Sistema de inventario, Bodega DEM Ovalle

Adán Andrés Pizarro Pizarro

Marco Antonio Vega Rojas
Ingeniería en Informatica

Diciembre 2023
Tabla de Contenidos

1. Resumen Ejecutivo................................................................................................. 2
1.1. Problemática..............................................................................................................2
1.2. Objetivos de la solución..............................................................................................2
1.2.1. Objetivo general.....................................................................................................2
1.2.2. Objetivo específico.................................................................................................2
1.3. Metodología...............................................................................................................2
1.4. Justificación................................................................................................................2
2. Equipo Principal......................................................................................................3
3. Definición del Problema y Solución........................................................................4
3.1. Planteamiento del Problema......................................................................................4
3.2. Solución e Impacto.....................................................................................................4
3.3. Tecnología..................................................................................................................4
4. Proyecto..................................................................................................................4
4.1. Supuestos del Proyecto..............................................................................................4
4.2. Restricciones y Amenazas del Proyecto......................................................................4
4.3. Principales Hitos del Proyecto....................................................................................5
4.4. Planificación detallada................................................................................................5
4.5. Descripción de Actividades/Hitos...............................................................................5
5. Conclusiones...........................................................................................................6
6. Bibliografía..............................................................................................................7

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1. Resumen Ejecutivo

1.1. Problemática

Dentro del Departamento de Educación de la Ilustre Municipalidad de Ovalle, se

encuentra el área de Bodega DEM, la cual es presidida por la jefatura a cargo, Jefe
Bodega DEM Carlos Narea, a cargo tiene a 6 trabajadores que cumples diversas
funciones en el área antes mencionada.

Durante los últimos años han presentado dificultades tanto administrativas como
técnicas en el manejo de datos, información e insumos, dado a la práctica del
formato físico y la utilización de Excel a nivel local de cada ordenador, dando como
resultado, desde descuadres entre los trabajadores pasando por diversas variables,
llegando a la perdida de documentos, que recaen en “llamadas de atención” e
incrementan las inseguridades en el equipo.

1.2. Objetivos de la solución

1.2.1. Objetivo general

Implementar un sistema de inventario integral y eficiente en el área de Bodega del

Departamento de Educación de la Ilustre Municipalidad de Ovalle (Bodega DEM),
con el propósito de optimizar la gestión de datos, información e insumos,
superando las dificultades administrativas y técnicas actuales.

1.2.2. Objetivo específico

Desarrollar un sistema de inventario centralizado que permita gestionar de manera
eficiente y segura la información relacionada con los insumos y documentos en la
Bodega DEM.

Establecer un formato digital unificado para el registro de datos, eliminando la

dependencia de formatos físicos y la dispersión de información en hojas de cálculo
locales.

Mejorar la precisión y consistencia en el manejo de datos, reduciendo descuadres

y errores que hayan sido originados por la práctica del formato físico y el uso
individual de Excel.

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 Incrementar la seguridad y confiabilidad en la gestión de documentos e insumos,
minimizando la pérdida de información y documentos, lo que contribuirá a reducir
las "llamadas de atención" y a fortalecer la confianza en el equipo de trabajo.

Facilitar el acceso y la colaboración entre los trabajadores del área, permitiendo

una visualización y actualización simultánea de la información, lo que mejorará la
coordinación y eficiencia del equipo.

Proporcionar capacitación y soporte técnico adecuado para asegurar una

transición exitosa hacia el nuevo sistema de inventario, asegurando la adopción
efectiva por parte de los trabajadores de la Bodega DEM.

Evaluar periódicamente el desempeño del sistema de inventario implementado,

realizando ajustes y mejoras según las necesidades específicas del área y
garantizando su alineación continua con los objetivos del Departamento de
Educación.

1.3. Metodología

La Metodología de Programación Extrema (XP) es un enfoque ágil de desarrollo de

software que se centra en la flexibilidad, la adaptabilidad y la entrega continua de
incrementos funcionales. XP incorpora prácticas y principios que buscan mejorar la
calidad del software y la satisfacción del cliente.

La elección de XP se basa en su capacidad para adaptarse a cambios, proporcionar

feedback temprano, fomentar la colaboración activa, garantizar la simplicidad y
facilitar la mejora continua en el desarrollo del software para el Departamento de
Educación Municipal de Ovalle.

