PROYECTO MEJORA SEGURIDAD ELECTRONICA Y PROCESOS SEGURCOL LTDA

EDDY SEBASTIAN HERRERA HERNANDEZ

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO

FACULTAD DE INGENIERÍA
TECNOLOGIA EN DESARROLLO DE SOFTWARE
MEDELLÍN
2023
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PROYECTO DESARROLLO DE MEJORA PARA DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y

SEGURIDAD ELECTRONICA SEGURCOL

EDDY SEBASTIAN HERRERA HERNANDEZ

Trabajo de grado para optar al título de Tecnólogo en Desarrollo de Software

Asesor
Carlos Alberto Monsalve Jaramillo
Especialista en Gerencia de Mantenimiento

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO

FACULTAD DE INGENIERÍA
TECNOLOGIA EN DESARROLLO DE SOFTWARE
MEDELLÍN
2023
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Dedicatoria

Dedico este trabajo de grado, a mi familia, la base fundamental de todo lo que hacemos en la
vida, a mis amigos, quienes en momentos difíciles me han demostrado su cariño y aliento, los
docentes, en especial a aquellos que han puesto toda su voluntad en promover el conocimiento de
forma aplicable y con mucha vocación, a las personas que han sido parte de este camino,
haciendo que cada escalón hacia la meta, sea mucho más fácil de transitar, en general, a quienes
han creído en mí, y me han demostrado su cariño sincero y real.
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Agradecimientos

Primero quiero agradecer a Dios, por darme esa fuerza mental y confianza propia, que me
impulsa a lograr mis objetivos, segundo, dedicado a los docentes que de alguna u otra manera
han puesto su empeño, conocimiento y dedicación a compartir algo tan valioso como su tiempo
en pro de la enseñanza, a mi familia, que su arduo apoyo se ve reflejado en la persona
comprometida y dedicada que soy hoy, a mis maestros de vida, las personas que han puesto un
grano de apoyo en mi carrera hacia el conocimiento, mis compañeros en la práctica profesional,
su buena disposición al aclarar dudas y compartir conceptos me ha ayudado a ir más allá en la
búsqueda de soluciones, en general a todos y cada uno de las personas que en mi vida, han
deseado un bien general para mí.
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Contenido

Pág.
Introducción...................................................................................................................................10
1. Descripción de la empresa, área de trabajo y funciones de la práctica...................................11
1.1 Descripción de la empresa..............................................................................................11
1.1.1 Reseña histórica...................................................................................................12
1.1.2 Misión..................................................................................................................12
1.1.3 Visión...................................................................................................................12
1.2 Descripción del área de trabajo.......................................................................................12
1.3 Funciones asignadas y plan de trabajo concertado con la empresa................................14
3. Planteamiento de la propuesta de mejora...............................................................................15
4. Objetivos.................................................................................................................................16
4.1 Objetivo general..............................................................................................................16
4.2 Objetivos específicos......................................................................................................16
5. Resultados...............................................................................................................................17
6. Conclusiones...........................................................................................................................22
7. Propuesta académica...............................................................................................................23
Bibliografía....................................................................................................................................26
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Lista de figuras

Pág.
Figura 1. Vista Frontal sede Central SEGURCOL.......................................................................11
Figura 2 Descripción del área de trabajo......................................................................................13
Figura 3 DashBoard.....................................................................................................................21
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Lista de tablas

Pág.
Tabla 1. Funciones asignadas por la empresa para realizar cada semana.............................14
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Lista de anexos

Pág.
Anexo A Flujograma de Tareas de grupo.....................................................................................24
Anexo B Flujograma de actividades............................................................................................25
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Glosario

Conector: Son las palabras o expresiones que permiten señalar una relación entre dos
oraciones. Por ejemplo: pero, y, aunque, también. Dependiendo del tipo de conector, se da un
sentido diferente a la conexión que se establece.

Dashboard: Es una herramienta de gestión de la información que monitoriza, analiza y

muestra de manera visual los indicadores clave de desempeño (KPI), métricas y datos
fundamentales para hacer un seguimiento del estado de una empresa, un departamento, una
campaña o un proceso específico.

Flujo de trabajo: Secuencia de procesos por los que atraviesa una parte del trabajo, desde su
inicio hasta su finalización.

Fuente de Datos: Las fuentes de información son documentos de distintos tipos y orígenes
que proveen datos y recursos sobre un tema o área determinada y según su nivel de información
pueden ser clasificadas como: fuentes primarias, fuentes secundarias y fuentes terciarias.

