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1.3. Gestión de datos en tablas dinámicas

Sitio: Campus Virtual INAP
Curso: Excel 2010/13 avanzado: tablas dinámicas (IN-NS-49623)
Libro: 1.3. Gestión de datos en tablas dinámicas
Impreso por: SAEZ TANIA GUADALUPE
Día: jueves, 13 de abril de 2023, 21:35

Tabla de
contenidos
Agrupar y desagrupar Cambiar y actualizar Autoevaluación Unidad
Ordenar y filtrar datos Usar escalas de tiempo Calcular valores
datos datos 1

En una tabla dinámica se pueden agrupar datos, para ver juntos sus totales. Por ejemplos, en la siguiente tabla dinámica, para agrupar las últimas 3 filas,
primera se debe seleccionarlas y luego hacer click en el botón "Crear grupo de selección" que figura en la solapa "Analizar" de la barra de "Herramientas de
tablas dinámicas":

De este modo, la tabla dinámica quedará como sigue:

Dentro del "Grupo 1" figuran los datos de las 3 filas agrupadas y a su vez se creó un grupo para la primera fila. Cada grupo puede minimizarse haciendo click
en el signo - que figura junto al nombre, lo cual oculta las filas que lo componen. Por ejemplo, si se minimiza el grupo 1, se obtiene:

Para desagrupar un grupo, se debe colocar el cursor sobre el nombre del mismo y hacer click en el botón "Desagrupar", en la misma solapa de antes.

Para ordenar los datos de una tabla dinámica, se debe desplegar la flecha que hay junto al encabezado de una columna para ver las opciones de orden:
Las primeras dos opciones permiten, respectivamente, ordenar la lista de ítems de esa columna alfabéticamente o en orden inverso, de la Z a la A. La tercera
opción abre una ventana donde se puede elegir de qué modo ordenar los datos:

Al seleccionar la opción Ascendente o Descendente, se podrá elegir en el menú desplegable la columna a la que aplicar el criterio de orden.

Para filtrar datos, se debe desplegar el mismo menú del encabezado. Allí figuran dos tipos de filtro con un menú desplegable:
Filtros de etiqueta: permite filtrar en la primera columna de la tabla, donde se encuentran las etiquetas de las filas.
Filtros de valor: permite filtrar en las columnas de la tabla que contienen los valores de cada fila. Al elegir uno de estos filtros se podrá seleccionar en qué columna
se desea filtrar.

También se pueden filtrar filas utilizando la caja de búsqueda, escribiendo el nombre de una etiqueta de fila y presionando la tecla enter. O bien se pueden seleccionar
las etiquetas de filas de la lista que figura en la parte inferior del menú: sólo se mostrarán las filas que se dejen tildadas.

(Nota: Esta funcionalidad está disponible sólo en las versiones 2013 y en adelante)

La escala de tiempo de tablas dinámicas es una opción de filtro dinámico que permite filtrar fácilmente por fecha y hora, y acercar el período que desee con
un control deslizante. Se puede utilizar únicamente en tablas dinámicas que posean valores expresados en formato de fecha.

Para crear una escala de tiempo, se debe posicionar sobre la tabla dinámica y hacer click en el botón "Insertar escala de tiempo" dentro de la solapa
"Analizar" en la barra de "Herramientas de tabla dinámica":

Se abrirá una ventana con los nombres de las columnas de la tabla que poseen valores de fecha. Seleccionar la columna sobre la que se quiera crear la
escala de tiempo y hacer click en el botón "Aceptar":
Se generará la escala de tiempo junto a la tabla dinámica:

Al hacer click sobre cada segmento de la escala, se filtrarán en la tabla dinámica los valores correspondientes a ese período.

En  la parte superior derecha de la escala, se puede desplegar la flecha para cambiar la escala de tiempo, seleccionando años, trimestres, meses o días:

Se pueden seleccionar más de un período, para ver en la tabla dinámica los datos correspondientes a la selección realizada. Para ello, arrastrar el botón gris del límite
del período hasta la fecha que se quiera incluir:

Para borrar una escala de tiempo, hacer click en el botón "Borrar filtro":

Las escalas de tiempo se pueden mover y cambiar de tamaño como cualquier imagen insertada. También se puede modificar su estilo.

