1893-3000-NNA-DC-INT-0002 Rev. 0 Carga Aconex

Contrato Diseño, Ingeniería, Suministro Y Construcción A Suma Alzada (EPC) – WP3 - “Proyecto de
Ampliación del Aeropuerto Internacional Jorge Chávez – newLIM”

Cód.
1983-3000-NNA-DC-INT-0002
Doc.
Paquete de WP3 - “Proyecto de Ampliación del Aeropuerto N° Rev. 0

Trabajo: Internacional Jorge Chávez – newLIM”
Fecha 16/09/2023
Finalidad Emitido para información
Título:
INSTRUCTIVO
CARGA DE DOCUMENTOS EN ACONEX
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Carmen Duque Angel Miguel Garde Miguel Lozano

GERENTE CONTROL DOCUMENTARIO GERENTE DE DISEÑO GERENTE DE PROYECTO
Contrato Diseño, Ingeniería, Suministro Y Construcción A Suma Alzada (EPC) – WP3 -
“Proyecto de Ampliación del Aeropuerto Internacional Jorge Chávez – newLIM” Rev. 0
1893-3000-NNA-DC-INT-0002
INSTRUCTIVO CARGA DE DOCUMENTOS EN ACONEX
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HISTORIAL DE REVISIONES
Rev. Fecha Descripción de la Finalidad Elaborado Revisado Aprobado
0 16/09/2023 Emitido para información CDV AMG ML
CONTROL DE CAMBIOS
Rev. Descripción
0 Creación del documento.

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ÍNDICE
1. Objetivo ...................................................................................................... 4
2. Alcance ....................................................................................................... 4
3. Definiciones ............................................................................................... 4
4. Instrucciones ............................................................................................. 5
4.1 Cargar archivos ...................................................................................... 5
4.2 Flujos de trabajo:.................................................................................. 12
4.3 ¿Qué es el Correo? .............................................................................. 14
4.4 Búsqueda en Aconex ........................................................................... 18
4.5 ¿Qué son las Tareas? .......................................................................... 20
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1. Objetivo
proporcionar una guía clara y detallada sobre cómo cargar correctamente los
documentos en la plataforma Aconex
2. Alcance
Este instructivo se aplica a la plataforma de Gestión Documental del proyecto WP3 -
“Proyecto de Ampliación del Aeropuerto Internacional Jorge Chávez – newLIM” –
ACONEX.
3. Definiciones
• ACONEX: Es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos utilizado en proyectos

para facilitar la distribución, revisión y comunicación de documentos de forma segura y
confiable. Permite a los usuarios compartir, colaborar y controlar la documentación de
manera eficiente, manteniendo un registro claro de los cambios y comentarios
realizados.
Este sistema permite a los participantes del proyecto acceder a los documentos
relevantes desde cualquier ubicación, en cualquier momento y desde cualquier
dispositivo. Además, ofrece herramientas de seguimiento y notificaciones para garantizar
que las revisiones y aprobaciones se realicen en tiempo y forma.
• Control Documentario: Asegura y verifica la correcta gestión de los documentos en una

organización. Este control se lleva a cabo siguiendo una serie de procedimientos y
políticas establecidas con el fin de garantizar la seguridad, integridad, disponibilidad y
confidencialidad de la información contenida en los documentos.
• Sustituir: Editar y/o cargar una nueva versión de un documento bajo el mismo registro
en Aconex
• Perfil de carga: conjunto de reglas de convención de nombres de archivo, para que

Aconex pueda extraer y rellenar estas propiedades por usted, siempre que se utilice su
perfil de carga.
El uso de un perfil de carga de documentos es opcional, pero le ayudará a ahorrar tiempo
durante un proceso de carga de archivos múltiples.
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4. Instrucciones
4.1 Cargar archivos
PASO 1: Una vez que se ha ingresado al Proyecto correspondiente [1893-IPK-WP3]de