1.4. Justificación

La elección de la Metodología de Programación Extrema (XP) se fundamenta en la

necesidad de abordar de manera efectiva los desafíos específicos que enfrenta el
Departamento de Educación de la Ilustre Municipalidad de Ovalle (Bodega DEM) en
la gestión de su inventario. La Metodología XP se destaca por su enfoque ágil y
colaborativo, lo que la convierte en una opción idónea para superar las dificultades
administrativas y técnicas que se han manifestado en el manejo de datos,
información e insumos.

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Adaptabilidad a Cambios Constantes:
La naturaleza de los proyectos en entornos municipales a menudo experimenta
cambios y ajustes constantes. XP, al ser una metodología ágil, permite una
adaptación continua a los cambios de requisitos y prioridades que puedan surgir
durante el desarrollo del software. Esto es crucial en un entorno como el de Bodega
DEM, donde las necesidades y condiciones operativas pueden evolucionar con el
tiempo.

Colaboración Activa:
La colaboración estrecha entre los desarrolladores y los usuarios finales es uno de
los principios fundamentales de XP. En el caso de Bodega DEM, donde se requiere
una solución que se alinee estrechamente con las operaciones diarias, la interacción
directa y continua entre los desarrolladores y el equipo de la bodega asegurará que
el software satisfaga de manera precisa sus necesidades específicas.

Feedback Rápido:
XP enfatiza la entrega frecuente de incrementos de software funcional. Este enfoque
permitirá al equipo de Bodega DEM tener acceso temprano a versiones operativas
del sistema, lo que facilita la identificación temprana de problemas y ajustes
necesarios. Esta retroalimentación rápida es esencial para evitar descuadres, errores
y otros problemas que puedan haber surgido en el pasado.

Enfoque Práctico y Simplicidad:

XP aboga por la simplicidad en el diseño y desarrollo del software. Dada la
problemática actual con la práctica de formatos físicos y el uso disperso de Excel, la
simplicidad en la interfaz y funcionalidades del nuevo sistema facilitará la adopción
por parte de los trabajadores de la bodega, incluso aquellos con conocimientos
informáticos básicos.

Pruebas Continuas:
XP integra pruebas unitarias y de aceptación desde las primeras etapas del
desarrollo. En el contexto de Bodega DEM, donde la precisión en el manejo de datos
es crucial, las pruebas continuas garantizarán la calidad del software y reducirán la
probabilidad de descuadres y errores en la gestión del inventario.

En resumen, la Metodología XP se presenta como una elección estratégica para el

desarrollo del software en el área de Bodega DEM, proporcionando la flexibilidad, la
colaboración activa, el feedback rápido y la simplicidad necesarios para abordar
eficazmente los desafíos identificados y lograr una implementación exitosa del
sistema de inventario.

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2. Equipo Principal

Los siguientes roles e individuos constituyen el equipo principal:

Rol Descripción Nombre

Practicante Diseñador y Desarrollador Adán Pizarro

Informático Guía Analizador y Retroalimentador Ignacio Moya

Profesor Guía Evaluador y Retroalimentador Marco Vega

Cliente Jefe Bodega DEM Carlos Narea

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3. Definición del Problema y Solución

3.1. Planteamiento del Problema

Descripción del problema:

En el área de Bodega del Departamento de Educación de la Ilustre Municipalidad de

Ovalle, se ha detectado una problemática sustancial relacionada con el manejo de
datos, información e insumos. A lo largo de los últimos años, tanto aspectos
administrativos como técnicos han generado dificultades significativas que afectan
la eficiencia y seguridad operativa del equipo. La práctica común de utilizar formato
físico y Excel de forma descentralizada en cada ordenador ha sido identificada como
la fuente principal de los desafíos observados.

Aspectos Problemáticos:

Falta de Centralización: La ausencia de un sistema centralizado para la gestión de

datos e insumos ha llevado a descentralización en los registros, generando
inconsistencias y descuadres entre los trabajadores.

Dependencia de Excel a Nivel Local: La utilización de Excel de forma localizada en

cada ordenador ha contribuido a la falta de uniformidad en las prácticas,
dificultando la colaboración y coordinación eficiente entre los miembros del equipo.

Descuadres entre Trabajadores: La falta de una plataforma unificada ha resultado en

descuadres entre los trabajadores, creando desafíos para mantener la coherencia y
precisión en la gestión de datos.

Pérdida de Documentos: La dependencia de prácticas manuales y la falta de un

sistema centralizado ha propiciado la pérdida ocasional de documentos
importantes, afectando la integridad de la información.