Google Data Studio: Herramienta gratuita de Google que ayuda a los usuarios a realizar
informes personalizados y dashboards mediante datos de las diferentes herramientas de
marketing de Google y otras fuentes externas.

Interfaz: Es un concepto que abarca arquitectura de información, patrones y diferentes

elementos visuales que nos permiten interactuar de forma eficaz con sistemas operativos y
softwares de diversos dispositivos.
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Introducción

El presente trabajo de mejora corporativa, hará referencia a una implementación bajo el

concepto de flujo de trabajos (mejoramiento de procesos). Estos podemos definirlos como la
secuencia de procesos por los que atraviesa una parte del trabajo, desde su inicio hasta su
finalización y de obtener un mejorado proceso interno, a través de la planificación de tareas y de
la toma de decisiones, todo esto, para incentivar una gestión mucho más útil, basado en una
mejora ya realizada.

Al analizar esta propuesta de implementación es necesario entender su capacidad de control y

mapeo de lo que caracteriza en sí, un proceso como tal. Lo que permite automatizar un escenario
para ejecución de tareas, gracias a los workflows, procesos que se vuelven automáticos,
organizados y racionalizados. Es por ello que con un flujo de trabajo ágil y eficiente mejora la
productividad de la empresa y los trabajadores. De aquí el origen de un proyecto, que suele
surgir a partir de una necesidad que se convierte en un problema para la dirección del área de
seguridad electrónica para la compañía en que trabajo.

La investigación de esta problemática, se realizó por el interés de generar un mejor

rendimiento de un área que está siendo un poco afectada, que en el desarrollo del presente
pretendemos identificar el objetivo, que audite, enumere y determine todos los pasos necesarios
que se deben de dar para lograr un mejor objetivo, el cual permita automatizarse en un sistema de
gestión.

Durante mi proceso de campo y de trabajo para la compañía Segurcol LTDA, se visualizaron

obstáculos que me permitieron diseñar, implementar y medir los resultados, a través de un
workflow de trabajo.
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1. Descripción de la empresa, área de trabajo y funciones de la práctica

1.1 Descripción de la empresa

Segurcol LTDA, ubicada con su sede principal, en el departamento de Antioquia, en la ciudad

de Medellín en la Carrera 80 #47 -74, es una empresa privada de servicios de seguridad física y
canina, con más de 50 años de experiencia, que genera confiabilidad y tranquilidad a sus clientes
y usuarios, con talento humano competente, un sistema de gestión de riesgos eficaz e integración
eficiente de la tecnología a los servicios y procesos, para contribuir con la calidad de vida de la
sociedad. Segurcol es una empresa del sector seguridad líder en atender todos los campos de
seguridad privada en 8 ciudades del país en temas de vigilancia armada, escoltas, seguridad
electrónica, análisis de riesgos y diseños de seguridad.

Figura 1. Vista Frontal sede Central SEGURCOL

Fuente: Propia
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1.1.1 Reseña histórica. Segurcol, compañía pionera en la seguridad privada en

Colombia, tiene su origen en el año 1972, año en el que se comenzó a construir historia en el país
por medio de su fundador, el señor Luis Carlos Parra Molina. El búho es la insignia de Segurcol,
el cuál fue el resultado de la aparición del ave frente a su fundador, donde su abuelo le dijo: "esa
ave es la fiel representación del vigilante, tiene los ojos abiertos y cuida a los demás mientras
duermen”. Inicialmente la empresa se llamó Colombiana de Vigilancia e Investigación Técnica
Limitada, COVITEC. Meses después de la fundación y ante la imperiosa necesidad de presentar
un arsenal, aprobado por la IV Brigada, Segurcol ordenó la fabricación de trabucos por
revólveres de óptima calidad. Esos elementos que se usaron para la prestación del servicio, hoy
se conservan como homenaje al ingenio paisa de la época.

1.1.2 Misión. Somos una empresa privada de servicios de seguridad, que genera
confiabilidad y tranquilidad a nuestros clientes y usuarios, con talento humano competente, un
sistema de gestión de riesgos eficaz e integración eficiente de la tecnología a los servicios y
procesos, para contribuir con la calidad de vida de la sociedad.

1.1.3 Visión. En el año 2030 seremos una organización líder en servicios integrales de
seguridad, ubicados dentro de las 10 principales empresas del sector, con un posicionamiento
nacional destacado por los ingresos operacionales y la excelencia organizacional, que genere
rentabilidad financiera sostenible, lo cual nos permita promover programas orientados a la
responsabilidad social y al desarrollo de servicios y procesos competitivos.