ACONEX encontrará una barra principal y debe de hacer clic en [DOCUMENTOS],
[Añadir/Actualizar documento].
1
2
PASO 2: Si es necesario, seleccione un [Perfil de carga] del menú desplegable (o

simplemente déjelo por defecto) Arrastre el documento en la casilla de [“Arrastrar
y soltar”], o seleccione “el botón [+]”. Si utiliza este último, busque el archivo en su
computadora o red y seleccione Abrir para adjuntarlo a Aconex.
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Paso 3: En la siguiente pantalla, sus archivos aparecerán en la lista de la izquierda. Si se

reconoce un código de documento existente a partir del nombre del archivo, verá una
etiqueta ¨Actualizar¨. De lo contrario, sus archivos serán etiquetados como “Nuevo”.
*Encontraran tipos de carga:
Se adecua según el tipo de documento a cargar según imagen
Ilustración 1 Tipos de carga
Item Tipo Descripción
A Correspondencia Enviada Para emitir cartas / actas Subcontratistas
B Documento Interno Documentos de código 1893-
C Documento Vendor Documentos con OC
D General Documentos generales que inician con NL

(procedimientos, planes, instructivos, Sketch, etc)
E Drawing - General Arrangement Documentos de Diseño (SPC, MDE, MCA, etc)
F Plano Para carga de Planos que inician con Facility.
Tabla 1 tipos / detalle

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A. Correspondencia Enviada
✓ Estatus [ABIERTO] (si requiere respuesta) [SOLO PARA INFORMACION] (si no requiere
respuesta)
✓ De requerir respuesta marca si y coloca fecha tentativa
✓ Disciplina, si tiene identificado, caso contrario la opción “no aplican disciplina”
✓ Grupo funcional, manténganlo como [CN – Contratos]
✓ Los últimos 5 ITEM no se completan: Fecha de Recepción; Carta sin Efecto;
Confidencial; Fecha prevista de envío; Fecha del hito
No se completan datos
No se completan estos datos
Ilustración 2
Correspondencia Enviada
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B. Documento interno
✓ Estatus depende de cada documento(emitido para revisión, emitido para informacion,
,etc)
✓ Los campos se completan de acuerdo al código interno.
✓ No. Documento Original, completar cuando solo cuando se anule algun documento.(*)
(*)
Ilustración 3 Documento interno

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C. Drawing - General Arrangement

✓ El estatus depende de la fase del documento.
• (FASE) Diseño Conceptual (CD) – (ESTATUS) Preliminar no para construcción
• (FASE) Diseño Intermedio (ID) - (ESTATUS) Preliminar no para construcción
• (FASE) Diseño Final (FD) - (ESTATUS) Emitido para construcción
• (FASE) Asbuilt (AB) - (ESTATUS) Conforme a obra
✓ Los campos se completan de acuerdo a la estructura del código naming.
✓ No. Documento Original, completar cuando solo cuando se anule algun documento (*)
(*)
Ilustración 4 Drawing - General Arrangement

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D. General
✓ Estatus depende de cada documento(emitido para revisión, emitido para informacion,
,etc)
✓ No. Documento Original, completar cuando solo cuando se anule algun documento(*)
(*)
Ilustración 5 General
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E. Plano
✓ El estatus depende de la fase del documento.
• (FASE) Diseño Conceptual (CD) – (ESTATUS) Preliminar no para construcción
• (FASE) Diseño Intermedio (ID) - (ESTATUS) Preliminar no para construcción
• (FASE) Diseño Final (FD) - (ESTATUS) Emitido para construcción
• (FASE) Asbuilt (AB) - (ESTATUS) Conforme a obra

✓ No. Documento Original, completar cuando solo cuando se anule algun documento.(*)
(*)
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Para tener en cuenta:
1. Validar los campos obligatorios*: Al momento de enviar el formulario o

completar cualquier proceso, se debe validar que todos los campos obligatorios
estén completos. Si un campo obligatorio se deja en blanco, el sistema debería
mostrar un mensaje de error indicando que es necesario completar ese campo
para continuar.
2. Indicar campos opcionales: En el caso de campos que no sean obligatorios, se
puede indicar claramente que son opcionales. Esto ayudará a los usuarios a saber
qué campos deben completar y cuáles no.
Estas mejoras ayudarán a que los campos sin datos se completen de manera más
efectiva, garantizando una mejor experiencia para los usuarios.
4.2 Flujos de trabajo:
El módulo de Flujos de Trabajo hace que las revisiones de documentos sean más ágiles.
Los Flujos de Trabajo es una herramienta que le ayuda a su equipo a realizar revisiones
de documentos, y usted puede estar involucrado en gestionarlos o como uno de los
revisores.
1. El Emisor del flujo de trabajo es el que inicia la revisión y gestiona los