Llamadas de Atención e Inseguridades: Las dificultades identificadas han llevado a

situaciones que han generado llamadas de atención, aumentando la inseguridad en
el equipo respecto a la efectividad de sus operaciones.

Impacto Global:

Esta problemática no solo afecta la eficiencia operativa y la coordinación interna del

equipo de Bodega DEM, sino que también tiene implicaciones en la calidad de los

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servicios prestados por el Departamento de Educación en general. La falta de un
sistema integral de gestión de inventarios afecta la toma de decisiones, la
planificación estratégica y, en última instancia, el cumplimiento de los objetivos
institucionales.

Necesidad de Solución:

La situación demanda una solución integral que aborde la falta de centralización,

promueva la uniformidad en las prácticas, reduzca los descuadres, evite la pérdida
de documentos importantes y restaure la confianza y seguridad en el equipo. La
implementación de un software de inventario eficiente y centralizado se presenta
como la solución más adecuada para superar estos desafíos y mejorar
significativamente las operaciones del área de Bodega del Departamento de
Educación Municipal de Ovalle.

Fuentes Primarias:

Entrevista con Jefe Bodega DEM, Carlos Narea:

El Jefe Bodega DEM mencionó las dificultades administrativas y técnicas

experimentadas en el manejo de datos, información e insumos en el área de Bodega
DEM.
Se destacaron problemas como descuadres entre los trabajadores, variables no
gestionadas adecuadamente y pérdida de documentos.
La práctica del formato físico y el uso individual de Excel en cada ordenador fueron
identificados como contribuyentes clave a los desafíos.
Conversaciones con los 6 Trabajadores del Área de Bodega DEM:

Los trabajadores proporcionaron información específica sobre las dificultades que

enfrentan en sus funciones diarias.
Se mencionaron problemas con la coordinación de datos, la falta de un sistema
centralizado y la pérdida ocasional de documentos importantes.
La variabilidad en la práctica individual de registro en Excel generó inconsistencias y
desafíos en la colaboración.

Fuentes Secundarias:

Informe Interno del Departamento de Educación de Ovalle:

El departamento ha registrado llamadas de atención relacionadas con la gestión de

inventario en el área de Bodega DEM.
Se identificó la pérdida de documentos como un problema recurrente y se señaló la
necesidad de mejorar los procesos para evitar situaciones similares.
Estudios sobre Gestión de Inventarios en Entidades Gubernamentales:

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 Investigaciones externas han destacado los desafíos comunes en la gestión de
inventarios en entidades gubernamentales, incluyendo la falta de sistemas
integrados y la dependencia excesiva de herramientas individuales como Excel.
Análisis de Prácticas en Gestión de Datos en Entidades Municipales:

Se identificó que la práctica del formato físico y la falta de un sistema unificado son
problemas recurrentes en entidades municipales, lo que puede llevar a pérdida de
eficiencia y mayor propensión a errores.

3.2. Solución e Impacto

[Describa la solución al problema, considerando alcances y mostrando diagramas de

arquitectura de alto nivel]

3.3. Tecnología

[Descripción de la tecnología propuesta y/o utilizadas para el diseño de la solución]

4. Proyecto

4.1. Supuestos del Proyecto

Los siguientes supuestos aplican al proyecto:

 [una línea por cada supuesto que es invariable en el tiempo]

4.2. Restricciones y Amenazas del Proyecto

Las siguientes restricciones y amenazas aplican al proyecto:

 [una línea por cada amenaza o restricción]

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4.3. Principales Hitos del Proyecto

A continuación, se presentan los principales hitos definidos:

Actividades/Hitos Fecha Duración

4.4. Planificación detallada

[Planificación detallada de las actividades/hitos realizados, considerando la

metodología utilizada]

4.5. Descripción de Actividades/Hitos

[Por cada hito de la tabla del punto 4.3 debe indicar todas las actividades involucradas
según el detalle explicado más abajo].

Actividad 1
[Describa inicialmente lo que hará, luego lo que hizo incluyendo diagramas si es
preciso]

Actividad 2
[Describa inicialmente lo que hará, luego lo que hizo incluyendo diagramas si es
preciso]

Actividad 3

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[Describa inicialmente lo que hará, luego lo que hizo incluyendo diagramas si es
preciso]

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5. Conclusiones

[Determine el alcance de la solución respecto a lo planificado, explicando las

diferencias tanto positivas como negativas]

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6. Bibliografía

[Citar bibliografía según estándar norma APA última versión].

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