Auditoria Administrativa Eje 2 - 721

Planeación de la Auditoria Administrativa

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas

Programa Administración de Empresas - Virtual

Docente

Darwin Rodríguez Olaya

Pedro Leonardo Guevara Acosta

Luz Angela Carvajal Pérez

Julián Andrés Marulanda

Johan Alexis Estupiñán

Bogotá

2022
 Introducción

Todo el tiempo estamos realizando procesos en nuestro trabajo como en la vida personal de
diferente índole y connotación; que generan una reiteración y se llegan a aprender por
medio de la repetición con lo cual a través del tiempo se adquiere una experiencia.
Por ejemplo cuando una persona aprende a cocinar una receta nueva primero lee los
ingredientes que se necesitan y después mira las instrucciones, con el tiempo esa persona
de tantas veces que cocina ese platillo ya no se le hace necesario ver ni los ingredientes ni
las instrucciones porque se ha memorizado el paso a paso; y esto está bien en cierto modo
pero qué pasaría si por alguna razón al momento de cocinar ese platillo le hace falta un
ingrediente y entonces decide omitirlo o reemplazarlo por otro. La receta se ha alterado y el
platillo ya no es igual.

Para que cualquier proceso que se lleve a cabo genere un resultado favorable siempre debe
estar en constante revisión de los factores internos y externos que intervienen en este. La
experiencia hasta cierto punto es algo muy bueno porque es el conocimiento práctico y nos
genera confianza, pero en temas administrativos debemos contar con diferentes
herramientas que nos inspeccionen y verifiquen los procesos para una mejora continua en la
organización
 Etapa de Planeación

1. Definir la evaluación a desarrollar

Auditoría: SAE - Sociedad de Activos Especiales Como empresa que tiene por objeto
administrar bienes especiales que se encuentran en proceso de extinción o se les haya
decretado extinción de dominio.
Se genera un proceso de auditoría del procedimiento para la adquisición y venta de autos.
 Establecer en el proceso administrativo quienes son los responsables de la
planeación de la organización
 Analizar las metas: misión y visión
 Reconocer las actividades propias de la empresa
 Verificar la periodicidad de las políticas del ciclo operativo
 Registros de análisis del entorno del sector
 Planes de mejoramiento interno
 Verificar la jerarquización y la delimitación de funciones
 Elementos necesarios para el desempeño de las funciones
 Canales de comunicación internos y externos
 Motivación del personal - planes de mejora y formación
 Verificación y comparación de resultados de auditorías anteriores.

2. Analizar los asuntos preliminares y contextuales

Como primera medida se establecerá el tipo de contrato y forma de pago para

realizar la auditoría. Teniendo en cuenta la planeación, se designará al equipo auditor
indicando el cronograma para desarrollar las actividades y se verificarán las normas
legales en que se basará la auditoría para poner en contexto el estudio.

Se solicitará la información pertinente a la empresa SAE - Sociedad de Activos

Especiales para un previo conocimiento del estado actual de la empresa en su proceso de
adquisición y venta de autos.

Se desarrollarán los informes iniciales, se realizará la auditoría verificando y

documentando los datos; según los resultados se analizará la información y se emitirá el
concepto de los planes de mejora y seguimiento para poder cerrar el caso de auditoría
satisfactoriamente.
 3. Determinar el Alcance
Se conoce como alcance de auditoría a la profundidad que tiene un arbitraje realizado
según objetivos expuestos antes de la misma. Así se realizan por distintos motivos: detectar
un fraude dentro de una empresa, el incumplimiento normativo, así como otras. Debido a
que conocer el alcance de la auditoría es de bastante importancia, pues este va desde lo
más simple, hasta lo más complejo, así como elaborar diversos volúmenes de documentos
de la empresa.

Como alcance, queremos obtener unos resultados propios, que contribuyan al

fortalecimiento de las necesidades expuestas en el proceso de auditoría, estos teniendo
como nombre observaciones dejadas a partir de nuestra experiencia y normativa por la cual
nos regimos al momento de realizarla, buscando que la empresa que requirió de nuestros
servicios pueda corregir esos puntos en contra y mejorarlos, para seguir creciendo como
empresa.