documentos durante todo el proceso.
2. Los revisores nominados verán que tienen Documentos esperando a ser
revisados en su página de Tareas. Estos son los documentos que deben
revisar como parte del flujo de trabajo.
3. Los revisores nominados verán que tienen Documentos esperando a ser
revisados en su página de Tareas. Estos son los documentos que deben
revisar como parte del flujo de trabajo.
Como es de esperar, las acciones de cada uno de los revisores afectarán el
proceso de revisión y su resultado final. Los revisores tienen un número
predeterminado de tiempo para responder, lo que ayuda a mantener el proceso
al día.
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También puede buscar y hacer informes del progreso de los flujos de trabajo en
los que su organización esté involucrada.
Buscar documentos para su revisión
1. Seleccione su proyecto desde el Selector de proyectos en la parte superior

de la página.
2. Haga clic en el botón de [Tareas] y bajo Ver, elija [Mis tareas].
3. Haga clic en la barra de [Documentos] para expandir su lista de
documentos.
4. Haga clic en el título [Esperando a ser revisados] para expandir su lista.
5. Haga clic en el número del flujo de trabajo, enseguida verá la página de
Documentos para revisar. (Ilustración 7 Mis tareas)
Ilustración 7 Mis tareas
6. Haga clic en el icono del archivo para descargar el documento, o haga clic
en el número del documento para revisarlo mediante el visualizador en
línea. (Ilustración 8)
Ilustración 8
7. Para cada documento podrá:

✓ Realizar anotaciones utilizando el visualizador en línea
✓ Iniciar un sub-flujo de trabajo
✓ Pasarlo a otra persona para que lo revise.
Ilustración 9
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8. Una vez seleccionado, se abrirá el documento para proceder a revisarlo.
Ilustración 10
• Si solo guardas avance, debes dar clic en publicar anotaciones (Ilustración 11)
• Si culmina la revisión debes dar clic en entregar la revisión. (De tener más revisores pasar el
siguiente) (Ilustración 11)
Ilustración 11
4.3 ¿Qué es el Correo?
El Correo de Aconex no es como cualquier correo electrónico:
• Una vez que el correo se ha enviado, no se puede editar,

recuperar o perder.
• Todos los correos se almacenan de forma segura y se rastrean en
el registro inalterable del proyecto, ofreciéndole un historial
completo de cambios y decisiones.
• No hay límites en el tamaño de los archivos adjuntos, ni de forma
individual ni total.
• Cada correo se identifica con un número único que facilita el
seguimiento del correo y la presentación de informes.
Ver correos
1. Ingrese a Aconex
2. Haga doble clic en el módulo de [Correo] en la barra de
herramientas o seleccione [Correo/Recibidos].
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Ilustración 12 Correos
Mantenga un registro de las respuestas a sus correos
Ilustración 13 Mantenga un registro de las respuestas a sus correos
Crear correos
1. Haga clic en el botón [Correo] en el menú principal de navegación y

seleccione [Correo desde cero].
2. Ahora seleccione la opción en el campo [Tipo]. Cuando haga esto, todos
los campos obligatorios que deben ser rellenados tendrán un asterisco.
Item Tipo Descripción
1 (ECC) Comunicación del Contratista Comunicación que recibiremos

del contratista
2 Client Response Respuesta de los transmitals del

cliente
3 Correspondencia general Temas varios

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4 Notificación Para notificar NCR, ROB´s u otra

notificación requerida
5 Solicitud de información (RFI) Emisión de SKT A4 DE CONSULTA

(RFI).
6 Respuesta a solicitud de información Respuesta a SKT A4 DE CONSULTA

(RFI).
7 Supplier Communication Comunicación con Contratistas
8 Transmisión Se envía a Control Documental

IP3 para efectuar una revisión de
forma de los documentos
Tabla 2 Tipos de Correos
Ilustración 14 tipos de correos
3. Ingrese los nombres de uno o varios destinatarios en los campos [Para] y/o [CC].
Puede encontrar sus nombres ya sea:
• Al ingresar de forma completa o parcial el nombre de un usuario o el nombre
del grupo en el campo de Buscar, luego pulse el botón Enter/Intro. Se añadirá
un resultado que coincida, o tendrá que elegir de una lista de posibles
destinatarios.
• Al hacer clic en los enlaces [Para] o [CC] y buscar en el directorio.
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4. (Opcional) Adjuntar documentos, otros correos o archivos locales al correo.

