GESTIÓN

ADMINISTRATIVA DEL
PROCESO COMERCIAL
APUNTES 3
Contenido
Conceptos básicos: existencias, materias primas, embalaje, envasado y etiquetado.................. 3
Existencias ................................................................................................................................. 3
Stock máximo ............................................................................................................................ 3
Stock de seguridad .................................................................................................................... 3
Stock mínimo............................................................................................................................. 3
Materias primas......................................................................................................................... 3
Embalaje .................................................................................................................................... 4
Envasado y etiquetado .............................................................................................................. 4
Almacenamiento: sistemas de almacenaje, ubicación de existencias, análisis de la rotación ..... 5
Sistemas de almacenaje ............................................................................................................ 6
Según la función en la red logística: ...................................................................................... 6
Según la situación geográfica y la actividad que realicen ..................................................... 6
Según el tratamiento fiscal que reciben los productos almacenados .................................. 7
Según el grado de mecanización ........................................................................................... 7
Almacenaje por funciones ..................................................................................................... 8
Procedimiento administrativo de la gestión de almacén ............................................................ 8
Recepción y entrega de documentación y mercancía: anomalías, deterioros, devoluciones ...... 8
Orden de trabajo (OT) ............................................................................................................... 9
Nota de entrega ........................................................................................................................ 9
Albarán ...................................................................................................................................... 9
Hoja de pedido .......................................................................................................................... 9
Packing-list ................................................................................................................................ 9
Hoja de transporte .................................................................................................................... 9
Elaboración e interpretación de inventarios .............................................................................. 10
Inventarios............................................................................................................................... 10
Inventarios de materias primas .......................................................................................... 10
Inventarios de mercancías .................................................................................................. 10
Inventarios de productos en proceso ................................................................................ 10
Inventarios de productos terminados ................................................................................ 11
Inventario de materiales y suministros .............................................................................. 11
Control y organización del almacenamiento de productos: cotejo de productos inventariados y
registrados, desviaciones, pérdidas y obsolescencia de los productos almacenados ................ 11
Cotejo de productos inventariados y registrados ................................................................... 12
Método ABC ........................................................................................................................ 12

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Conceptos básicos: existencias, materias primas, embalaje,
envasado y etiquetado
Para poder hablar de gestión, es necesario conocer primero varios conceptos que
son clave para realizar dicha acción.
Existencias
Las existencias o Stock en un almacén suponen el conjunto de mercancías en
depósito o reserva que posee una determinada empresa.

Podemos distinguir varios tipos de stock:

Stock máximo

Se refiere a la mayor cantidad de existencias que se pueden mantener en el

almacén en función de los costos que deben soportarse.
Stock de seguridad

Es la cantidad de producto que se sitúa por encima de la demanda y que garantiza

un mínimo de servicio, ya que permite hacer frente a las oscilaciones de venta.
Stock mínimo

Se trata de la menor cantidad de existencias que se pueden mantener en el

almacén para que no se produzcan rupturas de stock.
Materias primas
Las materias primas son aquellos materiales y elementos obtenidos de la propia
naturaleza, teniendo la capacidad de poder ser transformadas en otros elementos
ya elaborados por la acción humana.
Estas transformaciones se considerarán bienes de consumo para los seres vivos.

Estas materias primas pueden ser:

• De origen fósil: como el gas natural, el petróleo…
• De origen animal: como las pieles, lanas, Cuero, leche…
• De origen vegetal: como algodón, madera, lino…
• Fluidos: como el agua, hidrógeno, nitrógeno…

La utilidad de las materias primas es infinita, ya que los elementos obtenidos de la

naturaleza proporcionan gran cantidad de usos múltiples y variados que las
empresas aprovechan para realizar su actividad laboral.

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Embalaje
El embalaje o empaque es un recipiente o envoltura que contiene productos de
manera temporal principalmente para agrupar unidades de un producto pensando
en su Manipulación, transporte y almacenaje.