Para cambiar el estilo de la escala de tiempo, hacer click en ella y se mostrarán las "Herramientas de escala de tiempo". En la sección "Estilos de escala de
tiempo" se podrá elegir entre distintas combinaciones de colores:

En las tablas dinámicas se pueden usar las funciones de resumen en los campos de valor para combinar los valores de datos de origen subyacente. Si las
funciones de resumen y los cálculos personalizados no proporcionan los resultados deseados, se pueden crear nuevas fórmulas en los campos y elementos
calculados. Por ejemplo, se puede agregar un elemento calculado con la fórmula de la comisión de venta, que puede ser diferente para cada región.
Entonces, la tabla dinámica incluiría automáticamente la comisión en los subtotales y totales generales.
Crear fórmulas en una tabla dinámica
Antes de empezar, se debe decidir si quiere un campo calculado o un elemento calculado dentro de un campo. Se usa un campo calculado cuando se quiere
usar los datos de otro campo en la fórmula. Se usa un elemento calculado cuando se quiere que la fórmula use datos de uno o más elementos específicos
dentro de un campo.

Para los elementos calculados, se pueden introducir fórmulas distintas celda por celda. Si se tienen varios elementos calculados o fórmulas, se puede
ajustar el orden de cálculo.

Agregar un campo calculado:

1. Hacer click en la tabla dinámica. En la barra de "Herramientas de tabla dinámica ", en la pestaña "Analizar", en el grupo "Cálculos", hacer click en

"Campos, elementos y conjuntos" y, después, hacer click en "Campo calculado".

2.

3. En el cuadro "Nombre", escribir un nombre para el campo.

4. En el cuadro "Fórmula", escribir la fórmula para el campo. Para usar los datos de otro campo en la fórmula, hacer click en el campo en el cuadro
"Campos" y, después, hacer click en "Insertar campo".

5. Al finalizar, hacer click en el botón "Agregar".

Agregar un elemento calculado a un campo:

1. Hacer click en la tabla dinámica. En la barra de "Herramientas de tabla dinámica ", en la pestaña "Analizar", en el grupo "Grupo", hacer click en

"Desagrupar"

2. Hacer click en el campo donde se quiera agregar el elemento calculado.

3. En la pestaña "Analizar", en el grupo "Cálculos", hacer click en "Campos, elementos y conjuntos" y, después, hacer click en "Elemento calculado".
 4. En el cuadro "Nombre", escribir el nombre que se quiera dar al elemento calculado.

5. En el cuadro "Fórmula", escribir la fórmula para el elemento. Para usar los datos de un elemento en la fórmula, hacer click en el elemento de la lista
"Elementos" y, después, hacer click en "Insertar elemento" (el elemento debe ser del mismo campo que el elemento calculado).

6. Al finalizar, hacer click en el botón "Agregar".

Escribir fórmulas distintas celda por celda para los elementos calculados:
1. Hacer click en una celda cuya fórmula se quiera cambiar. Para cambiar la fórmula de varias celdas, mantener presionada la tecla CTRL y hacer click en
las celdas adicionales.

2. En barra de fórmulas, escribir los cambios en la fórmula.

Ajustar el orden de cálculo para varios elementos calculados o fórmulas:

1. Hacer click en la tabla dinámica. En la barra de "Herramientas de tabla dinámica ", en la pestaña "Analizar", en el grupo "Cálculos", hacer click en

"Campos, elementos y conjuntos" y, después, hacer click en "Orden de resolución".

2. En la ventana que se abre, hacer click en una fórmula y, después, hacer click en "Subir" o "Bajar".

3. Continar hasta que las fórmulas estén en el orden en que quiere que se calculen.

Ver todas las fórmulas que se usan en una tabla dinámica

Se puede mostrar una lista de todas las fórmulas que se usan en la tabla dinámica actual. Para ello se deben seguir los siguientes pasos:

1. Hacer click en la tabla dinámica. En la barra de "Herramientas de tabla dinámica ", en la pestaña "Analizar", en el grupo "Cálculos", hacer click en

"Campos, elementos y conjuntos" y, después, hacer click en "Crear lista de fórmulas".

Editar una fórmula de tabla dinámica

Antes de modificar una fórmula, se debe determinar si esa fórmula está en un campo calculado o un elemento calculado. Si la fórmula se encuentra en un
elemento calculado, se debe determinar también si la fórmula es la única para el elemento calculado.

Para los elementos calculados, se pueden editar fórmulas individuales para celdas específicas de un elemento calculado.
Determinar si una fórmula está en un campo calculado o un elemento calculado:
1. Hacer click en la tabla dinámica. En la barra de "Herramientas de tabla dinámica ", en la pestaña "Analizar", en el grupo "Cálculos", hacer click en
"Campos, elementos y conjuntos" y, después, hacer click en "Crear lista de fórmulas".

