ESPECIFICACIONES TECNICAS

1. Objeto

Prestación del servicio de asesoría preventiva en materia de aportes al sistema de seguridad

social y parafiscales.

2. Alcance

CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., requiere contratar un proveedor que preste el

servicio de asesoría preventiva en materia de aportes al sistema de seguridad social y
parafiscales. Este servicio debe incluir una revisión integral de la información contable
referente a pagos de seguridad social y contribuciones parafiscales reportadas al sistema de
seguridad social, con el fin de determinar y/o comprobar que CARIBEMAR DE LA COSTA
S.A.S. E.S.P., este dando cumplimiento a la normativa vigente y realizando de forma
adecuada, oportuna y completa el pago de dichos aportes. Así mismo, implementar un plan
de mejora que permita eliminar causales de sanción, en caso de posibles requerimientos
por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal – UGPP.

3. Cobertura

El proveedor deberá garantizar la prestación del servicio requerido en todos los

departamentos y municipios donde CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., tiene presencia
(Bolivar, Sucre, Cesar, Córdoba y 11 municipios del Magdalena)1, a través de herramientas
virtuales y/o físicas de acuerdo con las necesidades de la compañía.

4. Especificaciones del servicio

CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., actualmente liquida seis tipos de nómina, cinco de
ellas corresponden a personal beneficiario de las convenciones colectivas y una nómina de
dirección, manejo y confianza, las cuales incluyen aproximadamente 1.300 trabajadores
directos.

Las nóminas de personal beneficiario de las convenciones colectivas, a su vez cuentan con
diferentes modalidades de liquidación. La complejidad de las nóminas beneficiarias de las
convenciones colectivas obedece a que, en su mayoría, las prestaciones extralegales y

1
Los 11 municipios del Magdalena son Algarrobo, Ariguaní, Guamal, El Banco, Nueva Granada, Pijiño del Carmen, Sabanas de San Ángel,
Santa Ana, Santa Barbara de Pinto, San Sebastián de Buenavista y San Zenón.
beneficios pactados son calculados teniendo en cuenta salarios promedios, y que
adicionalmente son factor para efectos de liquidar aportes y prestaciones legales.

El siguiente cuadro refleja los diversos tipos de nómina que se liquidan, producto de
convenciones colectivas heredadas de las antiguas electrificadoras con sus respectivas
sustituciones patronales:

Cierre Plantilla Agosto 2023

NÓMINA CONVENCIONADO NUEVO CONVENCIONADO TOTAL

BOLIVAR 135 133 268
CESAR 61 85 146
CORDOBA 61 135 196
MAGANGUE 24 31 55
SUCRE 36 56 92
TOTAL 317 440 757

DIRECCIÓN, MANEJO Y CONF. 540

TOTAL TRABAJADORES 1297

Por otra parte, la Empresa otorga beneficios extralegales los cuales pueden suministrarse
en el pago de la nómina o en especie. Para efectos de la asesoría, se requiere realizar el
análisis y revisión integral de los devengos y beneficios recibidos por todos los trabajadores
por un año calendario, así como de los pagos que estos generan a seguridad social y
contribuciones parafiscales y sus reportes al sistema de seguridad social.

Asimismo, establecer un estado de cumplimiento de la normativa vigente, matrices de

riesgos asociados a los incumplimientos hallados, con su respectiva estimación económica.

4.1 Planificación de la asesoría

Estará a cargo del contratista y las personas que designé CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S.
E.S.P., en esta esta fase se establecerá el cronograma y plan de trabajo, y su vez, se
estructurarán los componentes y requerimientos de información que deberá entregar la
compañía para los fines pertinentes.

En esta fase, el contratista debe desplazarse a la sede principal de CARIBEMAR DE LA COSTA

S.A.S. E.S.P., en la ciudad de Cartagena ubicada en carrera 13B #26-78, Edificio Chambacú,
en donde se realizará el levantamiento de la información requerida y se realizaran reuniones
entre los equipos de trabajo para garantizar el entendimiento total de la información.
El equipo a cargo del levantamiento de la información por parte del contratista deberá contar
al menos con dos (2) profesionales expertos, y deberá estar como mínimo por el término
de una semana en la sede de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

El contratista deberá asumir todos los gastos que se deriven, con ocasión a los
desplazamientos, que este debe realizar a la sede principal de Caribemar de la Costa S.A.S.
E.S.P., con el propósito de cumplir con las actividades relacionas con la ejecución del
contrato.

4.2 Ejecución de la revisión

El contratista deberá hacer la validación jurídica y contable en lo que concierne a conceptos

de nómina y los pagos que estos generan en materia de seguridad social y contribuciones
parafiscales, para determinar si hay lugar a posibles inconsistencias, moras, omisiones o
inexactitudes en los pagos de seguridad social y parafiscales teniendo en cuenta la
normativa vigente, así como su cuantificación económica.

4.3 Informe final de la asesoría.

El contratista deberá entregar un informe de los resultados obtenidos a partir de la revisión

en un máximo dos (2) meses, luego de suministrada la información correspondiente por
parte de CaribeMar De La Costa S.A.S. E.S.P.

El informe debe contener un diagnóstico del estado actual de los pagos a seguridad social
y contribuciones parafiscales, los hallazgos producto de la revisión, así como la valoración
económica por moras, omisiones o inexactitudes.

Un análisis de matriz de riesgo, probabilidades, controles y acciones correctivas y

preventivas, que permitan a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. la eliminación de causas
que puedan originar futuras sanciones asociadas al pago de aportes a seguridad social y
parafiscales en el evento de un requerimiento parte la UGPP. Sobre el informe de resultados
el contratista deberá resolver todas las dudas, consultas o aclaraciones que de este se
deriven.

Adicionalmente, el contratista deberá entregar e implementar un plan de mejora preventivo

y correctivo, en el mes siguiente a la entrega del informe de resultados.
El cierre final de la asesoría, se realizará una reunión en la sede de CARIBEMAR DE LA
COSTA S.A.S. E.S.P. donde se expondrán los informes elaborados por parte del contratista
en el cual se deberá responder las dudas, consultas o aclaraciones adicionales que sugieran
de la misma.

El contratista deberá atender todas las consultas y requerimientos que realice CARIBEMAR
DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., dentro de la ejecución del contrato.

5. Confidencialidad

El proveedor debe garantizar que los documentos y/o información física o digital que
suministre CaribeMar De La Costa S.A.S. E.S.P. es de carácter privado y confidencial y que
esta solo se utilizará para el cumplimento del servicio contratado.