Otras funciones del embalaje son: proteger el contenido, facilitar la

manipulación, informar sobre sus condiciones de manejo, requisitos legales,
composición, ingredientes, etc. Dentro del establecimiento comercial, el
embalaje puede ayudar a vender la mercancía mediante su diseño gráfico y
estructural.

Se establece la diferencia entre:

• Envase: es el lugar donde se conserva la mercancía; está en contacto directo con el
producto.
• Embalaje secundario: suelen ser cajas de diversos materiales envasa cajas de cartón
ondulado de diversos modelos y muy resistentes.
• Embalaje terciario: es el que está destinado a soportar grandes cantidades de embalajes
secundarios, a fin de que estos no se dañen o deterioren en el proceso de transporte y
almacenamiento entre la fábrica y el consumidor final.

El embalaje es importante ya que cubre ciertas necesidades como las siguientes:

• Proteger el producto en su camino al consumidor.

• Protegerlo después de la compra.
• Ayudan la aceptación del producto por intermediarios.
• Persuadir al consumidor a comprar el producto.
• El embalaje no debe agotar recursos naturales.
• No debe representar riesgos para la salud.
• No debe ser un embalaje costoso.

Envasado y etiquetado

Para los envases existen diferentes estrategias:

• Envases idénticos: o con características muy comunes para los productos de

una misma línea, facilitando la asociación y la promoción, (siempre que la
calidad sea buena).
• Envases con un uso posterior: que permiten, una vez consumido el
producto, su utilización para otros fines. Esta estrategia también se la utiliza
temporalmente con fines de promoción.
• Envases múltiples: en los cuales se ofrecen varias unidades, iguales o
complementarias, con un precio menor al de la suma de las compras
individuales. También el envase múltiple se utiliza para presentar un surtido
para regalo, a un precio superior justificado por la presentación adecuada a un regalo.
Casos típicos son los productos de perfumería.

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En el diseño de los envases deben tenerse en cuenta los aspectos ecológicos
relacionados con su construcción y posterior desecho una vez consumido el producto.
Es conveniente indicar, cuando ello es efectivo, que el envase se ha fabricado con
materiales reciclados o que posteriormente el envase vacío es posible de reciclar.
En cuanto a la etiqueta de los productos, esta debe incluir los siguientes puntos:

• Denominación genérica o específica del producto. Declaración de ingredientes.

• Identificación y domicilio del fabricante, importador, envasador, maquilador o distribuidor
nacional o extranjero según sea el caso.
• Las instrucciones para su conservación, uso, preparación y consumo.
• El o los componentes que pudieran representar un riesgo mediato o inmediato para la
salud de los consumidores, ya sea por ingestión, aplicación o manipulación del producto.
• El aporte nutrimental.
• La fecha de caducidad.
• La identificación del lote.
• La condición de procesamiento a que ha sido sometido el producto, cuando éste se asocie
a riesgos potenciales.
• Las leyendas precautorias.
• Las leyendas de advertencia.

Almacenamiento: sistemas de almacenaje, ubicación de

existencias, análisis de la rotación

Podemos definir el almacén como el recinto donde se realizan las funciones de

recepción, manipulación, conservación, protección y posterior expedición de
productos.

Todo almacén dependiendo de la clase, del tipo de productos, etc., desempeñará

estas funciones:

• Recepción de productos: la recepción de productos abarca el conjunto de

tareas que se realizan antes de la llegada de los productos al almacén, desde
la entrada hasta después de su llegada.
• Almacenaje y manutención: entre las actividades realizadas en el propio
almacén podemos distinguir las correspondientes al almacenaje propiamente
dicho y a la manutención de los productos.
• Preparación de pedidos: este proceso también es conocido por el término
inglés picking y se refiere principalmente a la separación de una unidad de
carga de un conjunto de productos, con el fin de constituir otra unidad

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 correspondiente a la solicitud de un cliente. Una vez preparada la nueva
unidad, se acondicionará y embalará adecuadamente.
• Expedición: la expedición consiste en el acondicionamiento de los productos
con el fin de que éstos lleguen en perfecto estado y en las condiciones de
entrega y transporte pactadas con el cliente.
• Organización y control de las existencias: la organización y el control de las
existencias dependerán del número de referencias a almacenar, de su
rotación, del grado de automatización e informatización de los almacenes,
etc.

