.

 Integración con otras aplicaciones: ACCESS se puede integrar con otras

aplicaciones de Microsoft Office, como Excel y Word. Esto facilita la importación y
exportación de datos contables, así como la generación de informes combinados con
 gráficos y documentos de texto.

Finalmente hemos deducido que diseñar una base de datos en ACCESS para el área de
contabilidad y para la empresa en general proporciona una plataforma sólida y eficiente
para el manejo de información contable, ofreciendo ventajas como organización,
seguridad, automatización y generación de informes personalizados.

Como segundo punto las limitaciones del diseño de una base de datos en ACCESS pueden
incluir:

 Limitaciones de escalabilidad: ACCESS es adecuado para bases de datos de

tamaño pequeño a mediano, pero puede tener dificultades para manejar grandes
volúmenes de datos o aplicaciones con múltiples usuarios concurrentes. En estos
casos, puede ser necesario considerar una solución de base de datos más robusta.

 Limitaciones de seguridad: Aunque ACCESS ofrece opciones para establecer

permisos y restricciones de acceso, su nivel de seguridad puede no ser tan alto
como el de otras bases de datos más avanzadas. Es importante tener en cuenta las
necesidades de seguridad de la empresa y considerar soluciones adicionales si se
requiere un mayor nivel de protección.

 Limitaciones de rendimiento: A medida que la base de datos crece en tamaño y

complejidad, ACCESS puede experimentar un rendimiento más lento en
comparación con otras bases de datos. Esto puede afectar la velocidad de consulta
y la generación de informes, especialmente en aplicaciones con grandes conjuntos
de datos.

 Limitaciones de funcionalidad: ACCESS puede tener limitaciones en términos de

funcionalidad avanzada, como la capacidad de manejar tipos de datos complejos,
realizar cálculos complejos o implementar reglas de integridad de datos más
sofisticadas. Es importante evaluar si las capacidades de ACCESS cumplen con
los requisitos específicos de la empresa.

1
0
Y como recomendaciones para futuros trabajos en ACCESS hemos tomado en cuenta:

 Evaluar las necesidades y requisitos: Antes de diseñar una base de datos en

ACCESS, es importante realizar un análisis exhaustivo de las necesidades y
requisitos de la empresa. Esto ayudará a determinar si ACCESS es la mejor
opción o si se requiere una solución de base de datos más avanzada.

 Diseñar una estructura de base de datos eficiente: Al diseñar la base de datos, es

importante seguir las mejores prácticas de diseño de bases de datos, como la
normalización de datos y la definición adecuada de relaciones entre tablas. Esto
ayudará a garantizar la integridad de los datos y facilitará la consulta y generación
de informes.

 Optimizar el rendimiento: Para mejorar el rendimiento de la base de datos, se

pueden aplicar técnicas como la indexación adecuada de tablas, la optimización
de consultas y la división de la base de datos en archivos separados.

 Considerar soluciones complementarias: Dependiendo de las necesidades

específicas de la empresa, puede ser necesario considerar soluciones
complementarias para abordar las limitaciones de ACCESS. Esto puede incluir la
integración con otras aplicaciones o la migración a una base de datos más
avanzada si es necesario.

Po último, aunque ACCESS ofrece muchas ventajas para el diseño de una base de datos en
el área de contabilidad y para la empresa en general, también tiene limitaciones en
términos de escalabilidad, seguridad, rendimiento y funcionalidad. Al considerar futuros
trabajos en ACCESS, es importante evaluar cuidadosamente las necesidades y requisitos
de la empresa, y tomar medidas para abordar las limitaciones identificadas.

CONCLUSIONES

El proceso detallado de compras en una empresa comercial destaca la importancia de una

planificación meticulosa desde la identificación de necesidades hasta la evaluación
continua de proveedores, asegurando así una gestión eficiente y transparente de
adquisiciones.

La secuencia estructurada, desde la generación de solicitudes hasta la evaluación de

facturas y la evaluación de proveedores, no solo garantiza la obtención de productos y
servicios necesarios, sino que también establece un marco integral para la toma de
decisiones informadas y la mejora continua del proceso de compras.

La implementación de Access en "RIPLEY" no solo optimiza la gestión de datos al

organizar la información en tablas relacionadas, sino que también potencia la toma de
decisiones al facilitar la entrada, actualización y recuperación eficientes de datos,
contribuyendo así a una operación más efectiva de la empresa.

La capacidad de crear informes personalizados en Access no solo mejora la presentación

clara y efectiva de datos, sino que también desempeña un papel fundamental en el
seguimiento de proyectos, asignación de tareas y mantenimiento de un registro centralizado.
Estos beneficios colaboran activamente en la eficacia global de la gestión de proyectos en
"RIPLEY".

1
1
1
2