1.2 Descripción del área de trabajo

El área de tecnología, se encuentra ubicada en el tercer piso del edificio Segurcol, ubicado en
la carrera 80 #47-74. El objetivo del área es apoyar constantemente a todas las áreas que son
transversales y directas para el objetivo del negocio, el equipo que compone el área está
integrado por; el gerente de estructura y métodos, el jefe de sistemas (el cuál lidera también, el
área técnica de seguridad electrónica e infraestructura para los clientes finales) el equipo técnico
y practicante. Las funciones definidas fueron las de apoyar la mesa de ayuda, ejecución de
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mantenimientos preventivos y correctivos, apoyo en diversos procesos del área de seguridad

electrónica y soporte para el usuario final.

Figura 2 Descripción del área de trabajo

Fuente. Propia
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1.3 Funciones asignadas y plan de trabajo concertado con la empresa

1. Tabla 1 Funciones asignada por la empresa para realizar cada semana

Actividad Área de trabajo Horas /semana

1 Mesa de Ayuda 40
2 Seguridad Electrónica 10
3 Instalación de Equipos 5
4 Soporte usuarios 40
Nota: Tabla adaptada de las funciones escritas dentro del contrato de aprendizaje SENA

Las funciones realizadas en comunión con lo concertado en el contrato de aprendizaje, como

se indica, y se detalla en la tabla de cronograma.

Priorización de Mesa de Ayuda, resolución de inconvenientes técnicos presentados a las

distintas áreas de la organización, y soporte técnico a los diferentes usuarios.

Seguridad electrónica, y constante vigilancia a obsolescencia de licencias como anti virus,

sistemas de auditoria y sincronización técnica.

Instalación de equipos de cómputo, de forma completa y/o por partes y accesorios,

dependiendo de la manda y requerimiento del usuario.
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2. Planteamiento de la propuesta de mejora

La medición y el rendimiento obtenido por el área de seguridad electrónica para sus clientes,
no ha mejorado los procesos por ende se están viendo afectados los objetivos, lo que genera, la
necesidad de implementar mejoras en uno o varios flujos de trabajo que permitan, al área,
automatizar la ejecución de tareas laborales para que se conviertan en trabajo ágil.

Para que un workflow funcione correctamente, se han de tener en cuenta dos cosas
fundamentales. la primera es que todo involucrado tiene que cumplir una serie de normas y
reglas que regulan la ejecución de las tareas. La segunda es que la tecnología se convierte en un
factor clave para la implementación de actividades automáticas.

Con este sistema permite que, a través del aporte, proceso y producto de trabajo, se debe de
dar la oportunidad de tener control y automatización de tareas, que aumente la productividad,
reduzcan tiempo y estandarice un flujo que arroje resultados uniformes, mejorando y
facultando un área más organizada y con mejores rendimientos, así, mejorando la actualización
anterior, y tener un flujo continuo y menos propenso a errores.
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3. Objetivos

3.1 Objetivo general

Mejorar la comunicación ya existente del área seguridad electrónica de los diversos procesos,
actualizando y brindando acompañamiento que garantice la ejecución de tareas automatizadas,
que facilite optimizar el rendimiento de un área en atención a sus clientes

3.2 Objetivos específicos

 Automatizar una serie de componentes básicos para uno o varios flujos de trabajo que me
permitan brindar gestión, control y medición, mejorando información in la nube.

 Mecanizar, actualizar y automatizar estructuras y métodos, en procesos y tareas de

ejecución, en un sistema de información sincrónico y en nube.

 Evaluar los progresos obtenidos de los métodos, procesos y tareas de ejecución del
sistema
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4. Resultados

Se parte de la actualidad del área de seguridad electrónica en su debilidad de auditar, medir y

controlar su equipo de trabajo y personal de trabajo. Desde su dirección se observa un tardío en
la ejecución de sus tareas. Esto dinamizó el deseo de automatizar una serie de tareas que permite
brindar gestión, control y medición.

Se automatizo una serie de componentes básicos para uno o varios flujos de trabajo que
permitió brindar gestión, control y medición. en el área de seguridad electrónica.

Esto dinamizó el flujo de tareas que permiten brindar gestión, control y medición. El software
de Workflow de soporte técnico del cliente donde le permite relacionar las áreas importantes de
la compañía.

Esta relación cuenta que hará referencia a los clientes, que está creada previamente, de manera
similar y se hará relación a la ubicación exacta del sitio donde se encuentre los equipos de
seguridad y una lista de motivos de carácter informativo (mantenimiento correctivo,
mantenimiento preventivo, extracción de información y visita técnica comercial).