Sistemas de almacenaje

Los almacenes se pueden clasificar siguiendo una serie de criterios. Algunos de los
más importantes son:

Según la función en la red logística:

• Almacén de consolidación: es el almacén en el que se concentra una serie

de pequeños pedidos de diferentes proveedores, para agruparlos y así
realizar un envío de mayor volumen. Este tipo de almacén tiene la ventaja
de que reduce los costes de transporte al agrupar varios pedidos en uno de
mayor tamaño; permite aplicar la técnica del Just in Time y favorece el flujo
de los productos a los clientes.
• Almacén de división de envíos o de ruptura: es el almacén en el que se realiza
la función contraria a la del caso anterior, es decir, cuando un pedido es de gran
volumen para enviarlo al cliente. En este almacén se divide el material para
realizar envíos de menor tamaño.

Según la situación geográfica y la actividad que realicen

• Almacén central: es el almacén más próximo a los centros productivos con

el fin de disminuir los costes. Una de las funciones que tiene este tipo de
almacén es suministrar productos a los almacenes regionales. Se caracteriza
porque en él se manipulan unidades de carga completas, tales como paletas.

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 • Almacén regional: es el almacén que se localiza cerca de los lugares donde se
van a consumir los productos. Se caracteriza por su especial diseño:
adecuado para recibir grandes vehículos para la descarga de mercancía y con
una zona de expedición menor. La ruta de distribución de los productos del
almacén a los centros de consumo no debe ser superior a un día.
• Almacén de tránsito: se trata de un recinto especialmente acondicionado para
la recepción y expedición rápida de productos. Se suele localizar en algún punto
intermedio entre el almacén regional y el lugar de consumo, cuando entre
ambos hay una distancia que se tarda en cubrir un tiempo superior a un día.
Suele aplicar equipos y sistemas de almacenaje sencillos

Según el tratamiento fiscal que reciben los productos almacenados

• Almacén con productos en régimen fiscal general: es aquel en el que los

productos almacenados no gozan de exenciones fiscales, por lo que se les
aplican los impuestos vigentes y de forma general.
• Almacén con productos en régimen fiscal especial: es el almacén cuyos
productos están exentos de impuestos ordinarios mientras estén situados
en ese espacio en concreto; un ejemplo de ello son las zonas francas, los
depósitos aduaneros, etcétera.

Según el grado de mecanización

Podemos distinguir distintos tipos de almacenes, en función de cómo se manipulen

los productos, se usen los equipos y se apliquen los sistemas de almacenaje:

• Almacén convencional: es aquel cuyo equipamiento máximo de almacenaje

consiste en estanterías para el depósito de paletas, con carretillas de mástil
retráctil. Esto influirá en las dimensiones del almacén, cuya altura oscilará
entre 6 y 7 m.; además deberá tener pasillos anchos para que discurran sin
dificultad las carretillas.
• Almacén mecanizado: es el almacén en el que la manipulación de productos se
realiza mediante equipos automatizados, por lo que reduce al mínimo la
actividad realizada por los trabajadores. Su altura sobrepasa los 10 m., por lo
que permite almacenar mayor volumen de productos. Todo esto requiere que
las unidades de carga tengan las mismas dimensiones.