4. Elaboración un Diagnóstico Administrativo

5. Diseñar el plan y los programas de trabajo y aprobación

PROGRAMA DE FECHA DE TIPO AUDITORÍA

TRABAJO DE REALIZACIÓN
AUDITORÍAS

Auditoria tecnología 2017 Interna

Auditoría bienes e 2017 Interna

inmuebles

Auditoría financiera y 2017 Interna

comercial

Auditoria de talento 2017 Interna

humano

Auditoría 2017 Interna

direccionamiento
estratégico

Auditoría sociedades en 2018 Interna

liquidación

Auditoría administración 2018 Interna

de bienes

Auditoría medios de 2018 Interna

transporte

Auditoría de gestión de 2019 Interna

viáticos

Auditoría de gestión de 2019 Interna

avalúos

Auditoría riesgos y plan 2020 Interna

de acción

Auditoría de gestión 2021 Interna

publicación de bienes

Auditoría interna 2021 Interna

continuidad de negocio

Auditoría de gestión 2021 Interna

política comercial

Auditoría interna gestión 2022 Interna

nómina
PLAN DE AUDITORÍA

Objetivo general: Evaluar la efectividad de los controles existentes, el manejo de

los riesgos e indicadores, la pertinencia y oportunidad de los procedimientos
establecidos en la arquitectura a los procedimientos para la nómina de la SAE,
como también el cumplimiento de la política y normatividad legal vigente aplicable,
generando una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y
la evaluación

Objetivos específicos:

Evaluar la eficacia y oportunidad de la liquidación pago, gestión financiera y

contabilización de la conforme con las disposiciones legales, los acuerdos sociales
y la normativa interna aplicables al personal de planta, aprendices, judicantes y
pasantes y demás tipos de contratación que se tengan en la SAE.

• Evaluar eficacia y oportunidad del registro de novedades, liquidaciones de

Prestaciones Sociales y Liquidaciones definitivas.

• Verificar que los sistemas de información utilizados en el proceso de gestión de

nómina son eficaces y aseguran que las obligaciones de pago contraídas con los
trabajadores se registran correctamente.

• Evaluar el diseño e implementación de los controles y riesgos asociados a los

procesos a evaluar.

• Evaluación de indicadores

• Evaluación de Talento Humano de las áreas auditadas.

ALCANCE (Norma desempeño 2220)

Se evaluaron los procesos de liquidación de nómina, novedades, liquidación de

parafiscales, Liquidación de provisiones, liquidación definitiva, pagos, reportes
internos y externos, mediante prueba de recorrido según muestra aleatoria de los
periodos de enero de 2021 a febrero de 2022 y la evaluación de riesgos e
 indicadores del proceso.

El alcance inicial de la auditoría inicial comprende el periodo de enero de 2021 a

febrero de 2022. No obstante, como resultado de la revisión efectuada a la gestión
de recobros de incapacidades frente al registro contable se evidenciaron
diferencias y debilidades en los procesos de conciliación de la información, lo cual
generó que se requiriera la ampliación de la información solicitada para validación
del periodo 2018 a 2022.

Bogotá, febrero de 2022.

Auditado: GESTIÓN DE NÓMINA

AUDITOR LÍDER
PAOLA ANDREA BLANDÓN SALAZAR

AUDITORES ACOMPAÑANTES
GALDYS CAROLINA PALACIOS NIÑO

Responsabilidades del auditor:

Evaluar y calificar el grado de cumplimiento de los riesgos y procedimientos

Evaluados para mirar el impacto que supone la carencia o debilidad de estos.

Contexto de la Empresa

La Sociedad de Activos Especiales, es una empresa de economía mixta

adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de naturaleza única, sometida a
régimen de derecho privado. En el año 2014 fue autorizada por la Ley, como la
administradora del Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el
Crimen Organizado (FRISCO), que tiene como objeto administrar todos los bienes
especiales que se encuentran en proceso de extinción o se les haya decretado
Extinción de Dominio, esta facultad le fue otorgada mediante la Ley 1708 de 2014
que dio origen al Código de Extinción de Dominio.
Misión

Somos un gestor de activos técnico y transparente, con conocimiento del negocio,

orientado a la productividad y rentabilidad, que genera recursos para la financiación y
desarrollo de políticas públicas.