Ilustración 15
Ilustración 16
5. Elija el tipo de respuesta de la lista [Solicitar respuesta], y seleccione la fecha de

respuesta. Esto establece el estatus del correo.
6. Rellene el campo de Asunto con una descripción precisa del contenido para
facilitar la búsqueda de este correo.
Ilustración 17
7. Complete los datos del correo, si están disponibles. Los datos obligatorios están
marcados con un asterisco rojo*, pero entre más información incluya más fácil
será encontrar este correo y generar informes sobre este.
8. Complete el cuerpo del correo. Puede escribir su mensaje o pegar texto o

imágenes. Utilice el menú Formato para aplicar formato a su texto.
Ilustración 18
9. Haga clic en el botón Enviar.

Este correo ahora estará disponible para todas las organizaciones destinatarias
(a menos que lo haya marcado como confidencial).
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4.4 Búsqueda en Aconex
Búsqueda de documentos (nueva búsqueda de documentos)
El registro de documentos contiene todos los documentos que su organización ha

recibido o cargado en este proyecto. Los documentos marcados como confidenciales
para otra persona no se pueden ver.
1. En el menú principal de navegación, haga clic en Documentos y

seleccione Registro de documentos.
2. Escriba sus criterios de búsqueda en la barra de búsqueda, como el número de
documento, el título del documento, el nombre del archivo o el contenido del
archivo. Las búsquedas no distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
3. Haga clic en Buscar para ver la lista de documentos que coinciden con sus
criterios.
Ilustración 19
Nota
Mantenga desmarcada la opción "Mostrar historial de documentos" para mostrar la última versión
de los documentos. Si lo necesita, también puede acceder a las versiones anteriores de un
documento.
4. Filtre su búsqueda utilizando los filtros disponibles. Puede seleccionar varios

datos de algunos filtros, lo que permite filtrar entre varios tipos de documentos y
disciplinas.
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Ilustración 20
5. Haga clic en Buscar y sus resultados se actualizarán.
Ilustración 21
6. (Opcional) Haga clic en el icono de archivo para descargar un documento.

7. (Opcional) Haga clic en más opciones (menú de tres puntos) para acceder
a otras funcionalidades, como ver el historial de eventos.
Ver y navegar en los resultados de búsqueda
En el panel de resultados, puede desplazarse, ordenar y añadir columnas. Cambie el

tamaño y fije columnas para navegar fácilmente en los resultados de búsqueda.
• Para cambiar el tamaño de una columna, sitúe el cursor sobre el separador

de columnas
• Haga clic y arrastre el cursor para ajustar el ancho de la columna según sea
necesario.
• Para fijar una columna, sitúe el cursor sobre el título de la columna. A
continuación, haga clic y arrastre la columna a la ubicación deseada. Si la
arrastra a la izquierda del panel de resultados, la columna quedará fija
(observe el icono de un alfiler que aparece sobre la columna), de modo que
podrá desplazarse por los resultados con las columnas fijas visibles.
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• Además, puede Añadir/Eliminar columnas.
Ilustración 22
Nota
Utilice la búsqueda para generar un informe a partir de los resultados (como Planos actualizados en
la última semana) y, a continuación, expórtelos a Excel.
4.5 ¿Qué son las Tareas?
Utilice la página de Tareas para gestionar su lista de tareas en Aconex.
1. En la parte superior puede ver el proyecto que está viendo actualmente. Haga
clic en este para pasar a otro proyecto. También puede seleccionar un proyecto
de la lista de la izquierda.
Ilustración 23
2. Aquí están todos los correos y otros procesos que requieren su acción en este
proyecto. Haga clic en un correo para ver los detalles. Verá las tareas de otros
módulos, como Documentos y Flujos de trabajo,
Ilustración 24
Nota
Haga clic en el icono de la flecha para ampliar o contraer su lista o grupo de tareas.
El número en el paréntesis muestra cuántos elementos tiene para un tipo de tarea (como el correo
no leído).
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Siempre puede volver a la página de Tareas haciendo doble clic en Tareas en la lista de módulos.
Soporte de ACONEX:
Central de Asistencia - Oracle Aconex
Documentos (aconex.com)
Correo (aconex.com)
Búsqueda en Aconex
Tasks (aconex.com) ( Tareas)
hacer informes del progreso de los flujos de trabajo