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Almacenaje por funciones

Los sistemas de almacenaje por funciones son:

• Almacén de carga: En este tipo de almacén se produce el agrupamiento de un

mismo artículo o de artículos diferentes en un soporte, como puede ser un
palet, para ser expedido
• Almacén de devoluciones: Es donde llegan las devoluciones de los clientes. En
este tipo de almacenes se separan y clasifican los productos para reproceso,
desperdicio y/o entrada en el almacén.

Procedimiento administrativo de la gestión de almacén

En la gestión de almacén hay que tener en cuenta una serie de pasos que hay que
seguir para que el procedimiento administrativo sea el más adecuado.

Por tanto, los pasos a seguir son los siguientes descritos a continuación.

Recepción y entrega de documentación y mercancía: anomalías,

deterioros, devoluciones
La recepción de la mercancía es el acto de materialización del Compromiso adquirido
por el remitente, de poner a disposición del cliente la mercancía solicitada a través del
pedido en el lugar, momento y condiciones técnicas y legales acordadas.
Cuando se entrega el documento, el guarda de seguridad o la persona encargada de
ese puesto, procede a verificar los datos que contienen el albarán (clase de mercancía
transportada, cantidad, etc.), esta operación se realiza para permitirle la entrada al

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muelle de descarga o para permanecer a la espera.
El almacenero en el muelle de descarga comprobará en el documento de entrega lo
siguiente:

• El estado exterior de los bultos.

• El número de bultos.
• La identificación exterior del envío con la documentación aportada.
• El estado de los precintos originales.

Orden de trabajo (OT)

Es un modelo que contiene información, general o específica, detallada del producto o
servicio a producir o prestar: especificaciones del proceso, utilización de la capacidad
instalada, material necesario, tiempo del equipo a utilizar y diferentes centros de costo
que participan al elaborarse, etc.

Nota de entrega
Es un documento que se utiliza para gestionar una entrega de mercancías o servicios a
un cliente. La entrega proporciona la base para realizar las actividades relacionadas con
la pre-planificación de material, el picking, la expedición, el transporte y la facturación.
También sirve como base para efectuar inspecciones de calidad de las entregas.

Albarán
Es un documento mercantil que acredita que el receptor ha recibido correctamente la
mercancía. Para dejar constancia de ello, debe firmarlo.

Hoja de pedido
Es el documento dónde se especifica la compra que se va a realizar. Es el personal
del almacén quien la recibe.

El personal de almacén procede a la recopilación de la mercancía solicitada,

depositándola en el sitio detallado en la hoja de pedido.

Packing-list
Es un documento comercial que acompaña a la factura, y que detalla y cumplimenta
el contenido de cada bulto que envía el exportador y que él mismo redacta. Se realiza
siempre que sean bultos con material diverso.

Hoja de transporte
Es utilizada por los usuarios, transportistas y operadores de transporte de mercancía
están obligados a documentar y justificar cada traslado y contenido de mercancía,
materializándose en el contrato de mercancías por carretera, el cual se compone de la
carta de porte acreditativa correspondiente, la cual acompaña a la mercancía en su
desplazamiento.

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Elaboración e interpretación de inventarios
Las empresas se aprovisionan de diferentes productos para poder llevar a cabo su
actividad. En todos los casos necesitan almacenes para guardar estos productos y
conservarlos en buenas condiciones. En el lenguaje económico, se denomina
inventario o stock al conjunto de mercancías acumuladas en un almacén en espera
de ser vendidas o utilizadas durante el proceso de producción.
Inventarios
Se crean con la finalidad de servir a los clientes y de permitir el flujo productivo. Por
esta razón, la empresa se ve en la necesidad de disponer de una cantidad conveniente
de mercancías (stock) que compense las posibles oscilaciones relativas a la demanda y
al plazo de entrega de los proveedores principalmente.