Este flujo (vea Anexo A) permitió de manera organizadas, ejecución de tareas de soporte, con
los clientes, a su vez se tendrá el manejo de agenda programada y se tendrá la auditoría y
medición del grupo técnico

El aporte y las ventajas del workflow.a la empresa es de posibilitar la descripción de

flujos mediante diagramas gráficos (vea el anexo A) de fácil creación y comprensión.
Estos sistemas ayudan a la comprensión por parte de todos los participantes de qué se
debe realizar en cada momento. Adicionalmente, para cada uno de los datos
incorporados al sistema se podrá conocer por dónde debe fluir.
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Se Planteó una descripción clara de las actividades por cada perfil de usuario,
describiendo los elementos necesarios para que cada participante sepa de una forma
clara qué actividades o tareas debe de cumplir en el proceso.

Se dio posibilidad de la creación de un sistema workflow que se adapta a la

organización concreta (y no al revés). De esta forma la organización no debe cambiar
sus pautas de funcionamiento debido a que adquiere uno u otro software.

El framework propuesto permite no dar un gran salto dentro de la organización en lo que a

gestión del cambio se refiere. Nuestro aporte se basa en introducir sistemas similares a aquellos
que los usuarios están acostumbrados en la actualidad (procesadores de texto y utilización de
plantillas de forma masiva).

Proporciona una forma sencilla de integración (vía webservices en línea) con otras
aplicaciones de forma que el sistema workflow logre un entendimiento con otros
sistemas, mediante la aplicación pautas de trabajo, y aún en el caso donde los otros
sistemas, no estén preparados para interactuar con otros sistemas siendo este último caso
el más típico que podemos encontrar en organizaciones medianas o pequeñas.

Desde un punto de vista de los costes, la metodología que planteamos reduce

drásticamente la inversión por dos motivos: a) la adaptación del software a cada
organización no se basa en la construcción de un software completamente nuevo, sino que
existen múltiples piezas fundamentales ya previamente construidas que sólo deben
asociarse y encajarse para la construcción del sistema definitivo adaptado a la
organización y este hecho de no construir desde cero reduce el tiempo de trabajo en el
sistema y por tanto también los costes; b) nuestra metodología se basa en los principios de
las organizaciones ágiles y no en la creación de un proyecto estándar.

Es útil para el desarrollo rápido de aplicaciones. La metodología propuesta está

enfocadas a un desarrollo ágil de aplicaciones entre las cuales se incluyen los sistemas
workflow. Adicionalmente, se concreta qué pasos se deben dar para la creación de los
procesos de negocio. En la metodología propuesta se han incorporado dichos pasos.
 19

Contempla la gestión de proyectos. La metodología propuesta contiene mucho de los

conceptos de la gestión de proyectos.

Contempla gestión de reuniones. La metodología propuesta, al igual que en Scrum,

contempla la gestión de reuniones, pero mientras esta haga parte del eje troncal de la
misma en esta propuesta se intentan minimizar eliminando las de sincronización diarias.
La baja necesidad de reuniones, que ahorra tiempo y dinero, se consigue gracias a una
alta definición en la forma de ejecutar las tareas dentro de la esta.

Contempla la gestión de tareas e hitos. En la metodología propuesta la gestión de

tareas es de vital importancia y su grado de concreción en la forma de trabajar por parte
de los equipos participantes es alto, indicando para cada tarea responsabilidades, flujo de
trabajo a seguir y plazos.

Contempla la gestión de costes por actividad. En la metodología propuesta se ha

considerado como un elemento importante para predecir dificultades posteriores por
falta de inversión.

Contempla la gestión de riesgos. En la metodología propuesta se profundiza lo

suficiente en la necesidad de identificar y gestionar los riesgos vinculándolos a tareas
concretas.

Contempla el prototipo de la solución a crear. La metodología propuesta está

claramente enfocada a la creación de prototipos cada vez más refinados a medida que se
realizan las iteraciones.

Presenta una curva de aprendizaje reducida para la utilización de la metodología. El

sistema propuesto posee un aprendizaje fácil y rápido. Con una jornada de trabajo de
pocas horas cualquier participante puede comprender cómo se utiliza.
Requiere el uso de herramientas electrónicas. esta propuesta requiere el uso de
 20

herramientas electrónicas para aumentar la capacidad de comunicación y

coordinación de los participantes del proyecto.