1893-3000-NNA-DC-INT-0002 Rev. 0 Carga Aconex

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Ampliación del Aeropuerto Internacional Jorge Chávez – newLIM”

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Finalidad Emitido para información

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Carmen Duque Angel Miguel Garde Miguel Lozano

0 16/09/2023 Emitido para información CDV AMG ML

0 Creación del documento.

• ACONEX: Es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos utilizado en proyectos

• Control Documentario: Asegura y verifica la correcta gestión de los documentos en una

• Perfil de carga: conjunto de reglas de convención de nombres de archivo, para que

4.1 Cargar archivos

PASO 1: Una vez que se ha ingresado al Proyecto correspondiente [1893-IPK-WP3]de

PASO 2: Si es necesario, seleccione un [Perfil de carga] del menú desplegable (o

Paso 3: En la siguiente pantalla, sus archivos aparecerán en la lista de la izquierda. Si se

*Encontraran tipos de carga:

Se adecua según el tipo de documento a cargar según imagen

Ilustración 1 Tipos de carga

Item Tipo Descripción

A Correspondencia Enviada Para emitir cartas / actas Subcontratistas

B Documento Interno Documentos de código 1893-

C Documento Vendor Documentos con OC

D General Documentos generales que inician con NL

E Drawing - General Arrangement Documentos de Diseño (SPC, MDE, MCA, etc)

F Plano Para carga de Planos que inician con Facility.

Tabla 1 tipos / detalle

No se completan estos datos

Ilustración 3 Documento interno

C. Drawing - General Arrangement

Ilustración 4 Drawing - General Arrangement

✓ Los campos se completan de acuerdo a la estructura del código naming.

Para tener en cuenta:

1. Validar los campos obligatorios*: Al momento de enviar el formulario o

4.2 Flujos de trabajo:

1. El Emisor del flujo de trabajo es el que inicia la revisión y gestiona los

Buscar documentos para su revisión

1. Seleccione su proyecto desde el Selector de proyectos en la parte superior

Ilustración 7 Mis tareas

7. Para cada documento podrá:

8. Una vez seleccionado, se abrirá el documento para proceder a revisarlo.

4.3 ¿Qué es el Correo?

El Correo de Aconex no es como cualquier correo electrónico:

• Una vez que el correo se ha enviado, no se puede editar,

Mantenga un registro de las respuestas a sus correos

Ilustración 13 Mantenga un registro de las respuestas a sus correos

1. Haga clic en el botón [Correo] en el menú principal de navegación y

Item Tipo Descripción

1 (ECC) Comunicación del Contratista Comunicación que recibiremos

2 Client Response Respuesta de los transmitals del

3 Correspondencia general Temas varios

4 Notificación Para notificar NCR, ROB´s u otra

5 Solicitud de información (RFI) Emisión de SKT A4 DE CONSULTA

6 Respuesta a solicitud de información Respuesta a SKT A4 DE CONSULTA

7 Supplier Communication Comunicación con Contratistas

8 Transmisión Se envía a Control Documental

Tabla 2 Tipos de Correos

Ilustración 14 tipos de correos

4. (Opcional) Adjuntar documentos, otros correos o archivos locales al correo.

5. Elija el tipo de respuesta de la lista [Solicitar respuesta], y seleccione la fecha de

8. Complete el cuerpo del correo. Puede escribir su mensaje o pegar texto o

9. Haga clic en el botón Enviar.

4.4 Búsqueda en Aconex

Búsqueda de documentos (nueva búsqueda de documentos)