Existen varios tipos de inventarios, con diferencias notables entre las distintas
industrias, destacando como los más comunes los siguientes:

Inventarios de materias primas

La industria necesita artículos y materiales para poder producir. Estos

elementos (materias primas) son adquiridos en grandes cantidades para su
posterior manipulación y necesitan estar almacenados con el fin de poder
disponer de ellos con comodidad. Se denominan inventarios de materias
primas a los que están constituidos por los productos que van a ser
procesados. Los inventarios de este tipo transmiten información relativa a la
producción prevista y a su estacionalidad, a la eficacia de la planificación y la
seguridad de las fuentes de suministros.

Inventarios de mercancías

Incluyen los bienes adquiridos por las empresas, que van a ser vendidos sin
someterse a procesos de transformación. En este tipo de inventarios se
integran todas las mercancías disponibles para la venta y deben reflejarse en
una contabilidad diferenciada, ya que existen otros tipos de mercancías
como: las mercancías en camino, aquéllas que están compradas, pero todavía
no se recibieron y las mercancías pignoradas o en consignación, que son
propiedad de las empresas y se ceden a terceros como garantía.

Inventarios de productos en proceso

Están formados por los bienes en proceso de manufactura, es decir, por

aquellos artículos que están siendo utilizados durante el proceso de
producción. Se trata de productos parcialmente terminados. Este tipo de

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inventarios aumentan su valor en la medida en la que el producto se va
transformando y rematando. Su cuantificación tiene en cuenta no sólo la
cantidad de materiales, sino también elementos de otra índole, como la mano
de obra y los gastos de fabricación aplicables a la fecha de cierre. La duración
del proceso productivo afecta directamente a este tipo de inventarios. La
rotación puede incrementarse si se reduce el período de producción,
valiéndose para ello de dos fórmulas: el perfeccionamiento de las técnicas de
ingeniería que aceleran el proceso de producción y la adquisición de
productos para reducir el trabajo.

Inventarios de productos terminados

Se trata de inventarios que agrupan todos aquellos productos transformados

y manipulados por la empresa mediante los procesos de producción. Estos
productos se almacenan a la espera de ser vendidos. El nivel de estos
inventarios se ve directamente afectado por la coordinación existente entre
la producción y la demanda. Desde los departamentos financieros deben
animarse las ventas mediante estímulos en los créditos, a fin de facilitar la
obtención de efectivo.
Inventario de materiales y suministros

Están constituidos por los elementos necesarios para la elaboración de los

productos. Entre dichos elementos destacan: las materias primas
secundarias, que se diferencian por industrias; los productos de consumo
necesarios para el proceso de producción (combustibles, pinturas, etc.) y el
material para mantenimiento, necesario para la reparación y conservación de
la maquinaria.

Control y organización del almacenamiento de productos: cotejo

de productos inventariados y registrados, desviaciones, pérdidas
y obsolescencia de los productos almacenados
Para realizar el control y organización del almacenamiento de los productos se utilizan
diversos métodos. A continuación, se describen dichos métodos.

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Cotejo de productos inventariados y registrados
Existen tres formas de realizar el cotejo de productos inventariados y registrados.

Método ABC
El método ABC clasifica por importancia relativa las diversas existencias de una
empresa cuando hay mucha variedad de productos y no puede destinar el mismo
tiempo ni los mismos recursos a cada uno de ellos. Cuanto mayor sea el valor de los
elementos inventariados mayor será el control sobre ellos.

El método ABC clasifica las existencias en tres categorías:

Existencias A
Los artículos más importantes para la empresa, son en torno al 20% de los artículos
de almacén y equivalen en torno al 70-80% del valor total de las existencias

Existencias B
Existencias menos relevantes que las A. Son en torno al 30% de los artículos del
almacén, con un valor de 10-20% del total de las existencias.

Existencias C
Existencias con muy poca relevancia para la gestión de inventarios, por lo que no se
controlan específicamente. Se usan métodos simplificados y aproximados.
Representan en torno al 50% de las existencias, pero tan solo el 5-10% del valor total
del almacén.

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