2. En la lista de fórmulas, buscar la fórmula que se quiera cambiar en "Campo calculado" o "Elemento calculado". Cuando hay varias fórmulas para un
elemento calculado, la fórmula predeterminada que se escribió cuando se creó el elemento tiene el nombre del elemento calculado en la columna B.
Para las demás fórmulas para un elemento calculado, la columna B contiene tanto el nombre del elemento calculado como los nombres de los
elementos de intersección.

3. Seguir adelante mediante uno de los siguientes métodos de edición.

Editar una fórmula de campo calculado:

1. Hacer click en la tabla dinámica. En la barra de "Herramientas de tabla dinámica ", en la pestaña "Analizar", en el grupo "Cálculos", hacer click en
"Campos, elementos y conjuntos" y, después, hacer click en "Campo calculado".

2. En el cuadro "Nombre", seleccionar el campo calculado para el que se quiere cambiar la fórmula.

3. En el cuadro "Fórmula", editar la fórmula.

4. Hacer click en "Modificar".

Eliminar una fórmula de tabla dinámica:

Al eliminar una fórmula de tabla dinámica, ésta se quita permanentemente. Si no se quiere quitar una fórmula de modo permanente, se puede ocultar el
campo o un elemento en su lugar arrastrándola fuera de la tabla dinámica.

1. Primero se debe determinar si la fórmula está en un campo calculado o en un elemento calculado. Tener en cuenta que los campos calculados
aparecen en la lista de campos de tabla dinámica y los elementos calculados aparecen como elementos dentro de otros campos.

2. Seguir uno de estos procedimientos:

Para eliminar un campo calculado, hacer click en cualquier lugar en la tabla dinámica.

Para eliminar un elemento calculado, en la tabla dinámica, hacer click en el campo que contiene el elemento que quiere eliminar.

3. En la barra de "Herramientas de tabla dinámica ", en la pestaña "Analizar", en el grupo "Cálculos", hacer click en "Campos, elementos y conjuntos" y,
después, hacer click en "Campo calculado" o "Elemento calculado".

4. En el cuadro "Nombre", seleccionar el campo o el elemento que se quiere eliminar.

5. Hacer click en "Eliminar".

Cambiar el rango de datos
Después de crear una tabla dinámica, se puede cambiar el rango de los datos de origen. Por ejemplo, se puede expandir el origen de datos para incluir más
filas de datos. Sin embargo, si los datos de origen son muy diferentes (por ejemplo, si tienen más o menos columnas), quizás convenga crear una nueva
tabla dinámica.

Para cambiar el rango de datos de la tabla, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Hacer click en el informe de tabla dinámica. En la barra de "Herramientas de tabla dinámica", en la pestaña "Analizar", en el grupo "Datos", hacer click en
"Cambiar origen de datos" y, a continuación, hacer click en "Cambiar origen de datos". Se abrirá la ventana "Cambiar origen de datos de tabla dinámica".

2. Para cambiar el origen de datos de una tabla dinámica a una tabla de Excel diferente o un rango de celdas, hacer click en "Seleccione una tabla o rango"
y, a continuación, escribir el rango en el cuadro de texto de "Tabla o rango" o hacer click en el botón con la flecha roja y seleccionar la tabla. Al finalizar,
hacer click en "Aceptar":
Actualizar manualmente una tabla dinámica
Si los valores de la tabla de origen se ha modificado (pero no su rango), se puede actualizar la tabla dinámica para que recoja los nuevos valores. Para ello, se deben
seguir los siguientes pasos:

1. Hacer click en la tabla dinámica. En la barra de "Herramientas de tabla dinámica", en la pestaña "Analizar", en el grupo "Datos", hacer click en "Actualizar",
o presionar Alt+F5.

Para actualizar todas las tablas dinámicas del libro a la vez se puede hacer click en la flecha del botón "Actualizar" y seleccionar la opción "Actualizar todo".

Actualizar automáticamente una tabla dinámica

De manera predeterminada, las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente, pero se puede especificar que una tabla dinámica se actualice automáticamente
cuando abra el libro que la contiene. Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Hacer click en la tabla dinámica. En la barra de "Herramientas de tabla dinámica", hacer click en el botón "Tabla dinámica" y luego en "Opciones":

2. En la ventana que se abre, en la pestaña "Datos", tildar la casilla "Actualizar al abrir el archivo" y hacer click en el botón "Aceptar":

Autoevaluación de la Unidad 1