Visión

En el 2022 la SAE será una empresa líder en gestión de activos y un referente

nacional e internacional por su modelo de administración fundamentado en procesos
tecnológicos eficientes y un Portafolio de servicios diversificado.

Organigrama

Área Aspectos por Considerar

Gestión Global  Somos una Empresa de naturaleza única por lo cual contamos con
una excelente posición en el mercado, teniendo en cuenta la
diversidad de productos y servicios que ofrecemos en las
diferentes líneas de negocios. Para el año 2021 la SAE se
posiciono en 4 lugar de las empresas que realizaron más
transacciones a la nación.
 Objeto administrar bienes especiales que se encuentran en
proceso de extinción o se les haya decretado extinción de dominio.
El código de Extinción de Dominio, ley 1708 de 2014, nos faculta
como administradores del FRISCO.
 Su estructura organización es de nivel Jerárquico donde el
presidente es el más alto directivo de la empresa, 4 oficinas, 2
gerencias, 4 vicepresidencias y 4 gerencias regionales
conformando así las áreas misionales y de apoyo de la Entidad.
 Los cargos Directivos están conformados por:
El nuevo presidente de la SAE José Daniel Rojas Medellín fue
posesionado en el cargo el jueves 1 de septiembre por el
presidente de la Republica Gustavo Petro Urrego, también existen
los cargos de 4 vicepresidentes, 10 gerentes y cuatro jefes de
oficina.
 La SAE reconoce a sus trabajadores como pilar fundamental para
el desarrollo de la Estrategia Empresarial, por lo cual gestiona el
recurso humano a partir de un modelo integral por competencias
orientado al desarrollo de estos y la generación de ambientes de
alto desempeño.

Lo Financiero  Contamos con un capital de trabajo con 2 fuentes presupuestales

con los siguientes saldos con corte a junio de 2022:
 Total, pasivos y patrimonio SAE $31,457,906,542
 Total, pasivos y patrimonio FRISCO $3,217,595,166,294
 Generar ingresos a partir de la productividad de activos por
diversos modelos de negocios y portafolio de servicios priorizando
la venta masiva de activos.
 Optimizar los gastos de funcionamiento promoviendo la eficiencia
de la administración de activos.
 Construir el presupuesto orientado a resultados y lograr su
 ejecución
 La siguiente grafica refleja la inversión realizada vigencia 2022 del
FRISCO.

 Y el rendimiento financiero vigencia 2018-2022 de FRISCO

 La siguiente grafica refleja la inversión realizada vigencia 2022 de

SAE.

Y el rendimiento financiero vigencia 2018-2022 de SAE

Lo Comercial  Nuestro portafolio de servicios está conformado por:

1. Comercialización de Activos (Inmuebles, muebles,
establecimientos de comercio y sociedades activas).
 2. Arriendo de inmuebles
3. Destinación de activos (Chatarrización, Liquidación,
Monetización de Divisas Extintas, Disposición Final de Sustancias,
Donación entre entidades públicas, Devolución de Activos o
Entregas por Orden Judicial a entidades públicas).
 Los mecanismos utilizados para la comercialización son:
1. A través del comercializador autorizado en la venta de muebles
es el Banco Popular el Martillo mediante subastas públicas.
2. Los semovientes mediante subastas publicas organizadas por
el operador logístico.
3. La comercialización de las Sociedades se realiza mediante
procesos públicos de ventas.
4. Los arrendamientos de inmuebles se realizan mediante la
publicación del portafolio de los bienes disponibles en la página
de la SAE.
 Todos los bienes administrados por la SAE son alistados para ser
aprobados jurídicamente, es decir se verifica que cumplan con todas
las condiciones que la ley exige para poder ser comercializados y/o
arrendados, después son sometidos a procesos de avaluó comercial
certificado y aprobado por la gerencia técnica con el fin de determinar
el valor comercial del bien.
 Todos los procesos son publicados en la página de la SAE, en la
página del Martillo y también contamos con redes sociales como
Facebook, Instagram, Twitter y YouTube.
 Contamos con 2 Sedes en la ciudad de Bogotá, y 3 sedes
Regionales en las ciudades de Cali, Medellín y Barranquilla, donde
los ciudadanos nos pueden visitar para solicitar información
directamente sin ninguna clase de intermediarios, al igual
contamos con una oficina de atención al ciudadano donde son
atendido por un grupo de funcionarios calificados que puede
solucionar todas las inquietudes.