Se evalúa la metodología propuesta y se establece la posibilidad de controlar las

tareas que se realizan por horas de trabajo. Estas tareas tienen un coste determinado
que sumadas ayudan a conocer la evolución del proyecto de implantación. Un trabajo
futuro a realizar sería analizar el número de horas empleadas en cada una de las fases
de la metodología que ayude a detectar un patrón en función del tipo de proyecto que se
desea implantar.

Medición de resultados Para los flujos propuestos en este trabajo, el medir y mejorar la
productividad en el área de seguridad electrónica, ha sido una de las mayores preocupaciones de
la dirección. Es por esa razón que nos centraremos en explicar la forma que se utilizó para medir
la productividad.

El punto de partida de este objetivo de trabajo radica en la necesidad de medir, auditar y

controlar, su personal de trabajo, con un resultado que permita la toma de decisiones.

Posiblemente el elemento más importante de un trabajo es su flujo de trabajo. Es la clave para

la simplificación y la estandarización de los pasos necesarios para llevar a cabo una tarea.

Los pasos en el flujo de trabajo se pueden configurar para asociar la lógica con ellos o para ser
pasos manuales o de marcador de posición. Los pasos con lógica pueden invocar una clase
personalizada, un ejecutable o uno de los pasos pre programados como formular una pregunta o
lanzar una dirección URL. Consulte los tipos de pasos para obtener más detalles.

Después de entender este concepto y de construir los flujos de trabajo propuestos en esta etapa
de prácticas y para la propuesta que pretende este trabajo, queremos aportar en el sistema de
información SYNERGY, actual workflow corporativo, dos flujos que permite mejorar el área de
seguridad electrónica. (ver Anexo B (andrade, 1998) (Odell, 1994))
 21

Para los dos flujos de trabajo propuestos, se elaboraron definición de variables referenciadas
según su necesidad, se hace una correlación de las cuentas asociadas, ubicaciones, motivos y
soportes establecidos en cada workflow.

Para obtener resultados de un impacto positivo de esta propuesta de mejora, las metas
alcanzadas son importantes, sin embargo, no es posible administrarlas porque son el resultado de
la ejecución de la estrategia.

Figura 3 DashBoard
Fuente propia
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5. Conclusiones

El deseo de mejorar el desempeño de un área, bajo un estándar de gestión de procesos o los

flujos de trabajo, se logró con uniformidad garantizando resultados bajo flujos de trabajo.

Con esta propuesta se aumenta la productividad. Reduce tiempos de gestión, estandariza

resultados, se mide y se controla las actividades realizadas con los clientes, con toma de
decisiones más precisas.

En este sentido, juega un papel fundamental los avances informáticos en la gestión de los
procesos administrativos, tanto para agilizar los trámites, como para obtener datos que
debidamente generen utilidades con e fin de dar calidad a los servicios prestados, cumplimiento
los objetivos.

Con esta metodología se logra que los flujos de trabajo que eran manuales lleguen a hacer
automatizados. Esto se solucionó con su creación del sistema de información SYNERGY.

Con este sistema de control de los procesos se disminuya la necesidad de intervenir para su
gestión. Esto permite que exista menos retrasos en los tiempos destinados a la entrega de un
producto o pérdidas como consecuencia de esos retrasos. Al mismo tiempo incrementa la calidad
del servicio al responder de una forma más rápida y con el mejor personal disponible.
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6. Propuesta académica

Como estudiante y mi etapa de aprendiz, evidencie muchas falencias en el proceso educativo

que ofrece la institución, el enfoque que se le debe de dar al desarrollo de software como
proyección profesional, enfocar el pensum académico a manejo variado de lenguajes de
programación y demás tecnologías complementarias, que aportan a un desarrollo más profundo
y más potenciado a el futuro del estudiante, que tendría un conocimiento y dominio de
herramientas Informáticas más claras.

Enfocar la práctica profesional en entidades públicas y/o privadas, que tengan su

productividad en el desarrollo informático como elemento o producto principal de negocio,
donde el estudiante y futuro profesional, pueda optar por un cargo en la misma entidad, de
acuerdo a sus conocimientos y desempeño en el tiempo de práctica.
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Anexo A Flujograma de Tareas de grupo

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Anexo B Flujograma de actividades

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Bibliografía

andrade, M. (28 de junio de 1998). www.desktop.arcgis.

Odell, R. y. (5 de agosto de 1994). www.aec.es.

www.ticportal.es/glosario-tic/flujo-trabajo-procesos-empresariales-workflow. (5 de Septiembre
de 1998). Obtenido de 1997.