La Producción  El inventario de los bienes pertenecientes al FRISCO vigencia

2022 administrados por la SAE.
 La siguiente grafica refleja el inventario de los bienes muebles que
posee la SAE

 Los bienes que son comercializados pasan por un proceso de

saneamiento jurídico antes de ser entregados a sus nuevos
propietarios, esto con el fin de que los bienes queden libres de
impuestos o multas para que pasen a ser registrados a sus nuevos
dueños.
 Los bienes en arrendamiento se les realiza un saneamiento físico,
es decir se hacen los arreglos, obras y/o mantenimiento que sean
necesarios para poder entrar al mercado en perfectas condiciones
un saneamiento financiero que consiste en el pago de
administración, impuestos dejados antes de nuestra administración
 para poder entregados a los arrendatarios en perfectas
condiciones.

Talento  El capital de trabajo lo conforma más de 550 personas es un

Equipo transparente, motivado, técnico, orientado a resultados,
Humano
inclusivo, con capacidad de hacer consensos, innovador, que se
comunica de manera asertiva y genera un ambiente de solidaridad
y confianza.
 Propiciar el bienestar de los trabajadores a través del
fortalecimiento de los procesos de desarrollo y compensación.
 En cuanto a las políticas de selección del personal se tienen los
siguientes procedimientos:
1. Procedimiento Conformación de Historias Laborales.
2. Procedimiento Selección y Vinculación de Talento Humano.
3. Procedimiento Desvinculación de Talento Humano.
 Se cuenta con un plan para reconocer el compromiso, servicio y la
excelencia en el desempeño individual y grupal de los empleados
de la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. Que incluye un
reconocimiento escrito, y un incentivo pecuniario por el
cumplimiento de metas.
 Se cuenta con un apoyo educativo en programas de Educación
Formal para los hijos de los servidores o en su defecto
trabajadores que cursen formación superior o avanzada que
cumplan con los requisitos establecidos.
 Estos beneficios tienen como propósito profesionalizar la planta,
aumentar los niveles de eficiencia y eficacia en el ejercicio de la
función que le corresponde a la sociedad, así como, motivar el
compromiso de los trabajadores y propender por el mejoramiento
de su calidad de vida.

Gestión de lo  La Sociedad de Activos Especiales S.A.S gestiona la Seguridad de

la Información a partir de un enfoque basado en riesgos que
Administrativo
permita operar, monitorear, revisar, mantener y mejorar el uso de
los datos de la empresa.
 El fortalecimiento de su sistema de información, tanto en digital
como en medios físicos, con el fin de garantizar una información
 oportuna, confiable y disponible en los diferentes aspectos de la
organización.
 En los programas de administración y control interno se
encuentran la auditorias internas que se realizan anualmente a los
procedimientos de las empresa para agregar valor a la gestión de
la entidad a través de actividades de aseguramiento y consulta que
realizará la Oficina de Control Interno, contribuyendo al
cumplimiento de sus objetivos, mediante la aplicación de un
enfoque sistémico y disciplinado de evaluación y mejora continua
de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo, de evaluación
y control, proporcionando aseguramiento razonable sobre la
eficacia de gobierno, evaluación de la gestión de riesgos y control
interno.

Conclusiones

Para finalizar con nuestro taller podemos concluir, que la Planeación de la Auditoria
Administrativa es un instrumento de vital importancia para toda empresa que quiera conocer
sí sus procedimientos se están ejecutando de la manera correcta, también para identificar si
existe alguna falla en los controles existentes que puedan llegar a ocasionar un riesgo y
evitar que este se llegue a materializar. Por todo lo anterior la importancia de continuar con
los seguimientos por parte de la oficina de control interno para verificar el cumplimiento de
las áreas auditadas cuando existen oportunidades de mejora en algunos de sus
procedimientos.
Bibliografía

SAE - Sociedad de Activos Especiales. Quienes somos. Recuperado de:

https://www.saesas.gov.co/nuestra_entidad/quienes_somos

Errores en la planeación, organización,dirección, coordinación, controles y evaluación

administrativa. Recuperado de:

https://areandina.instructure.com/courses/30748